Minutengenaue Zeiterfassung vs. 15-Minuten-Takt:
Was ist erlaubt?

Was bedeutet Zeiterfassung in 15-Minuten-Taktung?

Unternehmen nutzten und nutzen teilweise noch immer die 15-Minuten-Taktung oder Rundung von Arbeitszeiten, um die Zeiterfassung zu vereinfachen. Diese Methode rundet Arbeitsbeginn und -ende auf die nächste oder vorherige Viertelstunde.

Diese Methode wurde meist aufgrund technischer Einschränkungen älterer Zeiterfassungssysteme genutzt, die Arbeitszeiten nicht minutengenau erfassen konnten.  Außerdem reduziert die Taktung den administrativen Aufwand, insbesondere bei manuellen Systemen oder in Branchen mit Schichtarbeit. Allerdings bietet sie keinen exakten Überblick über die tatsächlich geleisteten Stunden. Oft entstehen durch Auf- oder Abrunden Ungenauigkeiten, die sich auf die Vergütung auswirken können.
Moderne digitale Lösungen ermöglichen jedoch eine präzise Zeiterfassung ohne zusätzlichen Aufwand, wodurch die 15-Minuten-Taktung überflüssig wird.

Warum wird exakte Zeiterfassung gesetzlich gefordert?

Gesetzgeber und Gerichte fordern die vollständige Arbeitszeiterfassung, um Transparenz zu schaffen und Arbeitnehmer besser zu schützen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in einem Urteil vom 13. September 2022 klargestellt, dass Arbeitgeber Arbeitszeiten präzise dokumentieren müssen. Diese Vorgabe basiert auf dem Arbeitsschutzgesetz.

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts beruft sich auf das vorherige Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019. In diesem sogenannten Stechuhr-Urteil heißt es: „Die Mitgliedstaaten haben Arbeitgeber zu verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.“ Das Bundesarbeitsgericht ergänzt in seiner Entscheidung, dass diese Verpflichtung unmittelbar aus dem Arbeitsschutzgesetz hervorgeht: „Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz und erfordert eine vollständige Erfassung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter.“

Das bedeutet konkret, dass Arbeitgeber Anfang, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters erfassen müssen. Dies umfasst auch Pausen und Überstunden, um eine vollständige und transparente Dokumentation sicherzustellen.

Exakte Zeiterfassung vermeidet Streitigkeiten über unbezahlte Überstunden. Sie gewährleistet eine faire Vergütung und sorgt für eine korrekte Berechnung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden. Arbeitgeber vermeiden so rechtliche Risiken, die durch ungenaue Aufzeichnungen entstehen. Zudem bietet die minutengenaue Zeiterfassung eine wertvolle Grundlage für die Optimierung von Arbeitsabläufen.

In welchen Branchen ist die 15-Minuten-Taktung üblich?

Die Taktung fand bisher vor allem in Branchen mit klar strukturierten Arbeitszeiten Anwendung. Hierzu gehören beispielsweise:

• Produktion: Regelmäßige Schichten erleichterten die Planung.
• Handel: Hier sorgte die Taktung für eine schnelle Abrechnung der Arbeitszeiten vieler Mitarbeiter.
• Dienstleistungssektor: Besonders bei Teilzeit- oder Aushilfskräften reduzierte diese Methode den Verwaltungsaufwand.

Obwohl moderne Technologien eine exakte Erfassung der Arbeitszeiten ermöglichen, setzen einige Unternehmen in diesen Branchen weiterhin auf Rundungssysteme. Diese stehen jedoch im Konflikt mit den gesetzlichen Vorgaben zur präzisen Zeiterfassung und können zu rechtlichen Problemen führen.

Ist die 15-Minuten-Taktung aktuell noch zulässig?

Diese Art der Zeiterfassung in 15-Minuten-Intervallen widerspricht den heutigen gesetzlichen Anforderungen. Unternehmen müssen Anfang, Ende und Dauer der Arbeitszeiten exakt erfassen, um den rechtlichen Vorgaben zu entsprechen. Das Auf- oder Abrunden auf Viertelstunden gilt nicht mehr als zulässig.

Unpräzise Zeiterfassung kann zu rechtlichen Konsequenzen führen. Fehlen genaue Aufzeichnungen, drohen Bußgelder oder arbeitsrechtliche Konflikte. Ein aktueller Fall vor dem Hamburger Verwaltungsgericht vom 21. August 2024 verdeutlicht dies:

Ein Unternehmen für Outdoor-Artikel wehrte sich gegen die Aufforderung der Behörde für Justiz und Verbraucherschutz Hamburg, Arbeitszeiten von Mitarbeitern mit Vertrauensarbeitszeit nachzuweisen. Das Unternehmen argumentierte, es „existiere in Deutschland keine gesetzliche Regelung, die eine Arbeitszeiterfassung vorschreibe. Insgesamt fehle es daher an einer gesetzlichen Ermächtigungsgrundlage für die [...] Anordnungen” der Behörde.

Das Gericht entschied jedoch, dass Arbeitgeber nach dem geltenden Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) verpflichtet sind, „ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden”. Eine weitere gesetzliche Klarstellung durch den deutschen Gesetzgeber sei hierfür nicht erforderlich. Daher wies das Verwaltungsgericht die Klage größtenteils ab. Es stellte klar, dass das Unternehmen sowohl die geforderten Nachweise erbringen als auch künftig die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter gemäß Arbeitsschutzgesetz (§ 22 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 ArbSchG) erfassen muss.

Arbeitgeber tragen die Verantwortung, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter nachweisbar zu dokumentieren. Einige Unternehmen verwenden jedoch weiterhin Taktungssysteme, um bestehende Prozesse beizubehalten. Diese Praxis birgt Risiken und widerspricht den Anforderungen an eine gesetzeskonforme Zeiterfassung.

Vorteile der minutengenauen Zeiterfassung

Die minutengenaue Erfassung bietet zahlreiche Vorteile:

Für Mitarbeiter:

• Exakte Abrechnung aller geleisteten Stunden.
• Genaue Berechnung von Überstunden und Pausen.
• Transparenz über die eigene Arbeitszeit.
• Schutz vor unbezahlten Überstunden und fairere Arbeitsbedingungen.

Für Arbeitgeber:

• Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.
• Vermeidung von Konflikten mit Mitarbeitern.
• Grundlage für eine bessere Planung von Ressourcen und Projekten.
• Reduktion von Verwaltungsaufwand durch digitale Lösungen.

Vorteile einer digitalen Zeiterfassungssoftware

Digitale Zeiterfassungssoftwares bieten eine moderne und effiziente Lösung für die präzise Dokumentation von Arbeitszeiten. Sie vereinfachen administrative Abläufe und stellen sicher, dass Unternehmen den gesetzlichen Vorgaben gerecht werden. Zu den Vorteilen zählen:

• Automatisierung: Manuelle Aufzeichnungen entfallen. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten werden per Mausklick erfasst und gespeichert.
• Transparenz: Mitarbeiter können ihre Zeiten einsehen und prüfen, was Vertrauen und Fairness fördert.
• Flexibilität: Zeiterfassung funktioniert über verschiedene Endgeräte wie Smartphones, Tablets oder Desktop-Computer. Besonders praktisch für Unternehmen mit Home-Office oder Außendienst.
• Integration: Viele Programme bieten Schnittstellen zu Abrechnungssystemen und ermöglichen eine nahtlose Verarbeitung der erfassten Daten.
• Auswertungen: Softwarelösungen liefern detaillierte Berichte über Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten. Diese Daten dienen als Basis für strategische Entscheidungen.

Fazit: Minutengenaue Zeiterfassung als Chance für Unternehmen

Eine umfangreiche Zeiterfassung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern bietet auch klare Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeiter. Unternehmen, die noch auf Rundungsverfahren wie die 15-Minuten-Taktung setzen, riskieren rechtliche Konsequenzen und verpassen die Chance, Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen:

• Bestehende Systeme überprüfen: Analysieren Sie, ob Ihre aktuelle Zeiterfassung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
• Digitale Lösungen einführen: Nutzen Sie moderne Zeiterfassungssoftwares wie Clockodo, um Arbeitszeiten präzise, einfach und rechtskonform zu dokumentieren.
• Mitarbeiter einbinden: Informieren Sie Ihre Belegschaft über die Vorteile der digitalen Zeiterfassung und schulen Sie sie in der Anwendung.
• Optimierungspotenziale nutzen: Setzen Sie die erfassten Daten gezielt ein, um Arbeitsprozesse und Ressourceneinsatz zu verbessern.

Mit einer gesetzeskonformen und digitalen Zeiterfassung stärken Sie nicht nur die Transparenz und Fairness im Unternehmen, sondern legen auch die Grundlage für langfristigen Erfolg.