Rechnungspositionen zusammenfassen und mit KI überarbeiten 

Die Textbausteine in der Rechnungserstellung bestimmen, wie Clockodo Ihre Rechnungspositionen gliedert und benennt. Nehmen Sie zum Beispiel die Beschreibungen der Zeiteinträge auf, entsteht bisher für jede abweichende Beschreibung eine eigene Position. Lassen Sie die Beschreibungen weg, bleiben die Positionen zwar übersichtlich, geben Ihren Kunden aber weniger Einblick in die geleistete Arbeit.  

Zwei neue Funktionen im Dialog „Rechnung erstellen“ lösen dieses Dilemma: Gruppieren Sie Rechnungspositionen nur anhand der ersten Zeile und fassen Sie die zugehörigen Texte aus der zweiten Zeile anschließend selbst oder mithilfe der KI zusammen.  

Ein Beispiel aus dem Alltag: Lisa leitet eine Agentur und rechnet einen Monat Projektarbeit ab. Bisher entstanden dabei 14 Leistungspositionen, jeweils mit der Beschreibung eines einzelnen Zeiteintrags wie „Startseite überarbeitet“ oder „Feedback aus dem Review eingearbeitet“. Diese musste sie in ihrem Rechnungsprogramm von Hand zusammenfassen. Jetzt erhält sie eine Position pro Leistung, in der alle zugehörigen Beschreibungen untereinanderstehen. Mit einem Klick auf „Generieren“ fasst die KI die Beschreibungen einer Rechnungsposition passend zusammen und erstellt einen aussagekräftigen Text für die Rechnung.  

Beide Funktionen finden Sie überall dort, wo Sie eine Rechnung anstoßen: im Baukasten für Berichte sowie in den Projektberichten über „Rechnung erstellen“.  

Ihre Zeiteinträge bleiben dabei unverändert. Lediglich die Darstellung auf der Rechnung ändert sich.  

Die Verbindung zu verschiedenen Rechnungsanwendungen sowie die Rechnungsstellung stehen Ihnen im Pro-Tarif zur Verfügung.  

Mehrere Zeiteinträge in einer Position zusammenfassen 

Bisher berücksichtigte Clockodo für die Gruppierung beide Zeilen der Texte der Rechnungspositionen. Enthielt die zweite Zeile etwa die Beschreibung des Zeiteintrags, führte jede abweichende Beschreibung zu einer eigenen Rechnungsposition.  

Mit der neuen Option „Nur über die erste Zeile gruppieren“ halten Sie die Rechnung trotzdem kompakt. Clockodo gruppiert die Einträge ausschließlich anhand der ersten Zeile, führt die unterschiedlichen Texte aus der zweiten Zeile innerhalb derselben Position zusammen und summiert Dauer und Umsatz.  

So entsteht zum Beispiel eine Position je Leistung, deren Beschreibung alle Tätigkeiten des abzurechnenden Zeitraums enthält.  

Arbeitet Ihre Rechnungsanwendung mit einem eigenen Titelfeld, heißt die Option „Nur über den Titel gruppieren“.  

Einzelne Positionen für jede Beschreibung: 

Position mit zusammengefassten Beschreibungen: 

Positionstexte selbst oder mit KI formulieren 

Die Beschreibungen in Zeiteinträgen richten sich häufig zur internen Dokumentation an das eigene Team und seltener an Ihre Kunden. Deshalb können Sie Rechnungspositionen jetzt direkt in Clockodo bearbeiten, bevor Sie die Rechnung erstellen. Das gilt auch für andere Textbausteine wie etwa Leistungen. 

Öffnen Sie dazu über das Stiftsymbol den Dialog „Position bearbeiten“. Dort passen Sie den Positionstext selbst an. Ihr Text ersetzt die aus den Textbausteinen erzeugte Fassung, ohne die zugrundeliegenden Zeiteinträge zu verändern.  

Möchten Sie die Formulierung nicht selbst anpassen, lassen Sie den Text von der KI generieren oder überarbeiten. Als Grundlage dienen die vorhandenen Texte und die zugehörigen Zeiteinträge.  

Den KI-Vorschlag können Sie anschließend weiter bearbeiten. So entscheiden Sie weiterhin selbst, welcher Text am Ende auf Ihrer Rechnung erscheint.  

In unserem Help Center finden Sie weitere Informationen dazu, wie Sie die KI-Funktionen für Ihr Unternehmen aktivieren.

So erstellen Sie eine Rechnung mit eigenen Positionstexten 

1. Baukasten oder Projektbericht öffnen und „Rechnung erstellen“ wählen 
2. Textbausteine wie gewohnt festlegen 
3. Optional „Nur über die erste Zeile gruppieren/Nur über den Titel gruppieren“ aktivieren 
4. Zu überarbeitende Positionen über das Stiftsymbol öffnen und die Texte selbst bearbeiten oder generieren lassen
5. Rechnung erstellen  

So bleiben Ihre Rechnungen übersichtlich und zeigen Ihren Kunden gleichzeitig nachvollziehbar, welche Leistungen Sie erbracht haben.