Seit dem 1. Januar 2023 hat sich das Verfahren zur Vorlage von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen grundlegend geändert. Arbeitnehmer sind nicht mehr dazu verpflichtet, dem Arbeitgeber eine AU in Papierform vorzulegen. Die eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) ersetzt diese. Der Beschluss zur Einführung erfolgte bereits im September 2018 im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes III. Der Start der Einführung war eigentlich schon für den 01.01.2022 vorgesehen. Da die Arztpraxen die notwendigen Prozesse allerdings nicht flächendeckend gewährleisten konnten, wurde der Termin nach hinten verschoben. Nun gilt das Verfahren als etabliert!
Die elektronische AU wird von Ärzten erstellt und nach der Untersuchung digital an die Krankenkasse des Patienten gesendet. Für Arbeitgeber, die eine Entgeltabrechnungssoftware und eine Zeiterfassung wie Clockodo verwenden, gibt es unterschiedliche Varianten, die eingesetzt werden können.
Nutzung einer Zeiterfassungssoftware:
Die Entgeltabrechnung wird von dem Arbeitgeber informiert:
Arbeitgeber, die keine Entgeltabrechnungs-Software haben, können den Abruf über https://www.itsg.de/produkte/sv-net/ nutzen.
Praxen und Kliniken müssen gewährlisten, dass sie eine datenschutzkonforme eAU ausstellen können. Dafür mussten in den letzten Jahren Prozesse und Systeme eingerichtet werden, die eine sichere Übertragung von Daten ermöglicht.
Die eAU-Daten können nur nach Zustimmung des Arbeitnehmers abgerufen werden. Diagnosen stehen dem Arbeitgeber dabei grundsätzlichen nicht zur Verfügung!
Der Arbeitgeber erhält folgende Daten der elektronischen AU:
Die gesetzlichen Grundlagen für die eAU finden sich u.a. im TSVG, SGB IV und EFZG.
1. Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG):
Das TSVG vom 6. Mai 2019 (BGBl. I S. 709) hat die Einführung der eAU im § 291a SGB V eingeführt. Ziel des TSVG ist die Verbesserung der Terminvergabe und Versorgung in der ambulanten ärztlichen Versorgung.
2. Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV):
Das SGB IV regelt die Krankenversicherung der Arbeitnehmer und Rentner. § 109 SGB IV n.F. verpflichtet die Krankenkassen, eine Meldung über die eAU-Daten des Arbeitnehmers zum Abruf durch den Arbeitgeber zu erstellen.
3. Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG):
Das EFZG regelt die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. § 5 EFZG verpflichtet die Notwendigkeit einer Krankheitsmeldung von Arbeitnehmer an Arbeitgeber (auch dann, wenn eine eAU vorgelegt werden soll).
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Die elektronische AU war ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft der Gesundheitsversorgung. Sie ersetzt die bisherigen Papierbescheinigungen und bringt sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile mit sich.
Entlastung von Bürokratie:
Die eAU befreit Arbeitnehmer und Arbeitgeber von lästigem Papierkram. Die aufwendige Ausstellung, Vervielfältigung und postalische Versendung der AU-Bescheinigung entfällt. Stattdessen übermittelt der Arzt die Daten der eAU direkt an die Krankenkasse und den Arbeitgeber.
Verringerte Fehlerquote:
Die manuelle Bearbeitung von AU-Bescheinigungen war fehleranfällig. Falsche Angaben oder verspätete Eingänge können zu Konflikten und unnötigem Verwaltungsaufwand führen. Die digitale Übermittlung der eAU minimiert diese Fehlerquellen und sorgt für eine effizientere und transparentere Abwicklung.
Beschleunigte Prozesse:
Die eAU ermöglicht eine schnellere und zuverlässigere Informationsübermittlung. Arbeitgeber erhalten die Daten in Echtzeit und können somit schneller auf die Situation reagieren. Dies kann beispielsweise die Lohnfortzahlung oder die Organisation von Vertretungsregelungen beschleunigen.
Verbesserte Nachvollziehbarkeit:
Die digitale Speicherung der eAU ermöglicht eine lückenlose Dokumentation der Arbeitsunfähigkeit. Im Falle von Rückfragen oder Zweifeln kann der Arbeitgeber jederzeit auf die elektronischen Daten zugreifen und die Rechtmäßigkeit der eAU überprüfen.
Arbeitnehmer haben weiterhin die Pflicht, ihrem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit zu melden und diese ärztlich feststellen zu lassen. Für die persönlichen Unterlagen erhalten sie weiterhin die AU in Papierformat von der Arztpraxis.
Der Notfallplan bei der eAU dient dazu, sicherzustellen, dass im Falle von technischen Problemen oder Ausfällen dennoch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt werden kann. Die KBV hat hierfür einige Maßnahmen festgehalten:
Auch Minijobber sind in dem eAU-Verfahren einbezogen. Daher sollten Arbeitgeber die Krankenkasse ihrer Minijob-Arbeitnehmer kennen.
Bisher gibt es allerdings noch einige Ausnahmen bei dem eAU-Verfahren. Folgende Fälle nehmen nicht daran teil (Stand Februar 2024):
Trotz der zahlreichen Vorteile, die die Einführung der elektronischen AU mit sich gebracht hat, gibt es auch einige Kritikpunkte am Verfahren. So muss stets bedacht werden, dass es immer wieder auch zu technischen Problemen kommen kann. In solchen Fällen sollte auf die Notfalllösungen zurückgegriffen werden können. Weiterhin werfen digitale Lösungen auch immer Datenschutzbedenken auf. Die übermittelten Daten müssen daher konsequent geschützt sein. Mit den vorgestellten technischen Systemen soll dies gewährleistet sein.
Arbeitgeber kritisieren weiterhin einige Punkte, die seit der Einführung noch nicht restlos geklärt sind:
In der Zukunft müssen also noch einige Baustellen behoben werden, um den Prozess benutzerfreundlicher zu gestalten.
Sarah Marie Menze
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea