Als Zwischenzeugnis bezeichnet man ein Arbeitszeugnis, das der Arbeitnehmer während des Arbeitsverhältnisses anfordert und erhält. Es beinhaltet sachliche Fakten, Leistungen und Erfolge, die der Angestellte bisher in seiner Position im Unternehmen erreicht hat. Mitarbeiter können ein Zwischenzeugnis jederzeit bei ihrem Arbeitgeber anfragen, allerdings haben sie keinen gesetzlichen Anspruch auf dieses. Die Entscheidung zur Aushändigung liegt beim Arbeitgeber selbst, wurde zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses im Arbeitsvertrag geregelt oder steht in einem Tarifvertrag.
Arbeitnehmer haben grundsätzlich kein Recht auf ein Zwischenzeugnis – es sei denn, ihr Arbeitsvertrag oder ein Tarifvertrag beinhaltet eine entsprechende Regelung. Das Dokument steht damit im Gegensatz zum Arbeitszeugnis, für welches am Ende eines Arbeitsverhältnisses ein gesetzlicher Anspruch gemäß § 109 GewO für Angestellte besteht (nach sechs Wochen Betriebszugehörigkeit). Arbeitgeber dürfen die Bitte nach einem Zwischenarbeitszeugnis also ablehnen.
Es kann sich allerdings ein Anspruch ergeben, wenn ein berechtigtes Interesse besteht. Fälle, die unter ein solches fallen, sind allerdings nicht gesetzlich festgehalten. Oftmals sind Gründe, mit denen Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis durchsetzen können, folgende:
(Quellen: BAG v. 21.01.93 - 6 AZR 171/92, BAG v. 01.10.1998 - 6 AZR176/97)
Ein Zwischenzeugnis kann Ihre Mitarbeiter motivieren, wenn die Arbeitsleistung gut bewertet wird. Lesen Sie in unserem Ratgeberartikel Arbeitsmotivation: Immer mehr Arbeitnehmer sind unzufrieden, welche Faktoren ebenfalls die Arbeitszufriedenheit beeinflussen!
Arbeitnehmer können sowohl ein einfaches als auch ein qualifiziertes Zwischenzeugnis anfordern.
Ein einfaches Zeugnis beinhaltet lediglich sachliche Fakten, die objektiv und prüfbar sind. Dazu zählen beispielsweise die Dauer der bisherigen Betriebszugehörigkeit oder Aufgaben, Projekte und Verantwortungsbereiche, die der Arbeitnehmer übernommen hat beziehungsweise an denen er momentan arbeitet.
Das qualifizierte Zwischenzeugnis enthält dieselben sachlichen Fakten des einfachen Dokuments. Zusätzlich befinden sich in diesem aber auch Bewertungen der Leistungen durch den Arbeitgeber sowie einer Beurteilung des sozialen Verhaltens. Die Verhaltensbewertung umfasst beispielsweise Soft Skills oder den Umgang mit Vorgesetzten und Kollegen.
Bittet Ihr Mitarbeiter Sie um ein Zwischenzeugnis, können Sie dies nutzen, um den Angestellten zu motivieren und gegebenenfalls umzustimmen, falls dieser eine Kündigung beabsichtigt. Mit einer guten Bewertung seiner Arbeitsleistung und seines Sozialverhaltens legen Sie den Grundstein für eine positive weitere Zusammenarbeit.
Der Aufbau des Zwischenzeugnisses ist ähnlich zu dem eines Arbeitszeugnisses. Der Unterschied ist, dass es im Präsens formuliert wird, da der Mitarbeiter gegenwärtig im Unternehmen arbeitet. Daher besitzt es auch kein Beendigungsdatum. In der Regel gleicht der Aufbau folgendem Schema:
1. Briefkopf des Arbeitgebers
2. Überschrift
In der Regel lautet die Überschrift „Zwischenzeugnis”.
3. Persönliche Daten des Arbeitnehmers
4. Unternehmensbeschreibung
Die Unternehmensbeschreibung enthält:
Oftmals haben Unternehmen eine Standard-Beschreibung, die sie beispielsweise für Zwischenzeugnisse und Endzeugnisse nutzen.
5. Stellenbezeichnung und Beschreibung der Aufgaben des Angestellten
Der Arbeitgeber erläutert die Position des Mitarbeiters sowie dessen Funktion im Unternehmen. Er beschreibt die Tätigkeiten, die der Arbeitnehmer regelmäßig, dauerhaft und unregelmäßig (dafür aber mit hoher Wichtigkeit) erledigt, und sortiert diese nach ihrer Relevanz. Die Aufzählung kann in einem Fließtext oder in Stichpunkten erfolgen. Hat der Mitarbeiter eine Personalverantwortung (beispielsweise Budgetverantwortung) in der Firma, kann der Vorgesetzte diese ebenfalls aufführen.
6. Beurteilung der Leistung
Der Vorgesetzte bewertet die bisherige Arbeitsleistung des Angestellten. Relevante Aspekte, die er beurteilt, sind folgende:
7. Beurteilung des Sozialverhaltens
Der Arbeitgeber bewertet das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen (Teamfähigkeit) und Kunden sowie externen Geschäftspartnern. In diesem Punkt spielt genau diese Reihenfolge eine wichtige Rolle. Weichen Vorgesetzte von der Reihung ab, ist dies ein Hinweis dafür, dass der Umgang mit dem Chef nicht immer korrekt war.
8. Grund der Ausstellung des Zwischenzeugnisses
Für die Ausstellung des Zwischendokuments gibt es verschiedene Gründe. In der Regel sollte der Arbeitgeber den individuellen Anlass des Mitarbeiters aufführen. Gründe für ein Zwischenarbeitszeugnis werden in diesem Artikel in einem eigenen Absatz behandelt.
9. Schlussformel
Der Arbeitgeber bedankt sich für die bisherige Zusammenarbeit und bestärkt den Wunsch nach einer Fortsetzung.
10. Unterschrift, Datum, Firmenstempel
Möchten Sie dem Zwischenzeugnis Ihres Mitarbeiters eine persönliche Note geben, können Sie seine besonderen Erfolge explizit erwähnen. Dadurch besteht das Dokument nicht nur aus gängigen Formulierungen und Phrasen und ist individuell auf den Arbeitnehmer angepasst.
Arbeitgeber müssen in einem Zwischenzeugnis ein wahrheitsgemäßes und vollständiges Bild über den Angestellten transportieren. Der Inhalt ist klar und verständlich zu formulieren. Das Dokument muss alle Beurteilungen und Tatsachen enthalten, die für eine Gesamtbewertung notwendig sind. Außerdem muss der Vorgesetzte das Zeugnis wohlwollend verfassen, da es den beruflichen Werdegang des Mitarbeiters nicht unnötig erschweren darf. Das bedeutet allerdings nicht, dass nicht erfüllte Anforderungen unerwähnt bleiben müssen, solange sie der Wahrheit entsprechen.
Für Zwischenzeugnisse gibt es allgemein bekannte Formulierungen, die sich in Noten für den Arbeitnehmer umwandeln lassen.
Zwischenzeugnis-Note sehr gut:
Frau XY erfüllt die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.
Mit XYs herausragenden Leistungen sind wir stets mehr als zufrieden.
Zwischenzeugnis-Note gut:
Frau XY erfüllt die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.
Mit XYs guten Leistungen sind wir stets äußerst zufrieden.
Zwischenzeugnis-Note befriedigend:
Frau XY erfüllt die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit.
Mit XYs angemessenen Leistungen sind wir zufrieden.
Zwischenzeugnis-Note ausreichend:
Frau XY erfüllt die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit.
Mit XYs Leistungen sind wir ausreichend zufrieden.
Zwischenzeugnis-Note mangelhaft:
Frau XY erfüllt die ihr übertragenen Aufgaben überwiegend zufriedenstellend.
Mit XYs Leistungen sind wir überwiegend/größtenteils zufrieden.
Oftmals wundern sich Arbeitgeber, weshalb ein Mitarbeiter während der Anstellung nach einer Dokumentation seiner Leistung verlangt. Dafür gibt es verschiedene Gründe, die nicht unbedingt mit einer möglichen Kündigung zusammenhängen. Trotzdem ist eine zeitnahe Kündigung zu 80 Prozent der Anlass, weshalb ein Angestellter ein Zwischenzeugnis anfordert. Gründe, die dagegen beinhalten, dass der Mitarbeiter im Unternehmen bleiben möchte, sind folgende:
Sebastian steht ein Vorgesetztenwechsel bevor, da seine derzeitige Chefin Marina zwei Jahre in Elternzeit geht. Er arbeitet bereits seit drei Jahren im Projektcontrolling, der Abteilung von Marina. Da er nicht weiß, ob oder inwiefern sich seine Aufgaben unter dem neuen Vorgesetzten Lars ändern werden, beantragt er eine aktuelle Leistungsbeurteilung mittels eines qualifizierten Zwischenzeugnisses bei Marina. Sebastian hat nicht vor, das Unternehmen zu verlassen. Er möchte sich mit dem Dokument lediglich für seine weitere berufliche Zukunft absichern, falls unerwartete Veränderungen auftreten, die ihn doch zu einem Verlassen der Firma bewegen (beispielsweise Unzufriedenheit mit seinem neuen Chef oder neuen Aufgabenbereichen).
Es gibt keine Frist für den Arbeitgeber, bis wann er das Zwischenzeugnis fertig haben muss. Hat der Angestellte aber triftige Gründe für das Dokument, muss der Vorgesetzte dieses unverzüglich ausstellen.
Für manche Berufsausbildungen ist der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis durch Tarifverträge oder Gewerkschaften geregelt. Eine andere Rechtslage als für einen normalen Arbeitnehmer liegt hier dennoch nicht vor. Bedeutet: Auch Auszubildende haben grundsätzlich keinen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Allerdings erhalten sie normalerweise bereits regelmäßige Leistungsbeurteilungen durch ihre Ausbildungsleiter.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea