Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, die den Arbeitnehmer in Bezug auf seinen Weg zur Tätigkeitsstätte entlastet. Der Zuschuss wird individuell verhandelt und kommt sogar Auszubildenden und Geringverdienern zugute, zusätzlich zum entsprechenden Arbeitsentgelt. Bei einem Arbeitsverhältnis, in dessen Rahmen eine Gehaltserhöhung nicht möglich ist, bietet der Arbeitgeber somit anderweitig Zusatzleistungen. Einen Anspruch auf eine solche Leistung hat ein Arbeitnehmer allerdings nicht. Unternehmen setzen den Fahrtkostenzuschuss durch die Vorteile in der Lohnsteuer auch häufig als Wettbewerbsvorteil in Gehaltsverhandlungen ein. Sowohl für die Anreise per PKW als auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist eine finanzielle Entlastung möglich.
Achtung: Der Fahrtkostenzuschuss ist jedoch abzugrenzen von den Fahrtkostenerstattungen im Rahmen einer Dienstreise und von der Pendlerpauschale, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten bei der Lohnsteuer aufführt.
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Auch der Staat bietet eine Entlastung für Pendler. Mit der Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale macht der Arbeitnehmer zurückgelegte Kilometer im Rahmen der lohnsteuerlichen Werbungskosten geltend. Um hieraus einen Vorteil zu ziehen, muss das Arbeitsentgelt aber über dem Steuerfreibetrag liegen. Deshalb profitieren Auszubildende, Minijobber, Teilzeitkräfte oder Arbeitnehmer in Kurzarbeit nicht immer von der staatlichen Pendlerpauschale, wohl aber vom Fahrtkostenzuschuss. Dieser wird nicht auf den Arbeitslohn angerechnet. Somit können Arbeitgeber auch 450-Euro-Kräften, die ihre Stunden voll ausschöpfen, den Zuschuss gewähren.
Beide Entlastungen werden mit einer Pauschale von 30 Cent pro Kilometer berechnet. Während die Werbungskosten in der Steuererklärung nur den Betrag darstellen, der zu Gunsten des Arbeitnehmers von dem zu versteuernden Einkommen subtrahiert wird, zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Fahrtkostenzuschuss in voller Höhe aus. Wenn der Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss erhält, finden Werbungskosten für Fahrtkosten und Entfernungen in seiner Lohnsteuererklärung nur Berücksichtigung, falls eine Differenz zwischen Fahrtkostenzuschuss und Entfernungspauschale besteht.
Ein Beispiel für den Umgang mit der Differenz zwischen dem Fahrtkostenzuschuss und der Pendlerpauschale sieht folgendermaßen aus:
Karla hat auf kürzester Strecke eine Entfernung von 15 Kilometern zwischen Arbeitsstätte und Haustür. Ihr Arbeitgeber leistet ihr den Fahrtkostenzuschuss in Form eines Sachbezugs und stellt ein Jobticket für die öffentlichen Verkehrsmittel zur Verfügung, das jährlich 600 Euro kostet. Würde Karla stattdessen die Entfernungspauschale in der Lohnsteuererklärung nutzen, käme sie bei 210 Arbeitstagen pro Jahr auf 945 Euro (15 Entfernungskilometer x 210 Tage x 0,30 Euro). Den Differenzbetrag zwischen der Entfernungspauschale und den Kosten des Jobtickets in Höhe von 345 Euro darf Karla steuerlich in den Werbungskosten geltend machen.
Hat sich der Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber auf eine Begünstigung durch den Fahrtkostenzuschuss geeinigt, dann berechnet sich die Höhe des Zuschusses so wie die Pendlerpauschale: Anzahl Entfernungskilometer x Arbeitstage x 30 Cent = Fahrtkostenzuschuss. Das bedeutet, es handelt sich nicht um alle gefahrenen Kilometer pro Tag, sondern um die Entfernung, sprich um eine Strecke. Es wird auf den vollen Kilometer abgerundet. Zum 1.1.2021 hat sich die Pendlerpauschale ab dem 21. Kilometer Entfernung zur Tätigkeitsstätte auf 35 Cent erhöht. Diese Regelung gilt bis 2023, danach erhöht sich die Pauschale bis 2026 sogar auf 38 Cent. Dadurch entsteht für Fahrten zur Arbeitsstätte bei einer Entfernung über 21 Kilometern ein höherer Fahrtkostenzuschuss. Um die Kilometer zu berechnen, gilt die kürzeste Strecke vom Wohnort zur Arbeitsstätte. Lediglich ein offensichtlicher Verkehrsvorteil einer längeren Strecke erlaubt die Berechnung mit dieser (§ 9 EStG Absatz 4).
Rechtlich ist eine pauschale Berechnung anhand von 15 Anwesenheitstagen pro Monat erlaubt, was dem Arbeitgeber Zeit erspart, oft aber unter dem tatsächlichen Durchschnitt des Arbeitnehmers liegt. Das kann schnell die Mitarbeiterzufriedenheit gefährden. Eine einfache und schnelle Lösung für die präzise Berechnung der Anwesenheiten bietet die automatisierte Zeiterfassung mit entsprechend automatisierten Verrechnungsprozessen.
Der Fahrtkostenzuschuss unterliegt nicht der Steuerprogression. Das bedeutet, dass man ihn nicht auf das steuerpflichtige Arbeitsentgelt aufrechnet. In Abhängigkeit der Höhe des Zuschusses und der Art der Fortbewegung gibt es unterschiedliche Varianten der Versteuerung.
Laut § 40 EStG kann die Versteuerung des Zuschusses für die Fahrt mit dem eigenen PKW pauschal mit 15 Prozent Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und eventueller Kirchensteuer passieren. Der Arbeitgeber macht die Fahrtkosten als Betriebsausgaben geltend und übernimmt die Steuerlast.
➤ 20 Kilometer x 20 Tage x 0,30 Euro + 23 Kilometer x 20 Tage x 0,35 Euro = 281 Euro Fahrtkostenzuschuss pro Monat
Die Steuerlast für den Arbeitgeber läge in diesem Beispiel also bei 44,47 Euro. Sozialabgaben zahlt er nicht.
Die Pauschalversteuerung ist nur dann möglich, wenn der Fahrtkostenzuschuss folgende Kriterien erfüllt:
Für Teile des Zuschusses, die über die pauschale Höchstgrenze hinausgehen, gibt es zwei Möglichkeiten:
Bei der individuellen Versteuerung fallen zusätzlich zu den Lohnsteuerbeiträgen die Sozialabgaben an. Der Teil des Zuschusses, der die Höchstgrenze überschreitet, wird in diesem Fall als Teil des Arbeitsentgelts behandelt.
Sandra bekommt monatlich einen Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 600 Euro. Ihre kürzeste Entfernung zum Büro beträgt 85 Kilometer, dort arbeitet sie an 20 Tagen pro Monat.
Die gesetzliche Höchstgrenze von 4.500 Euro ermöglicht es Sandra, 375 Euro des Zuschusses pauschal zu versteuern. Sie hat keinen Nachweis darüber, dass sie die Strecke täglich mit dem Auto fährt. Der Restbetrag von 225 Euro unterliegt somit der individuellen Versteuerung im Rahmen der Lohnsteuer und damit der Sozialversicherungspflicht.
Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Jobtickets für öffentliche Verkehrsmittel sind nach § 3 EStG Absatz 15 seit 2019 steuer- und sozialversicherungsfrei. Sie mindern lediglich die abzugsfähigen Werbungskosten in der Lohnsteuererklärung des Arbeitnehmers. Voraussetzungen dafür:
Arbeitnehmer, denen ein Ticket durch den Arbeitgeber gestellt wird, können dieses auch für private Fahrten nutzen. Eine Auswirkung auf die Steuerfreiheit gibt es nicht.
Seit 2020 können Arbeitgeberleistungen im Zusammenhang mit Jobtickets und Fahrten im öffentlichen Nahverkehr freiwillig mit dem Pauschsteuersatz von 25 Prozent versteuert werden, auch wenn sie unter der Freigrenze liegen. Bei dieser Pauschalierung verzichtet der Arbeitnehmer auf eine Anrechnung auf die abzugsfähigen Werbungskosten in der Lohnsteuererklärung. Diese neue Möglichkeit der pauschalen Besteuerung nützt vor allem den Arbeitnehmern, die das unentgeltliche Jobticket nicht oder nur wenig nutzen, um die Fahrtkosten zu verringern. Damit werden eventuelle lohnsteuerliche Nachteile vermieden. Durch Verzicht auf die Steuerfreiheit wird die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers in der Lohnsteuer nicht gekürzt.
In den nachfolgenden Fällen kann ein Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber steuerfrei sein:
Der Mangel an kompetenten Fachkräften erschwert dem Arbeitgeber die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern. Zusätzlich dazu führen die steigenden Mietpreise zu längeren Arbeitswegen: Arbeitnehmer ziehen vermehrt in ländliche Gebiete. Dadurch entstehende Entfernungen und zusätzliche Fahrtkosten fallen bei der Arbeitgeberwahl ins Gewicht. Die Nähe zum Wohnort ist trotz gegebener Infrastruktur ein relevantes Kriterium. Der freiwillige Fahrtkostenzuschuss bietet dem Arbeitgeber ein überzeugendes Instrument zur Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Arbeitgeber können die entstehenden Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen und mindern damit ihren steuerpflichtigen Gewinn. So fallen zwar Steuern an, Sozialabgaben entstehen dem Arbeitgeber aber nicht.
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Katharina Bensch
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