Gehaltsabrechnung

Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung, auch bekannt als Entgeltabrechnung, ist ein offizielles Dokument, das Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern regelmäßig ausstellen müssen. Sie gibt detailliert Auskunft über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, einschließlich Bruttogehalt, Abzügen wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen sowie dem letztlich ausgezahlten Nettogehalt. Die Gehaltsabrechnung dient als Nachweis für die Höhe des Einkommens und spielt eine entscheidende Rolle bei steuerlichen Angelegenheiten, Sozialversicherungen und finanziellen Anträgen, etwa bei Krediten.

In Deutschland ist die Ausstellung einer Gehaltsabrechnung gesetzlich geregelt. Nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitnehmern bei der Auszahlung des Gehalts eine schriftliche oder elektronische Abrechnung vorzulegen. Diese muss transparent und nachvollziehbar sein und die Abzüge sowie alle weiteren relevanten Angaben enthalten.

Darüber hinaus gelten für die Gehaltsabrechnung Vorschriften aus dem Einkommensteuergesetz (EStG) und dem Sozialgesetzbuch (SGB). Arbeitgeber müssen beispielsweise sicherstellen, dass alle Steuer- und Sozialversicherungsabzüge korrekt berechnet und an die zuständigen Stellen abgeführt werden. Fehler oder Unstimmigkeiten können sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.

Unterschied zwischen Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung

Obwohl die Begriffe Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung häufig synonym verwendet werden, gibt es einen wesentlichen Unterschied:

• Gehaltsabrechnung: Bezieht sich in der Regel auf ein festes, monatlich gleichbleibendes Einkommen, das unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit gezahlt wird. Dies ist vor allem bei Angestellten üblich.
• Lohnabrechnung: Wird bei Arbeitern verwendet, deren Vergütung nach der tatsächlichen Arbeitszeit oder erbrachter Leistung berechnet wird. Hier kann das Einkommen von Monat zu Monat variieren.

Dieser Unterschied ist jedoch in der Praxis oft unscharf, da beide Arten von Abrechnungen im Kern ähnliche Informationen enthalten und nach denselben gesetzlichen Vorschriften erstellt werden.

Wofür wird eine Gehaltsabrechnung benötigt?

Die Gehaltsabrechnung ist ein wichtiges Dokument, das Arbeitnehmern und Arbeitgebern gleichermaßen wichtige Informationen liefert. Sie dient nicht nur als Nachweis über das Einkommen, sondern ist auch in vielen administrativen und finanziellen Prozessen von großer Bedeutung.

Nachweis für Arbeitnehmer

Die Gehaltsabrechnung belegt die Höhe des monatlichen Einkommens sowie alle Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Arbeitnehmer können mithilfe der Abrechnung nachvollziehen, wie sich ihr Nettogehalt zusammensetzt, und sicherstellen, dass alle Angaben korrekt sind, beispielsweise zur Steuerklasse oder zu Zuschlägen für Überstunden.

Bedeutung für Steuer und Sozialversicherung

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Lohnsteuer sowie Sozialabgaben direkt vom Bruttogehalt der Arbeitnehmer abzuziehen und abzuführen. Die Gehaltsabrechnung dokumentiert diese Abzüge, wie Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Arbeitnehmer benötigen die Abrechnungen beispielsweise für die Steuererklärung oder für Anfragen bei Sozialversicherungsträgern.

Relevanz bei Bankgeschäften

Gehaltsabrechnungen dienen als Einkommensnachweis bei Kreditanträgen, Mietverträgen oder dem Abschluss von Versicherungen. Banken und Vermieter nutzen sie, um die Zahlungsfähigkeit des Antragstellers zu überprüfen. Besonders bei größeren finanziellen Verpflichtungen, wie der Beantragung eines Immobilienkredits, ist die Vorlage mehrerer Gehaltsabrechnungen üblich.

Aufbau: Was steht in einer Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung bietet einen detaillierten Überblick über das Arbeitsentgelt, die Abzüge sowie die gesetzlichen Beiträge. Um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Transparenz zu gewährleisten, enthält die Gehaltsabrechnung bestimmte Pflichtbestandteile. Darüber hinaus finden sich auf der Abrechnung oft zahlreiche Abkürzungen, deren Bedeutung im Folgenden erklärt wird.

Pflichtbestandteile einer Gehaltsabrechnung 

Die Pflichtbestandteile einer Gehaltsabrechnung sind in Deutschland gesetzlich geregelt. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Abrechnung alle notwendigen Angaben enthält, um nachvollziehbar und rechtlich korrekt zu sein.

Angaben zum Arbeitgeber und Arbeitnehmer 

Die Gehaltsabrechnung muss die grundlegenden Informationen über den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer enthalten. Dazu gehören:

• Name und Adresse des Arbeitgebers
• Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Personalnummer des Arbeitnehmers (falls vorhanden)

Diese Angaben stellen sicher, dass die Abrechnung eindeutig einer Person und einem Unternehmen zugeordnet werden kann.

Abrechnungszeitraum

Ein weiterer essenzieller Bestandteil ist der Abrechnungszeitraum, also der Monat oder die Periode, für die die Abrechnung gilt. Dies ermöglicht eine klare Zuordnung zu den erbrachten Leistungen und gezahlten Gehältern.

Bruttoentgelt und Abzüge 

Das Bruttoentgelt bezeichnet das gesamte Einkommen des Arbeitnehmers vor Abzügen. Dazu gehören:

• Grundgehalt
• Überstundenvergütung
• Zuschläge (z. B. für Nacht- oder Feiertagsarbeit)
• Prämien oder Sonderzahlungen

Von diesem Betrag werden gesetzliche Abzüge vorgenommen, darunter:

• Steuern: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer
• Sozialabgaben: Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag 

Das Nettoentgelt ist der Betrag, der nach allen Abzügen übrig bleibt und an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird. Zusätzlich wird oft der tatsächliche Auszahlungsbetrag ausgewiesen, falls weitere freiwillige Abzüge oder Zuschläge berücksichtigt werden (z. B. vermögenswirksame Leistungen).

Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Sozialversicherungsbeiträge 

Die Steuerklasse und eventuelle Kinderfreibeträge des Arbeitnehmers beeinflussen direkt die Höhe der Lohnsteuer und Abzüge. Diese Informationen müssen auf der Gehaltsabrechnung angegeben sein. Darüber hinaus sind die Beitragsgruppen für die Sozialversicherungen (z. B. Krankenversicherung oder Rentenversicherung) vermerkt, die festlegen, in welche Kassen die Beiträge eingezahlt werden.

Welche Steuerklassen gibt es?

Welche Sozialversicherungsbeiträge werden vom Bruttolohn abgezogen?

Vom Bruttolohn eines Arbeitnehmers werden in Deutschland vier gesetzliche Sozialversicherungsbeiträge abgezogen:

• Krankenversicherung: Finanziert die medizinische Versorgung, wie Arztbesuche und Krankenhausaufenthalte.
• Rentenversicherung: Dient der Altersvorsorge und sichert Ansprüche auf eine gesetzliche Rente.
• Arbeitslosenversicherung: Unterstützt Arbeitnehmer im Fall von Arbeitslosigkeit.
• Pflegeversicherung: Deckt die Kosten für Pflegeleistungen im Alter oder bei Pflegebedürftigkeit.

Diese Beiträge werden je zur Hälfte vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen, wobei der Arbeitnehmeranteil direkt vom Bruttogehalt einbehalten wird.

Wichtige Abkürzungen auf der Gehaltsabrechnung

Gehaltsabrechnungen enthalten oft eine Vielzahl von Abkürzungen, die für Arbeitnehmer auf den ersten Blick nicht immer verständlich sind. Die wichtigsten Abkürzungen und ihre Bedeutung sind:

• LSt: Lohnsteuer, die auf das Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers erhoben wird.
• SolZ: Solidaritätszuschlag, ein Aufschlag zur Lohnsteuer, der teilweise zweckgebunden ist.
• KV: Krankenversicherungsbeitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung.
• RV: Die gesetzliche Rentenversicherung, die einen Teil der Altersvorsorge darstellt.
• PV: Pflegeversicherung, die Sozialversicherung für Pflegeleistungen.
• AV: Arbeitslosenversicherung, die den Anspruch auf Arbeitslosengeld absichert.
• SV: Die Sozialversicherung umfasst die gesetzlichen Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, die je zur Hälfte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen werden und der sozialen Absicherung dienen.
• Steuer-ID: Die Steueridentifikationsnummer ist eine elfstellige Zahlenreihe, die eine Person in Deutschland bei der Geburt oder beim Umzug nach Deutschland erhält.
• StKl: Lohnsteuerklasse, in die der Arbeitnehmer auf Basis seiner individuellen Lebenssituation eingestuft wird.
• KiSt: Kirchensteuer, die bei Angehörigkeit einer staatlich anerkannten Religionsgemeinschaft erhoben wird.

Zusätzlich können weitere Abkürzungen vorkommen, beispielsweise für vermögenswirksame Leistungen (VL) oder Zuschläge. Arbeitgeber sollten darauf achten, dass alle Abkürzungen im Zusammenhang mit einer verständlichen Erklärung stehen.

Beispiel Gehaltsabrechnung

Fehler auf dem Gehaltszettel: So gehen Sie vor

Wenn Fehler auf der Gehaltsabrechnung entdeckt werden, ist schnelles und strukturiertes Handeln entscheidend, um finanzielle Nachteile zu vermeiden. Folgende Schritte sollten dabei beachtet werden:

1. Fehler identifizieren und dokumentieren: Überprüfen Sie die Gehaltsabrechnung sorgfältig auf Unstimmigkeiten, z. B. bei Abzügen, Steuerklassen oder Arbeitszeiten. Halten Sie die Abweichungen schriftlich fest, um eine klare Übersicht über die Fehler zu haben.
2. Kontakt zur Personalabteilung aufnehmen: Wenden Sie sich direkt an die zuständige Stelle im Unternehmen, meist die Personal- oder Lohnbuchhaltungsabteilung. Klären Sie die Details des Fehlers und legen Sie gegebenenfalls Belege wie Arbeitszeitnachweise vor.
3. Korrektur verlangen: Bitten Sie um eine Korrektur der fehlerhaften Abrechnung. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, korrekte Abrechnungen vorzulegen. Eine korrigierte Abrechnung sollte zeitnah erstellt werden.
4. Rechtsberatung einholen: Wenn der Fehler nicht behoben wird oder sich negativ auf Steuern oder Sozialversicherungsansprüche auswirkt, kann eine Beratung durch einen Steuerberater oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht sinnvoll sein.
5. Fristen beachten: Fehler sollten umgehend gemeldet werden, da bestimmte Ansprüche, z. B. Nachzahlungen, zeitlich begrenzt sein können. In der Regel gelten hier Verjährungsfristen, die beachtet werden müssen.

Ein offener und kooperativer Austausch mit dem Arbeitgeber ist der erste Schritt, um Probleme schnell und unkompliziert zu lösen.

Entgeltabrechnung selbst erstellen oder erstellen lassen?

Ob Unternehmen die Entgeltabrechnung selbst erstellen oder an externe Dienstleister auslagern, hängt von mehreren Faktoren ab, wie Unternehmensgröße, internen Ressourcen und rechtlichen Anforderungen. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile:

Selbst erstellen: Flexibilität und Kontrolle

Unternehmen, die die Entgeltabrechnung selbst übernehmen, haben volle Kontrolle über den Prozess und können flexibel auf Änderungen reagieren. Mithilfe moderner Softwarelösungen lassen sich Arbeitszeiten und Abrechnungen effizient und fehlerfrei erstellen. Allerdings erfordert dieser Ansatz fundiertes Wissen über Lohnsteuer- und Sozialversicherungsvorschriften sowie regelmäßige Schulungen, um gesetzliche Änderungen einzuhalten.

Erstellen lassen: Zeitersparnis und Expertise

Das Outsourcing der Entgeltabrechnung an Steuerberater oder spezialisierte Dienstleister bietet den Vorteil, dass Experten die Abrechnungen übernehmen. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und spart Zeit, insbesondere in Unternehmen mit begrenzten internen Ressourcen. Der Nachteil können höhere Kosten sein, insbesondere für kleinere Unternehmen.

Für kleine und mittlere Unternehmen mit überschaubarem Personalstand kann die Nutzung einer benutzerfreundlichen Software eine effiziente Lösung sein. Größere Unternehmen oder solche mit komplexen Abrechnungen profitieren oft von der Expertise externer Dienstleister. Eine Kombination aus Zeiterfassungssystemen wie Clockodo und professioneller Unterstützung kann die Vorteile beider Ansätze verbinden.

Gehaltsabrechnung digitalisieren: Vorteile durch digitale Zeiterfassung

Die Digitalisierung des Gehaltszettels wird in Unternehmen zunehmend zum Standard, da sie effiziente Prozesse und eine höhere Genauigkeit ermöglicht. Ein entscheidender Faktor dabei ist die digitale Zeiterfassung, die eine direkte Grundlage für die Erstellung der Abrechnung bietet. Systeme wie Clockodo erfassen Arbeitszeiten und Überstunden und Fehler bei der Datenübertragung werden minimiert.

Im Zusammenspiel mit digitalen Gehaltsabrechnungen reduzieren Zeiterfassungssysteme den Aufwand erheblich. Arbeitszeiten werden direkt ausgewertet und in die Abrechnung integriert, was die Bearbeitungszeit verkürzt und Transparenz schafft. Unternehmen profitieren von einer schnelleren Abwicklung und geringeren Kosten, während Mitarbeiter klare und nachvollziehbare Abrechnungen erhalten.

Durch die Kombination aus digitaler Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung können Unternehmen nicht nur Verwaltungsaufwand einsparen, sondern auch moderne Arbeitsprozesse etablieren, die den Anforderungen eines digitalen Arbeitsumfelds gerecht werden. Clockodo unterstützt dabei als zuverlässige Lösung.

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