Bewerbermanagement


Definition: Was ist ein Bewerbermanagement?

Das Bewerbermanagement umfasst sämtliche Maßnahmen, Methoden und Vorgänge, die im Zusammenhang mit Bewerbern für das Unternehmen stehen. Von der Kenntnis über vorhandenen Personalmangel bis hin zur Einstellung eines neuen Angestellten gehören alle Prozesse dazu. Ein gutes Bewerbermanagement zeichnet sich durch reibungslose Abläufe und Transparenz den Bewerbern gegenüber aus. Besonders wichtig ist ein funktionierender Workflow, der eine Zeitersparnis für alle Beteiligten miteinbezieht. Am Ende steht das Besetzen offener Stellen mit passenden Mitarbeitern im Fokus.

Bewerbermanagement wird häufig synonym zum digitalen E-Recruiting verwendet, kann jedoch auch Schritte beinhalten, die analog stattfinden. Es ist Teil des Personalmanagements.


Warum ist ein Bewerbermanagement sinnvoll?

Mitarbeiter stellen einen wichtigen Faktor für den Unternehmenserfolg dar. Die richtigen einzustellen, die sowohl die Anforderungen erfüllen als auch ins Team passen, ist deshalb unerlässlich. Diese Herausforderung meistert ein Unternehmen mit einem durchdachten Bewerbermanagement, denn der erste Eindruck, den es auf die Kandidaten macht, trägt maßgeblich dazu bei, ob diese sich für die Stelle entscheiden. Hier zahlt die Organisation der Prozesse dann auf das Image als Arbeitgeber ein.

Zusätzlich bringt ein organisiertes und vor allem ein digitales Bewerbermanagement eine große Zeitersparnis mit sich. Je schneller Bewerber Antworten erhalten und Termine bekommen, desto eher findet sich die geeignete Person. Warten potentielle Mitarbeiter zu lange auf eine Antwort, springen sie ab, weil sie eine andere Stelle gefunden haben oder den Arbeitgeber deswegen negativ bewerten. Das ist vor allem beim herrschenden Fachkräftemangel von großer Bedeutung.

Personalabteilungen sind immer häufiger dazu angehalten, ihre Arbeit mit Daten zu kontrollieren. Die Time-to-hire, also die Zeit bis zur Einstellung, ist eine wichtige Kennzahl, genauso wie die Anzahl der vakanten Stellen, Bewerbungen und Gespräche sowie Nutzer, die sich die Jobanzeigen anschauen. Die Kostenersparnis, die ein Bewerbermanagement mit sich bringt, ist ebenso relevant. 

Um all die Bewerberdaten zu messen, unterstützt ein Bewerbermanagementsystem das Personalwesen besonders in größeren Unternehmen. Dieses führt im Idealfall zu einem geringeren administrativen Aufwand. Doch auch kleine und mittlere Firmen können sich einen Workflow erarbeiten, mit der Bewerbungsprozesse und am Ende auch die Personalauswahl reibungslos laufen.


Ziele im Bewerbermanagement

Zusammengefasst lassen sich folgende Ziele für das Bewerbermanagement festhalten:

  • Offene Stellen mit passenden Personen besetzen
  • Zeit und Kosten im Bewerbungsprozess sparen
  • Ein positives Arbeitgeberimage aufbauen und halten
  • Gelungene Kommunikation mit allen Bewerbern

Was gehört zum Bewerbermanagement dazu?

Das Bewerbermanagement organisiert und automatisiert alle Prozesse bezüglich Bewerbungen im Unternehmen. Es schließt nicht nur die direkte Kommunikation mit den Bewerbern ein, sondern auch die mit den Fachabteilungen sowie alle Vor- und Nachbereitungen. Konkret bedeutet dies folgende Aufgaben im Bewerbermanagement:

  • Personalbedarf ermitteln
  • Aufgaben und Qualifikation einer (bald) leeren Stelle festlegen
  • Eine Candidate Persona erstellen (Wie ist die ideale Person?)
  • Anforderungsprofil in eine Stellenausschreibung übersetzen
  • Maßnahmen zur Verteilung der Anzeige festlegen (eigene Seite, Jobportale, Social Media)
  • Alle eingehenden E-Mails (automatisch) beantworten, Eingangsbestätigungen verschicken
  • Interessante Bewerbungen an richtige Ansprechpartner weiterleiten
  • Interne Vorauswahl von Kandidaten mit allen Involvierten treffen
  • Gegebenenfalls Telefongespräche vereinbaren
  • Termine für Vorstellungsgespräche/Tests/Assessment Center vereinbaren
  • Interne Evaluierung der Bewerber mit allen Betroffenen durchführen
  • Entscheidung für einen Kandidaten treffen
  • Ausgesuchtem Bewerber zusagen
  • Den neuen Arbeitsvertrag aufsetzen und unterschreiben lassen
  • Den anderen Kandidaten absagen und eventuell in einen Bewerberpool aufnehmen
  • Das Onboarding des neuen Mitarbeiters vorbereiten und durchführen

Hinzu kommen die Verwaltung der Dokumente und die Einhaltung des Datenschutzes.

Die Bewerberauswahl fällt oft schwer, gerade wenn Fachwissen und Hard Skills bei allen Kandidaten vorhanden sind. Hier hilft der Fokus auf wichtige Soft Skills. Lesen Sie im Ratgeber „Personalrecruiting“, wie Sie die wichtigen Fähigkeiten erkennen!


Wie setzt man ein Bewerbermanagement um?

Je nachdem, wie groß ein Unternehmen ist, eignen sich andere Vorgehensweisen beim Bewerbermanagement. Kleine Firmen mit weniger als zehn Mitarbeitern brauchen keine extra Software, sondern fahren mit einem festgelegten Workflow am besten. Je größer das Unternehmen, desto mehr Anforderungen an ein Bewerbermanagementsystem gibt es jedoch: Von der bloßen Dokumentensammlung über die Erstellung von Ausschreibungen bis hin zur automatischen Übernahme der Linkedin- oder Xing-Daten ins eigene System und der direkten Auswertung.

Maßnahmen für kleine Unternehmen

  • Eigene Karriereseite auf der Webseite einrichten
  • Verbreitung der Stellenanzeigen auf Jobportalen und in Social Media anstoßen
  • Schnelle Antworten auf E-Mails geben
  • Update-E-Mails bei längeren Prozessen versenden
  • Schnelle interne Abstimmung für und gegen Kandidaten etablieren

Maßnahmen für größere Unternehmen

  • Bewerbermanagementsoftware einführen
  • Automatisierte E-Mails verschicken
  • Eigenes Portal zur Dateneingabe anbieten
  • Jobanzeigen professionell erstellen lassen
  • CV-Parsing ermöglichen (automatisierte Dateneingabe durch Übernahme aus Social Media, direkte Analyse durch das Tool)

Die Datengrundlage von Personalabteilungen muss zunächst erhoben werden. Wie viel Zeit Sie in das Bewerbermanagement und seine unterschiedlichen Aufgaben stecken, finden Sie mit einer digitalen Leistungserfassung heraus! Jetzt clockodo kennenlernen!


Was macht gutes Recruiting aus?

Inhaltlich dreht sich modernes Bewerbermanagement um die Bewerber, nicht um das Unternehmen. Die Kandidaten werden umworben und die Firma versucht, einen möglichst guten Eindruck bei ihnen zu hinterlassen. Jede Kommunikation findet auf Augenhöhe statt und ist kein Mittel zur reinen Personalbeschaffung. So etabliert die Personalabteilung ein positives Image, das nicht nur aktuelle, sondern auch zukünftige Bewerber anzieht.

Möglichst leicht muss der Prozess für die Kandidaten sein. Ein transparentes und einfach zu durchblickendes System ist das A und O einer Bewerberverwaltung. Langes Suchen nach dem richtigen Ansprechpartner, technische Probleme beim Hochladen des Lebenslaufes oder ein schwammig formuliertes Anforderungsprofil schrecken Nutzer ab. 

Für einen reibungslosen Ablauf vor und nach der Einstellung beziehen Personaler alle relevanten Personen mit ein. So ist es notwendig, auch direkte Vorgesetzte oder vielleicht Kollegen in die Entscheidung zu integrieren, damit der neue Mitarbeiter später ins Team passt. Hier eignen sich auch Evaluationsbögen für alle Beteiligten, um die Eindrücke der Vorstellungsgespräche hinterher miteinander zu vergleichen und eine falsche Stellenbesetzung zu vermeiden.

Beispiel Bewerbermanagement

Alonso arbeitet in der Personalabteilung eines mittleren Softwareunternehmens. Die Firma möchte wachsen und hat für sich selbst eine Software für das Bewerbermanagement entwickelt. Dieses übernimmt Daten von Social-Media-Profilen für einen Abgleich der Kandidaten direkt in die Bewerbungsmaske. Nachdem ein Interessent mit Fragen zum Vorgang anrief, beschloss Alonso, seinen eigenen Kontakt direkt mit in die Eingabemaske aufzunehmen. Nun steht er als Ansprechpartner dort mit einem Text, dass er Fragen unter seiner Telefonnummer beantwortet. Dadurch haben sehr viel mehr Leute den Bewerbungsprozess über die Software abgeschlossen. Gleichzeitig bekamen die Entwickler Feedback, das sie umsetzen und somit das Bewerbermanagement noch verbessern konnten.


Was gehört zum E-Recruiting?

Digitales Bewerbermanagement oder Online Bewerbermanagement hat viele Facetten. Theoretisch ist auch eine Excel-Tabelle mit den Daten der Bewerber ein digitales Tool oder Videotelefonie für Bewerbungsgespräche. Jedoch meint E-Recruiting beziehungsweise digitales Bewerbermanagement etwas anderes. Es geht dabei um Zeitersparnis, die nicht durch die simple Nutzung von Technik entsteht, sondern durch den sinnvollen Einsatz von Software, die den Workflow vereinfacht. Wirft ein Tool neue Probleme auf, etwa weil die Excel-Liste zu lang ist oder simple Notiz-Apps die zugehörigen Notizen der Bewerber durcheinanderwirbeln, ist es nicht das richtige. 

Der Vorteil von digitalen Prozessen liegt in der Messbarkeit. Wie oben erwähnt, beschäftigen sich auch Personalabteilungen immer mehr mit Daten. Wie viel Zeit ist vom Personalmangel bis zur Einstellung verstrichen? Wie viele Bewerber gab es? Von wo sind diese gekommen? Solche Fragen lassen sich leichter beantworten und die eigene Arbeit bekommt mehr Potential für Verbesserungen.

Das Internet tut seinen eigenen Teil für Personalabteilungen. Arbeitgeberbewertungen auf einschlägigen Portalen spielen eine wichtige Rolle. Dort tun nicht nur Angestellte ihre Meinung kund, sondern auch Bewerber. Die Kommentare von Mitarbeitern beeinflussen aber naturgemäß auch die Entscheidung von Leuten, sich bei einem Unternehmen zu bewerben. Hier besteht deswegen jedoch gleichzeitig die Möglichkeit, die Arbeitgebermarke positiv zu beeinflussen.

Bonustipp

Optimieren Sie die Stellenanzeigen auf der eigenen Seite für Google Jobs. Die Suchmaschine gibt die Ausschreibungen dann für relevante Nutzer auf der Ergebnisseite aus. Auf Social Media lassen sich Posts außerdem auch als Anzeige ausspielen, die einer bestimmten Zielgruppe ausgespielt werden.


Was gilt für den Datenschutz beim Bewerbermanagement?

Die DSGVO ist in alle Lebensbereiche eingezogen, so auch ins Personalmanagement. Denn Daten aus Bewerbungen wie Name, Anschrift oder Zeugnisse sind sensibel. Halten Unternehmen den Datenschutz beim Bewerbermanagement nicht ein, drohen Sanktionen wie Geldstrafen.

Grundsätzlich gilt, dass Daten nur für ihren jeweiligen Zweck erhoben werden dürfen. Bewerbungen sind also nur für die Suche nach einem Kandidaten gedacht, nicht zum Beispiel für eine Aufnahme der E-Mailadresse in den Newsletterverteiler. Auch die Speicherung der Daten muss mit dem erfüllten Zweck aufhören, hier also wenn jemand gefunden ist. Das gilt für Dateien und Bewerbungen auf Papier. Jedoch gibt es Fälle, in denen nicht genommene Personen im Nachhinein Klage dagegen einreichen möchten, dass sie abgelehnt wurden. Für einen Zeitraum, in dem so etwas zu erwarten ist, darf eine Speicherung noch erfolgen.

Das Bewerbermanagement ist im besten Fall so transparent, dass Kandidaten wissen, wofür ihre Daten gespeichert werden und wer Einsicht in diese hat. Der Zugang zu den Unterlagen sollte gegen alle anderen gesichert sein. Bewerber haben auch das Recht, nachzufragen, was mit ihren Daten geschieht. Ein organisiertes System im Bewerbermanagement mit einer genauen Dokumentation trägt also auch in der Zukunft Früchte.

Einer langfristigen Speicherung der Daten, zum Beispiel für einen Bewerberpool, aus dem das Unternehmen zukünftig rekrutiert, müssen die Bewerber explizit zustimmen.


Katharina Bensch


Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.


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