it-agile GmbH
Urs Reupke spricht mit Katharina von Clockodo über die Transformation von komplexer Zeiterfassung hin zu einer effizienten, cloudbasierten Lösung, die Zeit spart und Transparenz schafft.
Mein Name ist Urs Reupke und ich arbeite seit 2012 bei it-agile als Trainer, Berater und Coach. In dieser Zeit habe ich einige interne Funktionen bekleidet: Ich war Datenschutzbeauftragter, habe die Vertriebs- und Einsatzplanung gestaltet und die Geschäftsführung als Prokurist unterstützt. Zudem war ich für die Weiterentwicklung unserer Kollegen und die Gestaltung der Gehaltsstruktur verantwortlich. Mittlerweile berate ich zu Fragen von Strategie, Führung und Produktgestaltung mit einem Schwerpunkt auf Strategieentwicklung mit OKR, vertrete it-agile auf Messen und Veranstaltungen als Sprecher und unterstütze interne Funktionen auf Anfrage.
Wir sind eine mittelständische Beratung für Unternehmensstrategie und Prozessverbesserung. Wir helfen Unternehmen in ganz Deutschland, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und ihre Strukturen zu optimieren. Dabei ist es uns besonders wichtig, dass wir unsere eigenen Prozesse ständig verbessern, um auch unseren Kunden immer die besten Lösungen anbieten zu können.
Vor der Einführung von Clockodo haben wir eine selbst entwickelte Django-Lösung zur Zeiterfassung genutzt. Doch diese Lösung erfüllte nicht mehr die Anforderungen, vor allem in Bezug auf Datenschutz. Wir brauchten eine professionelle, DSGVO-konforme Lösung. Da kam Clockodo ins Spiel, und wir haben schnell festgestellt, dass es nicht nur Datenschutz bietet, sondern auch viele weitere Vorteile, die wir zuvor nicht erwartet hatten.
Die Stundentafel ist für uns ein echter Gewinn, sie macht die Zeiterfassung einfach und nachvollziehbar.
Seit 2012 ist Urs Reupke bei it-agile als Trainer, Berater und Coach tätig. Die Beratung hilft Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und ihre Strukturen effizienter zu gestalten. Mit dem Ziel, immer auf dem neuesten Stand der Methodik zu arbeiten, setzt it-agile auf digitale Lösungen wie die Zeiterfassung von Clockodo, um interne Abläufe zu automatisieren und schnell auf wichtige Kennzahlen zugreifen zu können. Durch die Integration von Billomat in die Zeiterfassungslösung wird der gesamte Rechnungsprozess deutlich vereinfacht und sorgt für mehr Transparenz bei der Budget- und Kostenkontrolle für Kunden.
Geschäftsführer: Sven Günther und Claudia Reitenbach
Branche: Unternehmensberatung
Standort: Hamburg
Mitarbeiter: 42
Gründung: 2005
Clockodo-Nutzung seit: 2021
https://www.it-agile.de/
Mit der offenen API von Clockodo und der Integration von Billomat hat it-agile seine internen Prozesse optimiert. Die digitale Zeiterfassung bietet dem Team nicht nur mehr Transparenz bei der Projektarbeit, sondern ermöglicht auch eine präzise Kontrolle über Budgets und Kosten. Dank der nahtlosen Verbindung zwischen den Systemen können wichtige Kennzahlen und Auswertungen in Echtzeit eingesehen werden – effizient und benutzerfreundlich.
Vorher haben wir alles mit dieser selbstgebauten Lösung verwaltet. Die Daten mussten manuell gepflegt werden, und das Reporting war wirklich umständlich. Es gab keine einfache Möglichkeit, die Daten auszuwerten, und es war auch keine Anbindung an andere Systeme wie die Buchhaltung vorhanden. Das war einer der größten Nachteile, die uns immer wieder Zeit und Energie gekostet haben.
Ich habe damals einfach nach DSGVO-kompatiblen Zeiterfassungswerkzeugen gesucht und bin so auf Clockodo gestoßen. Es gab natürlich auch andere Anbieter, aber die Funktionalitäten und die einfache Handhabung von Clockodo haben uns überzeugt. Besonders die Integration in unsere bestehenden Systeme und die übersichtliche Bedienoberfläche waren entscheidend.
Natürlich gab es die eine oder andere Sorge. Insbesondere wollten wir sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter mit dem neuen System gut zurechtkommen und dass die Umstellung nicht zu kompliziert wird. Aber insgesamt war die Einführung relativ unkompliziert. Das Customer Success-Team von Clockodo hat uns dabei hervorragend unterstützt und geholfen, dass alle schnell in das neue System hineinfinden.
Mit Clockodo hat sich unser Arbeitsalltag deutlich vereinfacht. Besonders wichtig ist für uns, dass wir jetzt schnell und unkompliziert neue Kunden und Projekte anlegen können. Sobald ein Projekt gestartet wird, reicht eine kurze Mail an unser Backoffice-Team, und in wenigen Minuten sind alle nötigen Daten eingetragen und das Projekt kann bearbeitet werden. Das funktioniert mit nur wenigen Klicks, und wir haben alles, was wir brauchen sofort übersichtlich auf einen Blick. Diese schnelle und einfache Handhabung hat den gesamten Prozess deutlich effizienter gemacht.
Die Stundentafel ist definitiv eine der wichtigsten Funktionen für uns. Sie macht die Zeiterfassung super einfach und visuell nachvollziehbar. Auch die Möglichkeit, Pauschalen und Budgets zu verwalten, ist für uns wichtig, da wir viele Workshops mit Festpreismodellen anbieten. Der Berichtsbaukasten hat sich ebenfalls als unglaublich nützlich erwiesen. Damit können wir sehr schnell und flexibel Auswertungen erstellen, die uns helfen, unsere Prozesse noch weiter zu optimieren.
Clockodo
Arbeitszeiterfassung
Projektzeiterfassung
Berichte/Projektcontrolling
Interne Mitarbeiter
Abwesenheiten
API-Schnittstelle für weitere Auswertung
Billomat
Angebotserstellung
Rechnungsstellung
Ja, ein ganz konkretes Beispiel ist die Einsicht in die Verteilung von Kundenarbeit und internen Tätigkeiten. Mit den Daten aus Clockodo konnten wir feststellen, welche Bereiche besonders viel Zeit in Anspruch nehmen, und haben daraufhin angefangen, unsere Prozesse anzupassen. Ohne diese Transparenz hätten wir diese Effizienzpotenziale nie erkannt.
Es hat uns sehr geholfen, die Effizienz in den verschiedenen Bereichen zu verbessern. Besonders die Übersicht über verbrauchte Budgets und geleistete Stunden ist für uns sehr wertvoll. Wir haben es geschafft, unsere internen Prozesse deutlich schneller und transparenter zu gestalten. Die Auswertungen ermöglichen es uns, schneller auf Veränderungen zu reagieren und die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Wir würden Clockodo jedem empfehlen, der auf eine korrekte Zeiterfassung angewiesen ist. Besonders in der Beratung spart das Tool durch die Integrationen und Auswertungen enorm viel Zeit.
Ja, wir nutzen Clockodo in Kombination mit Billomat, unserer Abrechnungssoftware. Die Integration funktioniert nahtlos, und die erfassten Stunden aus Clockodo werden direkt in die Rechnungsstellung übernommen. Das vereinfacht unsere Buchhaltung enorm und sorgt dafür, dass alle Stunden korrekt erfasst und abgerechnet werden.
Ja, wir nutzen die offene API von Clockodo, um zusätzliche Anpassungen und Automatisierungen vorzunehmen. Zum Beispiel haben wir mit einfachen Skripten eine kleine Website erstellt, die uns hilft, Warnhinweise zu generieren, wenn bestimmte Vereinbarungen überschritten werden. So erhalten wir sofortige Benachrichtigungen, falls etwas nicht im geplanten Rahmen läuft – das verschafft uns zusätzliche Kontrolle und sorgt dafür, dass wir immer schnell reagieren können.
Wir würden Clockodo jedem empfehlen, der auf eine korrekte Zeiterfassung angewiesen ist, insbesondere in der Beratung. Es ist einfach zu bedienen, und die Möglichkeit, alles zu integrieren und automatisch auszuwerten, spart enorm viel Zeit. Auch für Solo-Selbständige ist es eine großartige Lösung, weil es ein kostenloses Angebot gibt.
Zuverlässig, zielorientiert und immer hilfsbereit.
Danke dir für das Interview, Urs!
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea
