Projektbudgets im Blick
Behalten Sie mühelos den Überblick über Ihre Budgets in der Projektzeiterfassung: Die neue Benachrichtigung für Budgetfortschritt informiert Sie, sobald wichtige Grenzwerte erreicht sind.
Sie erhalten automatisch eine E-Mail, sobald das Budget eines Projekts oder Unterprojekts einen definierten In-App Schwellenwert erreicht. Standardmäßig liegen diese Werte bei 80 % und 100 % des geplanten Budgets. Die Meldung erfolgt bei Erreichen der Schwelle, damit Sie sofort reagieren können. So erkennen Sie frühzeitig, ob sich ein Projekt im Kostenrahmen bewegt oder ob Handlungsbedarf besteht.
Das neue Feature steht Ihnen bei Buchung des Pro-Plus-Pakets zur Verfügung.
Budgetfortschritt klar visualisiert
Im Projektbericht zeigt ein Budgetbalken die gesetzten Schwellenwerte an. Zusätzlich zu den Standardwerten können Sie weitere Schwellen festlegen, um die Warnungen exakt an Ihre Anforderungen anzupassen.
Die E-Mail-Benachrichtigung enthält den aktuellen Budgetstand und einen direkten Link zum Projekt – ein Klick führt Sie zu allen Details.
So aktivieren Sie die Budgetwarnungen
- Projekt anlegen oder bearbeiten
- Budget festlegen
- Schwellenwerte eintragen – Standard oder individuell
- Speichern und Sie erhalten die Warnungen ab sofort.
Wer erhält die Benachrichtigungen?
Alle Personen, die zum Zeitpunkt der Aktivierung der Budgetwarnung für ein Projekt oder Unterprojekt Projektberichtsrechte besitzen, erhalten automatisch Budgetwarnungen. Nachträglich Berechtigte aktivieren sie selbst über die Glocke in der Projektübersicht.
Budgetwarnungen verwalten
In den persönlichen Einstellungen unter „Meine Daten” schalten Sie die Budgetwarnung für künftig angelegte Projekte aus. Bereits bestehende Projekte senden Ihnen weiterhin Benachrichtigungen. Um diese ebenfalls zu deaktivieren, öffnen Sie das jeweilige Projekt und klicken auf die Glocke.
Während ich den Vorteil von absoluten Schwellwerten sehe, wäre es noch besser, wenn ich feststelle, dass nach 30% der Zeit schon 35% des Budgets verbraucht wurden. Nach 90% der Zeit ist in unseren Projekten der Schwellwert von 80% zum Beispiel nicht mehr kritisch.
Diese lineare Betrachtung ist noch immer nicht perfekt. Die Arbeiten werden nicht unbedingt linear abgearbeitet (z.B. aufgrund von Ferien).
Vorschlag: bei der Prozentzahl für das benutzte Budget, könnte die Prozentzahl der verstrichenen Zeit angezeigt werden. Dann könnte ich das visuell super einfach vergleichen.
Als Verbesserung könnte man eine Warnung bei einer Abweichung von mehr als x Prozent zwischen Zeit und Budget umsetzen.
Danke für das detaillierte Feedback. Das nehmen wir so gerne mal auf und schauen uns das mal an.
vielen Dank für die Neuerung.
Wir wären über eine Budgetübersicht auch erfreut, haben aber einen etwas anderen Bedarf. Wir haben ein Stundenbudget, aber nur für eine bestimmte Leistung (z.B. "Einsatzzeit").
Nach der derzeitigen Lösung würden aber auch andere Leistungen, z.B. "Fahrtzeit" im Stundenbudget einbezogen. Diese stellen wir aber extra in Rechnung und sind für uns nicht Teil des Stundenbudgets.
Vielleicht könnte man noch einen Filter einbauen, in dem man definieren kann, welche Leistungen mit einbezogen werden sollen. Per Abhaken, ähnlich bei den Berechtigungen.
Uns ist bewusst, dass es auch Pauschalleistungen gibt, welche für uns im Bereich der Fahrtzeiten und Fahrtstrecken pauschaliert denkbar wären. Diese sind allerdings für uns bisher nicht nutzbar gewesen. U.a. weil diese je nach Projekt unterschiedlich sind und insbesondere, weil Angestellte die Preise dort sehen konnten.
Viele Grüße
Hallo Wilhelm,
danke für das ausführliche Feedback. Den Funktionswunsch, nur bestimmte Leistungen bei einem Stundenbudget zu berücksichtigen, nehme ich in unserem Ideencenter auf.
Mir fallen aber auch weitere Lösungsansätze ein, die ich gerne mit Ihnen diskutieren möchte. Der gewünschte Eintrag kann zum Beispiel als "nicht abrechenbar" markiert werden. Bei einem persönlichen Austausch kann ich Ihren Bedarf noch genauer nachvollziehen.
Schreiben Sie uns gerne an support@clockodo.com oder rufen Sie uns an +49 2303 - 6766878.
Ich würde gerne Projekte / Unterprojekte an sich nutzen, kann das aber mit den aktuellen Prozessen in Clockodo nicht. In den Stundensatzregeln kann man nur Stundensätze für Oberprojekte festlegen. Wir haben den Anwendungsfall, dass wir mehrere Softwareprodukte für einen Kunden betreiben. Für jedes Produkt gibt es individuelle Verträge mit mehreren Leistungen, z.B. gibt es für Produkt A die Leistungen Support, Wartung und Entwicklung. Jede Leistung hat ihr eigenes Budget und eigenen Stundensatz.
Das geht auch in die Richtung, die Wilhelm im vorherigen Post genannt hat. Für Fahrtzeiten hätten wir ein weiteres Unterprojekt angelegt mit dem entsprechenden Stundensatz.
Insofern kann ich auch dieses Feature mit den Warnungen nicht nutzen, weil ich Projekte an sich nicht nutzen kann.
Hallo Uli,
vielleicht hilft dir das weiter: In Kürze kannst du Unterprojekte auf bestimmte Leistungen einschränken – auf Wunsch auch auf genau eine. Leistungen kannst du in Clockodo Stundensätze zuordnen.
Wäre das eine Lösung für dich?