Ist die Excel-Vorlage kostenlos?

Mit unserer Reisekostenformular-Vorlage haben Sie die Möglichkeit, komplett kostenlos Ihre Reiseabrechnung zu erfassen. Öffnen Sie die Excel-Vorlage entweder mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel oder einer vergleichbaren kostenlosen Lösung wie Open Office. Die PDF-Vorlage können Sie mit einem Internetbrowser, der das PDF-Format unterstützt, öffnen und verwenden.

Welche Angaben gehören in ein Reisekostenformular?

Ein vollständiges Reisekostenformular enthält Reisedaten, Reisegrund, Zielort sowie alle Ausgaben wie Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungspauschalen und Reisenebenkosten. Belege sollten Sie immer beifügen oder dokumentieren.

Was zählt zu den Reisekosten?

Zu den typischen Reisekosten gehören: Fahrtkosten (Kilometerpauschale, Bahn, Flug, Taxi)ÜbernachtungskostenVerpflegungsmehraufwandReisenebenkosten (Parkgebühren, Internet, Maut)Sonstige Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftsreise

Wie funktioniert die steuerliche Erstattung von Reisekosten?

Arbeitnehmer erhalten die Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet oder setzen sie als Werbungskosten in der Steuererklärung an. Selbstständige erfassen sie als Betriebsausgabe. Grundlage für die steuerliche Anerkennung bildet ein korrekt ausgefülltes Reisekostenformular mit Belegen und Pauschalen.

Wie aktuell sind die hinterlegten Pauschalen?

In der Excel-Vorlage sind die für Deutschland geltenden Verpflegungspauschalen hinterlegt inklusive An- und Abreisetage. Die Werte orientieren sich an den Angaben des Bundesfinanzministeriums. Prüfen Sie bei Bedarf regelmäßig Aktualisierungen der Pauschalbeträge.

Kostenlose Reisekostenformular-Vorlage
zum Download für Excel

Reisekosten-
formular
Vorlage

Sind Sie beruflich unterwegs und es fallen zusätzliche Kosten für die Geschäftsreise an, können Sie sich diese von ihrem Arbeitgeber oder durch die Steuererklärung beim Finanzamt erstatten lassen. Tragen Sie einfach alle für die Abrechnung benötigten Daten in unsere Reisekostenformular-Vorlage und lassen sich diese zurückzahlen.

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Reisekosten ganz einfach abrechnen per Vorlage

Was ist ein Reisekostenformular?

Ein Reisekostenformular erfasst beruflich bedingte Ausgaben wie Fahrtkosten, Übernachtungen und Verpflegungsmehraufwand. Es dient als Grundlage für die Rückerstattung durch den Arbeitgeber oder für die steuerliche Geltendmachung als Werbungskosten oder Betriebsausgaben. Eine strukturierte Abrechnung sorgt für Ordnung und erspart Rückfragen durch das Finanzamt oder den Arbeitgeber.

Für Angestellte und Selbstständige geeignet

Ob Sie angestellt oder selbstständig tätig sind: Unsere Vorlage eignet sich für beide Fälle. Angestellte reichen damit ihre Auslagen zur Erstattung ein. Selbstständige dokumentieren die Kosten als betrieblich veranlasste Ausgaben und setzen sie steuerlich an. Die strukturierte Erfassung hilft, Belege korrekt zuzuordnen und finanzamtkonform aufzubereiten.

Ein Mitarbeiter mit Koffer während einer Dienstreise

Reisekosten digital erfassen mit Clockodo

Sie möchten nicht nur Formulare ausfüllen, sondern Ihre Reisekosten schnell und effizient verwalten? Clockodo unterstützt Sie bei der digitalen Reisekostenabrechnung. Fahrtkosten, Spesen oder Materialkosten werden durch Pauschaleinträge eingepflegt. Ist ein Projekt abgeschlossen, leiten Sie die Reisekostenabrechnung an einen Kunden weiter und stellen sie in Rechnung. Überschauen Sie Pauschaleinträge ebenfalls in internen Berichten. Die getätigten Ausgaben definieren Sie in einem Beschreibungsfeld im Eintrag genau und haben somit immer einen guten Überblick über die Ausgaben. Ideal für jede Unternehmens- und Teamgröße!

FAQ: Fragen rund um die Reisekostenformular-Vorlage

Geben Sie alle benötigten Daten in die Excel Reisekostenformular-Vorlage ein und alle Kosten werden automatisch aufsummiert. Für die Eingabe benötigen Sie Ihre Reisedaten und die für Sie gültigen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand (die aktuell in Deutschland gültigen Pauschalen sind bereits hinterlegt). Möchten Sie das Formular lieber per Hand ausfüllen, können Sie sich dafür als Alternative auch unser PDF-Formular ausdrucken.

Für eine Reisekostenabrechnung ist es wichtig, dass Sie für alle Kosten eine genaue Buchhaltung vornehmen. Hierfür können Sie unsere Reisekostenformular-Vorlage benutzen, die Ihnen hilft, Ordnung in Ihrer Buchführung der Reisekosten zu halten. Insbesondere wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter viel unterwegs sind, bedeutet die Abrechnung der Reisekosten Zeit und Aufwand. Füllen Sie das Formular also direkt nach der Reise aus, damit sie alle Daten übersichtlich zusammen haben und sich somit Zeit und Aufwand sparen.

Für diese Vorlage ist die korrekte Eingabe aller Daten wichtig. Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Pauschalen in den Zeilen zum Verpflegungsmehraufwand benutzen. Die aktuell gültigen Pauschalen für Deutschland sind bereits hinterlegt. Außerdem muss die richtige Anzahl der Tage in die Zeilen „8-24 Std. und An- & Abreise“ sowie „ab 24 Std.“ aufgeteilt werden. Im Anschluss werden daraus dann automatisch die entsprechenden Gesamtkosten generiert.