Sie stehen kurz vor der Entscheidung für eine Zeiterfassungslösung für Ihre Kanzlei und möchten sehen, wie die Einrichtung in der Praxis funktioniert? Dieser Guide zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre erste abrechenbare Stunde in Clockodo erfassen. Sie sehen dabei genau, wie Sie Mandanten, Projekte, Leistungen und Stundensätze anlegen und wie Ihre Mitarbeiter Zeiten rechtssicher und komfortabel buchen.
Digitale Zeiterfassung in Kanzleien bedeutet mehr als nur Start- und Endzeiten festhalten. Sie erfassen Tätigkeiten sauber je Mandant, Akte oder Projekt, inklusive Leistungsart und Stundensatz. So sehen Sie, welche Aufgaben profitabel sind, wie ausgelastet Ihre Mitarbeiter arbeiten und wie viele Stunden Sie zuverlässig abrechnen. Für Steuerberater und Anwälte ist das ein zentraler Umsatzhebel. Folgende Vorteile hat eine Projektzeiterfassung in einer Kanzlei:
Kanzleien bewegen sich in einem regulierten Umfeld. Neben allgemeinen arbeitszeitrechtlichen Vorgaben (zum Beispiel Pflicht zur Arbeitszeiterfassung) achten Sie auf GoBD-konforme Dokumentation (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), Berufspflichten und Datenschutz. Eine professionelle digitale Stundenerfassung für Anwälte hilft Ihnen, Arbeitszeiten nachvollziehbar zu dokumentieren und Mandatsarbeit transparent abzubilden, ohne auf Excel-Listen oder Zettel angewiesen zu sein:
Achtung: Unsaubere oder fehlende Zeiterfassung führt schnell zu Umsatzverlusten und erschwert die Verteidigung Ihrer Honorarrechnungen
Clockodo erleichtert den Start in die digitale Zeiterfassung. Sie legen Mandanten und Leistungen einmalig an und erfassen danach jede Tätigkeit einheitlich. So entsteht schnell Transparenz im Kanzleialltag und Ihr Team findet ohne Aufwand in eine klare, verlässliche Dokumentation.
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Bevor Sie die erste Zeit erfassen, klären Sie intern, wie Sie Zeiten strukturieren. Definieren Sie, welche Leistungen Sie erfassen, wie fein die Buchung erfolgt und wie Sie Mandanten und Akten abbilden. Starten Sie mit einem schlanken Modell und erweitern Sie bei Bedarf. Ihr Ziel lautet: Jeder Mitarbeiter weiß, wie er seine Zeiten erfasst, und Sie erhalten auswertbare Daten für Abrechnung und Controlling.
Praxis-Tipp: Starten Sie mit einem Pilotteam (zum Beispiel 3 bis 5 Mitarbeiter) und übertragen Sie das erprobte Setup anschließend auf die gesamte Kanzlei.
Der folgende Ablauf orientiert sich an einer typischen Kanzlei mit 10 bis 30 Mitarbeitern. Die komplette Ersteinrichtung dauert circa 30 Minuten. Am Ende haben Sie Ihre erste abrechenbare Stunde erfasst.
Schritt 1: Clockodo-Konto erstellen (ca. 10 Minuten)
Sie starten mit der Registrierung für die kostenlose Testphase von Clockodo. Geben Sie Basisdaten zu Ihrer Kanzlei ein und legen Ihr Unternehmenskonto an. Eine Kreditkarte benötigen Sie nicht. Nach wenigen Klicks befinden Sie sich direkt im Dashboard und können mit der Zeiterfassung für Ihre Kanzlei beginnen.
Schritt 2: Mitarbeiter anlegen und Zugriffsrollen vergeben (ca. 10 Minuten)
Im zweiten Schritt legen Sie Ihre Mitarbeiter an und vergeben Zugriffsrollen. Sie steuern damit, wer Zeiten erfasst, wer Berichte sieht und wer Einstellungen anpasst. In der Kanzlei behalten Sie die Kontrolle, gleichzeitig erfassen alle Mitarbeiter eigenständig ihre Arbeitszeit.
Praxis-Tipp: Geben Sie Partnern und Kanzleileitung Zugriff auf Berichte, beschränken Sie bei Mitarbeitern die Rechte auf Zeiteinträge und persönliche Auswertungen.
Schritt 3: Ersten Mandanten und erstes Projekt anlegen (ca. 5 Minuten)
Nun bilden Sie in Clockodo die Mandantenstruktur Ihrer Kanzlei ab. Sie legen zunächst einen Mandanten an und erstellen darunter ein erstes Projekt, zum Beispiel eine laufende Beratung oder ein bestimmtes Verfahren. So ordnen Sie alle Zeiten später klar zu.
Schritt 4: Leistungen und abrechenbare Stundensätze definieren (ca. 4 Minuten)
Dieser Schritt ist für Kanzleien entscheidend. Sie legen Leistungen wie „Mandantengespräch“, „Recherche“, „Vertragsprüfung“ oder „Schriftsatz erstellen“ an und hinterlegen passende Stundensätze. So erfassen Ihre Mitarbeiter Tätigkeiten einheitlich und Sie sehen später, welche Leistungen besonders profitabel sind.
Schritt 5: Erste Zeit erfassen: Ihre erste abrechenbare Stunde (ca. 1 Minute)
Jetzt erfassen Sie die erste Zeit in Clockodo. Sie starten entweder eine Live-Stoppuhr per App oder im Browser während des Mandantengesprächs oder tragen die Stunde im Nachgang manuell ein. Sie wählen Mandant (Kunde), Projekt und Leistung aus und ordnen die Zeit damit sauber zu. Damit ist Ihre erste abrechenbare Stunde in der Zeiterfassung gespeichert.
Praxis-Tipp: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, die Stoppuhr zu nutzen. Live-Erfassung reduziert vergessene Zeiten und erhöht die abrechenbaren Stunden.
Sobald Ihre Kanzlei regelmäßig Zeiten erfasst, nutzen Sie Clockodo-Berichte für Controlling und Honorarsteuerung. Sie sehen, wie viele Stunden pro Mandant anfallen, welche Leistungen Margen bringen und wie hoch die Auslastung der Mitarbeiter liegt. So erkennen Sie früh, ob Pauschalen kippen oder Budgets überschritten sind.
Clockodo unterstützt Kanzleien mit vielen Funktionen weit über die reine Zeiterfassung hinaus. Sie erhalten aussagekräftige Berichte, erleichtern die Rechnungsstellung und planen Abwesenheiten wie Urlaub zentral. Für unterwegs nutzen Ihre Mitarbeiter die Smartphone-App, um Zeiten direkt nach Mandant und Leistung zu erfassen. Datensicherheit und ISO-zertifizierte Server bilden dabei eine verlässliche Basis. Diese Vorteile bringt eine Zeiterfassung mit Clockodo mit sich:
Eine strukturierte Zeiterfassung bringt Kanzleien einen deutlichen wirtschaftlichen Vorteil. Wenn abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten sauber getrennt vorliegen, entsteht ein realistisches Bild des Arbeitsalltags. Sie erkennen schneller, welche Mandate rentabel sind, wo interner Aufwand entsteht und wie sich die Auslastung Ihrer Mitarbeiter entwickelt. Diese Transparenz erleichtert die Planung, verbessert die Kapazitätssteuerung und unterstützt eine verlässliche Honorarabrechnung.
Digitale Zeiterfassungssysteme wie Clockodo sorgen dafür, dass diese Daten automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand entstehen. Tätigkeiten lassen sich klar nach Mandant und Leistungsart dokumentieren, interne Aufgaben werden nicht mehr übersehen und Lücken im Tagesverlauf verschwinden. Die Berichte liefern eine solide Grundlage für Entscheidungen, die unmittelbar auf die Wirtschaftlichkeit der Kanzlei einzahlen.
Besonders wertvoll ist die einfache Implementierung der Zeiterfassung in Ihrer Kanzlei: Innerhalb weniger Minuten legen Sie Mandanten, Leistungen und Stundensätze an und können sofort mit der Erfassung starten. Die Bedienung ist intuitiv, sodass sich auch größere Teams schnell zurechtfinden. Das erleichtert den Einstieg und sorgt dafür, dass die Vorteile schon nach kurzer Zeit spürbar werden.
Ja. Seit den Grundsatzurteilen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, Mai 2019) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG, September 2022) gilt in Deutschland eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber. Auch Kanzleien zählen dazu. Die Gerichte stellen klar, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit bereitstellen müssen. Dazu gehören Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Damit ist eine Zeiterfassung für Anwälte nicht nur wirtschaftlich sinnvoll, sondern arbeitsrechtlich verpflichtend. Digitale Systeme wie Clockodo erleichtern die Umsetzung und stellen sicher, dass die Vorgaben nachvollziehbar erfüllt werden.
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