In der Cloud sieht man mehr

Online Experience GmbH

Das Wichtigste war eine intuitive, funktionierende Software.

Alexander Wrobel spricht mit Katharina von clocko:do über den Weg von der Eventplanung über Vorträge und Veröffentlichungen bis hin zu einer Rundum-Online-Experience, bei der nur Grill und Bienenstock noch ohne Internet laufen.

Schön dich zu sprechen, Alexander. Möchtest du dich einmal vorstellen?

Danke, gerne. Ich bin Alexander Wrobel, Geschäftsführer der Agentur Online Experience. Wir sind 2005 als Event-Agentur gestartet und haben mehrere Bereiche bedient: ein mobiles Cocktailcatering, eine DJ Tätigkeit samt Technikvermittlung und im Anschluss ab 2006 dann die ersten größeren Partys. Dank uns gab es das erste Hagener Oktoberfest! Das Highlight aber war die Organisation der Landeskonferenz der Wirtschaftsjunioren Hagen/ EN – ein Großevent für mehr als 600 Führungskräfte aus ganz NRW.

Wie seid ihr von den Veranstaltungen zum Online-Marketing gekommen?

Wir haben uns mit der Vermarktung unserer Veranstaltungen auseinandergesetzt und in dem Bereich alles selbst gemacht. Dabei haben wir festgestellt, dass wir Online-Marketing lieben und die Erfahrung mit anderen teilen möchten. Das gemeinsame Erarbeiten von Konzepten und Strategien mit den Kunden macht genauso viel Spaß wie Veranstaltungen zu planen und ähnelt sich von der Arbeit her auch ein bisschen. Besonders stolz sind wir auf unsere zusätzlichen Leistungen neben dem Alltagsgeschäft: Wir halten Vorträge, geben Workshops und Schulungen, veröffentlichen Bücher und Artikel in Fach- und Verbandsmagazinen.

Und zur Online-Erfahrung gehört auch eine Online-Zeiterfassung?

Genau. Vorher hatten wir eigens erstellte Tabellen, eine für die Arbeitszeit und eine für die Projektzeiten. Das hat ganz gut funktioniert, aber wir brauchten irgendwann einen besseren Überblick. Wir haben uns gefragt, wie viel wir eigentlich insgesamt gearbeitet haben. Es war klar: Zu uns passt nur noch ein digitales Tool in der Cloud, wo alle Daten zusammenfließen. Dieses sollte aber trotzdem einfach und intuitiv zu bedienen sein. Wir brauchen nicht tausende Möglichkeiten, sondern wichtige Features, die funktionieren.

Uns hat die Transparenz gefehlt.
Alexander Wrobel von Online Experience

Digital soweit das Auge reicht: Bei Online Experience dreht sich alles um Online-Lösungen, sowohl im eigenen Portfolio als auch bei der Wahl der internen Tools. Alle Angestellten sind Experten in ihren Gebieten, von Social Media über Online-Marketing bis hin zu digitalem Personalmarketing. Die Zeiterfassung sollte dem Online-Anspruch in nichts nachstehen und in der Cloud agieren.

Geschäftsführer: Alexander Wrobel
Branche: Social-Media- & Online-Marketing, Digital Recruiting
Standort: Hagen
Mitarbeiter: 11
Gründung: 2005
clocko:do-Nutzung seit: 2019
www.onlineexperience.de

In a nutshell

Zu einer Online Experience passt ein digitales Tool in der Cloud am besten. Selbst erstellte Tabellen wurden daher in der Online-Marketing-Agentur durch clocko:do ersetzt und mit der neuen Software zog auch die Transparenz über die eigene Arbeit ein. Simpel und funktional, das waren die Voraussetzungen an die Zeiterfassung. Mit dem persönlichen Support obendrauf überzeugt clocko:do die Geschäftsführer nach wie vor.

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Wie konnte clocko:do euch überzeugen?

Eure Zeiterfassung ist simpel und funktional und hat gleichzeitig alle Funktionen, die man braucht. Wir können in den Berichten genau die Informationen finden, die uns in den Tabellen gefehlt haben. Am Anfang mussten wir uns daran gewöhnen, immer direkt in der Stempeluhr alles aufzunehmen. Aber jetzt ist clocko:do ein Selbstläufer, über den ich wenig drüberschauen muss. Das i-Tüpfelchen ist die Berücksichtigung des deutschen Arbeitszeitgesetzes und des hier geltenden Datenschutzes.

Was begeistert dich persönlich an clocko:do am meisten?

Alles in einem Abwasch zu machen. Wir hatten ja vorher eine Tabelle für die Arbeitszeiten und eine zweite für die Projektzeiten. clocko:do macht das gleichzeitig. Ich musste erst umdenken, aber dann habe ich verstanden, dass Arbeits- und Projektzeiten nicht zwei verschiedene Dinge sind, sondern in einer Software deckungsgleich aufgenommen werden können. Das spart Zeit und Aufwand. Außerdem ist es schön, dass clocko:do nicht so riesig ist. Durch den persönlichen Kontakt mit dem Support werden wir gehört und erhalten schnell und unkompliziert Unterstützung. Genau das ist auch die Philosophie unserer Agentur.

Das Wichtigste war eine intuitive, funktionierende Software.

Die Cloud-Experience verschafft euch jetzt den Überblick?

Auf jeden Fall. Weil wir die Arbeitszeiten und Projektzeiten gleichzeitig aufnehmen, lassen diese sich wunderbar vergleichen. Die unproduktiven Zeiten, die wir Kunden nicht in Rechnung stellen können, sind sofort sichtbar. Für die Arbeitszeiten ist eine Zeiterfassung auch rechtlich interessant. Wenn eine Prüfung stattfindet, kann ich sagen: „In clocko:do ist alles richtig und verbindlich drin.“

Wenn die Arbeitszeit dann um ist – wie verbringt ihr als Agentur eure Freizeit?

Wir haben unsere Räumlichkeiten extra gemütlich eingerichtet und dazu einen tollen Garten! Im Sommer grillen wir dort zum Beispiel gemeinsam. Und wir haben uns ein Bienenvolk ausgeliehen, das vor der Haustür steht. Das sind zwar sehr pflegeleichte Tiere, aber auch um den Stock muss man sich kümmern. Vom geselligen Beisammensein abgesehen hat jeder in der Agentur seinen eigenen Expertisebereich. In denen bilden wir uns weiter, halten Vorträge und schreiben Artikel. Einfach, weil es uns Spaß macht.

Danke dir für das Interview, Alexander!

© Fotos: Tom Schleicher

Online Experience Team

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