Freelancer suchen sich ihre Aufträge aus, arbeiten wann und wo sie Lust haben und reisen um die Welt. Wer Freelancer werden möchte, sucht sich einfach ein Experten-Gebiet aus und startet schon morgen mit zehn Aufträgen in einen motivierten Tag. Leider ist der Weg zur Selbstständigkeit ein ganz anderer. Auf ihn warten Hürden und Stolpersteine und vor allem: eine Menge Arbeit. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie als Freelancer erfolgreich durchstarten, inklusive 12 praxisnaher Tipps und nützlicher Tools, die Sie dabei unterstützen.
Das Arbeiten als Freelancer beziehungsweise Selbstständiger hat viel mit Selbstmotivation zu tun. Viele verschiedene Aufgaben stehen an, die koordiniert, vorbereitet und einfach gemacht sein wollen. Wie wird man Freelancer? Sagen, man sei einer. Wie wird man ein guter Freelancer? Nicht sagen, machen.
Angestellte in einem Unternehmen unterstehen ihrem Chef. Sie sind weisungsgebunden, arbeiten vor Ort und meistens für einen monatlichen Lohn ohne Bezug zur Leistung. Der Arbeitgeber zahlt Sozialabgaben für jeden Mitarbeiter, der wiederum nach seinem Arbeitsleben eine Rente erhält. Für Arbeitnehmer ist Vieles automatisch geregelt, zum Beispiel der Beitrag zur Krankenkasse.
Freelancer werden nicht regelmäßig von nur einem Arbeitgeber bezahlt. Selbstständige arbeiten für verschiedene Auftraggeber auf Honorarbasis. Dabei suchen sie sich ihre Kunden selbst, verhandeln das Gehalt immer neu, kümmern sich um ihre Buchhaltung und ihre Abgaben und halten Deadlines ein. Menschen, die Freelancer werden, sind ihr eigener Chef – mit allen Vor- und Nachteilen.
Freelancer, oder Selbstständige, sind alle Menschen, die eigenverantwortlich und ohne einen (festen) Arbeitgeber arbeiten. Freiberufler sind eine spezielle Gruppe der selbstständig Arbeitenden, die gesetzlich festgelegt ist. Das Einkommensteuergesetz (EStG) listet in § 18 für Freiberufler auf:
„selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit, die selbständige Berufstätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnlicher Berufe.“
Alle Freiberufler sind demnach Freelancer, nicht jeder Freelancer zählt aber als Freiberufler. Der Vorteil als Freiberufler zu arbeiten ist, dass diese keine Gewerbesteuer zahlen und kein Zwang für einen Eintrag im Handelsregister besteht. Ob eine Tätigkeit tatsächlich freiberuflich nach diesem Gesetz ist, entscheidet das Finanzamt. Andernfalls handelt es sich bei dem Selbstständigen um einen Gewerbetreibenden.
In vielen Bereichen finden sich Selbstständige, die eine Expertise aufgebaut haben. Dazu eignen sich die Berufe am besten, bei denen der Freelancer nicht ununterbrochen im Unternehmen anwesend ist. Schließlich ist ein Vorteil der selbstständigen Arbeit, ortsunabhängig arbeiten zu können. Folgende Tätigkeitsfelder eignen sich daher besonders fürs Freelancer werden:
Jobs für Freelancer:
Wer in einem dieser Bereiche bereits Erfahrungen gesammelt hat oder sich eine Expertise zutraut, hat gute Chancen, ein erfolgreicher Freelancer zu werden. Unternehmen registrieren zunehmend, welche Vorteile ihnen die freien Mitarbeiter bringen. Die Berufswahl reicht jedoch noch lange nicht aus. Wer langfristig Freelancer werden will, braucht auch eine Menge Ausdauer.
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Jeder darf Freelancer werden. Eine selbstständige Tätigkeit ist entweder der Hauptberuf oder findet nebenbei statt. Wer Arbeitslosengeld bezieht, hat beim ALG I eine Begrenzung von 15 Wochenstunden, bei ALG II gibt es keine. In beiden Fällen haben die Einnahmen durch die Selbstständigkeit Einfluss auf die Höhe des Arbeitslosengeldes. (Quelle: Arbeitsagentur)
Bei Angestellten ist meist im Arbeitsvertrag festgehalten, ob der Mitarbeiter den Chef bei Aufnahme einer Nebentätigkeit informiert. Hier ist auch ein Wettbewerbsverbot geregelt, wenn es eines gibt. Das bedeutet, dem Arbeitnehmer ist es verboten, für die Konkurrenz seines Haupt-Arbeitgebers zu arbeiten.
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Die romantische Vorstellung selbstbestimmter Arbeit lässt viele vom Dasein als Freelancer träumen. Es hat einige Vorteile, nicht weisungsgebunden zu sein und sich selbst um die Arbeit zu kümmern.
Arbeitnehmer, die sich trauen und Freelancer werden, waren oft unzufrieden mit ihrem Job. Dies liegt an der Arbeit an sich, den Kollegen, der Unternehmensphilosophie oder der Zeit, die durch eine Festanstellung im Privatleben fehlt. Ehemalige Angestellte bringen dabei schon die erforderlichen Fähigkeiten mit und konzentrieren sich auf die Business-Führung. Neben dem Beruf zusätzlich zu freelancen bessert die eigene Kasse auf. Wer direkt in die Selbstständigkeit startet, hat häufig schon eine Idee, die er umsetzen möchte.
Neben den vielen Pluspunkten, wegen derer Menschen Freelancer werden, verstecken sich hinter der Arbeit aber auch langfristige Nachteile. Selbstständig zu sein beinhaltet alle Aspekte des Arbeitslebens, vom Management über die Buchhaltung bis hin zur Selbstmotivation.
Freelancer werden beinhaltet einiges an Selbstorganisation. Auch eine gewisse Ruhe, falls etwas schief geht oder eine Auftragsflaute herrscht, schadet nicht. Wer den Überblick behält, alle notwendigen Vorkehrungen trifft, die Abgaben anspart und seine Arbeit kontinuierlich macht, hat gute Chancen. Viele digitale Programme unterstützen außerdem dabei, nichts zu vergessen und das papierlose Büro überallhin mitzunehmen. Mit einem durchdachten Businessplan und den richtigen Maßnahmen ist das Arbeiten als Freelancer eine interessante Alternative zur Vollzeit- oder Festanstellung.
Wie kann ich jetzt genau als Freelancer arbeiten? Ein gut durchdachtes Konzept hilft dabei. Schritt für Schritt gilt es, folgende Punkte zu durchdenken:
Freelancer werden bedeutet, sich auf einen Weg mit Höhen und Tiefen einzulassen. Wer selbstständig arbeitet, braucht neben fachlicher Kompetenz vor allem Disziplin, Mut und Ausdauer. Es geht nicht nur darum, Aufträge zu erledigen, sondern sich ständig selbst zu motivieren, klare Ziele zu setzen und eigenverantwortlich an deren Umsetzung zu arbeiten. Dabei hilft es, eine Vision vor Augen zu haben. Dies kann beispielsweise die Freiheit, ortsunabhängig zu arbeiten, sein oder mehr Selbstbestimmung im Alltag zu gewinnen oder ein bestimmtes Einkommen zu erzielen. Wer sein Ziel kennt, trifft Entscheidungen gezielter und übersteht auch schwierige Phasen mit größerer Gelassenheit. Die innere Haltung entscheidet mit über den langfristigen Erfolg als Freelancer.
Das Angebot eines Freelancers ist sein Kapital. Seine Produkte oder Dienstleistungen bilden seine Existenzgrundlage. Der Selbstständige macht seinen potenziellen Kunden klar, was er anbietet und warum sie genau das von ihm brauchen. Mit einer klaren Spezialisierung hebt er sich von der Konkurrenz ab und positioniert sich als Experte. Wer seine Stärken kennt und gezielt einsetzt, schafft Vertrauen und gewinnt leichter Kunden, die wirklich zu ihm passen.
