Freelancer werden: Selbstständig in 7 Schritten


Freelancer suchen sich ihre Aufträge aus, arbeiten wann und wo sie Lust haben und reisen um die Welt. Wer Freelancer werden möchte, sucht sich einfach ein Experten-Gebiet aus und startet schon morgen mit zehn Aufträgen in einen motivierten Tag. Leider ist der Weg zur Selbstständigkeit ein ganz anderer. Auf ihm warten Hürden und Stolpersteine und vor allem: eine Menge Arbeit.

Das Arbeiten als Freelancer beziehungsweise Selbstständiger hat viel mit Selbstmotivation zu tun. Viele verschiedene Aufgaben stehen an, die koordiniert, vorbereitet und einfach gemacht sein wollen. Wie wird man Freelancer? Sagen, man sei einer. Wie wird man ein guter Freelancer? Nicht sagen, machen.



Was ist ein Freelancer im Gegensatz zu einem Mitarbeiter?

Angestellte in einem Unternehmen unterstehen ihrem Chef. Sie sind weisungsgebunden, arbeiten vor Ort und meistens für einen monatlichen Lohn ohne Bezug zur Leistung. Der Arbeitgeber zahlt Sozialabgaben für jeden Mitarbeiter, der wiederum nach seinem Arbeitsleben eine Rente erhält. Für Arbeitnehmer ist vieles automatisch geregelt, zum Beispiel der Beitrag zur Krankenkasse.

Freelancer werden nicht regelmäßig von nur einem Arbeitgeber bezahlt. Selbstständige arbeiten für verschiedene Auftraggeber auf Honorarbasis. Dabei suchen sie sich ihre Kunden selbst, verhandeln das Gehalt immer neu, kümmern sich um ihre Buchhaltung und ihre Abgaben und halten Deadlines ein. Menschen, die Freelancer werden, sind ihr eigener Chef – mit allen Vor- und Nachteilen.


Welche Tätigkeitsfelder eignen sich für Freelancer?

In vielen Bereichen finden sich Selbstständige, die eine Expertise aufgebaut haben. Dazu eignen sich die Berufe am besten, bei denen der Freelancer nicht ununterbrochen im Unternehmen anwesend ist. Schließlich ist ein Vorteil der selbstständigen Arbeit, ortsunabhängig arbeiten zu können. Folgende Tätigkeitsfelder eignen sich daher besonders fürs Freelancer werden:

Jobs für Freelancer:

  • IT-Branche / Programmierung
  • Design / Fotografie / Videoproduktion
  • Marketing / Social Media
  • Texterstellung / Übersetzung / Journalismus
  • Coaching / Beratung / Kursleiter / Dozent
  • Künstlerische Tätigkeiten

Wer in einem dieser Bereich bereits Erfahrungen gesammelt hat oder sich eine Expertise zutraut, hat gute Chancen, ein erfolgreicher Freelancer zu werden. Unternehmen registrieren zunehmend, welche Vorteile ihnen die freien Mitarbeiter bringen. Die Berufswahl reicht jedoch noch lange nicht aus. Wer langfristig Freelancer werden will, braucht auch eine Menge Ausdauer.


Wer kann selbstständig werden?

Jeder darf Freelancer werden. Eine selbstständige Tätigkeit ist entweder der Hauptberuf oder findet nebenbei statt. Wer Arbeitslosengeld bezieht, hat beim ALG I eine Begrenzung von 15 Wochenstunden, bei ALG II gibt es keine. In beiden Fällen haben die Einnahmen durch die Selbstständigkeit Einfluss auf die Höhe des Arbeitslosengeldes.

Bei Angestellten ist meist im Arbeitsvertrag festgehalten, ob der Mitarbeiter den Chef bei Aufnahme einer Nebentätigkeit informiert. Hier ist auch ein Wettbewerbsverbot geregelt, wenn es eines gibt. Das bedeutet, dem Arbeitnehmer ist es verboten, für die Konkurrenz seines Haupt-Arbeitgebers zu arbeiten.


Worin unterscheiden sich Freelancer und Freiberufler?

Freelancer, oder Selbstständige, sind alle Menschen, die eigenverantwortlich und ohne einen (festen) Arbeitgeber arbeiten. Freiberufler sind eine spezielle Gruppe der selbstständig Arbeitenden, die gesetzlich festgelegt ist. Das Einkommensteuergesetz (EStG) listet in § 18 für Freiberufler auf:

„selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit, die selbständige Berufstätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnlicher Berufe.“

Alle Freiberufler sind demnach Freelancer, nicht jeder Freelancer zählt aber als Freiberufler. Der Vorteil als Freiberufler zu arbeiten ist, dass diese keine Gewerbesteuer zahlen und kein Zwang für einen Eintrag im Handelsregister besteht. Ob eine Tätigkeit tatsächlich freiberuflich nach diesem Gesetz ist, entscheidet das Finanzamt. Andernfalls handelt es sich bei dem Selbstständigen um einen Gewerbetreibenden.


Warum Freelancer werden? Vor- und Nachteile

Die romantische Vorstellung selbstbestimmter Arbeit lässt viele vom Dasein als Freelancer träumen. Es hat einige Vorteile, nicht weisungsgebunden zu sein und sich selbst um die Arbeit zu kümmern.

Arbeitnehmer, die sich trauen und Freelancer werden, waren oft unzufrieden mit ihrem Job. Dies liegt an der Arbeit an sich, den Kollegen, der Unternehmensphilosophie oder der Zeit, die durch eine Festanstellung im Privatleben fehlt. Ehemalige Angestellte bringen dabei schon die erforderlichen Fähigkeiten mit und konzentrieren sich auf die Business-Führung. Neben dem Beruf zusätzlich zu freelancen bessert die eigene Kasse auf. Wer direkt in die Selbstständigkeit startet, hat häufig schon eine Idee, die er umsetzen möchte.

Neben den vielen Pluspunkten, wegen derer Menschen Freelancer werden, verstecken sich hinter der Arbeit aber auch langfristige Nachteile. Selbstständig zu sein beinhaltet alle Aspekte des Arbeitslebens, vom Management über die Buchhaltung bis hin zur Selbstmotivation.


Was gibt es als Freelancer zu beachten?

Freelancing ist ein komplettes Unternehmen in einer einzigen Person. Jede Abteilung, in der in großen Firmen viele Leute arbeiten, fällt in die eigenen Hände. Zum einen geht es um das Tagesgeschäft: Aufträge einholen und abarbeiten. Damit das reibungslos funktioniert, ist die Büroarbeit dahinter notwendig: Buchhaltung und Organisation.

Anmeldung bei Gewerbe- oder Finanzamt

Freiberufler melden sich lediglich beim Finanzamt und erfragen einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Alle anderen Freelancer werden einen Gewerbeschein brauchen. Ausnahme hiervon ist die Kleinunternehmerregelung. Das heißt, im vergangenen Jahr haben sie nicht mehr als 17.500 Euro verdient und melden sich aber trotzdem beim Finanzamt an. Die Anmeldung bringt die Steuernummer, die auf die Rechnung an die Kunden gehört.

Steuern zurücklegen

Wer Freelancer werden will, gewöhnt sich am besten schnell einen umsichtigen Umgang mit dem eigenen Geld an. Von den Einnahmen, die jeder Selbstständige macht, zahlt er Einkommensteuer. Für die Einkommensteuer gibt es einen Grundfreibetrag, der sich jedoch jedes Jahr ändert.

Anders sieht es bei der Umsatzsteuer aus. Diese zahlen Freelancer erst, wenn sie im vorangegangenen Jahr mehr als 17.500 Euro verdient haben und ihr Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigt. Andernfalls fallen sie unter die Kleinunternehmerregelung, bei der sie auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Übersteigt der Umsatz 50.000 Euro, fällt die Umsatzsteuer an.

Gewerbesteuer fällt für natürliche Personen und Personengesellschaften (worunter die meisten Freelancer fallen) erst bei einem Ertrag von mehr als 24.500 Euro pro Jahr an.

Sozialversicherungen zahlen

In Deutschland ist eine Krankenversicherung Pflicht. Zahlt der Arbeitgeber für Angestellte die Hälfte des Beitrags, entrichten Freelancer ihn komplett. Unter Umständen bleiben sie in ihrer gesetzlichen Krankenkasse, oft nimmt sie jedoch nur eine private Versicherung auf. In einer gesetzlichen Krankenkasse ist die Pflegeversicherung automatisch dabei, in einer privaten ist sie dazuzubuchen. Optional schließen Selbstständige eine Rentenversicherung und eine Berufsunfähigkeitsversicherung ab.

Stundensätze berechnen

Alle Freelancer werden vom Umsatz ihr eigenes Gehalt und sämtliche weiteren Ausgaben bezahlen. Ein zu niedriger Stundensatz führt zu Frustration und Geldproblemen. Freelancer, die mit niedrigen Löhnen ihre Konkurrenz auszustechen versuchen, landen oft unter dem Mindestlohn.

Scheinselbstständigkeit vermeiden

Freelancer werden wie normale Arbeitnehmer eingestuft, wenn sie hauptsächlich für einen Auftraggeber arbeiten. Hier gilt: Wer 5/6 oder mehr seines Umsatzes von einem Unternehmen bezieht und dort sogar weisungsgebunden in Ort und Zeit ist, arbeitet nicht (mehr) selbstständig. Das Finanzamt prüft meist Einzelfälle.

Rücklagen bilden

Für eine Auftragsflaute, Urlaub oder Krankheit und im Besonderen für die Rente legen Freelancer selbstständig Geld zurück. Den üblichen Umfang von Urlaub und Krankheit kalkulieren sie auch in ihren Stundensatz.

Dem Arbeitgeber Bescheid geben

Im Nebenjob Selbstständige haben oft die im Arbeitsvertrag geregelte Pflicht, den Arbeitgeber darüber zu informieren. Ein generelles Verbot für eine Nebentätigkeit ist nicht erlaubt. Der Arbeitgeber hat aber das Recht, eine angemessene Leistung vom Arbeitnehmer einzufordern, die die nebenberufliche Tätigkeit nicht einschränkt. Ein Wettbewerbsverbot für den Mitarbeiter ist möglich. Dabei verbietet der Chef einen Nebenjob bei einem Wettbewerber.


In 7 Schritten Freelancer werden

Wie kann ich jetzt genau als Freelancer arbeiten? Ein gut durchdachter Businessplan und ein starkes Konzept helfen dabei. Schritt für Schritt gilt es, folgende Punkte zu durchdenken:

1. Produkte / Dienstleistungen benennen

Das Angebot eines Freelancers ist sein Kapital. Seine Produkte oder Dienstleistungen bilden seine Existenzgrundlage. Der Selbstständige macht seinen potenziellen Kunden klar, was er anbietet und warum sie genau das von genau ihm brauchen.

2. Maßnahmen zur Kundengewinnung planen

Zum besten Angebot kommen die Kunden nicht von allein. Wer Freelancer werden möchte, sollte sich eine Strategie überlegen, wie und auf welchen Kanälen er seine potenziellen Auftraggeber erreicht. Dieser Prozess ist nie abgeschlossen und begleitet das selbstständige Leben jeden Tag. Dazu eignen sich auch viele Freelancer- und Job-Portale, auf denen die Selbstständigen mit ihrem Profil für sich werben.

3. Zeitaufwand einschätzen und den Stundensatz festlegen

Aus Erfahrung schätzen Selbstständige ihren Arbeitsaufwand für ihre Angebote gut ein. Die verbrauchte Zeit ändert sich mit mehr Erfahrung und bleibt anpassbar. Es ist aber wichtig, einzuschätzen, ob ein Auftrag schaffbar ist und wann der nächste an der Reihe ist. Der Stundensatz steht in Abhängigkeit dazu. Wenig Aufträge pro Monat bringen im besten Fall ausreichend Geld ein, genau wie viele kleine Aufträge. Der Stundenlohn enthält alle Kosten, die auf einen Freelancer privat und beruflich zukommen. Statt eines Stundenlohns gibt es auch das Konzept von Tages- oder Wochensätzen, Pauschalvergütungen für einen ganzen Auftrag oder Beträge pro Wort für Texter und Journalisten.

4. Anmeldung eines Gewerbes oder beim Finanzamt

Freiberufler und Kleinunternehmer melden sich direkt beim Finanzamt an. Für die anderen Freelancer steht ein Besuch beim Gewerbeamt an. Freelancer werden von beiden zur Kasse gebeten, deswegen sparen sie Rücklagen an, um Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer zu zahlen.

5. Den passenden Arbeitsplatz finden

Von zu Hause aus, in einem Co-Working Space mit anderen Freelancern oder irgendwo in der Welt – die Ortswahl steht, zumindest für einen gewissen Zeitraum, fest. Wer neu in der Branche ist, probiert aus, wo und wie er am besten arbeiten kann. Digitale Nomaden reisen von Ort zu Ort, andere richten sich ihr Büro in der Heimatstadt nach ihren Wünschen ein, die dritten sitzen mit Pyjama im Home-Office.

6. Aufträge managen, Honorar verhandeln und arbeiten

Die Arbeit, die Freelancer eigentlich machen möchten, beginnt. Aufträge, Deadlines und weitere Aufträge füllen den Alltag. Die Verhandlung der Bezahlung ist ein wichtiger Bestandteil, der immer wieder neu aufkommt. Hier machen erfolgreiche Freelancer keinen Rückzieher und bestehen auf dem, was sie zum Leben brauchen.

7. Rücklagen bilden und Krisenmanagement

Das Leben als Freelancer ist mit wenig Sicherheit verbunden. Aus diesem Grund gilt es, ausreichende Notgroschen anzulegen und für unerwartete Lebenssituationen gewappnet zu sein. Vom kleinen Laptop-Crash bis zur großen Katastrophe wie ein Pflegefall in der Familie will alles möglichst gut durchgestanden sein.


Was hilft, ein erfolgreicher Freelancer zu werden?

Disziplin, Mut und Ausdauer. Und Talent im Tätigkeitsbereich. Es gibt auch viele kleine digitale Helfer, die Freelancer im Berufsalltag unterstützen. Ein digitales Büro hat den Vorteil, dass es im Laptop steckt und automatisch an jeden Ort mitkommt.

  • Die eigene Webseite ist Anlaufpunkt für Kunden und Interessenten. Hier haben Selbstständige als einzige den vollen Einfluss auf den Content. Social-Media-Präsenzen sind ebenso wichtig und dienen der Kommunikation, aber die Möglichkeiten sind beschränkt. Eine Internetseite bietet Platz für Referenzen, Arbeitsproben und den individuellen Lebenslauf.

  • Im Cloud-Speicher sind alle aktuellen Projekte sicher. Selbst wenn der eigene Laptop den Geist aufgibt, kommt der verzweifelte Freelancer schnell und unproblematisch an seine Daten. Verschiedene Anbieter stellen eine festgelegte Menge an Speicher kostenlos zur Verfügung.

  • Viele derjenigen, die Freelancer werden möchten, sehen darin die Chance zum Reisen. Sie haben die Möglichkeit, ihre Briefpost digitalisieren zu lassen. Einige Unternehmen bieten diesen Service an und die Briefe landen als E-Mail im Posteingang.

  • Synchronisierte Online-Kalender erinnern die Selbstständigen auf jedem Gerät an ihre Termine. Wenn der Kalender auf dem Laptop, dem Handy und anderen Geräten derselbe ist, bleiben alle Termine im Hinterkopf.

  • Online-Kommunikation klingt simpel, ist im Austausch mit den Kunden jedoch enorm wichtig. Neben E-Mails ist es sinnvoll, Details auch am Telefon zu besprechen oder sogar in einem Videochat.

  • Ein Arbeitshandy trennt das Privatleben vom Freelancer-Dasein. Der Vorteil besteht darin, dass das Arbeitshandy auch einmal aus ist, wenn Qualitätszeit mit Freunden und Familie ansteht.

  • Auf einem Geschäftskonto haben Freelancer einen besseren Überblick über Einnahmen und Ausgaben als bei einer Mischung mit dem privaten Konto. Vom eigenen Konto gehen häufig persönliche Buchungen ab. Es empfiehlt sich, lieber den eigenen Lohn jeweils auf das private Konto umzubuchen. Ein drittes Konto zum Sparen für die Steuer ergibt ebenfalls Sinn.

  • Eine elektronische Zeiterfassung hilft, das Zeitmanagement für einzelne Projekte zu überblicken. Ein Zeiterfassungssystem wie clockodo ziehen Selbstständige zu Rate, wenn sie ihre Stundensätze anpassen oder Aufträge planen.

  • Digitale Rechnungsanwendungen beinhalten alle eigenen Kunden und Projekte und schicken fertige Rechnungen direkt als E-Mail raus. So vergessen Freelancer keinen Auftrag und alle Rechnungen gehen an den Empfänger.

  • Online Projektmanagement-Tools bieten einen genauen Überblick über alle Tasks. Viele Programme stellen eine digitale Pinnwand dar und die Aufgaben wirken wie Notizzettel. Freelancer werden mit einem durchdachten Projektmanagement den Kopf frei bekommen für ihre eigentliche Arbeit.

Freelancer werden beinhaltet einiges an Selbstorganisation. Auch eine gewisse Ruhe, falls etwas schief geht oder eine Auftragsflaute herrscht, schadet nicht. Wer den Überblick behält, alle notwendigen Vorkehrungen trifft, die Abgaben anspart und seine Arbeit kontinuierlich macht, hat gute Chancen. Viele digitale Programme unterstützen außerdem dabei, nichts zu vergessen und das papierlose Büro überallhin mitzunehmen. Mit einem durchdachten Businessplan und den richtigen Maßnahmen ist das Arbeiten als Freelancer eine interessante Alternative zur Vollzeit- oder Festanstellung.


Die Zeiterfassung für Freelancer und Selbstständige: clockodo ist von überall auf der Welt erreichbar und verfolgt alle Projekte minutengenau.