Gehaltsabrechnung

Definition: Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung – auch Entgelt- oder Lohnabrechnung genannt – ist ein offizielles Dokument, das Arbeitgeber ihren Beschäftigten regelmäßig aushändigen müssen, entweder in Papierform oder digital. Sie informiert detailliert über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, also über das Bruttogehalt, gesetzliche Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie das ausgezahlte Nettogehalt. Sie dient als Einkommensnachweis und ist relevant für Steuerangelegenheiten, Sozialleistungen oder finanzielle Anträge – etwa bei Krediten oder Mietverträgen.

In Deutschland ist die Ausstellung einer Gehaltsabrechnung nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO) vorgeschrieben. Sie muss klar, nachvollziehbar und vollständig sein. Ergänzende Regelungen ergeben sich aus dem Einkommensteuergesetz (EStG) und dem Sozialgesetzbuch (SGB). Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können rechtliche Folgen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach sich ziehen. 

Unterschied zwischen Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung

Obwohl die Begriffe Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung häufig synonym verwendet werden, gibt es einen wesentlichen Unterschied:

• Gehaltsabrechnung: Bezieht sich in der Regel auf ein festes, monatlich gleichbleibendes Einkommen, das unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit gezahlt wird. Dies ist vor allem bei Angestellten üblich.
• Lohnabrechnung: Wird bei Arbeitern verwendet, deren Vergütung nach der tatsächlichen Arbeitszeit oder erbrachter Leistung berechnet wird. Hier kann das Einkommen von Monat zu Monat variieren.

Dieser Unterschied ist jedoch in der Praxis oft unscharf, da beide Arten von Abrechnungen im Kern ähnliche Informationen enthalten und nach denselben gesetzlichen Vorschriften erstellt werden.
 

Wofür wird eine Gehaltsabrechnung benötigt?

Die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern erfüllt im Alltag vieler Menschen eine zentrale Rolle. Sie dokumentiert nicht nur das Einkommen, sondern liefert wichtige Informationen für steuerliche, finanzielle und soziale Prozesse.

Nachweis für Arbeitnehmer
Die Gehaltsabrechnung belegt das monatlich erzielte Einkommen und zeigt Steuerklasse, Freibeträge und Abzüge – etwa für Kranken- oder Rentenversicherung. Auch Zuschläge für Überstunden oder Feiertagsarbeit sind darin ersichtlich. Sie dient nicht nur als Gehaltsbestätigung, sondern ermöglicht die Kontrolle: Stimmen die Angaben? Wurden alle Leistungen berücksichtigt? Zudem wird die Abrechnung häufig für amtliche Anträge benötigt, etwa für die Steuererklärung, Elterngeld, BAföG oder Wohngeld.

Bedeutung für Arbeitgeber
Für Arbeitgeber ist die Gehaltsabrechnung ein zentrales Dokument zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Sie bildet die Grundlage für die Abführung von Lohnsteuer und Sozialabgaben und fließt direkt in die Buchhaltung ein. Bei Prüfungen durch Finanzamt, Rentenversicherung oder Krankenkassen dient sie als Nachweis. Eine korrekt erstellte Abrechnung schützt zusätzlich vor rechtlichen Auseinandersetzungen.

Relevanz für Dritte
Auch Dritte wie Banken, Vermieter oder Versicherungen fordern die Gehaltsabrechnung als Einkommensnachweis. Sie dient der Prüfung der Bonität, etwa bei Kreditanträgen, Mietverträgen oder Versicherungsabschlüssen. Bei Immobilienfinanzierungen ist meist die Vorlage mehrerer Abrechnungen erforderlich.
 

Aufbau: Was steht in einer Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung bietet einen detaillierten Überblick über das Arbeitsentgelt, die Abzüge sowie die gesetzlichen Beiträge. Um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Transparenz zu gewährleisten, enthält die Gehaltsabrechnung bestimmte Pflichtbestandteile. Darüber hinaus finden sich auf der Abrechnung oft zahlreiche Abkürzungen, deren  Bedeutungen im Folgenden erklärt werden.

Angaben zum Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Gehaltsabrechnung muss die grundlegenden Informationen über den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer enthalten. Dazu gehören:

• Name und Adresse des Arbeitgebers
• Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Personalnummer des Arbeitnehmers (falls vorhanden)

Diese Angaben stellen sicher, dass die Abrechnung eindeutig einer Person und einem Unternehmen zugeordnet werden kann.

Abrechnungszeitraum

Ein weiterer essenzieller Bestandteil ist der Abrechnungszeitraum, also der Monat oder die Periode, für die die Abrechnung gilt. Dies ermöglicht eine klare Zuordnung zu den erbrachten Leistungen und gezahlten Gehältern.

Bruttoentgelt 

Das Bruttoentgelt bezeichnet das gesamte Einkommen des Arbeitnehmers vor Abzügen. Dazu gehören:

• Grundgehalt
• Überstundenvergütung
• Zuschläge (z. B. für Nacht- oder Feiertagsarbeit)
• Prämien oder Sonderzahlungen

Abzüge

Vom Bruttogehalt werden verschiedene gesetzlich vorgeschriebene Abzüge vorgenommen, die auf der Abrechnung ausgewiesen sein müssen:

Steuern:

• Lohnsteuer (LSt) – abhängig von Steuerklasse, Einkommen und Freibeträgen
• Solidaritätszuschlag (SolZ) – ein prozentualer Zuschlag zur Lohnsteuer
• Kirchensteuer (KiSt) – fällt nur an, wenn der Arbeitnehmer Mitglied einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft ist

Sozialversicherungsbeiträge:

• Krankenversicherung (KV) – für ärztliche Versorgung und Medikamente
• Rentenversicherung (RV) – für die gesetzliche Altersvorsorge
• Arbeitslosenversicherung (AV) – für finanzielle Absicherung bei Arbeitsplatzverlust
• Pflegeversicherung (PV) – für Pflegeleistungen im Alter oder bei Krankheit

Diese Beiträge werden in der Regel je zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Der Arbeitnehmeranteil wird direkt vom Bruttolohn abgezogen.

Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag

Das Nettoentgelt ist der Betrag, der nach Abzug aller Steuern und Sozialabgaben übrig bleibt – also das tatsächlich ausgezahlte Gehalt. In manchen Fällen werden davon noch freiwillige Beiträge oder Leistungen abgezogen, zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen (VL). Auf der Abrechnung ist daher meist auch der endgültige Auszahlungsbetrag vermerkt, der auf das Konto überwiesen wird.

Steuerklasse und Freibeträge

Die Steuerklasse hat erheblichen Einfluss auf die Höhe der Lohnsteuer und somit auf das Nettoentgelt. Weitere individuelle Faktoren wie der Kinderfreibetrag oder die Kirchenzugehörigkeit wirken sich ebenfalls auf die Berechnung aus. In der Gehaltsabrechnung sind diese Angaben unter anderem in Form von Kürzeln wie StKl (Steuerklasse) und KiFrB (Kinderfreibetrag) enthalten.

Lohnabrechnung: Abkürzungen und ihre Bedeutung

Gehaltsabrechnungen enthalten oft eine Vielzahl von Abkürzungen, die für Arbeitnehmer auf den ersten Blick nicht immer verständlich sind. Die wichtigsten Abkürzungen und ihre Bedeutung sind:

Steuerliche Kürzel

• LSt: Lohnsteuer, die auf das Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers erhoben wird.
• SolZ: Solidaritätszuschlag, ein Zuschlag zur Lohnsteuer, der nur ab bestimmten Einkommensgrenzen anfällt.
• KiSt: Kirchensteuer, die bei Angehörigkeit einer staatlich anerkannten Religionsgemeinschaft erhoben wird.
• StKl: Steuerklasse, in die der Arbeitnehmer auf Basis seines Familienstandes eingestuft wird und die die Höhe der Lohnsteuer beeinflusst.
• Steuer-ID: Die Steueridentifikationsnummer ist eine elfstellige Zahlenreihe, die eine Person in Deutschland bei der Geburt oder beim Umzug nach Deutschland erhält.

