Die Entscheidung für eine neue Zeiterfassungssoftware ist gefallen. Jetzt kommt es darauf an, das Tool schnell und unkompliziert im Team einzuführen. In der Beratung ist Zeit direkt mit Umsatz verbunden. Eine aufwendige Einrichtung kostet wertvolle abrechenbare Stunden.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Clockodo einrichten und in weniger als 30 Minuten vom leeren Account zur ersten korrekt erfassten Zeitbuchung gelangen.
Ein neues Tool einzuführen bedeutet immer eine Veränderung von Gewohnheiten. Funktioniert der digitale Arbeitsplatz nicht sofort intuitiv, entsteht Frustration. Das Onboarding ist daher mehr als eine technische Konfiguration: Es ist ein zentraler Baustein des Change-Managements im Unternehmen. Nur wenn der erste Eindruck überzeugt und die Bedienung leicht von der Hand geht, werden Zeiten lückenlos und gerne dokumentiert.
Viele Unternehmen bauen zu Beginn ein zu komplexes Regelwerk auf und legen unzählige Unterprojekte und winzige Aufgabenkategorien an. Die Folge: Mitarbeiter verbringen mehr Zeit mit der Suche nach dem richtigen Projekt als mit der eigentlichen Arbeit. Häufig wird ein altes System aus unübersichtlichen Excel-Listen einfach 1:1 in die neue Software übertragen. Beim Einstieg in die Zeiterfassung Beratung gilt deshalb: So schlank wie möglich starten.
Consultants arbeiten agil, oft remote, und betreuen parallel verschiedene Kunden. Eine Zeiterfassung für Berater muss deshalb hohe Ansprüche erfüllen:
Bevor Sie sich das erste Mal bei Clockodo einloggen, sollten Sie ein kurzes Setup-Konzept skizzieren. Wer diese Vorbereitung überspringt, verliert später Zeit bei der Umstrukturierung.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Kundenstruktur und beginnen Sie für das Onboarding mit einem konkreten, aktiven Kunden. Betreuen Sie beispielsweise ein Projekt für eine mittelständische Anwaltskanzlei, nehmen Sie genau diesen realen Fall als Startpunkt.
Nicht jede Minute in der Beratung lässt sich dem Kunden in Rechnung stellen. Definieren Sie vorab Ihre internen Leistungen (zum Beispiel "Interne Meetings", "Weiterbildung", "Vertrieb") und Ihre externen, abrechenbaren Leistungen (zum Beispiel "Strategieberatung", "Projektmanagement", "Recherche").
Überlegen Sie, wer welche Daten sehen darf. Ein Praktikant benötigt andere Ansichten als ein Projektleiter. Administratoren sollten alle Budgets und Stundensätze einsehen können, während Mitarbeiter idealerweise nur ihre eigenen Zeiten und die ihnen zugewiesenen Projekte sehen können.
Der erste Schritt legt das Fundament für eine rechtssichere und transparente Zeiterfassung.
Hinterlegen Sie in den Einstellungen Ihre grundlegenden Unternehmensdaten und definieren Sie reguläre Arbeitszeiten, Pausenregelungen und Urlaubsansprüche. Das System berechnet daraufhin automatisch Über- und Minusstunden. So erfüllen Sie die gesetzlichen Dokumentationspflichten, ohne dass für Ihr Team zusätzlicher Aufwand entsteht.
Laden Sie Ihre Mitarbeiter per E-Mail ein und vergeben Sie passende Rechte. Das Rechtesystem steuert detailliert, wer Budgets einsehen, Berichte exportieren oder Projekte anlegen darf.
Damit Projektzeiten erfasst werden können, benötigt das System einen Auftraggeber.
Legen Sie im Menüpunkt für Kunden Ihren ersten realen Kunden an und tragen Sie Firmenname sowie weitere Kontaktdaten ein. Hier legen Sie zugleich den Grundstein für die spätere Rechnungsstellung, indem Sie Währung und grundsätzliche Abrechnungspräferenzen definieren.
In der Beratung variieren die Stundensätze erheblich. Ein Senior Consultant wird anders abgerechnet als ein Junior Berater, und Strategieplanung anders als eine reine Datenrecherche. Hinterlegen Sie deshalb die Standard-Stundensätze für diesen Kunden. Das System merkt sich diese Vorgaben und berechnet bei der späteren Zeiterfassung automatisch den richtigen monetären Wert.
Der Kunde steht, nun folgt das konkrete Projekt.
Geben Sie dem Projekt einen eindeutigen Namen. Der wichtigste Punkt ist das Budget: Tragen Sie das vereinbarte Budget ein, entweder als festes Honorar, als Stundenkontingent oder als monatliches Retainer-Budget. Legen Sie zudem den Zeitraum fest, in dem das Projekt abgeschlossen sein soll.
Liegt Ihr Projekt beispielsweise im Bereich IT-Projektmanagement Consulting, weisen Sie dem Projekt die passenden Leistungsarten zu. Aktivieren Sie Leistungen wie "Systemarchitektur planen", "Software-Implementierung" oder "Kunden-Workshop". Achten Sie darauf, dass bei abrechenbaren Leistungen der entsprechende Haken gesetzt ist. So wird jeder Tätigkeit von Anfang an der korrekte Abrechnungsstatus zugeordnet.
Weisen Sie dem Projekt nur die Berater zu, die tatsächlich daran arbeiten. So bleibt das Auswahlmenü im Alltag übersichtlich, Fehlbuchungen werden vermieden und das Dashboard bleibt für jeden Einzelnen aufgeräumt.
Die Vorarbeit ist geleistet. Jetzt beweist die Software ihren eigentlichen Wert.
Sie haben volle Flexibilität: Starten Sie die Stoppuhr zu Beginn der Arbeit am Projekt, oder tragen Sie Zeiten am Ende des Tages manuell nach. Gerade nach einem langen Workshop ist die nachträgliche Eingabe oft die praktischere Variante.
Wählen Sie im Erfassungsfenster den angelegten Kunden, das Projekt und die passende Leistung aus. Ergänzen Sie eine kurze, prägnante Notiz (zum Beispiel "Kick-off-Meeting mit der Geschäftsführung"). Diese Notiz ist Gold wert, wenn Sie am Monatsende den Leistungsnachweis an den Kunden senden.
Fehler passieren: Ein vergessener Timer-Stopp oder eine Zeit auf dem falschen Projekt. Offene Buchungen lassen sich mit wenigen Klicks anpassen, sofern die entsprechenden Rechte vorliegen. So bleibt die Datenbasis in der Zeiterfassung Beratung jederzeit sauber.
Der wahre Nutzen einer digitalen Zeiterfassung zeigt sich bei der Auswertung der Daten.
Filtern Sie im Berichtsbereich nach dem angelegten Kunden und Projekt. Sie sehen sofort, wie viele Stunden erfasst wurden, welche Mitarbeiter beteiligt waren und wie viel Budget bereits verbraucht ist. Mit einem Klick exportieren Sie diese Ansicht als detaillierten Leistungsnachweis.
Das manuelle Abtippen von Stunden in Word oder Excel entfällt. Über die Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungstools übergeben Sie freigegebene Zeiten direkt an Ihre Rechnungssoftware. Aus gebuchten Zeiten, hinterlegten Stundensätzen und Notizen entsteht automatisch eine fertige Rechnung.
Im Projekt-Dashboard sehen Sie visuell, wie es um Ihre Margen steht: Ein farbiger Fortschrittsbalken zeigt das verbleibende Budget. So können Projektmanager frühzeitig gegensteuern, wenn ein Projekt aus dem Ruder zu laufen droht.
Planen Sie die Einführung einer Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen? Damit der Prozess reibungslos abläuft und Sie keine wichtigen Schritte übersehen, haben wir eine praktische Checkliste für Sie erstellt. Diese hilft Ihnen nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, die vielfältigen Vorteile einer genauen Zeiterfassung zu nutzen.
Selbst mit dem besten Tool können Prozesse im Alltag ins Stocken geraten. Achten Sie auf diese typischen Fallstricke:
Wenn Sie Projekte nicht sauber von Kunden und Leistungen trennen, entsteht schnell eine unübersichtliche Datenstruktur. Halten Sie sich strikt an die Hierarchie: Kunde, dann Projekt, dann Leistung.
Zeiten, die erst am Ende der Woche aus dem Gedächtnis nachgetragen werden, sind ungenau und kosten bares Geld, da kleine Aufgaben oft vergessen werden. Etablieren Sie die Regel: Zeiten werden am selben Tag erfasst.
Häufig werden interne Meetings fälschlicherweise als abrechenbar markiert oder abrechenbare Kundenberatungen gehen als interne Zeit unter. Eine klare Benennung der Leistungen schließt diese Fehlerquelle aus.
Ob eine Zeiterfassung im Consulting im Alltag gelebt oder umgangen wird, entscheidet sich beim Onboarding. Wer schlank startet, das Team anhand eines realen Projekts einführt und abrechenbare klar von internen Leistungen trennt, bucht schon in unter 30 Minuten die erste korrekt erfasste Stunde. Clockodo führt Arbeits- und Projektzeiten in einem intuitiven, DSGVO-konformen System aus Deutschland zusammen und macht so aus der Einrichtung einen reibungslosen Einstieg.
Der Fokus sollte auf Einfachheit liegen. Schulen Sie Ihr Team anhand eines realen Projekts, definieren Sie klare Regeln für abrechenbare Leistungen und konfigurieren Sie das System vom ersten Tag an rechtssicher und DSGVO-konform. So steht einem reibungslosen Start nichts im Weg.
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