Fakturierung

Fakturierung bezeichnet die Erstellung und Ausstellung von Rechnungen für erbrachte Leistungen oder gelieferte Produkte. Sie ist ein zentraler Bestandteil des kaufmännischen Prozesses und zählt zu den grundlegenden Aufgaben in der Buchhaltung. Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, folgt in der Regel die Fakturierung – also die schriftliche Dokumentation der Forderung gegenüber dem Kunden in Form einer Rechnung.

Als betriebswirtschaftlicher Vorgang ist die Fakturierung für Unternehmen jeder Größe relevant. Ob Freiberufler, Start-up oder Mittelständler – ohne korrekte und rechtzeitige Rechnungsstellung geraten Zahlungsflüsse ins Stocken und die Liquidität leidet. Die Fakturierung erfüllt daher nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern ist auch ein wichtiges Instrument zur Sicherung des unternehmerischen Erfolgs.

Arten der Fakturierung im Überblick

Je nach Branche, Abrechnungsmodell oder Geschäftsprozess unterscheiden sich auch die Zeitpunkte, zu denen Rechnungen erstellt werden. In der Praxis haben sich zwei grundlegende Arten der Fakturierung etabliert: die Vorfakturierung und die Nachfakturierung. Beide Varianten haben ihre Berechtigung – je nachdem, ob Leistungen im Voraus oder im Nachhinein abgerechnet werden.

Vorfakturierung: Rechnung vor Leistungserbringung

Bei der Vorfakturierung wird die Rechnung bereits vor der tatsächlichen Leistungserbringung oder Lieferung erstellt und versendet. Dieses Verfahren ist vor allem im Projektgeschäft, bei Vorkasse-Modellen oder im Abo-Bereich üblich. Der Vorteil: Unternehmen sichern sich frühzeitig den Zahlungseingang und reduzieren das Ausfallrisiko. Für Kunden bedeutet das allerdings, dass sie bereits zahlen, bevor die Leistung vollständig erbracht wurde.

Nachfakturierung: Abrechnung nach Leistungserbringung

Die Nachfakturierung ist der klassische Ansatz in vielen Branchen. Hier wird erst dann eine Rechnung erstellt, wenn die vereinbarte Leistung vollständig erbracht wurde – etwa bei Dienstleistungen, Werkverträgen oder im Handwerk. Die Nachfakturierung basiert auf tatsächlich geleisteten Stunden, Mengen oder Projektfortschritten und bietet hohe Transparenz. Besonders sinnvoll ist sie in Verbindung mit einer Zeiterfassung wie Clockodo, denn so lassen sich erbrachte Zeiten exakt dokumentieren und direkt an eine angebundene Rechnungssoftware übergeben.

Fakturierung vs. Rechnungsstellung: Wo liegt der Unterschied?

Die Begriffe „Fakturierung“ und „Rechnungsstellung“ werden im deutschen Sprachgebrauch häufig synonym verwendet. Beide beschreiben den Vorgang, bei dem eine Rechnung erstellt und an den Kunden übermittelt wird. Wer also eine Rechnung fakturiert, stellt sie aus – so viel ist klar. Dennoch gibt es feine Unterschiede in der Verwendung der Begriffe.

„Fakturieren“ wird häufig im betriebswirtschaftlichen oder buchhalterischen Kontext verwendet und betont den Prozesscharakter, also das systematische Erfassen, Erstellen und Dokumentieren von Rechnungen. Der Begriff stammt ursprünglich aus dem Lateinischen („facere“ = machen, tun) und ist besonders im internationalen Geschäftsverkehr oder in der Softwarewelt üblich.

Die Rechnungsstellung dagegen ist der allgemeinere, umgangssprachlichere Ausdruck. Er findet sich eher in Gesprächen mit Kunden oder im Alltag von Selbstständigen wieder. Juristisch gibt es zwischen beiden Begriffen keinen relevanten Unterschied – wer eine Rechnung stellt, fakturiert sie auch.

In der Praxis spricht man dann vom „Fakturieren von Rechnungen“, wenn der Fokus auf dem geregelten Ablauf und der Integration in buchhalterische Prozesse liegt – etwa bei automatisierten Systemen oder bei der Anbindung von Zeiterfassung an eine Rechnungssoftware.

Wie läuft eine Fakturierung ab?

Die Fakturierung ist Teil eines geregelten Ablaufs im Geschäftsalltag, der vom Auftrag bis zum Zahlungseingang reicht. Im Zentrum steht die Erstellung einer korrekten Rechnung – doch davor und danach passieren mehrere Schritte. Ein typisches Beispiel für eine Nachfakturierung zeigt, wie der Prozess in der Praxis aussieht:

1. Auftragserteilung: Der Kunde erteilt einen Auftrag – etwa für eine Dienstleistung oder ein Produkt. Die vereinbarten Konditionen wie Preis, Umfang und Lieferzeitpunkt werden festgehalten.
2. Leistungserbringung: Das Unternehmen erbringt die Leistung oder liefert das Produkt. Die tatsächliche Leistungserfassung (z. B. Arbeitsstunden, Materialeinsatz) bildet die Grundlage für die spätere Abrechnung.
3. Rechnungserstellung (Fakturierung): Auf Basis des Auftrags und der erbrachten Leistung wird die Rechnung erstellt. Sie enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Steuersatz und Leistungsdatum.
4. Versand der Rechnung: Die Rechnung wird dem Kunden übermittelt – per Post, E-Mail oder automatisiert über ein Abrechnungssystem.
5. Buchhaltung und Zahlungseingang: Nach dem Versand wird die Rechnung verbucht und offen geführt. Sobald der Zahlungseingang erfolgt, wird der Vorgang abgeschlossen und dokumentiert.

Was gehört zur Fakturierung?

Wer Rechnungen erstellt, muss bestimmte gesetzliche Vorgaben einhalten. Die Fakturierung ist dabei eng mit der Buchhaltung verknüpft, denn sie stellt sicher, dass alle Einnahmen korrekt erfasst und dokumentiert werden. Unternehmen, die Rechnungen fakturieren, erfüllen damit nicht nur kaufmännische Aufgaben, sondern auch steuerrechtliche Pflichten.

Laut Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) müssen Rechnungen folgende Pflichtangaben enthalten:

• Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und -empfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Produkte oder Leistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum)
• Netto-Betrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Brutto-Endsumme

Diese Informationen sind nicht nur für den Rechnungsempfänger wichtig, sondern auch für die korrekte Erfassung in der Buchhaltung. Besonders im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung und des Jahresabschlusses ist eine lückenlose Dokumentation entscheidend.

Fakturieren und Buchhaltung greifen daher unmittelbar ineinander. Unternehmen profitieren, wenn die Fakturierung systematisch erfolgt und digital unterstützt wird – etwa durch die Anbindung von Zeiterfassungs-Tools wie Clockodo an externe Abrechnungs- oder Buchhaltungssoftware. So lassen sich Zeiten, Leistungen und Rechnungsdaten automatisch übergeben und revisionssicher archivieren.

Wer ist zur Fakturierung verpflichtet?

Grundsätzlich gilt: Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, eine Rechnung zu erstellen, wenn sie eine Leistung gegenüber einem anderen Unternehmen oder einer juristischen Person erbringen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Das betrifft sowohl klassische Gewerbetreibende als auch Freiberufler, Selbstständige und kleine sowie mittelständische Unternehmen (KMU).

Die Rechnung muss spätestens sechs Monate nach Ausführung der Leistung erstellt werden – vorausgesetzt, der Leistungsempfänger ist ein Unternehmer. Im B2C-Bereich (also gegenüber Privatkunden) besteht keine generelle Fakturierungspflicht, es sei denn, es wird eine Rechnung verlangt oder besondere Branchenvorgaben greifen.

Welche Vorgaben zur Rechnungsstellung gelten für kleine Unternehmen?

Ausnahmen gelten zum Beispiel für Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind. Sie dürfen zwar Rechnungen ausstellen, müssen aber keine Umsatzsteuer ausweisen. Auch bei rein privaten Verkäufen – etwa auf Online-Marktplätzen – besteht keine Pflicht zur Fakturierung.

Für Freiberufler, Selbstständige und KMU ist die Fakturierung dennoch unerlässlich. Sie stellt sicher, dass erbrachte Leistungen dokumentiert, Zahlungseingänge nachvollziehbar und steuerliche Anforderungen erfüllt werden. Eine strukturierte Rechnungsstellung ist daher nicht nur Pflicht, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll.

Vorteile der digitalen und automatisierten Fakturierung

Die digitale Fakturierung vereinfacht nicht nur den Rechnungsprozess, sondern bringt auch handfeste betriebswirtschaftliche Vorteile mit sich. Besonders in Kombination mit Zeiterfassung und Buchhaltungssoftware können Unternehmen Abläufe optimieren, Fehler vermeiden und ihre Liquidität verbessern.

Die Vorteile von Fakturierung im Überblick:

• Zeitersparnis: Automatisierte Vorlagen, hinterlegte Kundendaten und systemgestützte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand bei der Rechnungserstellung.
• Fehlervermeidung: Pflichtangaben, Beträge und Steuersätze werden automatisch geprüft – das erhöht die rechtliche Sicherheit und minimiert Korrekturen.
• Nahtlose Integration: Leistungsdaten aus Zeiterfassungstools wie Clockodo können direkt an eine angebundene Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware übergeben werden.
• Bessere Übersicht: Digitale Rechnungen lassen sich einfach archivieren und jederzeit für Controlling, Auswertungen oder steuerliche Prüfungen abrufen.
• Schnellere Zahlungseingänge: Wer schneller fakturiert, wird in der Regel auch schneller bezahlt – das wirkt sich positiv auf den Cashflow aus.

Wie unterstützt Clockodo bei der Fakturierung?

Clockodo ist zwar keine Fakturierungssoftware, bietet aber eine wertvolle Grundlage für eine effiziente und fehlerfreie Rechnungsstellung. Durch die präzise Zeiterfassung und projektbezogene Dokumentation liefert Clockodo alle relevanten Leistungsdaten, die zur Fakturierung benötigt werden.

So unterstützt Clockodo den Rechnungsprozess:

• Exakte Leistungserfassung: Arbeitszeiten und Tätigkeiten werden minutengenau erfasst und einzelnen Kunden, Projekten oder Aufgaben zugeordnet – eine ideale Grundlage für transparente Abrechnungen.
• Datenexport für Rechnungssoftware: Über die API-Schnittstelle oder den direkten Export lassen sich alle erfassten Zeiten komfortabel an externe Fakturierungstools oder Buchhaltungsprogramme übergeben.
• Zeitersparnis durch Automatisierung: Wiederkehrende Tätigkeiten und Abrechnungspositionen lassen sich strukturiert erfassen und automatisiert in den Rechnungslauf integrieren – ohne manuelles Übertragen.
• Nahtlose Integration in bestehende Systeme: Clockodo arbeitet mit verschiedenen Softwarelösungen zusammen – darunter Lexoffice, sevDesk, Fastbill oder Debitoor. So entsteht ein durchgängiger Prozess von der Zeiterfassung bis zur fertigen Rechnung.
• Mehr Transparenz für Kunden und Team: Alle abrechnungsrelevanten Zeiten sind jederzeit nachvollziehbar – das schafft Vertrauen und minimiert Rückfragen.

Fazit

Die Fakturierung ist weit mehr als nur das Schreiben einer Rechnung – sie ist ein zentraler Bestandteil des unternehmerischen Zahlungsflusses und eng mit Buchhaltung, Steuer und Controlling verbunden. Wer effizient fakturiert, sichert sich nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch eine stabile Liquidität.

Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Lösungen, um den Prozess schlanker, fehlerfreier und nachvollziehbarer zu gestalten. Automatisierung spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und ermöglicht eine schnellere Abrechnung – besonders dann, wenn Leistungsdaten direkt aus einer Zeiterfassungssoftware wie Clockodo übernommen werden können.