Rechnungen schreiben klingt banal – ist aber ein zentrales Puzzlestück im wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Die Fakturierung sorgt nicht nur dafür, dass Leistungen bezahlt werden, sondern stellt auch sicher, dass Buchhaltung und Liquidität reibungslos funktionieren. Ob im Projektgeschäft, bei Dienstleistern oder im Abo-Modell: Wie und wann Rechnungen gestellt werden, kann je nach Branche stark variieren. Dieser Beitrag erklärt die Unterschiede zwischen Vor- und Nachfakturierung und zeigt, wie digitale Prozesse dabei unterstützen können.
Fakturierung bezeichnet die Erstellung und Ausstellung von Rechnungen für erbrachte Leistungen oder gelieferte Produkte. Sie ist ein zentraler Bestandteil des kaufmännischen Prozesses und zählt zu den grundlegenden Aufgaben in der Buchhaltung. Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, folgt in der Regel die Fakturierung – also die schriftliche Dokumentation der Forderung gegenüber dem Kunden in Form einer Rechnung.
Als betriebswirtschaftlicher Vorgang ist die Fakturierung für Unternehmen jeder Größe relevant. Ob Freiberufler, Start-up oder Mittelständler – ohne korrekte und rechtzeitige Rechnungsstellung geraten Zahlungsflüsse ins Stocken und die Liquidität leidet. Die Fakturierung erfüllt daher nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern ist auch ein wichtiges Instrument zur Sicherung des unternehmerischen Erfolgs.
Je nach Branche, Abrechnungsmodell oder Geschäftsprozess unterscheiden sich auch die Zeitpunkte, zu denen Rechnungen erstellt werden. In der Praxis haben sich zwei grundlegende Arten der Fakturierung etabliert: die Vorfakturierung und die Nachfakturierung. Beide Varianten haben ihre Berechtigung – je nachdem, ob Leistungen im Voraus oder im Nachhinein abgerechnet werden.
Bei der Vorfakturierung wird die Rechnung bereits vor der tatsächlichen Leistungserbringung oder Lieferung erstellt und versendet. Dieses Verfahren ist vor allem im Projektgeschäft, bei Vorkasse-Modellen oder im Abo-Bereich üblich. Der Vorteil: Unternehmen sichern sich frühzeitig den Zahlungseingang und reduzieren das Ausfallrisiko. Für Kunden bedeutet das allerdings, dass sie bereits zahlen, bevor die Leistung vollständig erbracht wurde.
Die Nachfakturierung ist der klassische Ansatz in vielen Branchen. Hier wird erst dann eine Rechnung erstellt, wenn die vereinbarte Leistung vollständig erbracht wurde – etwa bei Dienstleistungen, Werkverträgen oder im Handwerk. Die Nachfakturierung basiert auf tatsächlich geleisteten Stunden, Mengen oder Projektfortschritten und bietet hohe Transparenz. Besonders sinnvoll ist sie in Verbindung mit einer Zeiterfassung wie Clockodo, denn so lassen sich erbrachte Zeiten exakt dokumentieren und direkt an eine angebundene Rechnungssoftware übergeben.
Die Begriffe „Fakturierung“ und „Rechnungsstellung“ werden im deutschen Sprachgebrauch häufig synonym verwendet. Beide beschreiben den Vorgang, bei dem eine Rechnung erstellt und an den Kunden übermittelt wird. Wer also eine Rechnung fakturiert, stellt sie aus – so viel ist klar. Dennoch gibt es feine Unterschiede in der Verwendung der Begriffe.
„Fakturieren“ wird häufig im betriebswirtschaftlichen oder buchhalterischen Kontext verwendet und betont den Prozesscharakter, also das systematische Erfassen, Erstellen und Dokumentieren von Rechnungen. Der Begriff stammt ursprünglich aus dem Lateinischen („facere“ = machen, tun) und ist besonders im internationalen Geschäftsverkehr oder in der Softwarewelt üblich.
Die Rechnungsstellung dagegen ist der allgemeinere, umgangssprachlichere Ausdruck. Er findet sich eher in Gesprächen mit Kunden oder im Alltag von Selbstständigen wieder. Juristisch gibt es zwischen beiden Begriffen keinen relevanten Unterschied – wer eine Rechnung stellt, fakturiert sie auch.
In der Praxis spricht man dann vom „Fakturieren von Rechnungen“, wenn der Fokus auf dem geregelten Ablauf und der Integration in buchhalterische Prozesse liegt – etwa bei automatisierten Systemen oder bei der Anbindung von Zeiterfassung an eine Rechnungssoftware.
Die Fakturierung ist Teil eines geregelten Ablaufs im Geschäftsalltag, der vom Auftrag bis zum Zahlungseingang reicht. Im Zentrum steht die Erstellung einer korrekten Rechnung – doch davor und danach passieren mehrere Schritte. Ein typisches Beispiel für eine Nachfakturierung zeigt, wie der Prozess in der Praxis aussieht:
Ein IT-Dienstleister erhält den Auftrag, eine Website zu überarbeiten. Nach Abschluss der Arbeiten dokumentiert er die eingesetzten Stunden mithilfe einer Zeiterfassungssoftware wie Clockodo. Die gesammelten Zeiten werden an ein externes Abrechnungstool übergeben, das auf dieser Basis automatisch eine Rechnung erstellt und versendet. Sobald der Kunde bezahlt hat, wird der Zahlungseingang in der Buchhaltung verbucht – der Fakturierungsprozess ist damit abgeschlossen.
Wer Rechnungen erstellt, muss bestimmte gesetzliche Vorgaben einhalten. Die Fakturierung ist dabei eng mit der Buchhaltung verknüpft, denn sie stellt sicher, dass alle Einnahmen korrekt erfasst und dokumentiert werden. Unternehmen, die Rechnungen fakturieren, erfüllen damit nicht nur kaufmännische Aufgaben, sondern auch steuerrechtliche Pflichten.
Laut Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) müssen Rechnungen folgende Pflichtangaben enthalten:
Diese Informationen sind nicht nur für den Rechnungsempfänger wichtig, sondern auch für die korrekte Erfassung in der Buchhaltung. Besonders im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung und des Jahresabschlusses ist eine lückenlose Dokumentation entscheidend.
Fakturieren und Buchhaltung greifen daher unmittelbar ineinander. Unternehmen profitieren, wenn die Fakturierung systematisch erfolgt und digital unterstützt wird – etwa durch die Anbindung von Zeiterfassungs-Tools wie Clockodo an externe Abrechnungs- oder Buchhaltungssoftware. So lassen sich Zeiten, Leistungen und Rechnungsdaten automatisch übergeben und revisionssicher archivieren.
Grundsätzlich gilt: Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, eine Rechnung zu erstellen, wenn sie eine Leistung gegenüber einem anderen Unternehmen oder einer juristischen Person erbringen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Das betrifft sowohl klassische Gewerbetreibende als auch Freiberufler, Selbstständige und kleine sowie mittelständische Unternehmen (KMU).
Die Rechnung muss spätestens sechs Monate nach Ausführung der Leistung erstellt werden – vorausgesetzt, der Leistungsempfänger ist ein Unternehmer. Im B2C-Bereich (also gegenüber Privatkunden) besteht keine generelle Fakturierungspflicht, es sei denn, es wird eine Rechnung verlangt oder besondere Branchenvorgaben greifen.
Ausnahmen gelten zum Beispiel für Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind. Sie dürfen zwar Rechnungen ausstellen, müssen aber keine Umsatzsteuer ausweisen. Auch bei rein privaten Verkäufen – etwa auf Online-Marktplätzen – besteht keine Pflicht zur Fakturierung.
Für Freiberufler, Selbstständige und KMU ist die Fakturierung dennoch unerlässlich. Sie stellt sicher, dass erbrachte Leistungen dokumentiert, Zahlungseingänge nachvollziehbar und steuerliche Anforderungen erfüllt werden. Eine strukturierte Rechnungsstellung ist daher nicht nur Pflicht, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll.
Die digitale Fakturierung vereinfacht nicht nur den Rechnungsprozess, sondern bringt auch handfeste betriebswirtschaftliche Vorteile mit sich. Besonders in Kombination mit Zeiterfassung und Buchhaltungssoftware können Unternehmen Abläufe optimieren, Fehler vermeiden und ihre Liquidität verbessern.
Die Vorteile von Fakturierung im Überblick:
Clockodo ist zwar keine Fakturierungssoftware, bietet aber eine wertvolle Grundlage für eine effiziente und fehlerfreie Rechnungsstellung. Durch die präzise Zeiterfassung und projektbezogene Dokumentation liefert Clockodo alle relevanten Leistungsdaten, die zur Fakturierung benötigt werden.
So unterstützt Clockodo den Rechnungsprozess:
Die Fakturierung ist weit mehr als nur das Schreiben einer Rechnung – sie ist ein zentraler Bestandteil des unternehmerischen Zahlungsflusses und eng mit Buchhaltung, Steuer und Controlling verbunden. Wer effizient fakturiert, sichert sich nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch eine stabile Liquidität.
Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Lösungen, um den Prozess schlanker, fehlerfreier und nachvollziehbarer zu gestalten. Automatisierung spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und ermöglicht eine schnellere Abrechnung – besonders dann, wenn Leistungsdaten direkt aus einer Zeiterfassungssoftware wie Clockodo übernommen werden können.
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