Viele Architekten und Ingenieure kennen das Problem aus dem Alltag: Drei Bauprojekte laufen parallel, Zeiten wurden am Ende der Woche aus dem Kopf eingetragen, und niemand weiß mehr genau, welche Stunden zu welcher Leistungsphase gehören. Die Folge sind nachträgliches Sortieren, fehlende Transparenz je Phase und im schlimmsten Fall eine Honorarabrechnung, die sich nicht sauber belegen lässt.
Dabei ist das Problem selten fehlende Disziplin, sondern fehlende Struktur. Die HOAI-Leistungsphasen geben diese Struktur bereits vor, von der Grundlagenermittlung bis zur Objektbetreuung. Wer sein Projekt von Anfang an sauber entlang dieser neun Phasen aufsetzt, vermeidet nachträgliches Sortieren, gewinnt Transparenz und hat eine belastbare Grundlage für jede Honorarabrechnung.
Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) gliedert jeden Planungsprozess in neun klar definierte Leistungsphasen, die den gesamten Projektzyklus vom ersten Gespräch mit dem Bauherrn bis zur Übergabe abbilden.
Leistungsphase 1 – Grundlagenermittlung: Erfassung der Aufgabenstellung, Wünsche und Bedürfnisse des Bauherrn, Ermittlung des Kostenrahmens
Leistungsphase 2 – Vorplanung: Erarbeitung eines Planungskonzepts, Kostenschätzung, Klärung der Genehmigungsfähigkeit
Leistungsphase 3 – Entwurfsplanung: Ausarbeitung des Entwurfs, Kostenberechnung, Koordination der Fachplaner
Leistungsphase 4 – Genehmigungsplanung: Erstellung der Planungsunterlagen, Beschreibungen und Berechnungen für Genehmigungen
Leistungsphase 5 – Ausführungsplanung: Erstellung aller für die Umsetzung notwendigen Pläne und Details
Leistungsphase 6 – Vorbereitung der Vergabe: Aufstellen von Leistungsbeschreibungen und Kostenanschlägen
Leistungsphase 7 – Mitwirkung bei der Vergabe: Einholen und Prüfen von Angeboten, Vergabevorschläge
Leistungsphase 8 – Objektüberwachung: Überwachung der Durchführung auf der Baustelle, Koordination, Dokumentation
Leistungsphase 9 – Objektbetreuung: Übergabe, Dokumentation und Beseitigung von Mängeln nach Abschluss
Der Einstieg in Clockodo erfolgt über den Bereich „Grunddaten“. Dort legen Sie die gesamte Projektstruktur an, bevor die erste Stunde gebucht wird.
Der Einstieg erfolgt im Bereich „Grunddaten“. Legen Sie dort zunächst den Kunden an, also den Bauherrn oder Auftraggeber. Anschließend richten Sie für diesen Kunden ein Projekt ein, „Neubau Wohnhaus Musterstraße“. Dieses Projekt bildet den übergeordneten Rahmen für alle weiteren Schritte.
Innerhalb des Projekts legen Sie für jede beauftragte Leistungsphase ein eigenes Unterprojekt an, von der Grundlagenermittlung bis zur Objektbetreuung. Jede Leistungsphase erscheint so als eigener Abschnitt im Projekt und lässt sich separat auswerten.
Definieren Sie für jedes Unterprojekt ein Budget. In Clockodo können Sie dabei wählen, ob das Budget zeit- oder geldbasiert ist. Leiten Sie den Wert aus dem kalkulierten Honoraranteil der jeweiligen Leistungsphase ab. Legen Sie außerdem typische Leistungen an, zum Beispiel Bauleitung, Kostenschätzung oder Entwurf, und hinterlegen Sie die zugehörigen Stundensätze für Kunden, Projekte und einzelne Leistungen.
Bei der täglichen Arbeit buchen Sie Zeiten direkt auf die passenden Elemente. Jede Zeitbuchung enthält den zugehörigen Kunden, das Projekt, die Leistungsphase als Unterprojekt und die passende Leistung. Eine kurze Beschreibung ergänzt die Buchung, wenn ein Arbeitsschritt genauer dokumentiert werden soll, zum Beispiel „Abstimmungsgespräch mit Fachplaner zur Entwurfsplanung“.
Im „Projektbericht“ oder im „Baukasten für Berichte“ sehen Sie jederzeit, wie viele Ressourcen ein Projekt bereits verbraucht hat. Sie erkennen auf einen Blick, welche Leistungsphasen im Budget bleiben und wo der Aufwand steigt. So können Sie frühzeitig gegensteuern, bevor eine Phase wie die Genehmigungsplanung oder die Vorbereitung der Vergabe das kalkulierte Budget überschreitet.
Mehr dazu, wie Sie Kostenüberschreitungen frühzeitig erkennen, lesen Sie in unserem Ratgeber zur Projektüberschreitung im Bau.
Mit Clockodo richten Architekten und Ingenieure ihre Projekte entlang der neun HOAI Leistungsphasen ein. Zeiten werden direkt auf die passende Phase gebucht, Budgets bleiben sichtbar und der Projektfortschritt ist jederzeit nachvollziehbar. So entsteht eine sichere Grundlage für Honorarabrechnung, Projektcontrolling und Nachträge.
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Digitale Zeiterfassung erleichtert Architekturbüros die Projektsteuerung deutlich. Mit Clockodo erfassen Sie Zeiten direkt auf Leistungsphasen, behalten den Überblick über Projektaufwände und schaffen eine belastbare Grundlage für Honorarabrechnung und Nachträge.
Wenn Sie Zeiten direkt auf die richtige Leistungsphase buchen, sparen Sie sich das regelmäßige Nachsortieren. Gerade in Architekturbüros mit mehreren parallelen Bauprojekten summiert sich dieser Aufwand schnell auf mehrere Stunden im Monat. Mit Clockodo entsteht die Dokumentation im laufenden Prozess, nicht hinterher.
Die Auswertungen in Clockodo zeigen exakt, wie viele Stunden je Leistungsphase aufgewendet wurden. Das ist nicht nur für die interne Kostenkontrolle wertvoll, sondern auch für die Kalkulation zukünftiger Projekte. Wenn Sie wissen, dass Leistungsphase 4 im Schnitt 15 Prozent mehr Zeit kostet als geplant, können Sie Ihre Angebote realistischer gestalten.
Wenn der Bauherr nachträgliche Änderungen wünscht oder unvorhergesehene Herausforderungen auftreten, können Sie den Mehraufwand mit Clockodo präzise belegen. Das macht die Argumentation für zusätzliche Honorarleistungen deutlich einfacher und professioneller.
Die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung sind in den letzten Jahren gestiegen. Clockodo erfüllt diese Anforderungen und liefert gleichzeitig die Daten, die Sie für eine nachvollziehbare Honorarabrechnung nach HOAI benötigen. Sie dokumentieren Arbeitszeiten rechtssicher und gewinnen dabei wertvolle Grundlagen für das Projektmanagement.
Mehr darüber, wie Clockodo speziell für Architekten und Ingenieure funktioniert, erfahren Sie auf unserer Branchenseite zur Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure.
Digitale Tools wie Clockodo sichern Budgets und Zeiten, weil sie Transparenz in Echtzeit liefern. Kein Warten bis zum Projektabschluss, kein böses Erwachen bei der Abrechnung. Stattdessen haben Sie jederzeit den Überblick darüber, welche Leistungsphase wie viel des kalkulierten Honorars bereits aufgebraucht hat und wo Handlungsbedarf besteht.
Ein HOAI-Projekt in Clockodo einzurichten ist einfacher, als viele denken. Das Prinzip ist klar: Kunden und Projekt im Bereich „Grunddaten“ anlegen, die neun HOAI-Leistungsphasen als Unterprojekte strukturieren, Budgets hinterlegen und von Beginn an konsequent auf die richtige Phase buchen.
Sie legen in Clockodo ein Hauptprojekt für Ihr Bauvorhaben an und erstellen für jede Leistungsphase ein Unterprojekt, zum Beispiel „LPH 1 – Grundlagenermittlung“ bis „LPH 9 – Objektbetreuung“. Alle Zeiten werden direkt auf das jeweilige Unterprojekt gebucht. So entstehen saubere Auswertungen je Phase, ohne nachträgliches Sortieren.
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