Tipps und Tricks für Überträge ins neue Jahr

Schon wieder ist ein Jahr um. Mit unseren Hinweisen zum Jahreswechsel rutschen Sie und Ihre Zeiterfassung sicher in 2023. Los geht’s.

Überträge automatisch berechnen

Kurz und knapp

  • Auf der Übersichtsseite der Stundenkonten erscheint vom 1. Januar bis 15. Februar eine gelbe Box.
  • In der Box übertragen Manager und Inhaber Urlaubstage und Überstunden für alle Mitarbeiter.
  • Ändert sich danach etwas im Vorjahr, ist eine manuelle Korrektur nötig.

Sie können auch alle Überträge manuell für einzelne Mitarbeiter eingeben. Die Box für alle Mitarbeiter auf einmal zu nutzen, ist nicht notwendig. Achten Sie darauf, als Geltungsjahr das Jahr anzugeben, in welches die Tage und Stunden mitgenommen werden.

Jährlicher Übertrag von Urlaub und Überstunden

Der Urlaubsübertrag

In der gelben Box übergeben Sie mit einem Klick die nicht verbrauchten Urlaubstage aller Mitarbeiter ins neue Jahr. Die übertragenen Tage rechnet Clockodo automatisch zum neuen Kontingent dazu (Anzeige im Stundenkonto zum Beispiel „30+5“ für 30 Tage aus dem normalen Urlaubskontingent und fünf übertragene Tage). Auch die gesammelten Überstunden überträgt Clockodo direkt mit. Alle Mitarbeiter mit den Rollen Manager und Inhaber dürfen den Übertrag anstoßen. 

Aber Achtung: Der Übertrag berücksichtigt die übrigen Urlaubstage in dem Moment, in dem Sie auf den Button klicken. Ändert sich danach noch etwas im Vorjahr (zum Beispiel trägt noch jemand einen Urlaubstag nach), so ist eine manuelle Korrektur notwendig. Deswegen ist es sinnvoll, alle Urlaubstage final einzugeben, bevor Sie den Übertrag auf der Übersichtsseite starten.

Eine manuelle Korrektur nach dem getätigten allgemeinen Übertrag nehmen Sie für einzelne Mitarbeiter vor. Gehen Sie in den Team-Einstellungen unter Urlaubsanspruch zum Punkt „Urlaubsüberträge aus Vorjahren”. Bearbeiten Sie den Eintrag mit Geltungsjahr 2023 und geben die richtige Anzahl an übertragenen Urlaubstagen ein. Hier prüfen Sie auch, ob der Übertrag stimmt.

Der Überstunden-Übertrag

In der gelben Box übergeben Sie mit einem Klick alle gesammelten Überstunden der Mitarbeiter ins neue Jahr, auch wenn es sich um Minusstunden handelt. Die übrigen Urlaubstage übergibt Clockodo direkt mit. Alle Mitarbeiter mit den Rollen Manager und Inhaber dürfen den Übertrag anstoßen.

Aber Achtung: Der Übertrag berücksichtigt die Plus- und Minusstunden in dem Moment, in dem Sie auf den Button klicken. Ändert sich danach noch etwas im Vorjahr (zum Beispiel gibt noch jemand Zeiteinträge ein), so ist eine manuelle Korrektur notwendig. Deswegen ist es sinnvoll, alle Stundenkonten vorher final abzuschließen. Tipp: Setzen Sie in den Einstellungen eine Bearbeitungssperre für 2022, bevor Sie den Übertrag auf der Übersichtsseite starten, dann können Standard-Mitarbeiter keine Änderungen mehr ohne Ihr Wissen vornehmen.

Eine manuelle Korrektur nach dem getätigten allgemeinen Übertrag nehmen Sie für einzelne Mitarbeiter vor. Gehen Sie in den Team-Einstellungen unter Soll-Arbeitszeit zum Punkt „Überstundenüberträge aus Vorjahren”. Bearbeiten Sie den Eintrag mit Geltungsjahr 2023 und geben die richtige Anzahl an übertragenen Stunden ein, möglicherweise mit einem Minus davor. Hier überprüfen Sie auch, ob der Übertrag stimmt.

Mehr Tipps fürs neue Jahr

Team-Filter im Planer für Abwesenheiten

Für eine bessere Urlaubsplanung filtern Sie den Planer für Abwesenheiten einfach auf eins Ihrer Teams. So haben Sie einen schnelleren Überblick und sehen, ob Vertretungspläne aufgehen.

Sie finden den Filter als graue Zeile über den Zeiträumen. Mit einem Klick in die Zeile schlägt Clockodo Ihnen Teams und Mitarbeiter vor. Noch keine Teams angelegt? Die Möglichkeit dazu finden Sie in der Liste der Mitarbeiter.

Feiertage

Haben Sie im letzten Jahr Feiertage hinzugefügt oder rausgenommen? Überprüfen Sie, ob diese wie gewünscht in 2023 ebenfalls auftauchen oder nicht, falls Sie diese als nicht wiederkehrend eingetragen haben. Noch keine Feiertage angelegt oder gelöscht? Dies tun Sie in den jeweiligen Feiertagsgruppen unter den aufgelisteten Tagen beziehungsweise am Ende jeder Zeile.

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