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Definition: Was ist die Kostenrechnung?
Die Kostenrechnung beschreibt die Information, Planung und Kontrolle von Kosten und Erlösen. Arbeitgeber erhalten mit ihrer Hilfe einen Überblick darüber, welche Kosten wo im Betrieb angefallen sind. Die Kostenrechnung dient der kurzfristigen operativen Kostenplanung anhand von Ist- und Solldaten im Unternehmen. Damit steht sie im Gegensatz zur langfristigen strategischen Planung, der Investitionsrechnung. Insgesamt besteht die Kostenrechnung aus drei Stufen, die nacheinander durchlaufen werden: Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung.
Die Kostenrechnung ist Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens und lässt sich innerhalb diesem dem internen Rechnungswesen zuordnen, ist also nicht für externe Adressaten gedacht. Sie ist ein Teilgebiet der Betriebswirtschaftslehre.
Weitere Begriffe für Kostenrechnung sind „Kosten- und Leistungsrechnung”, die Abkürzung KLR, sowie „Kosten- und Erlösrechnung”.
Welche Aufgaben und Ziele verfolgt die Kostenrechnung?
Die Kosten- und Leistungsrechnung verfolgt das Ziel, zukünftige betriebliche Entscheidungen anhand eines Soll-Ist-Kostenvergleichs treffen zu können. Somit dient sie für Arbeitgeber als Basis für die Aufstellung eines Unternehmensplans.
Die Aufgaben der Kostenrechnung beinhalten:
- Erfassung aller angefallenen Kosten und Leistungen (Ist-Kosten)
- Kostenkalkulation, also die Zuteilung der angefallenen Kosten zu beispielsweise Produkten oder Aufträgen
- Bewertung von Kostenträgern, zum Beispiel Bewertung von Produkten oder Aufträgen und Erkennen von Gewinn oder Verlust
- Wirtschaftlichkeitskontrolle, beispielsweise anhand der angefallenen und geplanten Kosten (Soll-Ist-Vergleich)
- Bereitstellung von Informationen für unternehmensbezogene Entscheidungen
Aus welchen Stufen besteht die Kostenrechnung?
Die Kostenrechnung durchläuft nacheinander drei Stufen: die Kostenartenrechnung, die Kostenstellenrechnung und die Kostenträgerrechnung. Zum Verständnis folgen zunächst einige Definitionen von Begriffen, die in den einzelnen Stufen der Kostenrechnung vorkommen:
Kostenarten: Kostenarten sind einzelne Kategorien der Gesamtkosten, die die angefallenen Kosten im Unternehmen nach spezifischen Kriterien gliedern.
Kostenstellen: Kostenstellen beschreiben die Orte im Unternehmen, an denen die Kosten und/oder Leistungen entstehen. Sie werden entsprechend nach Verantwortungsbereichen unterteilt. Diese können beispielsweise räumlich (Standorte), funktional (Produktion) oder abteilungsspezifisch sein.
Kostenträger: Kostenträger sind Objekte, denen der Betrieb die Kosten zuweisen kann. Sie sollen die Kosten „tragen” oder die Erträge erwirtschaften. Dies sind in der Regel Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens.
1. Kostenartenrechnung
Die Kostenrechnung beginnt mit der Kostenartenrechnung. Diese führt eine Ermittlung durch, indem sie die verschiedenen Kostenarten bestimmt, die in einer Periode im Unternehmen angefallen sind, und zusätzlich ordnet. Die Kostenartenrechnung betrachtet die Frage: Welche Kosten sind angefallen?
Um die Kosten zuzuordnen, benötigt das Unternehmen zunächst Gliederungsfaktoren für Kostenarten. Hier gibt es viele mögliche Unterteilungen. Das Unternehmen entscheidet selbst, welche Gliederung es für sich für am sinnvollsten erachtet. Die Kosten, die zugeordnet werden, bleiben unabhängig von der gewählten Kategorisierung immer gleich.
Folgende mögliche Faktoren zur Unterteilung gibt es:
Zurechenbarkeit
- Einzelkosten:
Kosten, die das Unternehmen direkt einzelnen Kostenträgern zuordnen kann
Beispiel: Kosten für Rohstoffe können direkt einem Produkt zugeordnet werden
- Gemeinkosten:
Kosten, die der Betrieb nicht direkt einem Kostenträger zuweisen kann
Beispiel: Gehälter oder Abschreibungen können nicht direkt einem Produkt zugeordnet werden
Art der Kostenerfassung
- Aufwandsgleiche Kosten:
Alle Kosten, die in der Gewinn- und Verlustrechnung dem Aufwand zugeordnet werden
(Aufwand: Bewerteter Verbrauch aller Güter und Dienstleistungen innerhalb einer bestimmten Zeitperiode)
Beispiel: Zinszahlungen, Gehalt, Miete, Abschreibungen
- Kalkulatorische Kosten:
Kosten, die intern nur fiktiv als Aufwand angesetzt werden, da es keinen Zahlungsvorgang durch eine Rechnung gibt. Sie tauchen nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung auf
Beispiel: kalkulatorische Miete (Nutzung eigener privater Räume ohne Mietzahlung)
Herkunft der Kostengüter
- Primärkosten:
Kosten, die für externe Leistungen entstehen.
Beispiel: Arbeitskosten (Lohn- und Gehaltskosten, Sozialversicherungsbeiträge), Materialkosten, Mietkosten
- Sekundärkosten:
Geldmäßiger Gegenwert für Leistungen, die das Unternehmen selbst herstellt (innerbetriebliche Leistungen).
Beispiel: selbstproduzierter Strom, Eigentransporte
Verbrauchte Produktionsfaktoren (betriebliche Kosten)
- Materialkosten (zum Beispiel Rohstoffe)
- Personalkosten (beispielsweise Gehälter und Löhne)
- Dienstleistungskosten (etwa Versicherungen oder Transporte)
- Steuern, Gebühren
- Kapitalkosten (zum Beispiel Zinsen, Dividenden)
- Raumkosten (unter anderem Miete oder Reinigungskosten)
- Kalkulatorische Kosten
Betriebliche Funktion
- Materialkosten/Beschaffungskosten
- Fertigungskosten
- Vertriebskosten
- Verwaltungskosten
- Steuerkosten
Grad der Abhängigkeit von einer Bezugsgröße
- Fixe Kosten:
Kosten, die sich auch bei unterschiedlichen Ausbringungsmengen nicht ändern.
Beispiel: Maschinenkosten, die auch zu zahlen sind, wenn keine Produktion stattfindet; Gehälter
- Variable Kosten:
Kosten, die sich je nach Ausbringungsmenge ändern.
Beispiel: Produktionskosten, die bei steigender Produktherstellung ebenfalls wachsen.
(Quelle: studyflix.de)
2. Kostenstellenrechnung
Die zweite Stufe der Kostenrechnung ist die Kostenstellenrechnung. Nachdem die Kostenartenrechnung festgestellt hat, welche Kosten im Unternehmen angefallen sind, untersucht die Kostenstellenrechnung, wo die Kosten entstanden sind. Dazu verteilt sie die Kostenarten aus Stufe eins auf Kostenstellen.
Achtung: Die Zuordnung bezieht sich auf die angefallenen Gemeinkosten. Einzelkosten überspringen die Kostenstellenrechnung, da das Unternehmen sie ohne die Verteilung auf eine Kostenstelle direkt einem Kostenträger zuteilen kann. Beispielsweise kann der Betrieb Einzelkosten für Rohstoffe direkt einem Produkt oder einem Auftrag zuweisen, bei den Gemeinkosten für Miete funktioniert das nicht. Gemeinkosten durchlaufen daher die Kostenstellenrechnung, um sie zunächst an eine Kostenstelle, beispielsweise eine Abteilung, zu verrechnen, um sie dann einem Kostenträger zuordnen zu können.
Praxisbeispiel
Milena führt eine Konditorei. Für diese macht sie monatlich eine Kostenrechnung. In der Konditorei fallen beispielsweise Kosten an für Löhne und Gehälter ihrer Mitarbeiter, Kosten für die Herstellung von Produkten wie Mehl, Schokolade oder Zucker, Abschreibungen auf Geräte und Ladenausstattungen oder Mietzahlungen.