Von zu Hause aus, in einem Co-Working Space mit anderen Freelancern oder irgendwo in der Welt – die Ortswahl steht, zumindest für einen gewissen Zeitraum, fest. Wer neu in der Branche ist, probiert aus, wo und wie er am besten arbeiten kann. Digitale Nomaden reisen von Ort zu Ort, andere richten sich ihr Büro in der Heimatstadt nach ihren Wünschen ein, die dritten sitzen mit Pyjama im Home-Office.
Freelancer müssen sich mit der rechtssicheren Gestaltung von Verträgen auskennen. Schriftliche Regelungen sorgen für Klarheit und schützen im Streitfall beispielsweise bei Projektverträgen, AGB oder Vereinbarungen zur Nutzungsübertragung.
Wer eine geschäftlich genutzte Website betreibt, muss zudem ein vollständiges Impressum und eine Datenschutzerklärung gemäß DSGVO bereitstellen. Bei Verstößen drohen Abmahnungen. Hier lohnt es sich, auf juristisch geprüfte Vorlagen zurückzugreifen oder professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen.
Auch folgende rechtliche Punkte müssen Freelancer beachten:
Überblick über die freien Berufe nach § 18 EStG
Freie Berufe sind gesetzlich in § 18 des Einkommensteuergesetzes (EStG) definiert. Sie gelten als nicht gewerblich, unterliegen nicht der Gewerbesteuerpflicht und erfordern keine Gewerbeanmeldung. Zu den Katalogberufen zählen unter anderem:
Neben diesen Katalogberufen erkennt das Finanzamt auch sogenannte "ähnliche Berufe" an wie IT-Berater, Softwareentwickler oder Marketingberater, sofern diese eine vergleichbare Qualifikation und eigenverantwortliche Tätigkeit aufweisen. Die Einstufung ist nicht immer eindeutig und hängt vom konkreten Tätigkeitsbild ab. Deshalb empfiehlt es sich, eine präzise Leistungsbeschreibung im steuerlichen Erfassungsbogen anzugeben und im Zweifel professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.
Freiberufler melden sich lediglich beim Finanzamt und erfragen einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Für die anderen Freelancer steht ein Besuch beim Gewerbeamt an, da sie einen Gewerbeschein brauchen. Freelancer werden sowohl vom Gewerbeamt als auch vom Finanzamt zur Kasse gebeten, deswegen sparen sie Rücklagen an, um Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer zu zahlen.
Ausnahme hiervon ist die Kleinunternehmerregelung. Das heißt, im vergangenen Jahr haben sie nicht mehr als 22.000 Euro (ab 2020) verdient und melden sich aber trotzdem beim Finanzamt an. Die Anmeldung bringt die Steuernummer, die auf die Rechnung an die Kunden gehört.
Wer Freelancer werden will, gewöhnt sich am besten schnell einen umsichtigen Umgang mit dem eigenen Geld an. Von den Einnahmen, die jeder Selbstständige macht, zahlt er Einkommensteuer. Für die Einkommensteuer gibt es einen Grundfreibetrag, der sich jedoch jedes Jahr ändert.
Anders sieht es bei der Umsatzsteuer aus. Diese zahlen Freelancer erst, wenn sie im vorangegangenen Jahr mehr als 22.000 Euro (ab 2020) verdient haben und ihr Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigt. Andernfalls fallen sie unter die Kleinunternehmerregelung, bei der sie auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Übersteigt der Umsatz 50.000 Euro, fällt die Umsatzsteuer an.
Gewerbesteuer fällt für natürliche Personen und Personengesellschaften (worunter die meisten Freelancer fallen) erst bei einem Ertrag von mehr als 24.500 Euro pro Jahr an.
Freelancer kümmern sich eigenständig um ihre soziale Absicherung. In Deutschland gehört eine Krankenversicherung zur Pflicht. Während Arbeitgeber für Angestellte die Hälfte des Beitrags übernehmen, zahlen Selbstständige den vollen Betrag selbst. Manche bleiben freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung, andere entscheiden sich für eine private. Die Pflegeversicherung ist in der gesetzlichen automatisch enthalten, bei privaten Anbietern buchen Freelancer sie separat.
Zusätzlich sichern sich viele über freiwillige Versicherungen ab. Eine Berufshaftpflichtversicherung schützt vor finanziellen Schäden durch berufliche Fehler wie beispielsweise bei Beratungsfehlern, Datenverlust oder Verstößen gegen das Urheberrecht. Besonders in beratenden, kreativen oder IT-nahen Berufen gehört sie zur Grundausstattung.
Für den Ernstfall schließen viele Freelancer eine Berufsunfähigkeitsversicherung ab. Sie springt ein, wenn sie wegen Krankheit oder Unfall dauerhaft nicht mehr arbeiten können. Da sie in solchen Fällen oft kein gesetzliches Auffangnetz haben, sorgt diese Versicherung für finanzielle Sicherheit im Alltag.
Auch die Altersvorsorge liegt in der eigenen Verantwortung. Freelancer zahlen nicht automatisch in die gesetzliche Rentenversicherung ein, es sei denn, sie gehören zu bestimmten Berufsgruppen mit Rentenversicherungspflicht. Viele schließen freiwillig eine private Rentenversicherung ab, um für das Alter vorzusorgen oder legen regelmäßig Beträge zurück und sorgen so langfristig für mehr finanzielle Sicherheit im Ruhestand.
Aufgrund ihrer eigenen Erfahrung schätzen Selbstständige ihren Arbeitsaufwand für ihre Angebote gut ein. Die verbrauchte Zeit ändert sich mit mehr Arbeitserfahrung und bleibt anpassbar. Es ist aber wichtig, einzuschätzen, ob ein Auftrag schaffbar ist und wann der nächste an der Reihe ist. Der Stundensatz steht in Abhängigkeit dazu. Wenig Aufträge pro Monat bringen im besten Fall ausreichend Geld ein, genau wie viele kleine Aufträge. Der Stundenlohn enthält alle Kosten, die auf einen Freelancer privat und beruflich zukommen. Statt eines Stundenlohns gibt es auch das Konzept von Tages- oder Wochensätzen, Pauschalvergütungen für einen ganzen Auftrag oder Beträge pro Wort für Texter und Journalisten.
Alle Freelancer werden vom Umsatz ihr eigenes Gehalt und sämtliche weiteren Ausgaben bezahlen. Ein zu niedriger Stundensatz führt zu Frustration und Geldproblemen. Daher muss der Stundenlohn gut kalkuliert sein, um sowohl den Lebensunterhalt als auch Rücklagen für Steuern, Versicherungen und unvorhergesehene Ausgaben abzudecken. Nur so bleibt die Selbstständigkeit auf Dauer tragfähig und motivierend.
Das Leben als Freelancer ist mit wenig Sicherheit verbunden. Aus diesem Grund gilt es, ausreichende Notgroschen anzulegen und für unerwartete Lebenssituationen gewappnet zu sein. Vom kleinen Laptop-Crash bis zur großen Katastrophe wie ein Pflegefall in der Familie will alles möglichst gut durchgestanden sein.
Für eine Auftragsflaute, Urlaub oder Krankheit und im Besonderen für die Rente legen Freelancer selbstständig Geld zurück. Den üblichen Umfang von Urlaub und Krankheit kalkulieren sie auch in ihren Stundensatz. Auch ein separates Sparkonto für Krisenzeiten bringt Struktur und schafft Ruhe in ungewissen Momenten.
Auf einem Geschäftskonto haben Freelancer einen besseren Überblick über Einnahmen und Ausgaben als bei einer Mischung mit dem privaten Konto. Vom eigenen Konto gehen häufig persönliche Buchungen ab. Es empfiehlt sich, lieber den eigenen Lohn jeweils auf das private Konto umzubuchen. Ein drittes Konto zum Sparen für die Steuer ergibt ebenfalls Sinn.
Digitale Tools helfen, die Organisation effizient zu gestalten, den Überblick zu behalten und ortsunabhängig zu arbeiten:
Zum besten Angebot kommen die Kunden nicht von allein. Wer Freelancer werden möchte, sollte sich eine Strategie überlegen, wie und auf welchen Kanälen er seine potenziellen Auftraggeber erreicht. Dieser Prozess ist nie abgeschlossen und begleitet das selbstständige Leben jeden Tag. Dazu eignen sich auch viele Freelancer- und Job-Portale, auf denen die Selbstständigen mit ihrem Profil für sich werben.
Neben Online-Plattformen wirken persönliche Empfehlungen und ein professionelles Netzwerk besonders effektiv. Wer aktiv mit früheren Kunden, Branchenkontakten oder anderen Freelancern im Austausch bleibt, profitiert oft von Weiterempfehlungen. Auch ein überzeugender Pitch, ein klares Leistungsversprechen und ein aussagekräftiges Portfolio gehören zur erfolgreichen Kundengewinnung. Wer sichtbar wird und Vertrauen aufbaut, erhöht seine Chancen auf passende und langfristige Aufträge.
Die eigene Webseite ist Anlaufpunkt für Kunden und Interessenten. Hier haben Selbstständige als einzige den vollen Einfluss auf den Content. Social-Media-Präsenzen sind ebenso wichtig und dienen der Kommunikation, aber die Möglichkeiten sind beschränkt. Eine Internetseite bietet Platz für Referenzen, Arbeitsproben und den individuellen Lebenslauf.
Freelancer werden wie normale Arbeitnehmer eingestuft, wenn sie hauptsächlich für einen Auftraggeber arbeiten. Hier gilt: Wer 5/6 oder mehr seines Umsatzes von einem Unternehmen bezieht und dort sogar weisungsgebunden in Ort und Zeit ist, arbeitet nicht (mehr) selbstständig. Das Finanzamt prüft meist Einzelfälle.
Eine Scheinselbstständigkeit hat gravierende Folgen für beide Seiten. Auftraggeber müssen Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen, und der Freelancer erhält rückwirkend den Arbeitnehmerstatus mit allen Rechten wie Kündigungsschutz, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Urlaubsanspruch.
Im Medienbereich arbeiten viele Freelancer über längere Zeiträume für ein einziges Unternehmen. Diese nennt man „feste Freie“. Eine solche Konstellation bietet Auftraggebern oft mehr Flexibilität, birgt aber das Risiko, dass der Freelancer rechtlich als Angestellter gilt. Pauschalisten nennt man Freelancer, die regelmäßig Beiträge für beispielsweise Redaktionen gegen ein monatliches Honorar liefern. Diese bewegen sich in einem Graubereich. Wer daneben für weitere Kunden arbeitet und seine Selbstständigkeit erkennbar lebt, kann dem Verdacht der Scheinselbstständigkeit jedoch vorbeugen.FormularbeginnFormularende
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Viele Freelancer starten zunächst nebenberuflich in die Selbstständigkeit. Im Nebenjob Selbstständige haben oft die im Arbeitsvertrag geregelte Pflicht, den Arbeitgeber darüber zu informieren. Ein generelles Verbot für eine Nebentätigkeit ist nicht erlaubt. Der Arbeitgeber hat aber das Recht, eine angemessene Leistung vom Arbeitnehmer einzufordern, die die nebenberufliche Tätigkeit nicht einschränkt. Ein Wettbewerbsverbot für den Mitarbeiter ist möglich. Dabei verbietet der Chef einen Nebenjob bei einem Wettbewerber.
Auch steuerlich verändert sich die Situation. Wer nebenbei Aufträge annimmt, erhöht sein Jahreseinkommen und damit möglicherweise seinen persönlichen Steuersatz. Das Finanzamt betrachtet beide Einkünfte gemeinsam. Selbstständige, die im Nebenerwerb arbeiten, melden ihre Tätigkeit an, reichen jährlich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein und legen ausreichend Geld für die Steuer beiseite. Wer unter den Umsatzgrenzen bleibt, nutzt die Kleinunternehmerregelung und verzichtet auf die Ausweisung von Umsatzsteuer. Dabei zählen alle Einnahmen aus der selbstständigen Tätigkeit zusammen.
Um Freelancer zu werden, benötigen Sie keine spezielle Ausbildung. Wichtig ist, dass Sie Ihre Tätigkeit beim Finanzamt (als Freiberufler) oder zusätzlich beim Gewerbeamt (als Gewerbetreibender) korrekt anmelden. Danach geht es darum, Kunden zu gewinnen und strukturiert in den Arbeitsalltag zu starten.
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