Unterprojekte für eine präzisere Projektsteuerung

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, in Clockodo Unterprojekte anzulegen! Damit gestalten Sie Ihre Projektorganisation noch flexibler.

Zum Start bietet das neue Feature grundlegende Funktionen, die schon jetzt mehr Struktur und Übersicht ermöglichen. Vermissen Sie noch eine Funktion? Wir arbeiten bereits daran, den Funktionsumfang zu erweitern und Ihnen in Zukunft noch mehr Möglichkeiten zur Verfügung zu stellen.

Unterprojekte anlegen: So geht’s

Im Bereich Projektberichte klicken Sie auf ein Projekt und legen direkt Unterprojekte an. Die Ansicht passt sich dabei an den Status Ihres Projekts an:

  • Keine Zeiteinträge vorhanden: Ein Vorschlag mit entsprechendem Button für das Anlegen von Unterprojekten wird direkt angezeigt.
  • Zeiteinträge vorhanden: Die bestehenden Zeiteinträge werden in einer Liste angezeigt. Mithilfe des blauen Plus-Buttons auf der rechten Seite haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, Unterprojekte anzulegen.

Wichtig: Sobald Sie Unterprojekte angelegt haben, sind Zeiteinträge nur noch auf diese möglich. Buchungen auf das Hauptprojekt können Sie nicht mehr vornehmen.

Gleiches gilt für Pauschaleinträge: Sobald Sie ein Unterprojekt angelegt haben, können Sie Pauschaleinträge nur noch auf dieses buchen – nicht mehr auf das Hauptprojekt.

Unterprojekte auflösen

In der Übersicht der Unterprojekte haben Sie außerdem die Möglichkeit, mit dem entsprechenden Button bestehende Unterprojekte wieder aufzulösen. Dann werden alle Zeiteinträge und Pauschalen automatisch in das Hauptprojekt verschoben.  

Wichtig: Die Unterprojekte mitsamt deren Budgeteinstellungen werden allerdings dabei gelöscht. Diesen Vorgang können Sie nicht rückgängig machen.

Übersicht der Unterprojekte

Budgets individuell festlegen

Wenn Sie für das Hauptprojekt grundsätzlich die Budget-Funktion aktiviert haben, können Sie auch für Unterprojekte eigene Budgets festlegen. Dabei gelten folgende Regeln:

  • Alle Unterprojekte eines Hauptprojekts nutzen denselben Budgettyp (z. B. harte oder weiche Budgets, dieselbe Einheit wie Euro oder Stunden). Den Budgettyp legen Sie bereits in der Anlage des Hauptprojekts fest.
  • Diese Vorgaben erfolgen auf der Ebene des Hauptprojekts und werden im Formular zur Erstellung eines Projekts bereits abgefragt.
  • Um ein Budget festzulegen, stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie wählen daraus im Projektformular:
    • Festgelegte Summe im Projekt: Das Budget des Hauptprojekts setzt eine Obergrenze. Unterprojekte überschreiten diese in Summe nicht.
    • Summierte Budgets: Das Budget des Hauptprojekts errechnet sich aus der Summe der Budgets der Unterprojekte.
Budget im Hauptprojekt festlegen und so Währung des Budgets im Unterprojekt festlegen

Unterprojekte mit Ihrem Feedback weiterentwickeln

Wir sind uns bewusst, dass die aktuelle Umsetzung der Unterprojekte möglicherweise noch nicht nahtlos mit Ihren Workflows harmoniert. Deshalb möchten wir gemeinsam mit Ihrem Feedback sicherstellen, dass sich die Unterprojekte optimal in Ihre Prozesse integrieren lassen. Wir laden Sie herzlich ein, uns Ihre Rückmeldungen mitzuteilen. Damit wir Ihren Bedarf möglichst genau verstehen, buchen Sie gerne einen Termin mit unserem Customer Success-Team.

Derzeit arbeiten wir intensiv daran, die Unterprojekte vollständig über unseren Baukasten für Berichte auswertbar und bearbeitbar zu machen.

Kommentare

Qturn GmbH | Nick

Wow! Was eine Neuerung! #hyped Vielen Dank Clockodo für die super Neuerung <3

Maximilian Franke

Vielen Dank für das gute Feedback!

Frank Simmering

Eine tolle und wichtige Funktion, auf die wir schon lange gewartet haben. Etwas problematisch finde ich es, dass man nur noch auf die Unterprojekte und gar nicht auf das Hauptprojekt buchen kann. Bei uns gibt es häufig Tätigkeiten, die mehrere Unterprojekte gleichzeitig betreffen (z.B. Besprechungen, Recherche, etc.)
Außerdem wäre es gut, wenn man einfacher (also im Projektbericht) Stunden von einem Unterprojekt in ein anderes umbuchen könnte.

Tim Weber

Das sehe ich ganz genau so. Es ist m.E. Schon wichtig auch das "Hauptprojekt" zeitlich erfassen zu können.

Gerhard Adamovich

Auf das Hauptprojekt weiterhin buchen zu koennen, dem schliesse ich mich auch an. Es ist ja auch moeglich, auf den Kunden zu buchen, wenn Projekte vorhanden sind. Wobei ich diese Funktion nicht wirklich nachvollziehbar finde. Aus meiner Sicht gerne umgekehrt.

Thomas Malek

Vielen Dank für Ihr Feedback! Rückmeldungen wie Ihre sind für uns äußerst wertvoll, um die Software weiterzuentwickeln.


Wir verstehen, dass es immer wieder Projektzeiten gibt, die keinem spezifischen Unterprojekt zugeordnet werden können. Unsere aktuelle Empfehlung ist, in solchen Fällen ein separates Unterprojekt zu erstellen, das beispielsweise „Verschiedenes“ genannt werden könnte. So können alle nicht zuordenbaren Zeiten übersichtlich gesammelt und verwaltet werden.


Eine Funktion, die es ermöglichen würde, Zeiten sowohl direkt einem Hauptprojekt als auch den Unterprojekten zuzuweisen, würde diese Zeiten vermutlich automatisch einer Kategorie wie „Zeiten ohne Unterprojekt“ oder „Verschiedenes“ zuordnen. Diese Art der automatisierten Kategorisierung hilft uns unter anderem dabei, im Baukasten für Berichte eine ausreichend differenzierbare Auswertungsmöglichkeit zu gewährleisten. Gleichzeitig gibt es jedoch auch Kunden, die nicht direkt auf das Hauptprojekt buchen möchten, um bei bestimmten Projekten die Zeiterfassung eindeutiger zu gestalten.


Aus diesem Grund haben wir uns vorerst bewusst für die einfachere und flexiblere Lösung entschieden: die Möglichkeit, bei Bedarf ein zusätzliches Unterprojekt zu erstellen. So können unterschiedliche Anforderungen abgedeckt werden, ohne die Konfiguration für andere Anwendungsfälle unnötig zu verkomplizieren.


Wir hoffen, dass Ihnen dieser Ansatz weiterhilft, und freuen uns jederzeit über weitere Rückmeldungen oder Vorschläge!

Adrian Probst

YEAH! Darauf haben wir lange gewartet :-) Vielen Dank für das Release - ich werde gleich testen!

Thomas Malek

Super, das freut uns!

NR Consulting

Ich bin Unternehmensberater mit Fokus auf ERP Implementierungen. Dieses neue Feature werden ich auf jeden Fall für meine aktuellen Projekte ausprobieren. Vielen Dank für diese Neuerung.

Thomas Malek

Hallo!

Viel Spaß beim Testen! Wenn sich Fragen ergeben oder Sie ein Feedback für uns haben, kontaktieren Sie einfach den Support.

Jérôme Bernhard

Auf diese Funktion haben wir seit langem gewartet, danke!
Was jetzt noch fehlt ist eine einfache Möglichkeit, mehrere Einträge einem beliebigen Unterprojekt zu zuordnen. Ich hoffe, das wird möglich sein, sobald die Unterprojekte im Baukasten implementiert sind.

Thomas Malek

Hallo Herr Bernhard,

 

mit dem ergänzten Baukasten wird es möglich sein, ganze Gruppen von Zeiteinträgen in ein Unterprojekt zu verschieben. Sie kennen das Prinzip des Baukastens: Wenn Gruppen von Zeiteinträgen bearbeitet werden, können immer genau die Details angepasst werden, nach denen im Baukasten gefiltert oder gruppiert wurde.


Dasselbe gilt auch für Unterprojekte. Sobald Sie zukünftig nach Unterprojekten gruppieren, lassen sich Zeiten, die bisher einem anderen Projekt oder Unterprojekt zugeordnet waren, schnell und einfach verschieben.


Für mehrere beliebige Zeiteinträge, die nicht auf Basis von Projekten oder Unterprojekten gefiltert oder gruppiert werden können, haben wir aktuell leider noch keine Lösung. Wir hoffen jedoch, dass Sie mit den bestehenden Werkzeugen vorerst gut arbeiten können.

Vera Vogt

Super Funktion!

Mir fehlt auch noch die Filtermöglichkeit bzw. Darstellung nach Unterprojekten im Baukasten oder alternativ beim Export über die Projektberichte ebenfalls für das Unterprojekt eine csv generieren zu können.

Danke für die stetige Weiterentwicklung!

Thomas Malek

Hallo Frau Vogt,


in Zukunft werden die Unterprojekte auch um die Gruppierung und Filterung im Baukasten für Berichte ergänzt. Hier haben Sie dann die Möglichkeit, Ihre Zeiten noch individueller auszuwerten, wie Sie es bereits von der Auswertung der Kunden und Projekte kennen.


Aktuell werden die Zeiteinträge der Unterprojekte im CSV-Export dem Hauptprojekt zugeordnet. Ihren Wunsch, die Unterprojekte im CSV-Export aufzuführen und damit erkennbar zu machen, nehme ich in unserem Ideencenter auf.

Urs Blickenstorfer

Super neues Feature - sehr wichtig für uns! Jetzt bitte schnellstmöglich Unterprojekte auch in den Berichtsbaukasten übernehmen, dann ist es richtig gut. Danke!

Thomas Malek

Hallo Herr Blickenstorfer,


wir arbeiten bereits daran, die Unterprojekte zukünftig auch im Baukasten für Berichte für individuelle Auswertungen zu integrieren. Hierzu gehören zum Beispiel die Gruppierung und die Filterung der Unterprojekte. Damit werten Sie Ihre Zeiten noch genauer aus.

Regina

Wir freuen uns riesig über diese Funktion, wir warten darauf seit wir clockodo eingeführt haben :D

Allerdings wäre es sehr wichtig die Unterprojekte auch im Baukasten verfügbar zu haben, da wir anhand dessen unsere Rechnungen erstellen. Ausserdem wäre uns sehr wichtig die Unterprojekte auch als csv importieren zu können. Könnt ihr sagen wann diese Funktionen verfügbar sein werden?

Maximilian Franke

Es freut uns zu hören, dass Sie sich über diese Funktion freuen. Die Abbildung der Unterprojekte im Baukasten wird zukünftig folgen, ebenso wie die Möglichkeit, Unterprojekte per CSV zu importieren. Ein konkretes Datum für die Umsetzung dieser Funktionen können wir aktuell noch nicht nennen, aber wir halten Sie gerne auf dem Laufenden.

Cristina

Vielen Dank für diese neue Funktion.
Sie ist für unser Unternehmen sehr nützlich und wir sind gespannt darauf, sie zu testen.
Wir würden gerne eine Benachrichtigung erhalten, wenn das Stundenbudget fast aufgebraucht ist.

Thomas Malek

Freut uns, dass Ihnen die neue Funktion gefällt.


Ihren Wunsch, eine Benachrichtigung kurz vor der Erreichung des Projektbudgets zu erhalten, habe ich in unserem Ideencenter aufgenommen. Sobald es hierzu etwas Neues gibt, erfahren Sie von uns davon.

Florian

Wie kann ich denn mit der Stoppuhr das Unterprojekt anwählen. Immer wenn ich das Hauptprojekt anwähle kommt direkt die Auswahl der Tätigkeit. Am Ende kommt ein Fehler ich hätte kein Unterprojekt ausgewählt.

Thomas Malek

Den Fall schauen wir uns am besten gemeinsam an. Kontaktieren Sie dafür einfach unseren Support. Sie erreichen uns telefonisch unter +492303 6766878 oder via mail: support@clockodo.com

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