Resturlaub bezeichnet die Anzahl der Urlaubstage, die ein Arbeitnehmer innerhalb eines Kalenderjahres nicht in Anspruch genommen hat. Gemäß dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) steht jedem Arbeitnehmer ein gesetzlicher Mindesturlaub zu, der im laufenden Jahr genommen werden sollte. Werden diese Urlaubstage nicht vollständig genutzt, spricht man von Resturlaub. Dieser kann unter bestimmten Voraussetzungen ins Folgejahr übertragen werden, wobei er in der Regel bis zum 31. März des folgenden Jahres genommen werden muss, um nicht zu verfallen. Arbeitnehmer haben somit nicht automatisch das Recht, nicht genommene Urlaubstage ins neue Jahr zu übertragen; es bedarf spezifischer Gründe und der Einhaltung der genannten Fristen.
Um den Resturlaub zu berechnen, zieht man die bereits eingesetzten Urlaubstage vom Urlaubsanspruch ab. Die übrig gebliebenen Tage gelten als Resturlaub des laufenden Kalenderjahres.
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) spricht jedem Arbeitnehmer bezahlten Erholungsurlaub zu. Der § 3 BUrlG regelt den gesetzlichen Mindesturlaub, der besagt, dass jeder Arbeitnehmer pro Jahr Anspruch auf mindestens zwanzig Tage bezahlten Urlaub hat. Dies gilt bei fünf Arbeitstagen pro Woche. Bei einer Sechs-Tage-Woche stehen Arbeitnehmern jährlich mindestens 24 Urlaubstage zu. Darüber hinaus kann der gesetzliche Urlaubsanspruch durch Arbeitsverträge, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen erweitert werden.
Angenommen, ein Arbeitnehmer hat einen vertraglich vereinbarten Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen und arbeitet in einer Fünf-Tage-Woche. Bis zum aktuellen Zeitpunkt hat er 18 Urlaubstage genommen.
Die Berechnung des Resturlaubs erfolgt wie folgt:
In diesem Fall stehen dem Arbeitnehmer noch 12 Tage Resturlaub für das laufende Kalenderjahr zur Verfügung.
Gemäß dem Bundesurlaubsgesetz muss Resturlaub aus dem laufenden Kalenderjahr noch bis Jahresende genommen werden (§ 7 BUrlG). Eine Übertragung des Resturlaubs in das nächste Jahr ist nur vorgesehen, wenn aufgrund von dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen der Urlaubsanspruch nicht vollständig wahrgenommen werden kann.
Der Arbeitgeber darf den Urlaubsantrag eines Mitarbeiters aus betrieblichen Gründen ablehnen. Anlässe dafür könnten saisonabhängige Hochphasen oder Krankheitswellen sein. Entsprechend kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub nicht nutzen.
Persönliche Gründe für eine Nichtinanspruchnahme des Jahresurlaubs können vorliegen, wenn beispielsweise der Arbeitnehmer im geplanten Zeitraum des Urlaubs krank war oder in Elternzeit geht. Vor der Elternzeit nicht genommener Resturlaub verfällt nicht und kann nach der Elternzeit im laufenden oder nächsten Urlaubsjahr genommen werden, wobei eine frühzeitige Abstimmung mit dem Arbeitgeber ratsam ist. Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis, und der Arbeitgeber kann den Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen.
Wenn Gründe dieser Art vorliegen, gestattet § 7 BUrlG, die daraus resultierenden Resturlaubstage in das nächste Kalenderjahr mitzunehmen. Allerdings muss dieser in den ersten drei Monaten des neuen Kalenderjahres in Anspruch genommen werden. Das bedeutet, die gesetzliche Frist des Anspruches auf Resturlaub endet am 31. März des Folgejahres. Dadurch soll verhindert werden, dass Mitarbeiter nicht in Anspruch genommene Urlaubstage anhäufen.
Nach aktueller Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) verfällt Resturlaub nicht mehr automatisch zum Jahresende, selbst wenn keine der zuvor genannten Gründe wie Elternzeit oder Krankheit vorliegen. Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Mitarbeitenden rechtzeitig und klar darauf hinzuweisen, dass noch nicht genommener Urlaub besteht und dass dieser verfallen kann, wenn er nicht genommen wird. Erst wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er seine Beschäftigten angemessen über den bevorstehenden Verfall informiert und ihnen die Möglichkeit gegeben hat, den Urlaub zu nehmen, kann der Urlaubsanspruch verfallen. Diese Verpflichtung des Arbeitgebers wurde durch die EuGH-Urteile mit den Aktenzeichen C-619/16 und C-684/16 sowie durch das BAG-Urteil mit dem Aktenzeichen 9 AZR 541/15 bestätigt.
Haben Arbeitnehmer unverschuldet ihren Resturlaub auch nach dem 1. Quartal des Folgejahres nicht genommen, verfällt der Resturlaubsanspruch auch dann nicht einfach. Er kann über die Frist hinaus noch genommen werden. Ein Unverschulden liegt zum Beispiel vor, wenn der Mitarbeiter krank wird, eine Urlaubssperre gilt oder im Betrieb viel zu tun ist, und der Arbeitnehmer aufgrund dessen nicht in den Urlaub kann.
Für Arbeitnehmer, die für eine lange Zeit arbeitsunfähig sind, besteht der gesetzliche beziehungsweise vereinbarte Urlaubsanspruch nach wie vor. Das Bundesarbeitsgericht hat im Jahr 2012 entschieden, dass langzeitkranke Arbeitnehmer Anspruch darauf haben, ihren Resturlaub beziehungsweise Jahresurlaub bis 15 Monate nach Endes des ursprünglichen Urlaubsjahres zu nehmen (Az. 9 AZR 623/10).
Das Bundesarbeitsgericht entschied 2022, dass Resturlaub auch dann nicht automatisch verfällt oder verjährt, wenn der Mitarbeiter zum Beispiel lange krank war. Auch hier muss der Arbeitgeber ihn darauf hinweisen und sogar schriftlich auffordern, den übrigen Urlaub noch zu nehmen.
Bonustipp für Unternehmer
Der verlängerte Zeitraum für übertragenen Resturlaub gilt ausschließlich für den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub. Gewähren Arbeitgeber darüber hinaus im Arbeitsvertrag zusätzliche Urlaubstage, steht es ihnen frei zu entscheiden, wie mit diesen umgegangen wird. Manche Unternehmer handhaben diese arbeitsrechtlich genau wie den Mindestanspruch der Urlaubstage und gewähren auch dafür einen verlängerten Übertragungszeitraum.
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, unabhängig davon, ob die Kündigung vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer ausgeht, besteht Anspruch auf den verbleibenden Resturlaub. Entscheidend ist der Zeitpunkt der Kündigung, um den Urlaubsanspruch zu bestimmen:
Beachten Sie, dass der volle Urlaubsanspruch laut § 4 BUrlG erst nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses entsteht. Resturlaub sollte idealerweise während der Kündigungsfrist genommen werden. Ist dies nicht möglich, kann eine finanzielle Abgeltung erfolgen.
Wechselt ein Arbeitnehmer innerhalb eines Kalenderjahres den Arbeitgeber, ist der vorherige Arbeitgeber gemäß § 6 Abs. 2 BUrlG verpflichtet, eine Bescheinigung über den im laufenden Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszustellen. Dies verhindert eine doppelte Urlaubsgewährung durch den neuen Arbeitgeber. Der neue Arbeitgeber kann den bereits genommenen Urlaub auf den aktuellen Urlaubsanspruch anrechnen.
Sollte der Resturlaub bei einer Kündigung nicht mehr in Anspruch genommen werden können, ist auch eine Auszahlung möglich (siehe unten).
