Rechnung schreiben – Wie geht das?


Ein Gastbeitrag von FastBill

Wollen Sie gerade Ihre erste Rechnung schreiben und sind etwas unsicher, was Sie dabei alles beachten müssen? Dann geht es Ihnen nicht alleine so. Selbständige und Freelancer stellen sich gerade zu Beginn häufig diese Frage. Wir erklären Ihnen, wie Sie eine Rechnung richtig schreiben und worauf Sie achten müssen.



Was ist eine Rechnung?

Eine Ausgangsrechnung ist ein Schriftstück, mit dem Sie Ihre Kunden über das fällige Entgelt für ein verkauftes Produkt oder eine erbrachte Dienstleistung informieren. Bei einem B2B Geschäft beträgt die Frist zur Rechnungslegung 6 Monate. Einer Privatperson müssen Sie laut Gesetz nicht zwingend eine Rechnung stellen. Damit Sie nicht den Überblick über Ihre Ein- und Ausnahmen verlieren, empfehlen wir Ihnen auch Privatpersonen gegenüber eine Rechnungsstellung. Eine Rechnung muss alle wichtigen Angaben zum Verkäufer, Kunden sowie zur Leistung und zur Zahlung enthalten. Dabei gilt: eine elektronische Rechnung muss die gleichen Pflichtangaben erfüllen wie eine Rechnung in Papierform.


Pflichtangaben einer Rechnung

Welche Bestandteile unbedingt auf eine Rechnung gehören, regelt das Umsatzsteuergesetz. § 14 UStG definiert die Pflichtangaben für Selbständige und Kleinunternehmer für die Rechnungserstellung. Folgende Angaben müssen auf der Rechnung stehen:

  • Vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens
  • Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • Ihre Steuernummer oder Umsatz-ID
  • Rechnungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Ware und/oder Dienstleistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder der Dienstleistung
  • Rechnungsbetrag (gegliedert in Nettobetrag, Umsatzsteuer, Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag)

Wollen Sie Ihren Kunden einen Rabatt oder ein Skonto anbieten, müssen Sie das ebenfalls auf der Rechnung anführen. Neben den Pflichtangaben, die Ihre Rechnung enthalten muss, sollten Sie noch weitere – freiwillige – Angaben anführen. Zu diesen zählen:

  • Ihre Bankverbindung
  • Weitere Kontaktdaten, wie E-Mail Adresse oder Telefonnummer
  • Ein genaues Zahlungsziel
  • Kundennummer

Welche Rechnungsarten gibt es?

Neben der typischen Ausgangsrechnung, mit der Sie Ihren Kunden erbrachte Leistungen oder gekaufte Produkte verrechnen, gibt es noch weitere Rechnungsarten, die für Sie interessant ein könnten:


Eingangsrechnung

Sie erhalten eine Eingangsrechnung, wenn Sie beispielsweise eine Lieferung oder Dienstleistung eines anderen Unternehmers in Anspruch nehmen. Ihre Eingangsrechnung ist somit die Ausgangsrechnung Ihres Geschäftspartners. Überprüfen Sie daher alle Eingangsrechnungen auf die oben angeführten steuerrelevanten Pflichtangaben, damit es nicht zu Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt kommt. Als Unternehmer müssen Sie Ihre Eingangsrechnungen archivieren und 10 Jahre lang aufheben.


Gutschrift

Ja, auch die Gutschrift ist im Grunde genommen eine Rechnung, wenn auch eine besondere Form derselben. Laut UStG. muss zwingend der Begriff „Gutschrift“ auf der Rechnung erscheinen und der Rechnungsbetrag als positiver Betrag aufscheinen.


Kleinbetragsrechnung

Für Rechnungsbeträge bis zu brutto € 250,-- gilt eine Sonderregelung. Die Pflichtangaben der sogenannten Kleinbetragsrechnungen sind etwas vereinfacht. Auf Name und Anschrift des Rechnungsempfängers und Steuernummer kann ebenso verzichtet werden wie auf die Rechnungsnummer oder den Nettorechnungsbetrag. Auf Kleinbetragsrechnungen müssen folgende Angaben angeführt werden:

  1. Vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens
  2. Rechnungsdatum
  3. Menge und Art der Ware oder der Dienstleistung
  4. Rechnungsbruttobetrag
  5. Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Barverkauf oder Quittung

Da bei einem Barverkauf die Ware unverzüglich bezahlt wird und Leistung bzw. Gegenleistung somit sofort erfüllt werden, reicht hier zur Dokumentation des Zahlungsvorganges in der Regel die Erstellung einer Quittung. Die steuerrelevanten Vorgaben sind wie bei der Kleinbetragsrechnung. Nur wenn ein Kassenbon die gesetzlichen Bedingungen erfüllt, kann die Quittung als Buchungsbeleg verwendet werden.


Besonderheit: Rechnung als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer sind Sie von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Dementsprechend müssen Sie Ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, können dementsprechend aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Um die Kleinunternehmerregelung beanspruchen zu können, darf Ihr Jahresumsatz im ersten Jahr nicht mehr als € 22.000,-- und in den Folgejahren nicht mehr als € 50.000,-- betragen.

Kleinunternehmer müssen auf ihren Rechnungen mit einen Hinweis auf § 19 (1) UStG auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen.


Aufbewahrungsfrist von Rechnungen

Egal ob Sie Ihre Rechnung elektronisch oder im Papierformat erstellen, die Aufbewahrungsfrist beträgt in beiden Fällen zehn Jahre. Dabei gilt: Sie müssen die Rechnung im Originalformat archivieren. Von Rechnungen auf Thermopapier müssen Sie zudem Kopien anfertigen und aufbewahren, damit diese auch so lange lesbar sind.


Rechnung übermitteln

Sie können Ihre Rechnung elektronisch oder in Papierform erstellen und übermitteln. Beide Formen müssen jedoch die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Nicht nur aus umwelttechnischen Gründen ist die elektronische Rechnung mittlerweile auf dem Vormarsch. Auf elektronischem Weg können Sie Ihre Rechnung ohne Zeitverzögerung zustellen und sparen Versand- und Papierkosten. 

Mit dem clockodo-Partner FastBill können Sie in wenigen Sekunden professionelle und rechtskonforme Rechnungen erstellen und sicher an Ihre Kunden übermitteln.


Autorenprofil


Hendrik ist ein Experte im Bereich Online Marketing & SEO.
Bei FastBill gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung und Gründung für Selbständige und all die, die noch in der Planungsphase stecken.


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