Effektives Zeitmanagement steigert die Produktivität und reduziert Stress bei der Arbeit. Ein voller Terminkalender, lange To-Do-Listen und viele spontane Aufgabenstellungen belasten oft den Arbeitsalltag. Besonders Führungskräfte und Arbeitnehmer mit Verantwortung leiden unter Stress am Arbeitsplatz, da Deadlines immer näher rücken und Aufgaben unter den Tisch fallen. Überstunden häufen sich und die Qualität der Arbeit sinkt. Umso wichtiger ist es, die Arbeitszeit klug zu nutzen und mit den richtigen Zeitmanagement-Methoden langfristig die Produktivität und Qualität der Arbeit zu verbessern.
Zeitmanagement bedeutet, Aufgaben zu priorisieren, die Arbeitszeit sinnvoll zu strukturieren und effektiv zu nutzen. So steigt nicht nur die Produktivität, sondern durch kontrollierte Arbeits- und Pausenphasen sinkt auch der Arbeitsstress. Gute Selbstorganisation und Disziplin sind entscheidend, um das eigene Zeitmanagement zu verbessern.
Mit effektivem Zeitmanagement lässt sich der Arbeitsalltag besser strukturieren. Wer genau weiß, wann welche Aufgaben anstehen, vermeidet das Aufschieben und plant ausreichend Zeit ein, um nicht erst kurz vor knapp zu beginnen. Eliminieren Sie Zeitdiebe wie ständige Fragen, lange Überlegungen und Prokrastination. Eine Zeiterfassung unterstützt Sie dabei, den Überblick zu behalten und das Zeitmanagement zu optimieren.
Die Zeit läuft für alle gleich schnell, und jeder Tag hat 24 Stunden. Warum nutzen manche Menschen ihre Zeit effizienter als andere? Wie schaffen es einige, alle Aufgaben in acht Stunden zu erledigen, während andere Überstunden machen müssen? Der Unterschied liegt in einer gut durchdachten Selbstorganisation. Diese Menschen betreiben effektives Zeitmanagement, indem sie ihren Tag oder ihre Woche im Voraus genau planen. Das mag anfangs anstrengend erscheinen, doch langfristig ermöglicht diese Struktur, alle Aufgaben während der regulären Arbeitszeit zu bewältigen.
Selbst spontane Änderungen lassen sich leichter in einen gut durchdachten Plan integrieren. Wer seine Zeitmanagement-Methoden gut kennt, kann auch Zeitfenster für unerwartete Tätigkeiten freihalten und bleibt so flexibel.
Durch gutes Zeitmanagement wird die verfügbare Zeit in Phasen aufgeteilt, die bestimmten Aufgaben gewidmet sind. Dies gelingt entweder durch einen festen Zeitplan mit genauen Uhrzeiten oder durch die Priorisierung wichtiger Aufgaben, denen mehr Zeit zugewiesen wird. Vorausgehende Planung spart am Ende Zeit und reduziert den Stress, den ein schlechtes Zeitmanagement verursachen kann. Welche Methoden des Zeitmanagements besonders effektiv sind und wie sie zur Arbeitsorganisation beitragen, zeigen 3 konkrete Methoden und 17 hilfreiche Zeitmanagement-Tipps.
Die Zeitmanagement-Methode nach dem Eisenhower-Prinzip sortiert Aufgaben anhand einer Matrix mit zwei mal zwei Quadranten. Oben links befinden sich die Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind – diese haben höchste Priorität und sollten sofort erledigt werden. Oben rechts stehen die Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt eingeplant werden. In der unteren Zeile links findet man die Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Solche Aufgaben können delegiert werden, zum Beispiel an Mitarbeiter oder Kollegen. Im letzten Feld, unten rechts, stehen die Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Diese können gestrichen werden, da sie das Zeitmanagement unnötig belasten.
Isabell, 32 Jahre, leitet eine Werbeagentur. Die Agentur hat heute einen großen Auftrag erhalten und Isabell möchte sofort mit der Planung beginnen. Zusätzlich zu diesem Auftrag stehen noch weitere Aufgaben auf ihrer To-Do-Liste: die Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs, die Aufbereitung interner Daten sowie die Umgestaltung ihres Büros. Um Stress zu vermeiden, nutzt Isabell die Eisenhower-Methode für ihr Zeitmanagement und kategorisiert die Aufgaben entsprechend.
Der neue Auftrag ist für die Agentur sehr wichtig und hat eine feste Frist, daher nimmt Isabell die Planung direkt selbst in die Hand. Das Mitarbeitergespräch ist ebenfalls wichtig, steht jedoch erst in vier Wochen an, weshalb es aktuell noch nicht dringend ist und aufgeschoben werden kann. Die Aufbereitung der internen Daten ist für ein Meeting am nächsten Tag relevant, muss jedoch nicht von Isabell selbst erledigt werden. Daher delegiert sie diese Aufgabe an Lukas aus der Finanzabteilung. Die Umgestaltung ihres Büros ist momentan weder wichtig noch dringend, weshalb Isabell diese Aufgabe von ihrer To-Do-Liste streicht.
Im Zeitmanagement beschreibt die ALPEN-Methode eine strukturierte Vorgehensweise für die Planung von Projekten:
Die ALPEN-Methode ermöglicht ein effektives Zeitmanagement, indem sie klare Entscheidungen und Kontrollen einbezieht. Priorisieren Sie und entscheiden, welche Aufgaben Sie selbst erledigen. Dem Puffer fällt ebenfalls ein Zeitraum zu, den Sie mit einbeziehen. Die Nachkontrolle nimmt Zeit ein, spart aber eine Korrekturschleife, wenn Sie Fehler vor der Abgabe entdecken.
Für die tatsächliche Arbeit sieht das Prinzip 60 Prozent der Zeit vor. Die anderen 40 Prozent entfallen auf Pufferzeiten und andere Aktivitäten wie spontane Aufgaben oder soziale Kontakte. So deckt die ALPEN-Methode nicht nur die Aufgabe an sich ab, sondern auch alles, was zusätzlich anfällt.
Das Pareto-Prinzip, benannt nach Vilfredo Pareto, besagt, dass 80 Prozent des Erfolgs mit nur 20 Prozent des Aufwands erreicht werden. Die verbleibenden 20 Prozent des Erfolgs erfordern dagegen 80 Prozent des Aufwands. Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, bei denen Sie mit wenig Aufwand viel erreichen. So ermitteln Sie, welche Aufgaben Sie zuerst erledigen sollten, um den größten Effekt zu erzielen. Bedenken Sie, dass die restlichen 20 Prozent des Erfolgs viermal so viel Einsatz benötigen. Überlegen Sie bei jeder Aufgabe, ob dieser zusätzliche Aufwand sinnvoll ist. Perfektion führt nach dem Pareto-Prinzip oft zu Ineffizienz, da die Zeit, die für die letzten 20 Prozent Erfolg aufgewendet wird, an anderer Stelle besser investiert ist.
Jeder Mensch hat seinen eigenen Ansatz, wenn es um das Management der Zeit geht. Die verschiedenen Zeitmanagement-Typen lassen sich grob in vier Kategorien unterteilen:
Um herauszufinden, welcher Zeitmanagement-Typ Sie sind, reflektieren Sie Ihre Arbeitsweise und beobachten Sie, wie Sie Ihre Aufgaben am liebsten angehen. Ein gutes Verständnis Ihres Typs hilft Ihnen, die für Sie effektivsten Methoden zu wählen und Ihre Zeit noch besser zu nutzen.
Eine strukturierte Organisation entsteht durch sinnvolle Priorisierung, termingenaue Planung und die Berücksichtigung der eigenen Arbeitsweise. Die folgenden Tipps helfen bei diesen drei Schritten.
Die Priorisierung von Aufgaben ist entscheidend im Zeitmanagement. Wichtige Aufgaben kommen zuerst, während weniger wichtige warten, bis die vorrangigen erledigt sind. Unwichtige Tasks erhalten keine Priorität. Die ABC-Methode von H. Ford Dickie (1951) teilt Aufgaben in drei Stufen: A-Aufgaben sind wichtig und dringend, B-Aufgaben weniger wichtig, und C-Aufgaben unwichtig. Diese Zeitmanagement-Methode eignet sich für verschiedene Bereiche. In der Regel fallen 80 Prozent des Gewinns auf A-Aufgaben, 15 Prozent auf B-Aufgaben und 5 Prozent auf C-Aufgaben.
Morgens drei Aufgaben für den Tag festlegen
Der Tagesplan zu Arbeitsbeginn bringt Struktur. Mit drei festgelegten Aufgaben bleibt der Tag überschaubar und bietet dennoch Platz für spontane Tasks. Die Anzahl der Aufgaben variiert je nach Unternehmen und Aufgabe. Finden Sie heraus, welche Menge für Ihr Zeitmanagement ideal ist. Ein Wochenplan kann je nach Branche ebenfalls sinnvoll sein.
50/30/20 Prozent
Ordnen Sie den wichtigen Aufgaben mehr Zeit zu. In welche Prozentangaben Sie den Tag teilen, ist Ihnen überlassen. Ein Beispiel ist 50 Prozent für eine wichtige Aufgabe, 30 Prozent für zwei weniger wichtige Tasks und 20 Prozent für unwichtige oder spontane Aufträge.
Entschlacken Sie das Zeitmanagement
Welche Tasks sind nicht dringend und nicht wichtig? Löschen Sie diese unter Umständen komplett und entschlacken so das Zeitmanagement.
Delegieren Sie Aufgaben
Prüfen Sie, welche Aufgaben nicht mehr in Ihren Zeitplan passen und delegieren Sie diese an Kollegen, die Kapazitäten frei haben.
Unbeliebtes zuerst
Prokrastination kostet viel Zeit. Starten Sie mit unangenehmen oder schwierigen Aufgaben, um sie schnell aus dem Weg zu räumen. So bleibt mehr Energie für die wichtigen Aufgaben. Diese Methode, auch bekannt als „Eat the Frog“ von Brian Tracy, reduziert Aufschieberitis.
Eine effektive Arbeitsorganisation fördert erfolgreiches Zeitmanagement. Planen Sie für jeden Tag oder jede Woche eine bestimmte Anzahl von Aufgaben ein und ändern Sie den Plan nur im Notfall. Arbeiten Sie stets nach der festgelegten Priorisierung.
To-do-Liste
Eine einfache Checkliste bildet die Basis für effektives Zeitmanagement. Listen Sie alle Aufgaben nach ihrer Priorität auf und arbeiten Sie diese nacheinander ab.
Puffer einplanen
Die nächste Deadline plagt Sie? Setzen Sie sich ab sofort kürzere Abgabetermine und planen so einen Puffer ein. Sind Sie früher fertig, ist die nächste Aufgabe dran oder sie machen eine wohlverdiente Pause.
Große Projekte in Teilaufgaben trennen
Unterteilen Sie umfangreiche Projekte in kleinere Aufgaben, um die Übersicht zu behalten und die Zeitplanung zu erleichtern. Priorisieren und delegieren Sie einfache Aufgaben, um die Arbeit schrittweise zu bewältigen.
Erfolg und Ende festsetzen
Definieren Sie klare Endpunkte für jede Aufgabe. Sobald das Ziel erreicht ist, widmen Sie sich der nächsten Aufgabe. Alles darüber hinaus ist ineffizient.
Kein Perfektionismus
Vermeiden Sie Perfektionismus, der die Fertigstellung verzögert. Sobald das Ziel erreicht ist, gehen Sie zur nächsten Aufgabe über.
Schnell zu erledigende Aufgaben in einem Rutsch wegarbeiten
Arbeiten Sie kleine Aufgaben gesammelt ab, statt jedes Mal die Arbeit an größeren Projekten zu unterbrechen. Planen Sie feste Zeiten, um beispielsweise E-Mails in einem Rutsch zu bearbeiten.
Jeder arbeitet anders. Ermitteln Sie, welche Umstände Ihre Effizienz steigern und was Sie motiviert. Ein gutes Selbstmanagement bildet die Basis für ein erfolgreiches Zeitmanagement.
Vermeiden Sie außerdem Ablenkungen durch Apps: Schalten Sie während der Arbeit und auch in den kurzen Pausen alle Kommunikations- und Social-Media-Apps aus. Diese Apps können Ihre Konzentration erheblich beeinträchtigen und führen oft dazu, dass Sie länger brauchen, um wieder in die Arbeit einzusteigen. Stattdessen helfen kurze, ablenkungsfreie Pausen, um Ihre Energie und Konzentration wieder aufzufrischen.
Nur eine Sache gleichzeitig
Konzentrieren Sie sich nur auf eine Aufgabe. Monotasking verbessert die Effizienz, da weniger Zeit verloren geht, um nach Unterbrechungen wieder den Faden zu finden.
Sich abschotten
Reduzieren Sie Ablenkungen, indem Sie Telefon und E-Mails für eine Weile ausschalten. Fokussieren Sie sich in dieser Zeit auf die wichtigen Aufgaben und integrieren Sie solche Phasen fest in Ihr Zeitmanagement. Bitten Sie Kollegen um ungestörte Arbeitszeit.
Biorhythmus beachten
Arbeiten Sie zu den Zeiten, in denen Sie am produktivsten sind. Passen Sie Ihre Aufgaben und To-Do-Listen an Ihren natürlichen Biorhythmus an. Nutzen Sie Ihre produktiven Phasen optimal aus.
Pausen machen
Regelmäßige Pausen sind genauso wichtig wie konzentriertes Arbeiten. Nutzen Sie kurze Pausen zur Erholung und für frische Luft, um die Konzentration wieder aufzuladen. Planen Sie diese Auszeiten fest in Ihr Zeitmanagement ein.
Zeitwirtschaft des gesamten Unternehmens beachten
Berücksichtigen Sie unveränderliche Faktoren wie Materialbeschaffung, Recherche und Workflows in Ihrem Zeitmanagement. Ein guter Plan bringt wenig, wenn wichtige Voraussetzungen fehlen.
Weniger Zeit für Meetings und Planung ansetzen
Setzen Sie kürzere Meetings an, um Zeit zu sparen. Halten Sie Besprechungen knapp und präzise und vermeiden Sie unnötige Diskussionen. Nutzen Sie die gewonnene Zeit für produktivere Aufgaben.
Selbst das beste Zeitmanagement bringt wenig, wenn niemand überprüft, ob die angewandten Methoden tatsächlich effektiv sind. Eine Analyse nach Abschluss eines Projekts oder eines bestimmten Zeitraums kostet zwar Zeit, doch diese Investition lohnt sich. Ein Rückblick zeigt, ob die Produktivität im Vergleich zu früheren Projekten oder Zeiträumen gestiegen ist.
Beobachten Sie Ihre Arbeitsweise genau: Haben Sie wirklich auf Ihren Biorhythmus geachtet? Konnten Sie in dieser Phase mehr erledigen als zu Zeiten, in denen Sie sich zu frühem Aufstehen oder langen Arbeitszeiten gezwungen haben? Wenn die Ergebnisse positiv ausfallen, behalten Sie diese Maßnahmen bei. Verschlechtert sich jedoch die Produktivität, probieren Sie andere Maßnahmen aus und überprüfen diese im Nachhinein erneut. Durch kontinuierliche Anpassungen und Überprüfungen finden Sie heraus, wie Sie Ihr Zeitmanagement optimal gestalten.
Im Arbeitsalltag geht oft verloren, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe tatsächlich in Anspruch nimmt. Deshalb lohnt es sich, die eigene Arbeitszeit genau zu verfolgen und festzuhalten, wann welche Tätigkeit erledigt wurde. Zettel und Stift sind eine klassische Methode, jedoch häufig selbst ein Zeitfresser. Ein Zeiterfassungssystem eignet sich besser, da es diese Arbeit automatisch im Hintergrund erledigt. Solche Tools erleichtern die Planung und Priorisierung, indem sie informative Berichte und Auswertungen zur aufgewendeten Zeit für verschiedene Projekte bereitstellen.
Projektmanagement-Tools wie factro helfen, Aufgaben zu organisieren und die Reihenfolge sowie die Priorität festzulegen. Mit verschiedenen Funktionen lassen sich Tasks verlinken, Teammitgliedern zuordnen und Zeiträume festlegen. Diese Programme bieten eine klare Übersicht darüber, welche Aufgaben noch anstehen und welche bereits abgeschlossen sind. Sie entlasten den Kopf von unnötiger Denkarbeit und ersetzen die chaotische Zettelwirtschaft, die oft zu verloren gegangenen Notizen führt.
Jedes Unternehmen hat eigene Hürden und Strukturen, die ein gutes Zeitmanagement erschweren können. Besonders schwierig wird es, wenn Mitarbeiter aufgefordert werden, ihre gewohnten Arbeitsweisen zu ändern. Vorgesetzte sollten sich von festgefahrenen Strukturen nicht ausbremsen lassen.
Erstellen Sie einen klaren Plan:
Das Zeitmanagement variiert je nach Branche und Beruf. In einigen Berufen sind spontane Aufgaben und dringende Fragen häufiger und schwerer zu vermeiden. Beachten Sie dies bei Ihrer Planung und halten Sie Zeit für unerwartete Tasks frei. Falls diese nicht auftreten, nutzen Sie die freie Zeit für andere Aufgaben, die noch anstehen.
Flexibilität in der Zeitplanung bleibt entscheidend. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit für eine Aufgabe vorgesehen ist, lassen sich neue, dringendere Ereignisse leichter integrieren. Nutzen Sie Pufferzeiten, um Anpassungen vorzunehmen und den ursprünglichen Task zu verschieben.
Zeitmanagement bedeutet vor allem Selbstmanagement. Mit den richtigen Methoden und einer strukturierten Planung gestalten Sie den Arbeitsalltag effizient. Priorisieren Sie Aufgaben und Termine, delegieren Sie weniger wichtige Tasks oder lassen Sie sie weg, wenn der Aufwand unverhältnismäßig hoch ist. Planen Sie Ihre Zeit im Voraus, angepasst an Ihre Leistungskurve, und schaffen Sie eine Umgebung mit weniger Ablenkungen für bessere Konzentration. Vermeiden Sie Zeitdiebe wie Prokrastination, lange Diskussionen oder häufige Unterbrechungen. Mit effektivem Zeitmanagement erreichen Sie Ihre Ziele und steigern die Produktivität – sowohl Ihre eigene als auch die des Unternehmens.
Katharina Primke
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea