Mit dem Wachstum Schritt gehalten

Welche Rolle spielt Clockodo heute bei der Steuerung Ihrer Projekte?

Clockodo ist heute ein zentraler Bestandteil unserer täglichen Arbeit. Wir erfassen nicht nur Arbeitszeiten, sondern steuern darüber auch Projekte, Leistungen, Budgets und Abwesenheiten. 

Gerade bei einer Unternehmensgruppe unserer Größe ist es wichtig, jederzeit den Überblick zu behalten. Wir können schnell nachvollziehen, wie sich Projekte entwickeln, welche Budgets bereits genutzt wurden und wo Handlungsbedarf besteht. 

Besonders hilfreich sind dabei die verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten und die flexible Projektstruktur. 

Nutzen Sie Clockodo auch gemeinsam mit anderen Systemen?

Ja, wir arbeiten mit der Anbindung an Bexio für die Rechnungsstellung. 

Die Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten in Clockodo und die Daten können anschließend für die Abrechnung weiterverarbeitet werden. Dadurch entfallen viele manuelle Arbeitsschritte und die gesamte Rechnungsvorbereitung läuft deutlich strukturierter. 

Gerade bei unserem Wachstum wäre es kaum vorstellbar, diese Prozesse heute noch manuell abzubilden. 

Welche Bedeutung haben die Projektberichte für Ihre Arbeit?

Die Projektberichte sind für uns ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Viele Kunden möchten genau nachvollziehen können, welche Leistungen erbracht wurden und woran unsere Mitarbeiter gearbeitet haben. 

Deshalb legen wir großen Wert darauf, dass die Tätigkeiten sauber dokumentiert werden. Anschließend können wir die Projektberichte individuell an die Anforderungen des jeweiligen Kunden anpassen und gemeinsam mit der Rechnung versenden. 

Das sorgt für deutlich mehr Nachvollziehbarkeit und reduziert Rückfragen erheblich. 

Haben Sie ein Beispiel, wie Ihnen das im Alltag hilft?

Ja, insbesondere bei der Rechnungsstellung. Wenn die Zeiten und Tätigkeiten sauber erfasst sind, können wir dem Kunden genau aufzeigen, welche Leistungen erbracht wurden. 

Dadurch entsteht eine ganz andere Gesprächsgrundlage. Unsere Kunden sehen direkt, woran gearbeitet wurde und wie sich die aufgewendete Zeit zusammensetzt. 

Das schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass es deutlich seltener zu Rückfragen bei Rechnungen kommt. 

In unserer Unternehmensgröße wäre ein Arbeitsalltag ohne Zeiterfassungssystem gar nicht mehr möglich.

Wie kommen neue Mitarbeiter mit Clockodo zurecht?

Sehr gut. Die Bedienung ist intuitiv und verständlich, sodass neue Mitarbeiter normalerweise schnell damit arbeiten können. Man benötigt keine langen Schulungen, um die wichtigsten Funktionen zu verstehen. Das ist gerade bei einem wachsenden Unternehmen ein großer Vorteil. 

Natürlich muss man die Mitarbeiter dafür sensibilisieren, ihre Zeiten sauber und vollständig zu erfassen. Das ist aber kein Thema der Software, sondern eher eine Frage der Arbeitsweise. 

Die Rückmeldungen aus dem Team sind insgesamt sehr positiv, weil Clockodo einfach und benutzerfreundlich aufgebaut ist. 

Wem würden Sie Clockodo empfehlen?

Ich würde Clockodo vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen empfehlen, die ihre Projekte, Arbeitszeiten und Budgets professionell verwalten möchten. 

Gerade für Ingenieur- und Dienstleistungsunternehmen bietet das System viele Möglichkeiten, Projekte sauber abzubilden und die benötigten Informationen schnell verfügbar zu machen. 

Mit den Projekten, Unterprojekten, Leistungen und Budgets lassen sich auch komplexere Strukturen übersichtlich verwalten. Für Unternehmen, die projektbasiert arbeiten, ist das ein großer Vorteil. 

Würden Sie Clockodo also speziell anderen Ingenieur- oder Planungsbüros empfehlen?

Ja, auf jeden Fall. Gerade in unserer Branche ist es wichtig, Projekte detailliert abzubilden und jederzeit den Überblick über Leistungen, Budgets und Stunden zu behalten. 

Welche positiven Auswirkungen hat Clockodo insgesamt auf Ihr Unternehmen?

Clockodo ist für uns längst mehr als eine reine Zeiterfassung. 

Wir verwalten darüber Projekte, Budgets, Abwesenheiten und Auswertungen. Gleichzeitig bildet das System die Grundlage für unsere Rechnungsstellung und unterstützt uns dabei, den Überblick über die gesamte Unternehmensgruppe zu behalten. 

Wenn ich auf die letzten Jahre zurückblicke, hat sich vor allem gezeigt, dass Clockodo mit unseren Anforderungen mitgewachsen ist. Viele Funktionen, die wir heute nutzen, gab es bei unserer Einführung noch gar nicht oder wir haben sie damals noch nicht benötigt. 

Dadurch konnten wir unsere Prozesse Schritt für Schritt weiterentwickeln, ohne das System wechseln zu müssen. 

Gibt es etwas, das Sie abschließend noch hervorheben möchten?

Für mich persönlich ist vor allem der Support ein großer Pluspunkt. Gerade in den ersten Jahren hatte ich viele Fragen und habe entsprechend häufig Kontakt aufgenommen. Ich hatte dabei nie das Gefühl, lästig zu sein. Es wurde immer versucht, eine Lösung zu finden und uns bestmöglich zu unterstützen. 

Deshalb kann ich heute sagen: 

Für mich ist es immer noch das perfekte Tool.

Wenn Clockodo ein Mitarbeiter wäre, wie würden Sie ihn beschreiben?

Der hilfsbereite Mitarbeiter, der immer da ist, sich Zeit nimmt und zuverlässig unterstützt. 

Danke Ihnen für das Interview, Frau Mösch!