Mitarbeiterrollen individueller gestalten
Clockodo führt ein neues Rechtekonzept ein – Schritt für Schritt und mit deutlich mehr Flexibilität als bisher. Hier erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die kommenden Möglichkeiten.
Wir möchten dieses neue Konzept gemeinsam mit Ihnen weiterentwickeln und freuen uns auf Ihr Feedback.
Über individuell konfigurierte Mitarbeiterrollen legen Sie künftig fest, welche Funktionen einzelne Mitarbeiter nutzen dürfen – präzise abgestimmt auf ihre Aufgaben im Unternehmen.
Ob Projektleitung, Abrechnung oder Personalverwaltung: Sie statten Mitarbeiter gezielt mit den Rechten aus, die sie für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich benötigen. So entsteht eine passgenaue Rechtevergabe für alle Bereiche Ihres Unternehmens.
Die neue Rechtestruktur schafft mehr Handlungsspielraum, unterstützt effiziente Prozesse und bildet die realen Zuständigkeiten im Unternehmen klarer ab.
Rechte nach Maß vergeben
Unter dem Reiter Rechtegruppen steuern Sie Zugriffsrechte zukünftig deutlich flexibler. Rechtegruppen lassen sich schrittweise mit mehr Details konfigurieren. Statt vorgegebene Rollen mit bestimmten Rechten zu vergeben, definieren Sie selbst, mit welchen Rechten einzelne Mitarbeiterrollen ausgestattet werden sollen – exakt abgestimmt auf Aufgaben und Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen.
Sie gestalten damit individuelle Rollenprofile, die sich vollständig an Ihrem Bedarf orientieren – ohne sich auf vorgegebene Rollenstrukturen beschränken zu müssen.
Die Rechte gliedern sich in drei Hauptkategorien, die Sie in Form von Registerkarten dargestellt finden:
- Kunden- und Projektzeiterfassung
- Mitarbeiter-Verwaltung
- Administration & Einstellungen
Innerhalb dieser Kategorien steht eine detaillierte Auswahl einzelner Rechte zur Verfügung. So lassen sich zum Beispiel in der Kategorie „Kunden- und Projektzeiterfassung“ gezielt Rechte für die reine Zeiterfassung, für die Verwaltung von Umsätzen oder für die Bearbeitung von Grunddaten aktivieren – unabhängig voneinander.
So bestimmen Sie exakt, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Funktionen erhalten.
Die bisherige Rollenlogik entwickelt sich damit Stück für Stück zu einem modularen System: Statt starrer Berechtigungsstufen nutzen Sie eine differenzierte Rechteverwaltung, die sich an realen Prozessen orientiert.
Erstellen Sie eigene Rollen – modular und anpassbar.
Kompatibel mit bisheriger Struktur
Die neuen Möglichkeiten zur detaillierten Rechtevergabe stehen allen offen, die sie aktiv nutzen möchten, sind aber nicht verpflichtend. Es gilt:
- Wer eine differenziertere Rechtevergabe nicht braucht, nutzt Clockodo wie gewohnt weiter und muss keine Anpassungen vornehmen.
- Vorgesetzte und Abwesenheitsmanager behalten ihre bisherigen Funktionen.
- Das neue Rechtekonzept ergänzt die vorhandene Struktur, ohne sie zu verändern.
Typische Einsatzszenarien
1. HR-Aufgaben ausführen
Ein Kollege aus der Personalabteilung soll neue Mitarbeiter in Clockodo anlegen, ihre Stammdaten pflegen und Teams organisieren dürfen. Für die tägliche Arbeit im HR-Bereich benötigt er entsprechende Rechte innerhalb der Mitarbeiterverwaltung. Gleichzeitig ist es nicht notwendig – und aus Datenschutzsicht nicht gewünscht –, dass er auf die Zeitbuchungen oder Projektstunden der angelegten Mitarbeiter zugreifen kann.
Mit dem neuen Rechtesystem weisen Sie ihm eine Rechtegruppe zu, die nur die benötigten Teilrechte enthält. So erledigt er alle relevanten Personalaufgaben, ohne Einblick zum Beispiel in Abrechnungen oder administrative Bereiche zu bekommen.
2. Fokus auf Abrechnungen
Eine Mitarbeiterin in der Finanzbuchhaltung ist für die Abrechnungen zuständig. Sie erstellt Rechnungen, prüft Projektumsätze und verarbeitet abrechnungsrelevante Zeitdaten. Für diese Tätigkeiten benötigt sie gezielten Zugriff auf Funktionen innerhalb der Projektzeiterfassung und der Abrechnung – nicht aber auf Einstellungen, Mitarbeiterdaten oder unternehmensweite Administration.
Früher erforderte diese Aufgabe die Zuweisung der Manager-Rolle, verbunden mit umfangreichen zusätzlichen Rechten. Das neue System löst dieses Problem: In einer eigenen Rechtegruppe werden ausschließlich die für Abrechnung und Rechnungsstellung benötigten Rechte aktiviert. Die Mitarbeiterin kann damit effizient arbeiten, bleibt aber von sensiblen oder nicht relevanten Bereichen ausgeschlossen.
3. Projektzeiten ohne Umsätze sehen
Eine Person im Unternehmen soll die gebuchten Projektzeiten der Mitarbeiter nachvollziehen können, dabei aber keine Einsicht in die daraus resultierenden Umsätze erhalten.
Im neuen Rechtesystem erhält diese Personer eine Rechtegruppe, die genau das ermöglicht: Sie sieht sämtliche Zeiteinträge im Projekt inklusive Tätigkeiten, bleibt jedoch von Umsatzinformationen ausgeschlossen. So entsteht Projekttransparenz, ohne Auskünfte zum Umsatz offenzulegen.
Wir starten schrittweise
Wir veröffentlichen die neuen Rechtekategorien schrittweise. Mit jeder Stufe öffnen wir ein weiteres Element der Rechtegruppen zur Nutzung, und in jedem Zwischenschritt gewährleistet Clockodo die Konsistenz der Rechte.
Wir bereiten diese Umsetzung bewusst frühzeitig und in einzelnen Schritten vor, um Ihr Feedback gezielt einzuholen und Ihre Anforderungen möglichst genau zu verstehen. Wir laden Sie herzlich ein, uns Ihre Rückmeldungen mitzuteilen. Damit wir Ihren Bedarf möglichst genau verstehen, buchen Sie gerne einen Termin mit unserem Customer Success-Team. So gestalten wir das neue Rechtekonzept gemeinsam passgenau für Ihre Prozesse.
Hi,
das klingt sehr interessant. Wir sind IT-Dienstleister und arbeiten mit einer hohen Autonomie der einzelnen Mitarbeiter. Diese erstellen selbst Angebote für Kunden, verhandeln sämtliche Modalitäten, erfassen ihre Leistungen und sollen am Ende diese auch abrechnen. Aktuell haben wir für das Thema Fakturierung daher ein separates Konto, das jeder Mitarbeiter nutzt, um seine Arbeitszeit an seinen Kunden abzurechnen (Hinweis: Wir nutzen die Lexoffice-Integration). Für uns wäre es daher wichtig, dass jeder Mitarbeiter in der Lage ist seine eigene Arbeitszeit abzurechnen ohne die Zeiten der anderen zu sehen.
Hallo Uli,
danke für das Feedback. Den Wunsch, dass jeder Mitarbeiter ausschließlich eigene abrechenbare Zeiteinträge auswerten und in Rechnung stellen kann, nehme ich in unserem Ideencenter auf.
Guten Tag,
in meinem Unternehmen gibt es eine spezielle Stelle für Krankmeldungen. Der Prozess ist aufwändig und hakelig, zusätzlich müssen wir ein weiteres Tool einsetzen, nur dafür, weil Clockodo die Granularität nicht bietet. Die entsprechenden MA dürfen nur den Status "Krank, mit/ohne..." sehen. Das Rollenkonzept bietet fast das, was wir brauchen um endlich unseren Prozess zu verbessern.
Mein Feature request:
Abwesenheiten mittels Checkbox auswählen können, welche genau. Die Rolle darf dann auch nicht die Urlaubstage sehen, etc., wenn das nicht angehakt ist. Zusätzlich muss die Rolle eine Email bekommen, wenn ein neuer Antrag für einen MA genehmigt wurde, für die die Rechte vorliegen. (kann eine weitere Checkbox sein)
Damit wären wir für eine sehr sehr lange Zeit Kunde und wir könnten uns überlegen weitere Prozesse zu Clockodo zu verlagern.
Vielen Dank.
Hallo Kurt,
danke für dein umfangreiches Feedback. Das hilft uns, deinen Bedarf zu verstehen. Eine Umsetzungsgarantie kann ich dir natürlich nicht aussprechen, aber ich nehme die Wünsche in unserem Ideencenter auf. Wir tauschen uns auch bei zukünftigen Wünschen gerne während eines kurzen Telefonats oder Teams-Termin auch persönlich aus. Melde dich bei Bedarf gerne bei uns.
Toll wäre es, wenn die Abwesenheitsmanager:innen, die Zeiterfassung der entsprechenden Mitarbeiter:innen sehen und bearbeiten könnten.
Hallo Frau Stucke,
danke für Ihr Feedback, welches ich direkt in unserem Ideencenter aufnehme. Verrate uns gerne noch, welcher Mehrwert dadurch für Sie entsteht. Schreiben Sie uns dafür eine E-Mail an support@clockodo.com oder rufen Sie uns an +49 2303 6766878
Hallo zusammen,
Wir sind SAP IT Dienstleister und für uns ist es wichtig, dass man einzelne Berichte auf unterschiedlichen Ebenen freigeben kann, damit diese z.B. den Kunden für die Abnahme von Zeitnachweisen vorgelegt werden können.
Da die Kunden diese Nachweise immer in gleicher Form vorgelegt haben möchten, ist es nicht sinnvoll, dass sich jeder einzelne Mitarbeiter den Bericht bauen muss, sondern diese zentral zur Verfügung gestellt werden und auf unterschiedlichen Ebenen genutzt werden können.
Wir sind SAP IT Dienstleister und unsere Mitarbeiter müssen vielfach Ihre Arbeitszeiten von Mitarbeitern des Kunden abzeichnen lassen.
Aktuell habe ich beispielsweise die Berichte für einen Kunden erstellt und befinde mich für 3 Wochen in Urlaub. Der Kunden möchte aber jeden Freitag das verbrauchte Budget für das Monitoring zur Verfügung gestellt bekommen.
Ich muss nun aus dem Urlaub heraus diesen zur Verfügung stellen, da ich den Bericht nicht teilen kann.
Beste Grüße aus Schweden
Hallo Herr Steckenborn,
danke für Ihr ausführliches Feedback. Wir möchten uns gerne persönlich mit Ihnen austauschen. Hier schauen wir gemeinsam, ob es nicht bereits eine andere Lösung gibt, um Ihr Anliegen zu lösen. Zusätzlich verstehen wir den Hintergrund und Ihren Bedarf so noch besser und können diesen als Funktionswunsch in unserem Ideencenter verlinken.
Buchen Sie sich dafür entweder eigenständig einen Termin, rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine kurze E-Mail. Diese Schritte nehmen Sie entweder direkt über die Clockodo Anwendung oder über unsere Kontakt-Seite vor.
Für uns wäre es äußert nützlich, wenn man die Berechtigung ein Projekt "abgeschlossen" zu markieren einzeln vergeben könnte. So müsste der Mitarbeiter, der für die Abrechnung zuständig ist, nicht in einem externen Workflow benachrichtigt werden.
Hallo Benjamin,
in den Rechten des Mitarbeiters kannst du individuell festlegen, dass der Mitarbeiter für einzelne Projekte "Berichte bearbeiten" - Rechte hat und damit auch die gewünschten Projekte abschließen kann.