Wollen Sie gerade Ihre erste Rechnung schreiben und sind etwas unsicher, was Sie dabei alles beachten müssen? Damit sind Sie nicht allein. Selbstständige und Freelancer stellen sich gerade zu Beginn häufig diese Frage. Wir erklären Ihnen, wie Sie eine Rechnung richtig schreiben und worauf Sie achten müssen.
Eine Ausgangsrechnung ist ein Schriftstück, mit dem Sie Ihre Kunden über das fällige Entgelt für ein verkauftes Produkt oder eine erbrachte Dienstleistung informieren. Bei einem B2B-Geschäft beträgt die Frist zur Rechnungslegung sechs Monate. Rechnung schreiben als Privatperson ist auch möglich. Gegenüber anderen Privatpersonen besteht allerdings keine gesetzliche Pflicht zur Rechnungsstellung. Um die Übersicht über Ein- und Ausgaben zu behalten, empfiehlt es sich dennoch. Eine Rechnung muss alle wichtigen Angaben zum Verkäufer, Kunden sowie zur Leistung und zur Zahlung enthalten. Dabei gilt: eine elektronische Rechnung muss die gleichen Pflichtangaben erfüllen wie eine Rechnung in Papierform.
Das Umsatzsteuergesetz regelt die Bestandteile, die auf einer Rechnung erscheinen müssen.
§ 14 UStG definiert die Pflichtangaben für Selbstständige und Kleinunternehmer. Folgende Angaben sind erforderlich:
Wollen Sie Ihren Kunden einen Rabatt oder ein Skonto anbieten, müssen Sie dies ebenfalls auf der Rechnung vermerken. Neben den Pflichtangaben, die Ihre Rechnung enthalten muss, sollten Sie noch weitere – freiwillige – Angaben machen. Zu diesen zählen:
Neben der typischen Ausgangsrechnung, mit der Sie Ihren Kunden erbrachte Leistungen oder gekaufte Produkte verrechnen, gibt es noch weitere Rechnungsarten, die für Sie interessant ein könnten:
Eine Eingangsrechnung erhalten Sie, wenn Sie eine Lieferung oder Dienstleistung eines anderen Unternehmens in Anspruch nehmen. Ihre Eingangsrechnung ist somit die Ausgangsrechnung Ihres Geschäftspartners. Überprüfen Sie alle Eingangsrechnungen auf die oben angeführten steuerrelevanten Pflichtangaben, damit es nicht zu Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt kommt. Als Unternehmer müssen Sie Ihre Eingangsrechnungen archivieren und zehn Jahre lang aufheben.
Auch die Gutschrift ist im Grunde genommen eine Rechnung, allerdings in besonderer Form. Laut UStG muss zwingend der Begriff „Gutschrift“ auf der Rechnung auftauchen und der Rechnungsbetrag als positiver Betrag erscheinen.
Für Rechnungsbeträge bis zu brutto € 250,-- gilt eine Sonderregelung. Die Pflichtangaben für sogenannte Kleinbetragsrechnungen sind vereinfacht. Es kann auf Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, Steuernummer, Rechnungsnummer und Nettobetrag verzichtet werden. Erforderliche Angaben sind:
Bei einem Barverkauf bezahlen Sie die Ware unverzüglich, und Leistung bzw. Gegenleistung werden sofort erfüllt. Hier reicht zur Dokumentation des Zahlungsvorgangs in der Regel eine Quittung. Die steuerrelevanten Vorgaben entsprechen denen der Kleinbetragsrechnung. Nur wenn ein Kassenbon die gesetzlichen Bedingungen erfüllt, kann die Quittung als Buchungsbeleg verwendet werden.
Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Daher stellen sie ihren Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung und können auch keine Vorsteuer geltend machen. Um die Kleinunternehmerregelung beanspruchen zu können, darf Ihr Jahresumsatz im ersten Jahr nicht mehr als € 22.000,-- und in den Folgejahren nicht mehr als € 50.000,-- betragen.
Auf den Rechnungen von Inhabern eines Kleingewerbes muss ein Hinweis auf § 19 (1) UStG zur Umsatzsteuerbefreiung enthalten sein.
| Standard-Rechnung | Kleinunternehmer-Rechnung | Kleinbetrags-Rechnung | |
|---|---|---|---|
| Name und Anschrift des Leistungserbringers | ✔ | ✔ | ✔ |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | ✔ | ✔ | ✖ |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID | ✔ | ✔ | ✖ |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | ✔ | ✔ | ✔ |
| Ausstellungsdatum | ✔ | ✔ | ✔ |
| Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistungen | ✔ | ✔ | ✔ |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | ✔ | ✔ | ✔ |
| Entgelt (Netto-Betrag) | ✔ | ✔ | ✔ |
| Steuersatz und Steuerbetrag | ✔ | ✖ (Hinweis auf USt-Befreiung erforderlich) | ✖ (Hinweis auf USt-Befreiung, falls Kleinunternehmer) |
| Gesamtbetrag (Brutto-Betrag) | ✔ | ✔ | ✔ |
| Rechnungsbetrag (inkl. USt) darf 250 Euro nicht überschreiten | ✖ | ✖ | ✔ |
Als Freiberufler Rechnungen zu schreiben, unterscheidet sich in einigen Punkten von der Ausstellung einer Standard-Rechnung durch Unternehmen. Ein markanter Unterschied liegt oft in der Ausweisung der Mehrwertsteuer: Viele Freiberufler unterliegen der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG und weisen daher keine Umsatzsteuer aus. Zudem kann die Zahlungsweise flexibler gehandhabt werden, da Freiberufler oft direkt mit ihren Kunden über individuelle Zahlungsziele und -modalitäten verhandeln. Ein weiterer Unterschied betrifft die Berufsbezeichnung, die auf der Rechnung klar ersichtlich sein sollte, um die freiberufliche Tätigkeit zu kennzeichnen und sich von gewerblichen Anbietern abzugrenzen.
Verwenden Sie gerne die Rechnungsvorlage im Word- oder Excel-Format von Clockodo, um Ihre Standard-Rechnungen zu erstellen und sicherzugehen, dass alle relevanten Informationen vorhanden sind:
Rechnung schreiben Vorlage (Word)
Rechnung schreiben Vorlage (Excel)
Unabhängig davon, ob Sie Rechnungen elektronisch oder im Papierformat erstellen, beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Dabei gilt: Sie müssen die Rechnungen im Originalformat archivieren. Von Rechnungen auf Thermopapier müssen Sie zudem Kopien anfertigen und aufbewahren, um die Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten.
Sie können Ihre Rechnung elektronisch oder in Papierform erstellen und übermitteln. Beide Formen müssen jedoch die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Die Rechnung online zu schreiben, gewinnt zunehmend an Bedeutung, nicht nur aus umwelttechnischen Gründen. Sie ermöglicht eine sofortige Zustellung und spart Versand- und Papierkosten.
Mit dem Clockodo-Partner FastBill lassen sich in wenigen Sekunden professionelle sowie rechtskonforme Rechnungen erstellen und sicher an Ihre Kunden übermitteln.
Es ist grundsätzlich möglich, auch ohne ein angemeldetes Gewerbe oder als Privatperson eine Rechnung zu schreiben. Dabei gibt es jedoch einige wichtige Punkte zu beachten:
Hendrik Kehres
Um eine Rechnung zu schreiben, verwenden Sie eine klare Struktur. Achten Sie darauf, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Nutzen Sie idealerweise ein Rechnungsprogramm oder eine Vorlage, um Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind.
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