Tätigkeitsnachweise sind ein wichtiges Mittel zur Leistungserfassung, jedoch kosten manuell geführte Listen viel Zeit und Nerven. Das muss nicht sein: Lernen Sie die Stundenzettel App clockodo kennen!
Definition: Was ist ein Tätigkeitsnachweis?
Allgemein versteht man unter einem Tätigkeitsnachweis eine schriftliche Bestätigung, dass eine Arbeit erbracht wurde. Diese kann in Form eines Stundenzettels erfolgen, in dem die Art der Leistung und die jeweilige Dauer dokumentiert wird. Häufig fertigen Arbeitnehmer solche Nachweise sowohl für die Kontrolle durch ihren Arbeitgeber als auch für den Kunden an. Üblich sind beispielsweise Tätigkeitsnachweise von Handwerkern, auf deren Basis später die Rechnung erstellt wird. Je nach Betrieb und dessen Anforderungen unterscheiden sich die geführten Tätigkeitsnachweise stark. Auch die Methoden zur Aufzeichnung sind vielfältig: handschriftlich, mit einer Excel-Tabelle oder mit einer Software zur Zeiterfassung.
Ein Tätigkeitsnachweis kann auch ein sehr einfaches Arbeitszeugnis sein. Arbeitnehmer fragen ein solches an, wenn sie ihr Arbeitsverhältnis zum Beispiel für Hochschulbewerbungen oder Versicherungen bescheinigen müssen.
Warum einen Tätigkeitsnachweis führen?
Mit einem Tätigkeitsnachweis werden die genauen Leistungen des einzelnen Arbeitnehmers sichtbar. Davon profitiert der Arbeitgeber, der dadurch besser kontrollieren kann, ob seine Angestellten ihre Aufgaben erfüllen und wie viel Zeit sie dafür aufbringen. Dabei kann der Arbeitgeber das Führen von Tätigkeitsnachweisen eigenständig oder in Absprache mit dem Betriebsrat anordnen. Denn grundsätzlich hat der Arbeitgeber das Recht, zu überprüfen, ob seine Angestellten die arbeitsvertraglichen Pflichten einhalten. Weigert sich ein Angestellter, Inhalt und Dauer seiner Tätigkeiten aufzuzeichnen, riskiert dieser eine Abmahnung oder Kündigung, denn nach dem Weisungsrecht des Arbeitgebers (§ 106 Gewerbeordnung) ist den Anweisungen Folge zu leisten.
Tätigkeitsnachweise nützen nicht nur Arbeitgebern: Kunden haben ein besseres Verständnis für die Zusammensetzung des Preises, wenn die für jede Dienstleistung aufgewendete Zeit angegeben wird. So hilft eine detaillierte Stundenaufstellung, Rechnungen transparenter zu machen.
Aber auch Arbeitnehmer gewinnen mit einem Tätigkeitsnachweis mehr Überblick über ihre verrichtete Arbeit. Das ermöglicht Angestellten besser einzuschätzen, wie produktiv sie tatsächlich sind und welche Tätigkeiten ihnen viel Zeit kosten.
Für was zahle ich eigentlich? – Wenn sich das Ihre Kunden fragen müssen, fehlt ein essenzieller Punkt: Eine genaue Auflistung der Tätigkeiten, die für Transparenz sorgt und gleichzeitig Vertrauen schafft. Dabei ist Ehrlichkeit in der Kundenkommunikation nur eine von zahlreichen Methoden, Kunden dauerhaft an sich zu binden.
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Wie muss ein Tätigkeitsnachweis aussehen?
Es ist nicht festgelegt, was in einem Tätigkeitsnachweis stehen muss. Je nach Unternehmen erfüllen andere Angaben ihren Zweck. Dennoch gibt es Inhalte, die als grundlegend gelten. Dazu zählen:
Name des Mitarbeiters
Zeitraum der Tätigkeiten (zum Beispiel Woche, Monat)
Datum des Tages
Beschreibung der Tätigkeit
Dauer der Tätigkeit
Unterschrift Arbeitnehmer
Unterschrift Arbeitgeber
Wer detailliertere Daten möchte, kann zusätzlich den Beginn und Ende jeder Tätigkeit sowie Pausenzeiten erfassen. Für Tätigkeitsnachweise, die für Kunden bestimmt sind, sollte der Name des jeweiligen Auftraggebers angegeben werden.
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Wie kann man Tätigkeiten erfassen?
Tätigkeitsnachweise können Arbeitnehmer manuell mit Stift und Papier oder mit Tabellentools wie Excel oder mithilfe einer Software erstellen. Der Vorteil einer Software gegenüber den anderen Methoden ist, dass die Daten direkt digital erfasst werden. Somit fällt das händische Übertragen der notierten Leistungen weg und die Anzahl der Fehler in den Aufzeichnungen kann reduziert werden. Bei einigen Zeiterfassungen ist es außerdem möglich, gleichzeitig Arbeitszeit und Projektzeit aufzunehmen. Nutzer ordnen dafür der gestoppten Zeit Kunde, Projekt und Leistung zu. Diese Daten fließen sowohl in die Zeitkonten der Mitarbeiter als auch in die Rechnungsentwürfe der Kunden.
Beispiel Tätigkeitsnachweis
Hang hat sich vor einigen Jahren als IT-Dienstleisterin selbstständig gemacht. Inzwischen leitet sie ein sechsköpfiges Team. Bisher haben ihre Mitarbeiter Excel-Listen geführt, in denen sie Kunde, Tätigkeit und Zeit aufschrieben. All diese Dateien landeten am Ende bei Hang, die zum einen kontrollieren wollte, wie produktiv ihre Mitarbeiter waren, und zum anderen die Zeiten für die Rechnungserstellung brauchte. Das nahm viel Zeit in Anspruch und immer wieder musste sie feststellen, dass ihr Team fehlerhafte Einträge machte. Sie war darüber verärgert und entschied, eine Software zur Zeiterfassung zu nutzen. Mit dieser können ihre Mitarbeiter per Knopfdruck Zeiten aufnehmen und sowohl Arbeitszeit als auch Projektzeit erfassen. Dank der neuen Software sparen Hang und ihr Team tatsächlich Zeit und Nerven, denn Tätigkeitsnachweise sind jetzt schnell und zuverlässig erstellt.
Katharina Bensch
Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.