Leistungen pro Kunde, Projekt und Unterprojekt einschränken

Legen Sie ab sofort fest, welche Leistungen pro Kunde, Projekt und Unterprojekt ausgewählt werden können. So sehen Ihre Mitarbeiter beim Erfassen nur noch das, was wirklich passt, sparen Zeit dadurch, dass sie aus weniger Leistungen auswählen müssen, und Fehlbuchungen werden reduziert.

Nutzen & Funktionsweise

In vielen Konten wächst die Anzahl an Leistungen über die Zeit. Beim Anlegen neuer Zeiteinträge führt das schnell zu langen Auswahllisten und Fehlbuchungen. Genau hier setzt die neue Funktion an.

Sie definieren pro Kunde, Projekt oder Unterprojekt, welche Leistungen zulässig sind. Beim Eintragen neuer Zeiten zeigt Clockodo dann ausschließlich diese Leistungen an. Das sorgt für Klarheit und reduziert falsche Zuordnungen deutlich.

Ist keine Leistung ausgewählt, erlaubt Clockodo automatisch alle vorhandenen Leistungen. So bleibt die Funktion flexibel und greift nur dort ein, wo Sie sie bewusst nutzen.

So wählen Sie erlaubte Leistungen aus

• Kunden, Projekt oder Unterprojekt erstellen oder bearbeiten
• Bereich „Erlaubte Leistungen“ öffnen
• Erlaubte Leistungen markieren
• Änderungen speichern

Die Einschränkung gilt ab sofort für neue Zeiteinträge.

Übergreifende Einstellung in Kunden, Projekten und Unterprojekten

Die Einstellung folgt einer klaren Hierarchie:

• Auf Kundenebene festgelegte Leistungen gelten automatisch für alle zugehörigen Projekte.
• Auf Projektebene festgelegte Leistungen gelten automatisch für alle zugehörigen Unterprojekte.

In Projekten und Unterprojekten können Sie die Vorgabe bei Bedarf überschreiben und mehr oder weniger Leistungen zulassen als in den übergeordneten Kunden und Projekten.

So definieren Sie zentrale Regeln auf Kundenebene und passen sie nur dort an, wo es fachlich notwendig ist.

Auswirkungen auf bestehende Zeiteinträge

Bereits erfasste Zeiteinträge bleiben unverändert. Beim Bearbeiten vorhandener Zeiteinträge stehen jedoch nur noch die Leistungen zur Auswahl, die aktuell für den jeweiligen Kunden, das Projekt oder Unterprojekt erlaubt sind.

Beispiel aus dem Arbeitsalltag

Sie teilen ein großes Projekt in drei Phasen auf: Konzeptionierung, Umsetzung und Launch. In den Phasen fallen unterschiedliche Aufgaben an, die Sie im Nachhinein voneinander trennen und separat auswerten und abrechnen möchten. 

Für die Phasen erstellen Sie Unterprojekte, in denen unterschiedliche Leistungen möglich sein sollen: 

Für das Unterprojekt „Konzeption” wählen Sie die Leistungen „Konzept & Design” sowie „Anforderungsanalyse” aus. Das Unterprojekt „Umsetzung” erhält die Leistungen „Technische Umsetzung”, „Entwicklung” sowie „Test”. Im letzten Unterprojekt „Launch” sind die Leistungen „Launch in Produktion” und „Dokumentation” festgelegt. 

Pro Unterprojekt können die Mitarbeiter nun nur auf die ausgewählten Leistungen buchen. So sparen alle Beteiligten Zeit bei der Auswahl der Komponenten, Fehlbuchungen werden vermieden und die Auswertung geht leichter von der Hand. 

Sie nutzen die Zuteilung der Leistungen zum Beispiel auch sinnvoll, wenn ein Projekt in einzelne Teams unterteilt ist, die eigene Leistungen nutzen. 

Tipp: Ist nur eine Leistung erlaubt, ist diese automatisch vorausgewählt und die Mitarbeiter sparen noch mehr Zeit beim Starten der Zeiterfassung.