Zeiterfassung spielt in Unternehmen eine zentrale Rolle – sowohl für die Lohnabrechnung als auch für die Projektplanung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Doch welche Kosten entstehen durch verschiedene Zeiterfassungssysteme und welche Vorteile oder Herausforderungen bieten diese?
Wer auf manuelle Stundenzettel setzt, spart zunächst an Softwarekosten, zahlt jedoch mit Zeit und Arbeitsaufwand drauf. Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeiten eigenhändig eintragen. Die Übertragung in Abrechnungssysteme erfolgt manuell. Dieser Prozess bindet Ressourcen und verursacht Bearbeitungskosten. Angesichts moderner Anforderungen und digitaler Alternativen wirkt diese Methode jedoch etwas aus der Zeit gefallen.
Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage für Stundenzettel, um zumindest die manuelle Erfassung zu strukturieren.
Viele Unternehmen verwenden Excel-Tabellen zur Zeiterfassung. Diese Methode verursacht keine direkten Kosten, erfordert jedoch viel manuelle Pflege. Hinzu kommt ein hohes Fehlerpotenzial bei der Berechnung von Arbeitszeiten und Pausen.
Unternehmen, die auf ein stationäres Zeiterfassungssystem setzen, müssen oft in Hardware investieren. Ein Zeiterfassungsterminal kostet je nach Anbieter zwischen 500 und 2.000 Euro. Hinzu kommen Kosten für Transponderkarten oder Chips, die pro Mitarbeiter zwischen 5 und 20 Euro liegen. Die Installation durch einen Techniker verursacht weitere Ausgaben, die schnell mehrere hundert Euro betragen können.
Moderne Zeiterfassungssoftware reduziert den Aufwand bei der Zeiterfassung erheblich. Schon ab wenigen Euro pro Nutzer und Monat lassen sich Arbeitszeiten minutengenau erfassen und direkt in Abrechnungssysteme übertragen. Digitale Lösungen bieten zudem oft kostenlose Testversionen oder spezielle Tarife für kleine Unternehmen und Freelancer.
Die Kosten für digitale Zeiterfassung variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Einige grundlegende Preismodelle:
Schauen Sie sich hier genau die verschiedenen Anbieter an und wägen Sie genau Ihre Anforderungen und den gebotenen Funktionsumfang ab.
Clockodo bietet eine minutengenaue Zeiterfassung, die sich flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst. Die intuitive Bedienung spart Zeit und minimiert Fehler. Dank mobiler Apps für Android und iOS sowie einer Desktop-Version bleibt die Zeiterfassung immer griffbereit – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Zusätzliche Funktionen wie Projektzeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und detaillierte Berichte erleichtern die Planung und Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse. Die transparente Preisgestaltung ermöglicht eine einfache Kalkulation ohne versteckte Kosten. Freelancer profitieren dabei besonders: Sie nutzen Clockodo komplett kostenlos.
Clockodo erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung in Deutschland. Die Software dokumentiert Arbeitszeiten manipulationssicher und revisionskonform, sodass Unternehmen jederzeit rechtlich auf der sicheren Seite stehen. Besonders im Hinblick auf die EuGH- und BAG-Urteile zur verpflichtenden Zeiterfassung bietet Clockodo eine praxisgerechte und zuverlässige Lösung.
| Systemtyp | Einmalkosten | Laufende Kosten |
|---|---|---|
| Stundenzettel | Keine | Hohe Bearbeitungskosten |
| Excel-Tabellen | Ggf. für die Excel-Lizenz | Hohe Bearbeitungskosten |
| Terminals | 500 € bis 2.000 € für Hardware und Installation | Wartung, Updates, Schulungen |
| Digitale Systeme | Keine | Transparente Gebühren pro Nutzer und Monat |
| Stundenzettel | Excel-Tabellen | Terminals | Digitale Systeme | |
|---|---|---|---|---|
| Vorteile | ✔ Einfache Anwendung | ✔ Flexibel anpassbar | ✔ Einfaches Ein- und Ausstempeln per Chip oder Ähnlichem | ✔ Präzise Erfassung |
| ✔ Keine Anschaffungskosten | ✔ Kein zusätzlicher Hardware-Bedarf | ✔ Zusätzliche Zugangskontrolle möglich | ✔ Geringe Fehlerquote | |
| ✔ Cloud-Speicherung | ||||
| ✔ Erfassung auch mobil möglich | ||||
| ✔ Projektzeiterfassung ebenfalls einfach möglich | ||||
| Nachteile | ✖ Hoher Zeitaufwand | ✖ Hoher Pflegeaufwand | ✖ Hohe Anschaffungskosten | ✖ Fehlerhafte Bedienung durch Mitarbeiter führt zu falschen Zeiteinträgen |
| ✖ Fehleranfällig | ✖ Fehleranfällig | ✖ Wartung und Schulung nötig | ✖ Technische Abhängigkeit vom Betreiber |
| Stundenzettel | Excel-Tabellen | Terminals | Digitale Systeme |
|---|---|---|---|
| Hoher Aufwand bei vielen Mitarbeitern | Ab einer höheren Mitarbeiterzahl schwer zu verwalten | Bei vielen Mitarbeitern höhere Kosten für Chips oder Ähnliches | Sehr gut skalierbar |
| Skalierbarkeit schwierig | Darüber hinaus gut skalierbar | Kosten pro Nutzer transparent und planbar |
Unternehmen stehen bei der Zeiterfassung vor der Wahl: klassische Methoden wie Stundenzettel und Excel-Tabellen, stationäre Terminals oder moderne digitale Lösungen. Jede Methode bringt unterschiedliche Vor- und Nachteile mit sich – besonders bei den Kosten zeigen sich jedoch deutliche Unterschiede.
Manuelle Zeiterfassung spart zwar an Softwarekosten, verursacht jedoch hohe Ausgaben durch zeitintensive Prozesse, Fehlerkorrekturen und Verwaltungsaufwand. Stationäre Terminals hingegen erfordern hohe Investitionen in Hardware und laufende Wartung.
Digitale Zeiterfassungssysteme bieten hier eine überzeugende Alternative: Mit geringen monatlichen Kosten pro Nutzer sparen Unternehmen wertvolle Zeit, reduzieren Fehler und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen mühelos. Besonders attraktiv: Für Freelancer gibt es häufig kostenlose Tarife.
Insgesamt zeigt der Kostenvergleich deutlich, dass digitale Zeiterfassung nicht nur eine effiziente, sondern auch eine kostengünstige und komfortable Lösung darstellt.
Katharina Primke
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea