Zeiterfassung direkt aus dem Kalender

Um Ihren persönlichen Kalender mit Clockodo zu verbinden, führen Sie die folgenden Schritte durch:

• Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke und wählen „Meine Add-Ons” aus.
• Klicken Sie auf Ihren Kalenderanbieter: Microsoft Outlook oder Google Kalender
• Führen Sie die folgende Authentifizierung durch, um Clockodo den Zugriff auf Ihren Kalender zu erlauben.
• Wählen Sie den Kalender aus, der in Clockodo angezeigt werden soll.

Möchten Sie später einen anderen Kalender mit Clockodo verbinden, bearbeiten Sie Ihre Einstellungen über Ihr Profilbild an der oberen rechten Bildschirmecke.

Hinweis

Die Outlook-Integration funktioniert nur mit Microsoft 365 (Exchange Online). Lokale oder hybrid betriebene Exchange-Umgebungen sind leider nicht kompatibel.

Nach erfolgreicher Verbindung zeigt Clockodo Ihre Kalendereinträge in einer eigenen Ansicht innerhalb der Stundentafel an. Klicken Sie dazu oben rechts auf das Symbol „Kalender anzeigen“. Ihre Kalendereinträge erscheinen anschließend rechts neben den Zeiteinträgen.
 

In den Kalender-Einstellungen legen Sie beim Start fest, was beim Klick auf einen Termin in der Stundentafel passiert: 

• Den Termin als Zeiteintrag übernehmen
• Die Stoppuhr starten
• Beide Optionen anzeigen (Standard) 

Wählen Sie „Übernehmen“, öffnet sich nach dem Klick auf den Kalendereintrag in der Stundentafel der gewohnte Buchungsdialog. Tragen Sie Angaben zu Kunde/Projekt und Leistung individuell ein.

Bei der Option „Stoppuhr starten“ öffnet sich zunächst ein Dialog, um die Angaben zu Projekt/Kunde, Leistung und Beschreibung anzupassen. Anschließend beginnt Clockodo direkt mit der Live-Erfassung.

Wer in den Einstellungen beide Optionen aktiviert, entscheidet beim Klick auf den Kalendereintrag, ob die Stoppuhr gestartet oder ein Zeiteintrag gebucht wird.

So wird aus einem Termin mit wenigen Klicks eine vollständig erfasste Arbeitszeit – direkt gebucht, ohne Umwege. Ob live per Stoppuhr oder gesammelt am Tagesende: Wer bei der Zeiterfassung auf geplante Termine zurückgreifen möchte, profitiert in beiden Fällen von dieser Funktion.

Hinweis

Die Funktion „Zeiten per Kalendereintrag buchen" ist nur verfügbar, wenn Projektzeiterfassung aktiviert ist. Wenn Sie nur Arbeitszeiten erfassen, sehen Sie zwar Ihren Kalender in der Ansicht, können aber keine Termine übernehmen oder die Stoppuhr starten.

Beim Einrichten der Verbindung legen Sie optional fest, ob Clockodo genehmigte Abwesenheiten automatisch im persönlichen Kalender anzeigen soll.

Wird in Clockodo etwa ein Urlaubsantrag genehmigt, erscheint im entsprechenden Zeitraum automatisch ein „Außer-Haus“-Termin in Ihrem persönlichen Kalender. Aus Datenschutzgründen wird der Anlass der Abwesenheit nicht angezeigt. Wer möchte, ergänzt ihn manuell direkt im Termin.
Kollegen erkennen so auf einen Blick, ob Sie verfügbar sind. Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten synchronisiert Clockodo automatisch.

Hinweise:

• Abwesenheiten, die vor dem Einrichten der Verbindung genehmigt wurden, werden nicht in den Kalender übernommen.
• Nachträgliche Änderungen an genehmigten Abwesenheiten (z. B. Anpassung des Datums oder Rücknahme der Genehmigung) werden aktuell noch nicht automatisch im Kalender berücksichtigt. Sie können den Termin bei Bedarf manuell anpassen.
• Auch Einträge wie „Home-Office“ oder „Arbeit außer Haus“ erscheinen derzeit noch nicht im Google- oder Outlook-Kalender. Tragen Sie sie bei Bedarf ganz einfach selbst ein.
• Bei halbtägigem Urlaub wird im Kalender automatisch ein Termin von 8:00 bis 12:00 Uhr angelegt. Sie möchten lieber einen anderen Zeitraum? Die Uhrzeit lässt sich flexibel im Kalender ändern.