In Stufe eins erfasst Milena all diese Kosten durch vorhandene Rechnungen und teilt sie in die Kostenarten auf. Sie nutzt die Gliederung nach Einzel- und Gemeinkosten. Einzelkosten wie 1000 Gramm Mehl für einen Kuchen kann sie direkt einem Kostenträger, also dem Produkt Kuchen, zuweisen. Ihre gezahlte Miete kann sie nicht direkt dem Kuchen zuteilen. Daher muss sie in Stufe zwei die Zahlungen für Miete zunächst auf Kostenstellen verteilen. Hierfür nutzt sie ihre Abteilungen Herstellung und Verkauf. Die Miete rechnet sie mithilfe der Bezugsgröße Quadratmeter auf die beiden Abteilungen um. Nachdem sie das gemacht hat, muss sie die auf die Kostenstellen verteilten Gemeinkosten auf ihre Kostenträger (alle hergestellten Produkte wie zum Beispiel Torten, Muffins und Pralinen) umlegen. Dies macht sie, indem sie beispielsweise die Miete, die sie der Abteilung Verkauf zugewiesen hat, über prozentuale Zuschlagssätze den hergestellten Backwaren zuordnet.
Betriebsabrechnungsbogen
Die Kostenstellenrechnung funktioniert mittels eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB). Damit der Betrieb die Gemeinkosten einer Kostenstelle zuweisen kann, muss er diese zunächst mithilfe von Bezugsgrößen umrechnen, um sie dann prozentual aufzuteilen (beispielsweise auf die Quadratmeter pro Abteilung). Häufig genutzte Bezugsgrößen sind:
- kw/h bei Stromkosten
- m² bei Mietkosten
- Personenanzahl bei Lohn- und Gehaltskosten
- Arbeitsstunden bei Hilfskosten
Nach der Umrechnung folgt die Zuordnung zu einer Kostenstelle. Unterteilungen für Kostenstellen sind beispielsweise folgende:
Kostenstellen nach Abteilungen:
- Marketing
- Personalabteilung
- Finanzbuchhaltung
- Controlling
- …
Kostenstellen nach Funktionen:
- Fertigung
- Verwaltung
- Vertrieb
- Material
- Forschung und Entwicklung
- …
Kostenstellen nach räumlichen Gegebenheiten:
- Standorte
- Büros
- Filialen
- …
Nach der Umrechnung und Zuordnung an Kostenstellen muss das Unternehmen prozentuale Gemeinkostenzuschlagssätze ermitteln, um die Kostenstellen-Gemeinkosten schlussendlich an die Kostenträger zu verteilen (Stufe drei). Die Zuschlagssätze ermittelt der Betrieb, indem er die Gemeinkosten einer Kostenstelle zu bestimmten Zuschlagsgrundlagen in Beziehung setzt. Die Zuschlagsgrundlagen bestimmt das Unternehmen selbst. Sie müssen allerdings folgende Voraussetzungen erfüllen.
- Es muss eine Inanspruchnahme einer Kostenstelle durch den Kostenträger geben.
- Die Zuschlagsgrundlagen müssen eine Abhängigkeit zu den zu verrechnenden Gemeinkosten haben.
- Jede Kostenstelle erhält eine Zuschlagsgrundlage, auf die die Gemeinkosten dieses Bereichs bezogen werden.
Beispiel:
Häufig genutzte Zuschlagsgrundlagen bei Abteilungen als Kostenstellen
Kostenstelle Material:
Für diese Stelle eignen sich Fertigungsmaterialkosten als Zuschlagsgrundlage, da angenommen wird, dass die Höhe der Materialgemeinkosten abhängig von verbrauchten oder gekauften Rohstoffen in dem betrachteten Zeitraum ist (Fertigungsmaterialkosten: Verbrauch von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen für die Herstellung von Produkten).
Kostenstelle Fertigung:
Hier wählen Unternehmen häufig Fertigungslöhne als Grundlage. Dies sind Löhne von Arbeitskräften, die direkt an der Herstellung eines Produktes beteiligt sind. Somit stehen Fertigungslöhne im direkten Zusammenhang mit der Fertigung.
Kostenstellen Verwaltung und Vertrieb:
Für diese Kostenstellen gibt es keine direkt abhängigen Zuschlagsgrundlagen. Da hier Kosten aber verallgemeinert nur bei einer Herstellung oder bei Verkauf eines Produktes entstehen, wählen Unternehmen die Herstellkosten des Umsatzes als Grundlage (Herstellkosten des Umsatzes: Kosten, die bei der Erstellung eines Produkts anfallen).
(Quelle: studyflix.de)
Kostenrechnung Beispiel: Betriebsabrechnungsbogen
Max ist selbstständig und kümmert sich um die Kostenrechnung in seinem Unternehmen. Zurzeit nimmt er die Kostenstellenrechnung mithilfe des Betriebsabrechnungsbogens vor. Als Periode gelten die letzten drei Monate. Max hat die Rechnungen für Strom (8.000 Euro), Miete (10.000 Euro) und Gehälter und Löhne (35.000 Euro) in diesem Zeitraum bekommen. Die Kosten gelten als Gemeinkosten.
Damit er diese an Kostenträger, die Aufträge in seiner Firma, verteilen kann (Stufe drei), muss Max sie zunächst auf einzelne Kostenstellen (in seinem Fall Verwaltung, Vertrieb, Material und Fertigung) aufteilen. Die Aufteilung erfolgt passend zu dem jeweiligen Abteilungen, beispielsweise der Stromverbrauch pro Abteilung.
Nachdem Max die Kosten an die Abteilungen verteilt hat, muss er nun die benötigten Zuschlagssätze ermitteln, um in Stufe drei eine Zuweisung der Kosten an seine Aufträge vornehmen zu können. Die nötigen Zuschlagssätze ermittelt er, indem er die Gemeinkosten der Abteilungen zu bestimmten Zuschlagsgrundlagen in Beziehung setzt. Als Zuschlagsgrundlagen wählt er für die Kostenstelle Fertigung die Einzelkosten „Fertigungslöhne” in Höhe von 120.000 Euro und für die Kostenstelle Material die Einzelkosten „Fertigungsmaterial” in Höhe von 86.000 Euro. Für die Kostenstellen Verwaltung und Vertrieb benötigt er die Herstellkosten des Umsatzes als Grundlage. Diese berechnet er folgendermaßen:
Fertigungslöhne 120.000 €
+ Fertigungsgemeinkosten 17.500 €
+ Fertigungsmaterial 86.000 €
+ Materialgemeinkosten 16.500 €
- Mehrbestand an fertigen Erzeugnissen 5.000 €
+ Minderbestand an unfertigen Erzeugnissen /
= Herstellkosten des Umsatzes 235.000 €
Die Zuschlagssätze berechnet Max für die jeweiligen Kostenstellen mit folgender Formel:
Summe der Gemeinkosten / Zuschlagsgrundlage * 100
Zuschlagssatz Material: 53.000 € / 86.000 € * 100 = 61,43 %
Zuschlagssatz Fertigung: 53.000 € / 120.000 € * 100 = 44,17 %
Zuschlagssatz Verwaltung: 53.000 € / 235.000 € * 100 = 22,55 %
Zuschlagssatz Vertrieb: 53.000 € / 235.000 € * 100 = 22,55 %
Mit diesen Zuschlagssätzen kann Max die Gemeinkosten im nächsten Schritt, in der Kostenträgerrechnung, an die einzelnen Aufträge seiner Firma verteilen.
3. Kostenträgerrechnung
Die Kostenträgerrechnung bezeichnet die letzte Stufe der Kostenrechnung. Sie führt die Einzelkosten aus der Kostenartenrechnung und die Gemeinkosten aus der Kostenstellenrechnung pro Produkt oder Auftrag zusammen. Dies geschieht, indem alle in der Periode angefallenen Kosten den einzelnen Kostenträgern zugeteilt und dadurch die Selbstkosten der Träger ermittelt werden. Selbstkosten sind alle Kosten, die bei der Produktion eines Produkts oder einer Dienstleistung anfallen, also zusätzlich zu Herstellungskosten auch beispielsweise Kosten für Verwaltung und den Vertrieb. Das Unternehmen erhält also die Gesamtkosten für einzelne Produkte oder Aufträge. Insgesamt beantwortet die Kostenträgerrechnung die Frage: Wofür sind Kosten im Unternehmen angefallen?
Folgende Kostenträger kommen häufig in Betrieben vor:
Kostenträger nach Produkten:
- Produkt A
- Produkt B
- Produkt C
- …
Kostenträger nach Dienstleistungen:
- Wartung
- Reparatur
- Lieferung
- Montage
- …
Kostenträger nach Aufträgen:
- Auftrag A
- Auftrag B
- Auftrag C
- …
Um die Selbstkosten zu ermitteln, gibt es zwei verschiedene Berechnungen, die wiederum mit verschiedenen Verfahren und Kalkulationsmethoden arbeiten:
Kostenträgerzeitrechnung
Mit der Kostenträgerzeitrechnung – auch kurzfristige Erfolgsrechnung genannt – berechnet ein Unternehmen die Gesamtkosten für jeden Kostenträger für eine definierte Abrechnungsperiode. Dies geschieht entweder mit dem Gesamtkostenverfahren oder mit dem Umsatzkostenverfahren.
Kostenträgerstückrechnung
Die Kostenträgerstückrechnung (Kalkulation) ermittelt die Höhe der Stückkosten für jeden Kostenträger. Dafür stehen Unternehmen verschiedene Kalkulationsmethoden zur Verfügung: Divisionskalkulation, Zuschlagskalkulation, Kuppelkalkulation oder die Äquivalenzziffernkalkulation.
Schlussendlich führt das Unternehmen die Betriebsergebnisrechnung durch. Dabei werden die Kosten für jeden einzelnen Kostenträger sowie die Gesamtkosten mit den Leistungen verglichen. Für den Soll-Ist-Vergleich vergleicht man die Ergebnisse der jetzigen Periode (Ist) mit den Ergebnissen der vor der Periode durchgeführten Planung (Soll).
(Quelle: studyflix.de)
Teilkostenrechnung und Vollkostenrechnung
Manche Betriebe nutzen für die Kostenrechnung nur eine Teilkostenrechnung. Das bedeutet, dass sie nur die Einzelkosten und variablen Kosten den jeweiligen Kostenträgern zuordnen. Für diese entfällt die Kostenstellenrechnung. Nutzt ein Unternehmen alle drei Stufen, spricht man von einer Vollkostenrechnung.
Bonustipp:
Falls Sie ein Unternehmen im produzierenden Gewerbe führen, kann eine Teilkostenrechnung reichen, um verschiedene Produkte miteinander zu vergleichen. Im Dienstleistungssektor ist sie möglich, wenn ein Teil Ihrer Angestellten kein festes Gehalt erhält, sondern Sie diese nach geleisteten Stunden bezahlen. Grundsätzlich lassen sich aber nur durch die Teilkostenrechnung keine Selbstkosten für eine langfristige Preisuntergrenze erfassen. Für die handelsrechtliche und steuerliche Bewertung sind die Teilkosten ebenfalls nicht genügend.
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Wieso ist Kostenrechnung wichtig für Unternehmen?
Durch die Kostenrechnung erhalten Betriebe wichtige Informationen, um unternehmensbezogene Entscheidungen zu treffen. Dies betrifft insbesondere folgende Bereiche:
- Produktionsprogrammplanung: Ergebnisse der Kostenrechnung zeigen, welche Produkte in der letzten Periode erfolgreich waren. Daraus lassen sich Entscheidungen für die Produktionsplanung treffen, beispielsweise, ob eine Herstellung des Produktes weiterhin sinnvoll ist.
- Preispolitik: Anhand der Kostenrechnung sehen Unternehmen Kosten und Erlöse einzelner Produkte. Daran lässt sich der Produktpreis anpassen.
- Vertriebspolitik: Die Kostenrechnung unterstützt die Vertriebspolitik, da sich durch sie erschließt, welche Vertriebsgebiete verkaufsstark sind.
- Bereitstellungsplanung: Die Leistungsrechnung unterstützt die effektive Planung von Produktionsfaktoren wie zum Beispiel Arbeit oder Rohstoffe, da sie aufzeigt, wie viele Mengen dieser Faktoren das Unternehmen benötigt.
Bonustipp: Die Kostenrechnung verhilft Ihnen als Arbeitgeber zu einer verbesserten Unternehmensstrategie. Mithilfe der Zuordnung aller angefallenen Kosten zu einzelnen Kostenträgern können Sie leichter Entscheidungen bezüglich der Unternehmensstrategie treffen. So sehen Sie beispielsweise, auf welches Produkt sich Ihre Firma in Zukunft fokussieren sollte.
Katharina Bensch
Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.
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