Die Arbeitswelt wird digitaler – und auch bei der Erfassung von Arbeitszeiten könnten Unternehmen bald neue Anforderungen erwarten. Ein Gesetzentwurf von 2023 sorgt weiter für Diskussionen und könnte theoretisch bereits 2025 für Klarheit sorgen, wann und wie die digitale Zeiterfassung verpflichtend wird. Doch was bedeutet das für Unternehmen und Beschäftigte? Welche Regelungen sind geplant, und wie können Sie sich vorbereiten? In diesem Artikel beleuchten wir die Hintergründe und geben Ihnen wertvolle Tipps für den möglichen Umstieg auf digitale Zeiterfassungssysteme.
Kurz gesagt: Nein, derzeit gibt es keine gesetzliche Pflicht zur digitalen Zeiterfassung. Allerdings sind Arbeitgeber in Deutschland bereits verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus verschiedenen rechtlichen Grundlagen und Urteilen:
Europäischer Gerichtshof (EuGH) – Urteil von 2019
Der EuGH entschied, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten, um den Schutz der Arbeitnehmerrechte zu gewährleisten.
Bundesarbeitsgericht (BAG) – Beschluss von 2022
Das BAG stellte fest, dass Arbeitgeber in Deutschland bereits gesetzlich verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Diese Pflicht leitet sich aus einer unionsrechtskonformen Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes (§ 3 Absatz 2 Nummer 1 ArbSchG) ab.
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Nach § 16 Absatz 2 ArbZG müssen Arbeitgeber die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit sowie die gesamte Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen aufzeichnen.
Obwohl diese Urteile die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung betonen, gibt es derzeit keine spezifische gesetzliche Vorgabe, dass diese Erfassung digital erfolgen muss. Allerdings wird ein Gesetzentwurf diskutiert, der eine verpflichtende digitale Zeiterfassung einführen könnte. Wann und ob dieser verabschiedet wird, ist jedoch noch unklar.
Für detaillierte Informationen zur aktuellen Rechtslage und den Pflichten der Arbeitgeber rund um die allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung empfehlen wir unseren umfassenden Ratgeber: Ist die Zeiterfassung Pflicht? Das sagt das Gesetz 2025
Ein aktueller Gesetzentwurf, den das Bundesarbeitsministerium 2023 vorgelegt hat, zielt darauf ab, die Arbeitszeiterfassung in Deutschland klarer zu regeln und an die Vorgaben des EuGH und BAG anzupassen. Der Entwurf sieht vor, dass Unternehmen künftig ein digitales System zur Arbeitszeiterfassung einführen müssen, das Arbeitszeiten präzise und manipulationssicher dokumentiert.
Besonders wichtig ist dabei, dass nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch Ruhezeiten erfasst werden sollen. Ziel des Entwurfs ist es, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes besser zu kontrollieren, Transparenz zu schaffen und Arbeitnehmerrechte zu stärken.
Derzeit gibt es kein festgelegtes Datum für die verpflichtende Einführung der digitalen Zeiterfassung in Deutschland. Obwohl das Bundesarbeitsministerium im April 2023 einen Gesetzentwurf vorgelegt hat, ist dieser bislang nicht verabschiedet worden. Die politische Diskussion und unterschiedliche Positionen der Parteien tragen zur Verzögerung bei.
Innerhalb der bisherigen Regierungskoalition gab es unterschiedliche Ansichten zur Einführung der digitalen Zeiterfassung. Während einige Parteien die Notwendigkeit betonten und auf nachhaltige und digitale Lösungen setzen (SPD/Grüne), plädierten andere für bürokratiearme und flexiblere Regelungen (CDU/FDP). Mit dem Ende der Ampel-Koalition und den anstehenden Neuwahlen im Februar 2025 ist unklar, welche Priorität dieses Thema in Zukunft haben wird.
Aufgrund der politischen Uneinigkeiten und des Regierungswechsels ist es unwahrscheinlich, dass ein entsprechendes Gesetz zur digitalen Zeiterfassung kurzfristig verabschiedet wird. Unternehmen und Beschäftigte müssen sich daher weiterhin in einem Umfeld ohne klare gesetzliche Vorgaben orientieren.
Trotz fehlender spezifischer gesetzlicher Regelungen besteht bereits jetzt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, basierend auf den Urteilen des EuGH (2019) und des Bundesarbeitsgerichts (2022). Unternehmen sollten daher proaktiv geeignete Systeme zur Erfassung der Arbeitszeiten implementieren, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und auf zukünftige gesetzliche Entwicklungen vorbereitet zu sein.
Der Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht vor, dass die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung grundsätzlich für alle Arbeitgeber und Unternehmen gilt. Ziel ist es, sowohl die Arbeitszeiten als auch die Ruhezeiten aller Beschäftigten manipulationssicher und verlässlich zu dokumentieren. Dennoch sind im Entwurf verschiedene Ausnahmen und Sonderregelungen vorgesehen, um spezifische Arbeitskontexte zu berücksichtigen:
Bei der digitalen Zeiterfassung stehen der Schutz und die Sicherheit persönlicher Daten an oberster Stelle. Laut Artikel 5 der DSGVO gilt: Es dürfen nur die Daten erfasst werden, die wirklich notwendig sind – etwa Arbeitsbeginn, -ende und Pausen. Eine Nutzung zu anderen Zwecken ist unzulässig, und alle Daten müssen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden.
Zugriffsrechte sollten klar definiert sein: Beschäftigte können ihre eigenen Daten jederzeit einsehen, während der Zugriff für Vorgesetzte oder Personalverantwortliche begrenzt bleibt. Bei Fragen helfen der Datenschutzbeauftragte oder betriebliche Vertretungen wie der Betriebs- oder Personalrat.
Mit der Zeiterfassung Clockodo setzen Unternehmen auf ein digitales System, das höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards erfüllt. Clockodo ist DSGVO-konform und garantiert die Sicherheit Ihrer Daten durch TLS-verschlüsselte Kommunikation und zuverlässigen Datenschutz in der Cloud. Die Daten werden ausschließlich auf redundanten Servern in Deutschland gespeichert, wodurch personenbezogene Daten das Land nicht verlassen. Somit gilt für die Datenspeicherung das strenge deutsche Datenschutzrecht.
Dank dieser Maßnahmen bietet Clockodo eine verlässliche und rechtskonforme Unterstützung für Unternehmen in Europa – sicher, transparent und jederzeit verfügbar.
Die Einführung digitaler Zeiterfassungssysteme bringt sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitenden viele Vorteile und lediglich kleinere Herausforderungen zum Start mit sich. Ein Überblick:
Die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems ist einfacher, als viele denken – mit der richtigen Planung gelingt der Übergang reibungslos. Hier sind praktische Tipps, die Unternehmen dabei unterstützen:
Überlegen Sie im Vorfeld, welche Anforderungen die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen erfüllen soll:
Achten Sie bei der Auswahl des Systems auf:
Eine erfolgreiche Umstellung gelingt nur, wenn alle Mitarbeiter mitziehen.
Führen Sie das neue System zunächst in einer kleinen Abteilung oder für einen bestimmten Zeitraum testweise ein. So lassen sich:
Für eine reibungslose Einführung der digitalen Zeiterfassung ist es wichtig, dass genügend geeignete Geräte zur Verfügung stehen und der Datenschutz eingehalten wird.
Verknüpfen Sie die Zeiterfassung mit anderen Systemen, um noch mehr Vorteile aus der Software zu ziehen z. B.:
Nach der Einführung sollten Sie regelmäßig überprüfen, ob das System alle Anforderungen erfüllt und wo es eventuell Anpassungsbedarf gibt. Holen Sie kontinuierlich Rückmeldungen der Mitarbeitenden ein, um den Prozess weiter zu verbessern.
Planen Sie die Einführung einer Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen? Damit der Prozess reibungslos abläuft und Sie keine wichtigen Schritte übersehen, haben wir eine praktische Checkliste für Sie erstellt. Diese hilft Ihnen nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, die vielfältigen Vorteile einer genauen Zeiterfassung zu nutzen.
Digitale Zeiterfassungssysteme bieten klare Vorteile: Sie erhöhen Effizienz, Flexibilität und Transparenz, erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und optimieren Arbeitsabläufe. Für Unternehmen, die langfristig zukunftsfähig bleiben möchten, sind digitale Lösungen daher ein entscheidender Schritt.
Wie es 2025 mit der gesetzlichen Pflicht zur digitalen Zeiterfassung weitergeht, bleibt abzuwarten. Der vorliegende Gesetzentwurf könnte in den kommenden Jahren verabschiedet werden – spätestens dann müssen Unternehmen handeln. Um Unsicherheiten vorzubeugen und rechtzeitig vorbereitet zu sein, ist es sinnvoll, frühzeitig auf eine digitale Zeiterfassung zu setzen.
Clockodo ist dabei die ideale Lösung, um den Übergang so einfach wie möglich zu gestalten:
Katharina Jaretzke
Bechtle
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