Als Kanzlei oder Beratungsunternehmen wissen Sie genau: Compliance ist das Fundament Ihrer täglichen Arbeit. Sie beraten Ihre Mandanten zu rechtlichen Vorgaben, prüfen Bilanzen und weisen auf steuerliche Fallstricke hin. Doch wie steht es um die eigenen internen Prozesse? Wenn es um das Thema GoBD-konforme Zeiterfassung geht, offenbaren sich selbst in hochprofessionellen Kanzleien oft überraschende Lücken.
In diesem Praxisguide erfahren Sie, worauf es bei der nachvollziehbaren Dokumentation ankommt, wie Sie Arbeits- und Projektzeiten in einem Tool vereinen und welche Anforderungen für eine GoBD-konforme Zeiterfassung relevant sind.
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) klingen abstrakt, betreffen Ihren Arbeitsalltag jedoch ganz konkret. Es geht um alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind, also um deutlich mehr als nur Rechnungen und Belege.
In Kanzleien und dienstleistungsorientierten Unternehmen ist die abgerechnete Zeit das eigentliche Produkt. Wenn Honorare auf Basis von Stundenaufwänden abgerechnet werden, können die zugrunde liegenden Projektzeiten steuerlich relevant sein. Entscheidend ist, welche Funktion die Zeitaufzeichnungen im jeweiligen Abrechnungs- und Buchführungsprozess erfüllen. Dienen sie beispielsweise als Grundlage für die Rechnungsstellung, kann ihre nachvollziehbare und ordnungsgemäße Dokumentation für die steuerliche Prüfung relevant sein.
Soweit Zeiterfassungsdaten steuerlich relevant sind, müssen bei ihrer Verarbeitung und Aufbewahrung die einschlägigen Anforderungen der GoBD berücksichtigt werden. Die GoBD verlangen vier zentrale Eigenschaften:
Revisionssicherheit ist kein Gütesiegel, das man sich anheften kann, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der durch die richtige Software gestützt wird. Für Kanzleien bedeutet eine revisionssichere Zeiterfassung, dass jeder Schritt von der ersten erfassten Minute bis zur fertigen Rechnung nachvollziehbar dokumentiert ist.
Das Herzstück der GoBD ist die Unveränderbarkeit. Stellt ein Mitarbeiter am Monatsende fest, dass ihm ein Fehler unterlaufen ist, darf der ursprüngliche Eintrag nicht einfach überschrieben werden. Bei GoBD-relevanten elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Änderungen nachvollziehbar bleiben. Es sollte ersichtlich sein, wer wann welche Anpassung vorgenommen hat. Genau an dieser Protokollierung scheitern herkömmliche Tabellenkalkulationen.
Für eine nachvollziehbare mandantenbezogene Abrechnung reicht die reine Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nicht aus. Projektzeiten sollten zusätzlich eindeutig Mandanten, Projekten oder Aktenzeichen zugeordnet werden können. Die klare Zuordnung schafft eine transparente Dokumentation und erleichtert die Beantwortung späterer Rückfragen von Mandanten oder Prüfern.
Die Softwarearchitektur muss auf Sicherheit und Nachvollziehbarkeit ausgelegt sein. Für eine nachvollziehbare Dokumentation sind insbesondere die Protokollierung nachträglicher Änderungen, geeignete Zugriffsrechte und die Möglichkeit zum Export relevanter Daten wichtig. Wie diese Anforderungen konkret umgesetzt werden müssen, hängt vom jeweiligen Verfahren und der steuerlichen Relevanz der Daten ab.
Obwohl Kanzleien Experten im Steuerrecht sind, hinkt die eigene interne Verwaltung oft hinterher. Der Spagat zwischen Mandantenbetreuung und interner Administration führt häufig zu fehleranfälligen Kompromissen.
Einfache Excel-Tabellen stoßen bei GoBD-relevanten Zeitaufzeichnungen schnell an Grenzen. Werden Einträge beispielsweise nachträglich überschrieben oder gelöscht, ohne dass Änderungen nachvollziehbar bleiben, kann die geforderte Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen beeinträchtigt sein.
Ein klassisches Szenario am Freitagnachmittag: Der Kalender wird rückwirkend durchforstet, um die Stunden der Woche zusammenzutragen. Werden Zeiten erst deutlich später aus dem Gedächtnis rekonstruiert, steigt das Risiko unvollständiger oder ungenauer Aufzeichnungen. Bei steuerlich relevanten Zeitdaten kann dies insbesondere mit dem GoBD-Grundsatz der zeitgerechten Erfassung in Konflikt geraten. Sie kosten zudem bares Geld, weil man vergessene Tätigkeiten selten vollständig rekonstruieren kann.
In einem professionellen Umfeld darf nicht jeder Mitarbeiter alles sehen oder ändern können. Fehlen klare Zugriffskontrollen, kann ein Praktikant theoretisch die Projektzeiten eines Partners überschreiben. Klare Zugriffskontrollen und Berechtigungen helfen dabei, unbefugte Änderungen zu verhindern und die Nachvollziehbarkeit der Daten zu gewährleisten.
Auch steuerlich relevante Zeitaufzeichnungen können im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Rolle spielen. Dabei kann geprüft werden, ob die Daten nachvollziehbar dokumentiert sind und die Anforderungen an ihre Aufbewahrung eingehalten werden.
Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann unter anderem relevant sein, wie erfasste Zeiten mit der Rechnungsstellung zusammenhängen, ob nachträgliche Änderungen nachvollziehbar sind und wie steuerlich relevante Daten aufbewahrt werden. Fehlt bei relevanten digitalen Aufzeichnungen eine nachvollziehbare Protokollierung, kann dies deren Beweiskraft beeinträchtigen.
Die Folgen sind gravierend. Schwerwiegende Mängel bei steuerlich relevanten Aufzeichnungen können deren Beweiskraft beeinträchtigen. Je nach Art und Umfang der Mängel können im Einzelfall Hinzuschätzungen und daraus resultierende Steuernachzahlungen die Folge sein. Zudem können unzureichend dokumentierte interne Prozesse zusätzliche Rückfragen und Aufwand im Rahmen einer Prüfung verursachen.
Hier kommt Clockodo ins Spiel. Clockodo ist eine Software für die Arbeits- und Projektzeiterfassung aus Deutschland, die Kanzleien den Arbeitsalltag erleichtert. Das Besondere für Kanzleien: Arbeitszeiten und mandantenbezogene Projektzeiten laufen in einem einzigen, intuitiv bedienbaren Tool zusammen, statt sich auf Excel-Listen und verstreute Zettel zu verteilen.
Ihre Mitarbeiter buchen Zeiten direkt auf Mandanten, Akten und Leistungsarten wie Beratung, Recherche oder Schriftsatz. Clockodo unterscheidet live gestoppte und manuell nachgetragene Einträge und vermerkt nachträgliche Änderungen, sodass berechtigte Personen sie nachvollziehen können. So entsteht eine transparente und nachvollziehbare Zuordnung von Zeiten zu Mandanten, Akten und Leistungen.
Über abgestufte Zugriffsrollen legen Sie fest, wer Zeiten erfasst, Berichte einsieht oder Einstellungen verwaltet. So lassen sich Zugriffsrechte auf sensible Mandantendaten gezielt steuern. Im Berichtsbaukasten filtern Sie Zeiten nach Mandant, Projekt oder Zeitraum und exportieren geforderte Daten bei einer Prüfung als PDF oder CSV. Die Speicherung erfolgt DSGVO-konform auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland, inklusive Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Ob am Schreibtisch im Browser oder unterwegs per Smartphone-App auf dem Weg zum Gerichtstermin: Mit der Stoppuhr dokumentieren Ihre Mitarbeiter Zeiten genau dann, wenn die Leistung anfällt. Das reduziert nachträgliche Schätzungen und hilft dabei, abrechenbare Zeiten vollständig zu dokumentieren. Das nutzerbasierte Preismodell passt sich flexibel an Ihre Kanzleigröße an.
Testen Sie Clockodo jetzt 14 Tage lang kostenlos und erleben Sie, wie einfach sich Arbeits- und Projektzeiten im Kanzleialltag nachvollziehbar und strukturiert dokumentieren lassen.
Die Umstellung auf eine digitale Zeiterfassung ist einfacher, als viele Kanzleileitungen befürchten. Mit einem klaren Plan gelingt der Wechsel reibungslos.
Analysieren Sie zunächst, wie Zeiten derzeit erfasst werden. Wo kommen noch Tabellen zum Einsatz? Welche manuellen Schritte sind nötig, bis eine Rechnung geschrieben wird? Identifizieren Sie die Engpässe und Compliance-Risiken in Ihren aktuellen Abläufen, bevor Sie eine neue digitale Arbeitszeiterfassung auswählen.
Planen Sie die Einführung einer Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen? Damit der Prozess reibungslos abläuft und Sie keine wichtigen Schritte übersehen, haben wir eine praktische Checkliste für Sie erstellt. Diese hilft Ihnen nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, die vielfältigen Vorteile einer genauen Zeiterfassung zu nutzen.
Bevor Sie das neue System im Team ausrollen, legen Sie eine saubere Struktur an. Definieren Sie Ihre Mandanten, legen Sie darunter spezifische Projekte oder Akten an und bestimmen Sie die typischen Leistungsarten wie Beratung, Recherche oder Buchhaltung. Eine gute Vorbereitung erspart später langes Suchen.
Software ist nur so gut wie die Menschen, die sie bedienen. Schulen Sie Ihr Team nach der Einführung und zeigen Sie auf, warum die Live-Erfassung der Kanzlei hilft und zugleich den eigenen Stress am Monatsende reduziert. Wenn das Team erkennt, wie viel Zeit es durch die einfache Handhabung spart, wird die neue Lösung schnell akzeptiert.
Soweit Projektzeiten steuerlich relevante Aufzeichnungen darstellen, müssen bei ihrer Verarbeitung und Aufbewahrung die Anforderungen der GoBD berücksichtigt werden. Dazu zählen insbesondere Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, zeitgerechte Erfassung und Unveränderbarkeit. Einfache Excel- und Papierprozesse können bei diesen Anforderungen schnell an Grenzen stoßen. Eine digitale Lösung erleichtert es, Zeiten strukturiert zu erfassen und Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Clockodo unterstützt Kanzleien dabei, Arbeitszeiten und mandantenbezogene Projektzeiten zentral in einem System zu erfassen.
Zusammengefasst:
Soweit Arbeits- oder Projektzeiten steuerlich relevante Aufzeichnungen darstellen, müssen bei ihrer Verarbeitung und Aufbewahrung die Anforderungen der GoBD berücksichtigt werden. Dazu zählen insbesondere Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, zeitgerechte Erfassung und Unveränderbarkeit. Nachträgliche Änderungen sollten nachvollziehbar bleiben, sodass der Zusammenhang zwischen erfassten Leistungen und der Rechnungsstellung dokumentiert werden kann.
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