Stefanie ist Angestellte in einer Medienagentur und arbeitet 40 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag. Laut Arbeitsvertrag hat sie Anspruch auf insgesamt 28 Tage Jahresurlaub, wovon 20 Tage dem gesetzlichen Mindesturlaub entsprechen. Sie hat zum 31. August gekündigt und möchte ihren Resturlaub während der Kündigungsfrist nehmen. Wie viele Urlaubstage stehen ihr zu?
Da Stefanie das Arbeitsverhältnis nach dem 30. Juni beendet, hat sie Anspruch auf den vollen gesetzlichen Jahresurlaub von 20 Tagen. Dieser Anspruch kann nicht anteilig gekürzt werden, da der gesetzliche Mindesturlaub nicht unterschritten werden darf.
Bezüglich der vertraglich vereinbarten zusätzlichen 8 Urlaubstage (28 Tage Gesamturlaub minus 20 Tage gesetzlicher Urlaub) kann der Arbeitgeber eine anteilige Kürzung vornehmen. Die Berechnung erfolgt wie folgt:
Insgesamt hat Stefanie somit Anspruch auf 26 Urlaubstage (20 gesetzliche + 6 anteilige vertragliche).
Angenommen, Stefanie hat vor ihrer Kündigung bereits 8 Urlaubstage genommen. Dann verbleiben ihr noch 18 Resturlaubstage (26 Anspruch minus 8 bereits genommen).
Hinweis: Wenn Stefanie den vollen gesetzlichen Urlaub von 20 Tagen bereits bei ihrem bisherigen Arbeitgeber in Anspruch genommen hat, ist dieser verpflichtet, dem neuen Arbeitgeber eine Bescheinigung über den gewährten Urlaub auszustellen. Der neue Arbeitgeber kann dann den bereits genommenen Urlaub auf den aktuellen Urlaubsanspruch anrechnen, um eine doppelte Urlaubsgewährung zu vermeiden.
Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus, weil er in Rente geht, ist sein Resturlaub wie im Falle einer Kündigung zu handhaben.
Während der Kurzarbeit bleiben die Urlaubsansprüche der Arbeitnehmer grundsätzlich bestehen. Allerdings gibt es spezifische Regelungen, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer berücksichtigen sollten:
Bevor Kurzarbeit eingeführt wird, sind Arbeitgeber verpflichtet, alle Möglichkeiten auszuschöpfen, um einen Arbeitsausfall zu vermeiden. Dazu zählt auch der Abbau von Resturlaub aus dem Vorjahr. Arbeitnehmer müssen diesen Resturlaub grundsätzlich vor Beginn der Kurzarbeit nehmen, es sei denn, es bestehen dringende persönliche Gründe, die dem entgegenstehen (§ 96 (4) Satz 2 Nr. 2 SGB 3).
Während der Kurzarbeit kann der Urlaubsanspruch anteilig gekürzt werden, insbesondere bei "Kurzarbeit Null", also wenn keine Arbeitsleistung erbracht wird. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass für jeden vollen Monat der Kurzarbeit Null der Urlaubsanspruch um ein Zwölftel reduziert werden kann.
Nehmen Arbeitnehmer während der Kurzarbeit Urlaub, haben sie Anspruch auf das volle Urlaubsentgelt. Das bedeutet, dass die Vergütung während des Urlaubs nicht durch die Kurzarbeit reduziert wird. Das Urlaubsentgelt berechnet sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn.
Der Gesetzgeber sieht grundsätzlich keine Auszahlung von Resturlaub vor, da Urlaub in erster Linie dem Erholungszweck dienen soll. Ein paar Ausnahmen gibt es dennoch:
Der § 7 (4) BUrlG besagt, dass nicht mehr gewährter oder genommener Urlaub finanziell abgegolten werden muss. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer das entsprechende Urlaubsentgelt auszuzahlen. Dieses berechnet er auf Grundlage des durchschnittlichen Verdienstes in den letzten 13 Wochen. Dabei ist irrelevant, welche Partei die Kündigung angestrebt hat.
Beispielrechnung:
Angenommen, ein Arbeitnehmer hat ein monatliches Bruttogehalt von 3.000 € und arbeitet in einer 5-Tage-Woche. Zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses stehen ihm noch 10 nicht genommene Urlaubstage zu.
In diesem Beispiel beträgt die Urlaubsabgeltung für die 10 nicht genommenen Urlaubstage 1.385,70 €. Es ist wichtig zu beachten, dass die Urlaubsabgeltung steuer- und sozialversicherungspflichtig ist und daher vom Bruttobetrag entsprechende Abzüge vorgenommen werden.
Erst mit der Entscheidung des EuGH (Az.: C-569/16, C 570-16) wurde beschlossen, dass Resturlaub im Todesfall nicht mehr verfällt, sondern Erben einen Anspruch auf die Auszahlung des Resturlaubs haben.
Da das Gesetz nur die Auszahlung der gesetzlichen Urlaubstage verbietet, können Arbeitgeber und Arbeitnehmer über weitere Urlaubstage selbst bestimmen und gegebenenfalls eine Auszahlung vereinbaren. Denkbar wäre beispielsweise die Handhabung von Resturlaub in einem Aufhebungsvertrag zu festzuhalten.
Regelungen, Tipps und Praxisbeispiele zum Thema Urlaubsplanung: Erfahren Sie jetzt alles darüber, wie Sie die Urlaubsplanung richtig angehen!
Wenn Arbeitnehmer ihren Jahresurlaub nicht vollständig im laufenden Kalenderjahr nehmen, entsteht sogenannter Resturlaub. Dieser kann unter bestimmten Voraussetzungen ins Folgejahr übertragen werden. Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie für die nicht genommenen Urlaubstage Rückstellungen in ihrer Bilanz bilden müssen. Diese Urlaubsrückstellungen stellen sicher, dass die finanziellen Verpflichtungen für den noch ausstehenden Urlaub korrekt erfasst werden.
Angenommen, ein Unternehmen hat einen Mitarbeiter, der zum Jahresende noch 10 Tage Resturlaub hat. Das jährliche Bruttogehalt dieses Mitarbeiters beträgt 60.000 €. Bei einer 5-Tage-Woche ergeben sich etwa 250 Arbeitstage pro Jahr. Daraus ergibt sich ein durchschnittlicher Tagesverdienst von 240 € (60.000 € / 250 Tage). Für die 10 Tage Resturlaub müsste das Unternehmen somit eine Rückstellung von 2.400 € (10 Tage × 240 €) bilden.
Es gibt zwei gängige Methoden zur Berechnung von Urlaubsrückstellungen:
Der Gesetzgeber sieht zwar einen zusammenhängenden Erholungsurlaub für Arbeitnehmer vor. Diesen muss der Arbeitgeber allerdings nur für zwölf aufeinanderfolgende Urlaubstage genehmigen. Wurde dieser vom Arbeitnehmer bereits genommen, muss der Arbeitgeber darüber hinaus keinen Resturlaub am Stück genehmigen. Der Arbeitnehmer ist dann auf die Zustimmung des Arbeitgebers angewiesen.
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Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf ihre verbleibenden Urlaubstage, was eine proaktive Urlaubsplanung fördert und das Verfallen von Resturlaub verhindert. Die klare Darstellung der Urlaubskontingente unterstützt sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitgeber bei der effizienten Planung und Verwaltung von Abwesenheiten. Mitarbeiter können ihre Urlaubsanträge schnell und unkompliziert einreichen und erhalten zeitnah Rückmeldung. Clockodo ermöglicht es, Resturlaub und Überstunden automatisch oder manuell ins neue Jahr zu übertragen.
Die intuitive Bedienung von Clockodo erleichtert die Integration in den täglichen Arbeitsablauf. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten erfassen, Urlaubsanträge stellen und ihren Resturlaub einsehen – alles in einer zentralen Plattform.
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Katharina Jaretzke
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea