Ein klarer Preis, ein zufriedener Kunde und trotzdem sinkt die Marge? Bei Festpreisprojekten kann das schnell passieren, wenn Aufwand und Controlling aus dem Blick geraten. Der Artikel zeigt, wie Agenturen realistisch kalkulieren und mit transparenter Zeiterfassung jedes Projekt rentabel steuern.
Ein Festpreisprojekt ist ein Projekt mit einem vorab festgelegten, fixen Preis für eine klar definierte Leistung. Ihre Agentur erhält einen Festpreis, unabhängig davon, wie viele Stunden Sie oder Ihr Team am Ende tatsächlich arbeiten müssen.
Vorteile:
Risiken:
Viele Agenturen unterschätzen den wahren Aufwand hinter einem Festpreis. Eine ungenaue Kalkulation, fehlende Zeiterfassung und unklare Projektdefinition führen dazu, dass Projekte trotz hoher Auslastung unrentabel bleiben.
Typische Fehlerquellen:
Ein Projekt wird mit 100 Stunden kalkuliert, tatsächlich fallen aber 130 Stunden an. Bei einem internen Stundensatz von 80 € bedeutet das einen Verlust von 2.400 €.
Selbst gut geplante Projekte verlieren oft an Rentabilität, weil kleine Unsauberkeiten unbemerkt bleiben. Diese typischen Ursachen sollten Sie kennen und vermeiden.
1. Nicht erfasste Stunden
Kurze E-Mails, spontane Telefonate oder kleine Korrekturen werden häufig nicht dokumentiert. Über die Projektlaufzeit entsteht so ein erheblicher Mehraufwand, der direkt auf die Marge schlägt. Eine konsequente Projektzeiterfassung macht diese Leistungen sichtbar.
2. Unklare Anforderungen und Scope Creep
Wenn Kunden zusätzliche Wünsche äußern, ohne dass der Festpreis angepasst wird, entstehen verdeckte Kosten. Fehlen klare Briefings oder Change-Regeln, wächst der Aufwand unbemerkt. Transparente Kommunikation und Nachverhandlung sind hier entscheidend.
3. Interne Kommunikationsaufwände
Absprachen im Team kosten Zeit, werden aber selten erfasst. Gerade bei komplexen Projekten summiert sich diese interne Arbeit zu relevanten Stunden. Dokumentieren Sie Meetings und Abstimmungen, um den tatsächlichen Aufwand realistisch abzubilden.
4. Fehlende Nachkalkulation
Ohne Soll-Ist-Vergleich bleibt unklar, ob das Projekt wirtschaftlich war. Viele Agenturen verzichten auf die Auswertung und wiederholen damit alte Kalkulationsfehler. Eine kurze Nachkalkulation nach Projektende zeigt sofort, wo Margen verloren gingen.
Nur was erfasst wird, lässt sich steuern und nur was sichtbar ist, kann verbessert werden.
Eine präzise Kalkulation ist die Basis jedes profitablen Projekts.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Preiskalkulation:
Eine Designagentur plant den Relaunch einer mittelgroßen Website. Das Projekt umfasst Konzept, Screendesign und Frontend-Umsetzung.
Die Projektleitung geht dabei Schritt für Schritt vor:
Ergebnis:
Der realistische Angebotspreis für das Festpreisprojekt liegt bei rund 14.700 €.
Dieser Betrag deckt alle Kosten, berücksichtigt mögliche Mehraufwände und enthält eine gesunde Gewinnmarge.
| Frage | Ja | Nein |
|---|---|---|
| Haben Sie klare Aufwandsgrenzen pro Projekt definiert? | ☐ | ☐ |
| Nutzen Sie historische Daten zur Aufwandsschätzung? | ☐ | ☐ |
| Prüfen Sie regelmäßig die tatsächlichen Projektzeiten? | ☐ | ☐ |
| Sind interne und externe Kosten korrekt eingerechnet? | ☐ | ☐ |
| Enthält Ihr Angebot einen Änderungs- und Risikoaufschlag? | ☐ | ☐ |
| Wird nach Projektabschluss eine Nachkalkulation durchgeführt? | ☐ | ☐ |
Ein häufiger Grund für Margenverluste bei Festpreisprojekten ist eine zu optimistische Aufwandsschätzung. Häufig werden Erfahrungswerte nicht systematisch ausgewertet oder Mitarbeiter unterschätzen ihren tatsächlichen Zeitbedarf.
1. Nutzen Sie historische Projektdaten.
Analysieren Sie abgeschlossene Projekte ähnlicher Art. Wie viele Stunden hat Ihr Team tatsächlich gebraucht? Diese Daten zeigen, wo sich Ihre Schätzungen regelmäßig täuschen.
2. Berücksichtigen Sie versteckte Aufgaben.
Rechnen Sie Kommunikationszeiten, interne Abstimmungen und Qualitätssicherung immer mit ein.
3. Planen Sie einen Änderungs- und Risikoaufschlag.
Mindestens 10 % Reserve sind bei jedem Festpreisprojekt Pflicht.
4. Kapazitäten prüfen.
Ein überlastetes Team arbeitet nicht effizient. Kalkulieren Sie realistische Verfügbarkeiten.
Die Zeiterfassungssoftware Clockodo erfasst Projektzeiten, Aufgabenblöcke und Aufwandsposten. So können Sie diese einfacher auswerten und erkennen schnell, ob die Planung zur Realität passt.
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Die effektivste Methode, um Festpreisprojekte profitabel zu halten, ist die konsequente Zeiterfassung. Nur wenn jede Stunde einem Projekt zugeordnet wird, erkennen Sie, wo sich Aufwand und Ertrag trennen.
Ein Zeiterfassungssystem für Agenturen ermöglicht es, Zeiten projektgenau und in Echtzeit zu dokumentieren. Mitarbeiter erfassen ihre Aufgaben per Klick, und die Projektleitung erhält sofortige Transparenz über den aktuellen Aufwand.
Vorteile:
Sobald Zeiten, Kosten und Fortschritt in Echtzeit erfasst werden, entsteht eine neue Qualität der Projektsteuerung.
Kennzahlen, die Sie regelmäßig prüfen sollten:
Ein Projekt mit einem Angebotspreis von 12.000 € und tatsächlichen Kosten von 9.000 € hat eine Marge von 25 %. Sinkt die Marge auf 10 %, müssen Sie sofort handeln, etwa durch Nachverhandlungen oder Prozessoptimierung.
Merksatz:
Was Sie messen, können Sie verbessern. Ohne Zahlen bleibt Controlling ein Bauchgefühl.
Viele Agenturen verlieren Margen, weil sie keinen Überblick über Zeitaufwand und Projektfortschritt haben. Genau hier setzt Clockodo an.
Mit Clockodo …
Nutzen Sie Clockodos Frühwarnsystem: Sobald ein Projekt seine kalkulierte Stundengrenze überschreitet, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Viele Agenturen fragen sich, ob agile Projekte mit Festpreis überhaupt möglich sind. Die Antwort lautet: Ja, aber nur mit klaren Rahmenbedingungen.
So bleibt das Projekt flexibel, ohne die Marge zu gefährden.
Ein Festpreisprojekt endet nicht mit der Abgabe, sondern mit der Nachkalkulation.
Festpreisprojekte sind ein fester Bestandteil des Agenturalltags und sie bleiben es. Doch sie sind nur dann profitabel, wenn Kalkulation, Zeiterfassung und Controlling Hand in Hand gehen.
Mit der richtigen Software, klaren Prozessen und konsequenter Transparenz verwandeln Sie Festpreise von einem Risiko in einen Wettbewerbsvorteil.
Ermitteln Sie den tatsächlichen Aufwand (erfasste Stunden × interner Stundensatz) und vergleichen Sie ihn mit dem Angebotspreis. Die Differenz ergibt Ihre Marge.
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