Sozialversicherung

• KV: Krankenversicherungsbeitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung.
• RV: Die gesetzliche Rentenversicherung, die einen Teil der Altersvorsorge darstellt.
• PV: Pflegeversicherung, die Sozialversicherung für Pflegeleistungen.
• AV: Arbeitslosenversicherung, die den Anspruch auf Arbeitslosengeld absichert.
• SV: Die Sozialversicherung umfasst die gesetzlichen Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, die je zur Hälfte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen werden und der sozialen Absicherung dienen.
• PGRS: Der Personengruppenschlüssel ist die Kennziffer zur Einordnung des Beschäftigungsverhältnisses für die Sozialversicherung.

Weitere häufige Abkürzungen

• VL: Vermögenswirksame Leistungen umschreiben sämtliche Arbeitgeberzuschüsse zum Vermögensaufbau, z. B. für Bausparverträge.
• MFB: Eine Mehrfachbeschäftigung bezeichnet das gleichzeitige Ausüben mehrerer sozialversicherungspflichtiger Jobs.
• H: Der Hauptarbeitgeber ist der Arbeitgeber der ersten oder hauptberuflichen Tätigkeit mit Steuerklasse I–V.
• GB: Geringfügige Beschäftigung mit einem monatlichen Einkommen von maximal 538 € (Stand: Mitte 2025).
• KK: Die Krankenkasse ist die gesetzliche oder private Kasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.
• ZV: Die Zusatzversorgung ist die betriebliche Altersvorsorge (v. a. im öffentlichen Dienst)

Diese Kürzel gelten für Gehalts- und Lohnabrechnungen gleichermaßen und sind gesetzlich standardisiert. Arbeitgeber sollten trotzdem darauf achten, dass alle Abkürzungen im Zusammenhang mit einer verständlichen Erklärung stehen.

Beispiel Gehaltsabrechnung

Fehler auf dem Gehaltszettel: So gehen Sie vor

Wenn Fehler auf der Gehaltsabrechnung entdeckt werden, ist schnelles und strukturiertes Handeln entscheidend, um finanzielle Nachteile zu vermeiden. Folgende Schritte sollten dabei beachtet werden:

1. Fehler identifizieren und dokumentieren: Überprüfen Sie die Gehaltsabrechnung sorgfältig auf Unstimmigkeiten, z. B. bei Abzügen, Steuerklassen oder Arbeitszeiten. Halten Sie die Abweichungen schriftlich fest, um eine klare Übersicht über die Fehler zu haben.
2. Kontakt zur Personalabteilung aufnehmen: Wenden Sie sich direkt an die zuständige Stelle im Unternehmen, meist die Personal- oder Lohnbuchhaltungsabteilung. Klären Sie die Details des Fehlers und legen Sie gegebenenfalls Belege wie Arbeitszeitnachweise vor.
3. Korrektur verlangen: Bitten Sie um eine Korrektur der fehlerhaften Abrechnung. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, korrekte Abrechnungen vorzulegen. Eine korrigierte Abrechnung sollte zeitnah erstellt werden.
4. Rechtsberatung einholen: Wenn der Fehler nicht behoben wird oder sich negativ auf Steuern oder Sozialversicherungsansprüche auswirkt, kann eine Beratung durch einen Steuerberater oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht sinnvoll sein.
5. Fristen beachten: Fehler sollten umgehend gemeldet werden, da bestimmte Ansprüche, z. B. Nachzahlungen, zeitlich begrenzt sein können. In der Regel gelten hier Verjährungsfristen, die beachtet werden müssen.

Ein offener und kooperativer Austausch mit dem Arbeitgeber ist der erste Schritt, um Probleme schnell und unkompliziert zu lösen.

Entgeltabrechnung selbst erstellen oder erstellen lassen?

Ob Unternehmen die Entgeltabrechnung selbst erstellen oder an externe Dienstleister auslagern, hängt von mehreren Faktoren ab, wie Unternehmensgröße, internen Ressourcen und rechtlichen Anforderungen. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile:

Selbst erstellen: Flexibilität und Kontrolle

Unternehmen, die die Entgeltabrechnung selbst übernehmen, haben volle Kontrolle über den Prozess und können flexibel auf Änderungen reagieren. Mithilfe moderner Softwarelösungen lassen sich Arbeitszeiten und Abrechnungen effizient und fehlerfrei erstellen. Allerdings erfordert dieser Ansatz fundiertes Wissen über Lohnsteuer- und Sozialversicherungsvorschriften sowie regelmäßige Schulungen, um gesetzliche Änderungen einzuhalten.

Erstellen lassen: Zeitersparnis und Expertise

Das Outsourcing der Entgeltabrechnung an Steuerberater oder spezialisierte Dienstleister bietet den Vorteil, dass Experten die Abrechnungen übernehmen. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und spart Zeit, insbesondere in Unternehmen mit begrenzten internen Ressourcen. Der Nachteil können höhere Kosten sein, insbesondere für kleinere Unternehmen.

Für kleine und mittlere Unternehmen mit überschaubarem Personalstand kann die Nutzung einer benutzerfreundlichen Software eine effiziente Lösung sein. Größere Unternehmen oder solche mit komplexen Abrechnungen profitieren oft von der Expertise externer Dienstleister. Eine Kombination aus Zeiterfassungssystemen wie Clockodo und professioneller Unterstützung kann die Vorteile beider Ansätze verbinden.

Gehaltsabrechnung digitalisieren: Vorteile durch digitale Zeiterfassung

Die Digitalisierung der Lohnabrechnung ist in vielen Unternehmen bereits Standard. Sie sorgt für effizientere Abläufe und mehr Genauigkeit. Eine zentrale Rolle spielt dabei die digitale Zeiterfassung: Systeme wie Clockodo erfassen Arbeitszeiten und  Überstunden  zuverlässig und minimieren Übertragungsfehler.

Im Zusammenspiel mit digitalen Gehaltsabrechnungen reduzieren Zeiterfassungssysteme den Aufwand erheblich. Arbeitszeiten werden automatisch ausgewertet und in die Abrechnung übernommen. Das spart Zeit, senkt Kosten und schafft Transparenz. Mitarbeitende erhalten nachvollziehbare Abrechnungen, während Unternehmen von schnelleren Prozessen profitieren.

Die Kombination aus digitaler Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung ermöglicht nicht nur schlanke Verwaltungsabläufe, sondern auch moderne, rechtssichere Arbeitsprozesse. Clockodo bietet hierfür eine praxisnahe Lösung.

Fazit: Gehaltsabrechnung verstehen und richtig nutzen

Die Gehaltsabrechnung ist mehr als nur ein Überblick über das Einkommen – sie ist ein rechtlich relevantes Dokument mit vielen Funktionen. Sie schafft Transparenz, hilft bei der Kontrolle von Abzügen und dient als Nachweis gegenüber Behörden, Banken oder Vermietern. Für Arbeitgeber ist sie ein zentrales Instrument zur Pflichterfüllung und Lohnbuchhaltung.

Arbeitnehmer sollten ihre Abrechnung regelmäßig prüfen und bei Unklarheiten das Gespräch mit der Personalabteilung suchen. Wer die Abkürzungen kennt und die Struktur versteht, behält den Überblick und vermeidet finanzielle Nachteile.

Digitale Tools wie Clockodo sorgen zusätzlich für effiziente, fehlerfreie und transparente Prozesse – ob bei der Zeiterfassung oder der automatisierten Weiterverarbeitung in der Lohnabrechnung.