Zwischen dem Kunden (im Folgenden „Auftraggeber“) gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Clockodo GmbH (im Folgenden auch „AGB“ oder „Hauptvertrag“) und der Clockodo GmbH, Viktoriastraße 25 A, 59425 Unna (im Folgenden „Auftrag nehmer“ oder „Clockodo“) über die Bereitstellung des in den AGB beschriebenen Dienstes.
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Stand: 09.10.2026
(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
(2) Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.
Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.
(1) Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftrag nehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 3 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.
(2) Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte im Zusammenhang mit dieser Ver arbeitung von Daten im Auftrag gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.
(3) Der Auftraggeber kann ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung erteilen, soweit sie im Rahmen der standardisierten Leistung des Auftragnehmers umsetzbar sind. Weisungen erfolgen in Textform oder durch Nut zung und Konfiguration des Dienstes, insbesondere durch Aktivierung oder Deaktivierung von Funktionen. Erklärungen und Wei sungen von Nutzern mit Administratorrechten oder mit dem Recht zur Verwaltung des Abonnements gelten als Erklärungen und Weisungen des Auftraggebers.
(4) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.
(5) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.
(6) Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftrag geber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.
(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auf tragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abwei chende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser in Textform zuge stimmt hat.
(2) Der Auftragnehmer wird die Datenverarbeitung im Auftrag grundsätzlich in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchführen. Dem Auftragnehmer ist eine Datenverarbeitung auch außerhalb von EU oder EWR erlaubt, wenn entsprechende Unterauftragsverarbeiter im Drittland unter Einhaltung der Voraussetzungen von Ziff. 10 eingesetzt werden und die Voraussetzungen der Art. 44-48 DSGVO erfüllt sind bzw. eine Ausnahme i.S.d. Art. 49 DSGVO vorliegt.
(3) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betref fenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.
(1) Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt.
(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbei tung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.
(2) Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.
(3) Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass den Auftraggeber bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Pflichten zur Meldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) und zur Benachrichtigung der betroffenen Personen (Art. 34 DSGVO) tref fen können. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die er im Auf trag des Auftraggebers verarbeitet, unverzüglich – spätestens jedoch binnen 48 Stunden – nach Kenntnis mit und unterstützt ihn unter Berücksichtigung der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Umsetzung der Melde- bzw. Benachrichtigungs pflichten. Die Mitteilung enthält, soweit dem Auftragnehmer bekannt:
(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 12 dieses Vertrages.
(2) Der Auftragnehmer unterstützt ggf. bei der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftragge ber. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.
(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.
(1) Der Auftragnehmer darf seinen Beschäftigten, die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten für den Auftraggeber beauftragt sind, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten an mobilen Arbeitsplätzen außerhalb der Geschäftsräume des Auftragnehmers erlauben.
(2) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Einhaltung der vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen auch bei der Nutzung von mobilen Arbeitsplätzen der Beschäftigten des Auftragnehmers gewährleistet ist. Das Schutzniveau der vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen darf dabei nicht unterschritten werden.
(3) Der Auftragnehmer trägt insbesondere Sorge dafür, dass bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten an mobilen Arbeitsplätzen die Speicherorte so konfiguriert werden, dass eine lokale Speicherung von Daten auf IT-Systemen ausgeschlossen ist. Sollte dies nicht möglich sein, hat der Auftragnehmer Sorge dafür zu tragen, dass die lokale Speicherung ausschließlich ver schlüsselt erfolgt und andere am Ort des jeweiligen mobilen Arbeitsplatzes befindliche Personen keinen Zugriff auf diese Daten erhalten.
(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.
(2) Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist.
(3) Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Be triebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören. Die Parteien gehen davon aus, dass eine Kontrolle höchstens einmal jährlich erforderlich ist. Weitere Prüfungen sind vom Auftraggeber unter Angabe des Anlasses zu begründen. Im Falle von Vor-Ort-Kontrollen wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer die entstehenden Aufwände inkl. der Personalkosten für die Betreu ung und Begleitung der Kontrollpersonen vor Ort in angemessenem Umfang ersetzen. Die Grundlagen der Kostenberechnung werden dem Auftraggeber vom Auftragnehmer vor Durchführung der Kontrolle mitgeteilt.
(4) Nach Wahl des Auftragnehmers kann der Nachweis der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen an statt einer Vor-Ort-Kontrolle auch durch die Vorlage eines geeigneten, aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzaudito ren oder Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung erbracht werden, wenn der Prüfungsbericht es dem Auftrag geber in angemessener Weise ermöglicht, sich von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Anlage 3 zu diesem Vertrag zu überzeugen. Sollte der Auftraggeber begründete Zweifel an der Eignung des Prüfdokuments i.S.d. Satzes 1 haben, kann eine Vor-Ort-Kontrolle durch den Auftraggeber erfolgen. Dem Auftraggeber ist bekannt, dass eine Vor-Ort Kontrolle in Rechenzentren nicht oder nur in begründeten Ausnahmefällen möglich ist.
(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entspre chende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.
(6) Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Kontrollmaßnahmen bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten an mobilen Arbeitsplätzen zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte von weiteren Personen an diesen mobilen Arbeitsplätzen durch eine Kontrolle der Sicherstellung der vom Auftragnehmer nach Ziff. 8 Abs. 2 und 3 zu treffenden Maßnahmen erfolgt.
(1) Der Auftragnehmer ist berechtigt, die in der Anlage 2 zu diesem Vertrag angegebenen Unterauftragsverarbeiter für die Ver arbeitung von Daten im Auftrag einzusetzen. Der Wechsel von Unterauftragsverarbeitern oder die Beauftragung weiterer Unter auftragsverarbeiter ist unter den in Absatz 2 genannten Voraussetzungen zulässig.
(2) Der Auftragnehmer hat den Unterauftragsverarbeiter sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbeson dere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragsverarbeiter die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber im Falle eines geplanten Wechsels eines Unterauftragsverarbeiters oder bei geplanter Beauftragung eines neuen Unterauftragsverarbeiters rechtzeitig, spätestens aber 2 Wochen vor dem Wechsel bzw. der Neube auftragung in Textform informieren („Information“). Der Auftraggeber hat das Recht, dem Wechsel oder der Neubeauftragung des Unterauftragsverarbeiters unter Angabe einer Begründung in Textform binnen 2 Wochen nach Zugang der „Information“ zu widersprechen. Der Widerspruch kann vom Auftraggeber jederzeit in Textform zurückgenommen werden. Im Falle eines Wider spruchs kann der Auftragnehmer den Hauptvertrag und diesen Vertrag mit dem Auftraggeber mit einer Frist von mindestens 14 Tagen zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Der Auftragnehmer wird bei der Kündigungsfrist die Interessen des Auftragge bers angemessen berücksichtigen. Wenn kein Widerspruch des Auftraggebers binnen zwei Wochen nach Zugang der „Informa tion“ erfolgt, gilt dies als Zustimmung des Auftraggebers zum Wechsel bzw. zur Neubeauftragung des betreffenden Unterauf tragsverarbeiters.
(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragsverarbeiter bestätigen zu lassen, dass dieser einen Datenschutz beauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt hat, sofern der Unterauftragsverarbeiter zur Benennung eines Datenschutzbeauf tragten gesetzlich verpflichtet ist.
(4) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragsverarbeiter gelten.
(5) Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragsverarbeiter einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraus setzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragsverarbeiter dieselben Pflich ten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.
(6) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass er die Einhaltung der Pflichten des Unterauftragsverarbeiters überprüfen kann. Gegen über Unterauftragsverarbeitern, die standardisierte Leistungen erbringen, kann dies durch aktuelle Prüfberichte und Zertifizie rungen erfolgen, die der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Anfrage zur Verfügung stellt.
(7) Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungs leistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftrag geber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und tech nische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-Systemen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.
(1) Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet.
(2) Der Auftragnehmer hat seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut gemacht und zur Vertraulichkeit verpflichtet.
(3) Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.
(1) Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützen. Der Auftragneh mer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftrag geber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.
(2) Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten - insbesondere auf Auskunft, Berichti gung, Sperrung oder Löschung - durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maß nahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrneh mung von Betroffenenrechten nachzukommen.
(3) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Gel tendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.
Etwaige Regelungen zu einer Vergütung von Leistungen sind zwischen den Parteien gesondert zu vereinbaren.
(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maß nahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.
(2) Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegeben heiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Der Auftragnehmer darf die Maßnahmen an die technische Entwicklung anpassen, sofern das Sicherheitsniveau nicht unterschritten wird. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.
(1) Der Vertrag beginnt mit Abschluss und läuft für die Dauer der zwischen den Parteien gem. den Allgemeinen Geschäftsbedin gungen von Clockodo bestehenden Geschäftsbeziehung über die Nutzung der Dienstleistungen des Auftragnehmers durch den Auftraggeber.
(2) Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auf tragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftragge bers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.
(1) Nach Beendigung des Vertrags kann der Auftraggeber seine Daten über die Exportfunktion des Dienstes abrufen. Der Auftrag nehmer löscht die Daten nach Ablauf der in den AGB vorgesehenen Vorhaltezeit, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
(2) Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Auftrag verarbeitet worden sind, über die Beendigung des Vertrages hinaus speichern, wenn und soweit den Auftragnehmer eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung trifft. In diesen Fällen dürfen die Daten nur für Zwecke der Umsetzung der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ver arbeitet werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind die Daten unverzüglich zu löschen.
(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlag nahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftrag geber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.
(2) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Sie können auch durch ausdrückliche Bestätigung in nerhalb des Dienstes vereinbart werden, wenn dabei auf die Änderung hingewiesen wird.
(3) Der Auftragnehmer ist berechtigt, diesen Vertrag mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit die Änderung
a) zur Anpassung an geänderte gesetzliche Vorgaben, an Entscheidungen von Gerichten oder Aufsichtsbehörden oder an Leitlinien des Europäischen Datenschutzausschusses erforderlich ist oder
b) das Schutzniveau für die personenbezogenen Daten sowie die Rechte und Pflichten des Auftraggebers nicht zu dessen Nachteil verändert, insbesondere bei redaktionellen Klarstellungen oder Verbesserungen der technischen und organi satorischen Maßnahmen.
(4) Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber Änderungen nach Abs. 3 mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Die Mitteilung enthält die geänderten Regelungen, den Zeitpunkt des Inkrafttretens sowie einen Hinweis auf das Widerspruchsrecht, die Widerspruchsfrist und die Folgen eines unterbliebenen Widerspruchs. Widerspricht der Auftraggeber nicht innerhalb eines Monats nach Zugang der Mitteilung in Textform, gilt die Änderung als vereinbart.
(5) Widerspricht der Auftraggeber fristgerecht, gilt für ihn die bisherige Fassung fort. In diesem Fall kann der Auftragnehmer den Hauptvertrag und diesen Vertrag mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende kündigen.
(6) Abs. 3 bis 5 gelten nicht für Änderungen, die Gegenstand, Art oder Zweck der Verarbeitung, die Arten personenbezogener Daten oder die Kategorien betroffener Personen erweitern. Solche Änderungen bedürfen einer Vereinbarung nach Abs. 2. Für den Einsatz und Wechsel von Unterauftragsverarbeitern gilt ausschließlich Ziff. 10 Abs. 2.
(7) Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.
(8) Bei Widersprüchen gehen die Regelungen dieses Vertrags den Regelungen des Hauptvertrags vor.
Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem Hauptvertrag. Im Einzelnen umfasst dies insbesondere Folgendes:
Bereitstellung von KI-Funktionen, soweit diese beim Auftraggeber aktiviert sind. Der Auftraggeber kann die KI-Funktionen jederzeit im Dienst aktivieren oder deaktivieren. Sind die KI-Funktionen nicht aktiviert oder wurden sie deaktiviert, über mittelt der Auftragnehmer keine Daten an KI-Modelle.
Zur Verarbeitung gehören insbesondere die Erstellung von Vorschlägen aus Eingaben und Sprachtranskripten der Nutzer (z. B. Zeiteinträge aus einer Beschreibung des Arbeitstags), die Bearbeitung und Zusammenfassung von Texten (z. B. Be schreibungen oder Rechnungspositionen), die Beantwortung von Fragen zu den Daten des Auftraggebers sowie Auswer tungen und Prognosen zu Projekten, Budgets und Abrechnung.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Angaben zu Abwesenheiten, die solche enthalten kön nen (z. B. Krankheit), werden nicht an KI-Modelle übermittelt. Die KI-Funktionen haben auf diese Daten auch auf Anfrage eines Nutzers keinen Zugriff. Gibt ein Nutzer solche Angaben hingegen eigenständig in Eingaben oder Freitexte ein (z. B. in einem KI-Assistenten oder in Beschreibungen von Zeiteinträgen), können diese im Rahmen der KI-Funktionen verar beitet werden.
Weder der Auftragnehmer noch seine Unterauftragsverarbeiter verwenden Daten des Auftraggebers zum Training von KI-Modellen.
Folgende Datenarten sind Gegenstand dieses Auftrags:
Folgende Kreise von Betroffenen sind Gegenstand des Auftrags:
Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragsverarbeiter“). Dabei handelt es sich um nachfolgende(s) Unternehmen:
Adresse:
Rapidmail GmbH
Wentzingerstr. 21
79106 Freiburg i. Br.
Deutschland
Gegenstand der Beauftragung:
Versand von Transaktions-E Mails
Adresse:
Microsoft Deutschland GmbH
Walter-Gropius-Str. 5
80807 München
Deutschland
Gegenstand der Beauftragung:
Hosting des Dienstes my.clo ckodo.com inkl. Speicherung der Kundendaten (Serverstandort Deutschland) Sofern aktiviert: Betrieb der KI Modelle über Microsoft Foundry. Verarbeitung und Speicherung innerhalb der EU Datenzone von Microsoft (EU/EWR und Schweiz).
Adresse:
Facade BV,
Kruikstraat 22/12, 2018 Antwerpen,
Belgien
Gegenstand der Beauftragung:
Dienstüberwachung und Fehlerverfolgung
Adresse:
Functional Software Inc. d/b/a Sentry
45 Fremont Street, 8th Floor
San Francisco, CA 94105
USA
Gegenstand der Beauftragung:
Dienstüberwachung und Fehlerverfolgung
Transferinstrument für Datenübermittlung in Drittstaaten:
EU-US Data Privacy Framework (Non-HR Data only) und EU Standardvertragsklauseln
Adresse:
Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland
Gegenstand der Beauftragung:
Notfall Server für Clockodo Datenbanken
Der Auftragnehmer trifft nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO.
Die Clockodo GmbH trifft folgende technische und organisatorische Maßnahmen, um bei der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der SaaS-Lösung clockodo.com ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Endkundendaten wer den in ISO-zertifizierten Rechenzentren von Microsoft in der EU-Datenzone verarbeitet und gespeichert. Die von Microsoft getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen finden Sie unter https://www.microsoft.com/de-de/trust-center.
Eine Überprüfung der Wirksamkeit der technischen Schutzmaßnamen wird mindestens jährlich durchgeführt. Dabei erfolgt auch eine Beurteilung der Angemessenheit des Schutzniveaus und gegebenenfalls eine Anpassung auf den aktuellen Stand der Technik, beispielsweise eine Umstellung auf neuere Verschlüsselungsverfahren.
Zeitpunkt der letzten Aktualisierung: 09.10.2026
Maßnahmen, die geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen, sowie die Nutzung der Daten verarbeitungssysteme zu verwehren.
Gebäudemanagement
Personal
IT
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea