Bei einem Personalgespräch, auch Mitarbeitergespräch, Feedbackgespräch oder kurz MAG, setzen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammen und besprechen die Arbeit betreffende Dinge. Diese können sowohl das Arbeitsverhältnis, die Aufgaben oder die Arbeitsbedingungen sein als auch die Wünsche beider Seiten.
Das Personalgespräch ist ein Führungsinstrument und dient dem Austausch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter oder der Informationsweitergabe. Häufig setzen Unternehmen ein jährliches Gespräch zur gegenseitigen Evaluation an. Doch auch Veränderungen im Arbeitsverhältnis sind Themen des Mitarbeitergesprächs.
Der Vorgesetzte, der das Feedbackgespräch einberuft, muss in diesem Fall nicht der Geschäftsführer sein. Leitende Angestellte können ebenso mit ihren Mitarbeitern ein Gespräch führen. Es kommt darauf an, dass sie die Leistungen tatsächlich beurteilen können. In vielen Fällen ist das eben nicht der Inhaber, sondern ein Abteilungs- oder Teamleiter.
Die Begriffe „Personalgespräch“ und „Mitarbeitergespräch“ werden im Unternehmensalltag häufig synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch in ihrer Bedeutung und Zielsetzung. Während beide Gesprächsformen den Dialog zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer fördern sollen, liegt der Fokus in verschiedenen Bereichen.
Personalgespräche sind eher reaktiv und adressieren konkrete Anlässe oder Herausforderungen, entsprechend ist es in der Regel formeller. Sie finden oft aufgrund konkreter Ereignisse oder Themen statt, wie etwa Fehlverhalten, arbeitsrechtliche Fragen, gesundheitliche Anliegen oder betriebliche Veränderungen. Der Fokus liegt auf der Klärung spezifischer Sachverhalte und der Ableitung notwendiger Maßnahmen. Personalgespräche können auch rechtliche Implikationen haben, da sie häufig dokumentiert und als Nachweise verwendet werden können.
Im Gegensatz dazu ist das Mitarbeitergespräch meist ein regelmäßiges, strukturiertes Instrument der Mitarbeiterführung. Mitarbeitergespräche sind proaktiv und auf langfristige Entwicklung und Kommunikation ausgelegt. Sie dienen der Förderung der persönlichen und beruflichen Entwicklung des Mitarbeiters. Themen wie Zielvereinbarungen, Feedback zu Leistungen, Karriereplanung und Weiterbildungsoptionen stehen im Vordergrund.
Im Personalgespräch geht es um die Arbeit. Eine Führungskraft kann also alles, egal ob positiv, negativ, neutral oder rein informativ, ansprechen. Dazu gehören:
Ein einzelnes Personalgespräch sollte den Fokus nur auf ein Thema legen. Für mehrere Themen sollten daher auch verschiedene Termine angesetzt werden. Im regelmäßigen Mitarbeitergespräch lassen sich positives und negatives Feedback vereinen und auch beispielsweise eine Beförderung passt hierher. Ein Feedbackgespräch mit allgemeiner Kritik ist jedoch nicht der Ort für eine Projektübergabe oder Konfliktgespräche.
Eine ausführliche Rückmeldung zu seiner Arbeit hilft dem Mitarbeiter, sich einzuschätzen und eventuell anders zu arbeiten. Sieht ein Arbeitgeber bestimmte Schwächen in Leistung, Organisation oder sozialem Verhalten, teilt er dies dem Angestellten im Personalgespräch mit. So kann dieser sein Verhalten anpassen und Spannungen vorbeugen. Mitarbeitergespräche tragen somit zur Personalentwicklung bei. Es geht nicht um ein unangenehmes Pflichtgespräch. Im Gegenteil: Beide Parteien sollten stattdessen das Treffen als Chance sehen, die Arbeit in jeder Hinsicht zu verbessern.
Auch positives Feedback ist ein Beurteilungsgespräch wert. Die Mitarbeitermotivation ist eine wichtige Aufgabe der Arbeitgeber, die sie nicht nur, aber auch im Feedbackgespräch umsetzen. Durch Anerkennung identifiziert sich ein Mitarbeiter eher mit seinem Unternehmen. Eine entspannte Arbeitsatmosphäre entsteht, in der Menschen lieber arbeiten als unter Stress.
Arbeitgeber können auch Feedback von ihren Beschäftigten einholen. Dadurch erfahren sie, ob die Mitarbeiter zufrieden sind. Bei einer negativen Rückmeldung kann der Chef dann handeln, wenn er bestimmte Mitarbeiter halten möchte.
Vor allem mit Ablauf der Probezeit ist ein Feedbackgespräch von beiden Seiten aus wichtig. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen jeweils entscheiden, ob sie weiter zusammenarbeiten möchten. Sie können dann im Mitarbeitergespräch Wünsche und Anregungen mitteilen.
Das Ganze dient auch der Transparenz des Arbeitsverhältnisses. Wissen, was der andere erwartet, erleichtert das Arbeiten erheblich. So eignet sich das Personalgespräch als Kommunikationskanal in beide Richtungen.
Treten keine besprochenen Verbesserungen der Arbeitsleistung ein, dient ein Personalgespräch der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ein solches kann natürlich auch ohne vorheriges Gespräch geführt werden. Jedoch sollten für eine Kündigung dann akute Gründe vorliegen und das Kündigungsschutzgesetz muss Beachtung finden.
Diese Gründe für eine Kündigung können betrieblicher Natur sein oder in der Person beziehungsweise ihrem Verhalten liegen. Im zweiten Fall empfehlen sich mehrere Feedbackgespräche, um dem Mitarbeiter die Chance für Verbesserungen zu geben.
Arbeitgeber müssen sich bei einem Kündigungsgespräch auf verschiedene Reaktionen des Angestellten gefasst machen. Eventuell rechnet derjenige nicht damit und der Arbeitgeber sollte ihm Zeit geben, die Information zu verarbeiten.
Das Gespräch dient nicht nur der Information über die Kündigung, sondern auch über das weitere Vorgehen. Dies sollten Arbeitgeber im Vorfeld durchdenken.
Weiterhin kann es auch um einen Zielvereinbarungsprozess gehen. Dabei werden für das Arbeitsverhältnis an sich oder für bestimmte Projekte Ziele erarbeitet oder vorgegeben. Diese können in einem weiteren Personalgespräch kontrolliert und besprochen werden.
Ein Gespräch hat gegenüber einer E-Mail den Vorteil, dass es persönlich ist. Feedback oder wichtige, personenbezogene Informationen sollten im ersten Schritt mündlich überbracht werden. Durch eine Einladung zum Feedbackgespräch hat der Mitarbeiter Zeit, sich auf dieses einzustellen.
Das Jahresgespräch steht an und Sie wissen nicht so recht, was sie fragen sollen und dürfen?
Lesen Sie im Ratgeber, wie Sie ein Mitarbeitergespräch führen: 7 Tabu-Fragen und 7 Erfolgs-Fragen!
Führungskräfte können jederzeit und so oft sie wollen in den Austausch mit ihren Mitarbeitern gehen. Theoretisch ist jedes noch so kleine Gespräch zwischen Chef und Angestelltem ein Mitarbeitergespräch. Wenn es um eine Einschätzung und Feedback geht, haben sich Jahresgespräche etabliert. Allerdings können Führungskräfte durchaus öfter nachforschen, ob es Verbesserungsmöglichkeiten im Alltag gibt. Die Zeiträume für solche Beurteilungsgespräche können auch in Betriebsvereinbarungen festgehalten werden.
Gibt es einen konkreten Anlass, ist auch eine zeitige Einladung zum Personalgespräch wichtig. Der Arbeitnehmer hat vielleicht eigene Termine und muss das Gespräch in seinen Arbeitsalltag integrieren. Außerdem ist es fair, dem Mitarbeiter Zeit zur Vorbereitung zu geben. Eine kurzfristige Einladung kann dagegen ein Schachzug sein, um unangenehme Neuigkeiten schnell zu übergeben.
Die Idee von einem unangenehmen, unausgeglichenen Mitarbeitergespräch verabschiedet sich immer mehr. Neue Formate wie gemeinsame Spaziergänge sind eine Möglichkeit, das Gespräch konstruktiv zu gestalten. Mitarbeiter sehen dem Termin dann gelassener entgegen und Probleme können unbürokratisch angesprochen werden.
Adam leitet ein kleines Familienunternehmen mit sechs Mitarbeitern. Wie er es von seiner Zeit aus einem großen Unternehmen kennt, führt er jährliche Feedbackgespräche mit seinen Mitarbeitern. In diesen besprechen sie die großen vergangenen Projekte und die künftigen Aufgaben. Weiterentwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeiter spielen ebenso eine Rolle wie das Betriebsklima und die Wünsche der Angestellten. Adam ist es wichtig, Feedback zu geben und welches zu bekommen.
Zusätzlich zu den großen Jahresgesprächen führt er immer wieder Personalgespräche rund um akute Probleme, wenn er etwas bemerkt oder seine Mitarbeiter auf ihn zukommen. Über Projekte spricht er zum Start und zum Ende mit ihnen. Er hat sich jedoch überlegt, auch Quartalsgespräche einzuführen. Bei der überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern ist das zum einen nicht sehr zeitaufwendig. Zum anderen ist das Klima in einem so kleinen Team besonders wichtig und die Aufgabenverteilung gerät schnell aus den gewohnten Bahnen. So holt er sich regelmäßig im Feedbackgespräch Rückmeldungen ein, um direkt handeln zu können.
Angestellte dürfen nicht verweigern, am Mitarbeitergespräch teilzunehmen. Vorgesetzte haben nach § 106 Gewerbeordnung ein Direktionsrecht und können ihren Mitarbeitern auferlegen, mit ihnen unter vier Augen zu sprechen.
Eine gute Vorbereitung auf ein Personalgespräch ist unerlässlich. Führungskräfte laden zum Gespräch ein und kennen daher den genauen Anlass.
Handelt es sich um ein jährliches oder ein regelmäßiges Personalgespräch? Dann spielen Themen wie Zufriedenheit, Entwicklungsmöglichkeiten sowie Lob und Kritik eine Rolle. Es geht um einen allgemeinen Zustand, den beide Teilnehmer beleuchten. Dies dient der Personalentwicklung von beiden Seiten aus. Gibt es Wünsche zur Veränderung? Auch Gehaltsverhandlungen finden hier oft ihren Anfang.
Gibt es einen konkreten Gesprächsanlass? Das ist oft der Fall, wenn Arbeitgeber mit der Leistung eines Angestellten nicht oder besonders zufrieden sind. Hier finden konstruktive Kritik und Lösungsvorschläge in einem Feedbackgespräch ihren Platz. Weitere Vereinbarungen können getroffen werden, etwa eine Frist für Verbesserungen. Aber auch die Übergabe eines Projektes kann ein Grund für ein Personalgespräch sein. Versetzungen, Beförderungen oder gar Kündigungen sollten ebenfalls persönlich überbracht werden.
Die Ziele fürs Personalgespräch sollten sich Arbeitgeber vor Augen halten. Mit welchem Ergebnis soll das Treffen beendet werden? Was nimmt der Angestellte mit? Das behalten Chefs auch während des Gesprächs im Hinterkopf.
Die Einladung sollte frühzeitig stattfinden und der Termin darf einen größeren Zeitraum einnehmen. Mitarbeiter sollen sich nicht „dazwischengeschoben“ fühlen. Zusätzlich können Vorgesetzte die Persönlichkeit des Mitarbeiters berücksichtigen. Ist der Angestellte zurückhaltend, ist eine sensiblere Gesprächsführung notwendig als bei forschen Mitarbeitern.
Die Rahmenbedingungen sind im Personalgespräch maßgebend. Der Raum sollte ruhig sein und möglichst nicht das Büro einer der Parteien. Ein weitestgehend neutrales Terrain bietet eine angenehmere Atmosphäre.
Das Personalgespräch besteht aus drei Teilen, der Einleitung, dem eigentlichen Gespräch und der Zusammenfassung. Die Einleitung schafft eine angenehme Atmosphäre durch Smalltalk. Gegenseitige Wertschätzung sollte hier ausgesprochen werden. Für das Gefühl ist es wichtig, wie Arbeitgeber das Mitarbeitergespräch beginnen.
Im Hauptteil findet das konkrete Thema seinen Platz. Handelt es sich um Informationsweitergabe zu Projekten oder Ähnlichem, können Arbeitgeber dies ganz gelassen ansprechen. Es geht nicht um eine qualitative Einschätzung, sondern der Mitarbeiter bekommt einen neuen Auftrag.
Feedbackgespräche sind etwas sensibler. Hier können Arbeitgeber die Sandwich-Methode anwenden: Etwas Positives, etwas Negatives, etwas Positives. So startet und endet die Rückmeldung mit einem guten Gefühl. Der Hauptteil bietet auch für den Arbeitnehmer Raum für Feedback.
Ein Gespräch ist grundsätzlich kein Monolog. Im Gegenteil treffen sich zwei Parteien zum Austausch. Deswegen sollte der Redeanteil des Arbeitnehmers nicht zu niedrig sein. Durch dessen Aussagen erhält die Führungskraft im Personalgespräch wertvolle Informationen über seine Firma, die Arbeitsatmosphäre und die Wahrnehmung der anderen Seite. Diese helfen, das Arbeitsumfeld stetig zu verbessern. Es handelt sich quasi um eine Personaldiagnostik im Kleinen.
Zum Schluss fasst der Arbeitgeber zusammen, was besprochen wurde. Er formuliert das konkrete Ziel aus, sodass der Beschäftigte es für seine Arbeit mitnimmt. Auch hier ist Platz für ein Dankeschön und Smalltalk zum Ausklang.
Arbeitgeber dokumentieren jedes Personalgespräch beziehungsweise Feedbackgespräch am besten mit Datum sowie die besprochenen Punkte in einem Ergebnisprotokoll. So können sie nachschlagen, wann sie was besprochen haben. Dadurch lässt sich auch überprüfen, ob der Mitarbeiter versucht, das Ziel umzusetzen. Auch die Planung für das nächste Gespräch kann sich nach dem Datum des vorherigen richten.
Egal, um welches Thema sich das Gespräch drehte, gehen Arbeitgeber mit ihren Angestellten danach nicht anders um als zuvor. Das vermittelt Zuversicht, dass Kritik umgesetzt werden kann und Lob keinen Sonderstatus verleiht.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea