Die Erfassung der Arbeitszeit ist nicht nur eine organisatorische Aufgabe, sondern ein rechtlich verankertes Recht der Mitarbeiter. Doch wie genau müssen Unternehmen die Arbeitszeiten dokumentieren? Wo liegen Herausforderungen in der Umsetzung? Dieser Artikel erklärt die aktuelle Rechtslage und zeigt typische Probleme bei der Erfassung mithilfe praxisnaher Beispiele sowie eine Lösung mithilfe unserer Software für Arbeitszeiterfassung.
Die Arbeitszeiterfassung ist für Arbeitgeber in Deutschland mittlerweile verpflichtend – das haben sowohl der Europäische Gerichtshof (EuGH) als auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden. Während das EuGH-Urteil von 2019 betont, dass Unternehmen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeiten einführen müssen, stellte das BAG 2022 klar, dass diese Pflicht bereits jetzt durch das Arbeitsschutzgesetz § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG besteht.
Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber, ohne dass das BAG spezifische Ausnahmen definiert hat. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht jedoch einige Ausnahmen vor, etwa für leitende Angestellte (§ 18 ArbZG).
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten nicht selbst dokumentieren – sie können diese Aufgabe an ihre Mitarbeiter delegieren. Dennoch bleibt die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen und Pausenregelungen beim Unternehmen. Bei Verstößen gegen die Dokumentationspflicht oder die zulässigen Arbeitszeiten drohen Sanktionen. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter über die korrekte Zeiterfassung informieren und klare Prozesse etablieren.
Obwohl die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht, gibt es aktuell keine gesetzliche Vorgabe, dass diese digital erfolgen muss. Ein Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums aus 2023 zur verpflichtenden digitalen Zeiterfassung ist in Diskussion, doch über Zeitpunkt und genaue Regelungen besteht noch Unsicherheit.
Dennoch sollten Unternehmen sich frühzeitig mit der Umsetzung eines rechtskonformen Zeiterfassungssystems befassen – nicht nur um rechtliche Risiken zu minimieren, sondern auch um eine transparente und effiziente Arbeitszeiterfassung für ihre Mitarbeiter zu gewährleisten.
In vielen Betrieben stehen Arbeitnehmer vor dem Problem, dass sie ihre tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden nicht exakt erfassen. Besonders bei Überstunden kann dies zu Unklarheiten führen – sei es, weil sie Arbeitszeiten nur in 5-Minuten-Intervallen dokumentieren können oder weil der Arbeitnehmer seine Mehrarbeit nicht richtig dokumentiert. Gerade in stressigen Arbeitsphasen kommt es häufig vor, dass Mitarbeiter Überstunden nicht sofort aufschreiben oder später nur schätzen. Dadurch entstehen Differenzen zwischen der erfassten und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit.
Hannah arbeitet als Teamchefin in einem mittelständischen Unternehmen. Ihre Arbeitszeit beträgt offiziell 40 Stunden pro Woche, doch in stressigen Zeiten kommt es oft vor, dass sie länger bleibt, um wichtige Aufgaben zu erledigen. Besonders am Monatsende, wenn viele Berichte fällig sind, arbeitet sie regelmäßig bis zu einer Stunde länger.
Ihr Unternehmen nutzt ein einfaches System zur Zeiterfassung: Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten in eine digitale Tabelle ein, die jedoch nur in 5-Minuten-Schritten verfügbar ist. An manchen Tagen vergisst Hannah, ihre Überstunden sofort einzutragen, und versucht sich am nächsten Tag zu erinnern. Doch oft kann sie nicht genau sagen, ob sie 45 oder 50 Minuten länger gearbeitet hat und schätzt daher die Zeiten.
Am Ende des Monats bemerkt sie, sich über den Monat hinweg einige Differenzen in ihrer Zeiterfassung ergeben haben. Sie hat das Gefühl, dass sie mehr Überstunden geleistet hat, als in der Tabelle vermerkt ist.
In dieser Situation wird deutlich, wie wichtig es ist, dass Arbeitnehmer jederzeit Transparenz über ihre geleisteten Stunden haben – und dass Unternehmen verpflichtet sind, eine nachvollziehbare und zugängliche Zeiterfassung sicherzustellen.
Um Transparenz und Fairness zu gewährleisten, sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, eine transparente Zeiterfassung sicherzustellen und den Beschäftigten uneingeschränkten Zugang zu ihren Arbeitszeitdaten zu ermöglichen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Zeiterfassung per handschriftlichem Stundenzettel, über elektronische Terminals, Excel-Tabellen oder moderne digitale Zeiterfassungssysteme erfolgt.
Der Zugriff auf die eigenen Arbeitszeiten ist jedoch nicht nur eine Frage der Transparenz, sondern auch ein wichtiger Schutz für Arbeitnehmer. Ohne eine nachvollziehbare Erfassung kann es schnell zu Unstimmigkeiten kommen – sei es bei der Berechnung von Überstunden, der Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen oder bei der Dokumentation für spätere Nachweise.
Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Zeiterfassungssysteme jederzeit eine Einsicht und einen Ausdruck ermöglichen. Arbeitnehmer müssen ihre Zeiten kontrollieren und bei Bedarf Nachweise erbringen können. Nur so können Arbeitgeber eine faire und rechtssichere Arbeitszeitdokumentation gewährleisten.
Niko stempelt sich morgens zum Arbeitsbeginn und nachmittags zum Feierabend über ein Terminal ein und aus. Beim Stempeln zeigt ihm das Terminal an, wie viele Plus- oder Minusstunden er hat. Ihm fehlen allerdings detaillierte Angeben, wie viele Stunden er an welchem Tag gearbeitet hat. Niko selbst hat allerdings keinerlei Einsicht in diese Daten und somit auch keine richtige Transparenz über seine Arbeitszeiten. Daher fragt er seinen Chef am Ende des Monats, ob dieser ihm Einsicht in eine genaue Auflistung seiner Arbeitszeiten gewährt. Sein Vorgesetzter verweigert ihm die Einsicht jedoch.
Verweigert Nikos Chef ihm konsequent die Einsicht, kann sein Verhalten rechtliche Folgen haben, da er gegen seine Dokumentationspflicht verstößt. Die Konsequenzen sind zum Beispiel Sanktionen oder arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen. Niko hat das Recht, sich an den Betriebsrat zu wenden, um rechtliche Schritte einzuleiten.
Mit unserer Zeiterfassung Clockodo haben sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer die perfekte Lösung für eine transparente Zeiterfassung. Mit unserem Tool geht keine Sekunde der Arbeitszeit und somit auch keine Überstunde mehr verloren, da es jede geleistete Arbeitsminute in Echtzeit erfasst. Alle Mitarbeiter haben jederzeit Einsicht in ihre geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden sowie Pausenzeiten. Diese Transparenz sorgt dafür, dass Arbeitnehmer ihre erfassten Zeiten überprüfen, gegebenenfalls korrigieren und sogar ausdrucken können. Dadurch stellen Unternehmen sicher, dass alle Arbeitszeiten nachvollziehbar und jederzeit abrufbar sind.
Clockodo bietet zusätzlich Schnittstellen zu Terminallösungen. Auf diese Weise können sich Mitarbeiter simpel am Terminal ein- und ausstempeln und erhalten über Clockodo digital Einsicht in ihre detaillierten Arbeitszeiten.
Arbeitgeber profitieren ebenfalls: Clockodo erleichtert die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation der Arbeitszeit, stellt eine fälschungssichere und präzise Zeiterfassung bereit und hilft, mögliche Streitigkeiten über geleistete Überstunden zu vermeiden. Da Clockodo DSGVO-konform ist, sichern Arbeitgeber auch den Datenschutz.
Die Arbeitszeiterfassung dient der genauen Dokumentation der geleisteten Stunden eines Mitarbeiters. Während traditionelle Methoden wie manuelle Stundenzettel zunehmend in den Hintergrund treten, setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Zeiterfassungssysteme. Diese modernen Lösungen ermöglichen nicht nur eine präzise Erfassung der Arbeitszeit, sondern helfen Arbeitgebern auch dabei, die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes einzuhalten – von der maximal zulässigen Arbeitszeit über Ruhezeiten bis hin zur Einhaltung vorgeschriebener Pausen.
Anna Geisler
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea