Als Urlaubsrückstellung bezeichnet man eine Sicherheitsmaßnahme, bei der man nicht in Anspruch genommene Urlaubstage innerhalb eines Geschäftsjahres (Resturlaub) erfasst und bis zum Bilanzstichtag in der Jahresbilanz des Unternehmens verbucht.
Wenn Arbeitnehmer ihren vollen Urlaubsanspruch nicht im laufenden Geschäftsjahr nehmen, sondern ihn ins Folgejahr übertragen, entsteht für Arbeitgeber ein Erfüllungsrückstand. Da nicht absehbar ist, wann genau Arbeitnehmer ihren Resturlaub einsetzen, handelt es sich dabei um eine sogenannte „ungewisse Verbindlichkeit”. Diese ist rückstellungspflichtig, was bedeutet, dass sie die Bildung von Urlaubsrückstellungen erfordert (§ 249 HGB).
Die Berechnung kann man unter Berücksichtigung der handels- und steuerrechtlichen Bedingungen mit unterschiedlichen Methoden angehen.
Das Handelsgesetzbuch legt mit dem § 249 eine Passivierungspflicht für Arbeitgeber fest und bestimmt, dadurch Urlaubsrückstellungen für offene Urlaubstage zu bilden. Darüber hinaus gilt laut Einkommensteuergesetz auch der Maßgeblichkeitsgrundsatz für Urlaubsrückstellungen (§ 5 (1) EstG).
Abgesehen von den gesetzlichen Verpflichtungen bieten Urlaubsrückstellungen Vorteile und Sicherheiten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Die Urlaubsrückstellung stellt die rechtmäßigen Ansprüche der Arbeitnehmer sicher: Mitarbeiter behalten dadurch die Möglichkeit, ihren nicht genutzten Urlaub im Folgejahr zu konsumieren oder eine Auszahlung geltend zu machen – beispielsweise im Rahmen einer Kündigung oder einer Insolvenz des Unternehmens.
Mit den Rückstellungen, die der Arbeitgeber in seiner Bilanz aufführt, behält er den Überblick über die Urlaubstage und die damit verbundenen künftigen Aufwendungen. Dadurch kann er die finanziellen Belastungen, die gegebenenfalls auf ihn zukommen, besser kalkulieren. Auch seine Personalplanung wird ihm mit Hilfe der Übersicht aller Abwesenheiten erleichtert.
Die Höhe der Urlaubsrückstellungen richtet sich nach dem Urlaubsentgelt der Arbeitnehmer und der Anzahl der Resturlaubstage. Dieses Entgelt wäre bei Inanspruchnahme des Urlaubs angefallen. Für das Handelsrecht sind das künftige Personalaufwendungen, die der Betrieb im nächsten Geschäftsjahr zusätzlich tragen muss. Die Urlaubsrückstellungen umfassen das Bruttoarbeitsentgelt und Lohnnebenkosten sowie etwaige Gehaltserhöhungen oder Sonderleistungen.
Für die Berechnung von Urlaubsrückstellungen gibt es zwei verschiedene Methoden: die Individualberechnung und die Durchschnittsberechnung. Die Wahl dieser liegt im eigenen Ermessen und ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wichtig ist allerdings, dass man die gewählte Methode beibehält (§ 252 (1) Nr. 6 HGB). Ein Wechsel ist nur in Ausnahmefällen möglich. Deshalb ist es ratsam, sich vorab sorgfältig Gedanken darüber zu machen, welche Methode für das eigene Unternehmen geeignet ist.
Mit der Individualberechnung erfasst man für die Berechnungsgrundlage der Urlaubsrückstellungen den Stundenlohn sowie das Arbeitszeitmodell jedes einzelnen Mitarbeiters. Urlaubstage, die Arbeitnehmer nicht in Anspruch genommen haben, rechnet man auf Basis des Arbeitszeitmodells in Arbeitsstunden um. Die Arbeitsstunden bewertet man anschließend mit dem Brutto-Stundenlohn des jeweiligen Mitarbeiters. Zusätzlich rechnet man die Arbeitgeberanteile der Sozialversicherung hinzu. Schließlich kann man jeder Rückstellung einen monetären Wert zuordnen.
Die Individualberechnung ist realitätsnah und entsprechend genau. Durch den großen Verwaltungsaufwand eignet sie sich eher für kleinere Unternehmen mit einer überschaubaren Mitarbeiteranzahl.
In der Durchschnittsberechnung der Urlaubsrückstellung geht man ähnliche Schritte durch, ohne jedoch den Fokus auf jeden einzelnen Mitarbeiter zu lenken. Stattdessen teilen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter in sinnvolle Gruppen ein und nutzen die Durchschnittswerte der Stundenlöhne sowie Arbeitszeitmodelle. Auf Basis dieser Werte findet anschließend die Berechnung statt. Für die Gruppierungen kann man sich beispielsweise an Gehaltsstrukturen orientieren: Lohn- oder Gehaltsempfänger, Minijobber, Gesellschafter/Geschäftsführer.
Diese Methode ist ungenauer als die Individualberechnung, da sie schnell zu Unter- oder Überwertungen führen kann. Dennoch verwendet man sie gerade in großen Unternehmen häufig, da sie durch den geringeren Arbeitsaufwand effizienter ist.
In beiden Methoden besteht eine prognostische Unsicherheit. Begründet ist diese dadurch, dass man nicht vorhersagen kann, was mit dem übertragenen Resturlaub geschieht – ob Arbeitnehmer sich diesen auszahlen lassen, in Anspruch nehmen wollen oder gar den Betrieb verlassen. In allen Fällen können weitere Kosten entstehen, die man in der Berechnung der Urlaubsrückstellung nicht berücksichtigen kann. Beispielsweise können zusätzliche Kosten durch die Inanspruchnahme des Urlaubs aufkommen, wenn eine Aushilfe für die Zeit des Urlaubs eingestellt werden muss.
Die Formel ist für beide Methoden zur Berechnung von Urlaubsrückstellungen identisch und lautet:
maßgebliches Urlaubsentgelt / tatsächliche Arbeitstage * offene Urlaubstage
Levin arbeitet für einen Badarmaturen-Hersteller und verdient ein Bruttojahresgehalt von 40.000 Euro. Zusätzlich erhält er jährlich ein Weihnachtsgeld als festen Bestandteil seiner Bezüge in Höhe von 3.000 Euro. Hinzu kommen noch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und gegebenenfalls weitere Lohnnebenkosten, um das maßgebliche Urlaubsentgelt zu berechnen.
40.000 Euro Bruttojahresgehalt
+ 3.000 Euro Weihnachtsgeld
+ 6.000 Euro AG-Anteil SV
= 49.000 Euro maßgebliches Urlaubsentgelt
Levin arbeitet in seinem Unternehmen in Vollzeit von Montag bis Freitag. Er kommt im Jahr auf 260 Arbeitstage (52 Wochen x 5). Abzüglich der Feiertage sind es 254 Arbeitstage, aber pauschal rechnet man mit 250. Sein Resturlaub beläuft sich auf 5 Urlaubstage.
maßgebliches Urlaubsentgelt / tatsächliche Arbeitstage * offene Urlaubstage
49.000 Euro maßgebliches Urlaubsentgelt / 250 Arbeitstage * 5 offene Urlaubstage = 980 Euro
Levins Chef muss für ihn eine passivierte Urlaubsrückstellung in Höhe von 980 Euro bilden. Die Finanzabteilung des Unternehmens pflegt diese Angabe in die Steuerbilanz ein.
Das Steuerrecht und das Handelsrecht gehen beide jeweils anders mit Urlaubsrückstellungen um, obwohl beide die Berechnung verlangen. Das Steuerrecht betrachtet den Rückstellungsbetrag als jenen, den der Betrieb zum Ende des Geschäftsjahres für den Resturlaub an die jeweiligen Mitarbeiter auszahlen müsste. Für das Handelsrecht geht es bei Urlaubsrückstellungen darum, der Verpflichtung nachzukommen, bezahlten Urlaub im Folgejahr zu gewähren.
Steuerrechtlich gesehen berechnet man die Rückstellung auf Basis der regulären Arbeitstage. Entsprechend berücksichtigt man Krankheitstage und in Anspruch genommene Urlaubstage nicht. Handelsrechtlich rechnet man mit den tatsächlichen Arbeitstagen und bezieht Abwesenheiten und zu erwartende Fehlzeiten mit ein.
Der Einfachheit halber rechnet man pauschal mit 220 Tagen für die Handelsbilanz bei einer Fünf-Tage-Woche und für die Steuerbilanz mit 250 Arbeitstagen (300 bei einer Sechs-Tage-Woche). Um die Durchschnittswerte nutzen zu können, muss das Arbeitsverhältnis seit mindestens einem Jahr bestehen.
Mit dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 29.01.2008 (I B 100/07) wurde die unterschiedliche Handhabung der Arbeitstage in der Steuer- und Handelsbilanz bestätigt.
Unabhängig von der Berechnungsmethode (siehe oben) benötigt man für die Steuerbilanz die gleichen Lohndaten und Gehaltsdaten:
(Quelle: H 6.11 „Urlaubsverpflichtung“ EStH)
Für die Handelsbilanz sind noch folgende Daten für die Urlaubsrückstellungen notwendig:
Folgende Positionen dürfen aus steuerrechtlichen Gründen nicht mit einbezogen werden und müssen gegebenenfalls aus den oberen Positionen herausgerechnet werden:
(Quelle: GKK Partners)
Beachten Sie, dass Sie für die Handelsbilanz gemäß des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG; 29.05.2009) künftige Lohn- und Gehaltssteigerungen in die Urlaubsrückstellungs-Berechnung einbeziehen. Für die Steuerbilanz dürfen Sie diese Steigerungen nicht berücksichtigen.
Scheidet ein Mitarbeiter zum Jahresende aus dem Unternehmen aus, um eine andere Stelle anzutreten, ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Mitarbeiter ungenutzte Urlaubsansprüche auszuzahlen. In solchen Fällen ist der Arbeitgeber von der Pflicht, Urlaubsrückstellungen zu bilden, befreit. Wechselt der Arbeitnehmer im laufenden Geschäftsjahr seine Arbeitsstelle, muss der Arbeitgeber für die Resturlaubstage aus dem Vorjahr Urlaubsrückstellungen bilden. Dabei ist unerheblich, ob das Ausscheiden bereits zum Jahreswechsel bekannt war. Der Arbeitgeber befindet sich in solchen Fällen im Erfüllungsrückstand.
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Alle Informationen rund um die nicht in Anspruch genommenen Urlaubstage sollten der Finanzbuchhaltung stets rechtzeitig vorliegen, sodass sie den handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Jahresabschluss fristgerecht zum Bilanzstichtag vornehmen kann. Die exakten Fristen dazu hängen von der Unternehmensgröße und Rechtsform ab.
In der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens kümmert man sich um die Buchung der Urlaubsrückstellungen. Der Buchungssatz dafür lautet: „Aufwandskosten an Rückstellungen”. Zum einen verringert sich dadurch der zu verzeichnende Gewinn des Betriebs, zum anderen transferiert man den Betrag in das nächste Geschäftsjahr.
Die gebildeten Urlaubsrückstellungen kann man auflösen, wenn die „ungewisse Verbindlichkeit”, wegen der die Rückstellung zustande kam, nicht mehr besteht (§ 249 (2) HGB). Dies kann auf drei verschiedene Arten vonstattengehen:
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea