Ob Weihnachtsgeld, Projektbonus oder Jubiläumszuwendung – Gratifikationen sind ein wichtiges Instrument zur Motivation und Wertschätzung von Mitarbeitern. Obwohl sie in der Regel freiwillig sind, können unter bestimmten Bedingungen rechtlich bindende Ansprüche entstehen. In diesem Beitrag erfahren Sie alles über Anspruchsgrundlagen, steuerliche Behandlung und Rückzahlungsklauseln von Gratifikationen.
Eine Gratifikation bezeichnet eine Sonderzuwendung des Arbeitgebers, die er dem Arbeitnehmer aus einem bestimmten Anlass zusätzlich zum Arbeitsentgelt gewährt. Beispiele für solche Zahlungen sind Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Bonuszahlungen. Eine Gratifikation gilt nicht als Schenkung, sondern wird als Anerkennung für die erbrachte Arbeitsleistung und als Anreiz für die zukünftige gesehen.
Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen rechtlichen Anspruch auf eine Gratifikation. Ein solcher kann sich allerdings aus folgenden Gründen ergeben:
Wenn eine Gratifikation, wie beispielsweise ein 13. Gehalt, im Arbeitsvertrag festgehalten wurde, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf die Sonderzahlung.
Steht in einem Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung eine Regelung zu einer Gratifikation, muss der Arbeitgeber diese gewähren.
Zahlt der Arbeitgeber in seinem Unternehmen willkürlich Gratifikationen an einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen, ergibt sich daraus der Gleichbehandlungsgrundsatz. Nach diesem darf der Chef keinen Arbeitnehmer oder Arbeitnehmergruppen ohne sachlichen Grund schlechter behandeln als vergleichbare Angestellte. Daher kann sich ein Anspruch auf eine Gratifikation nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz ergeben.
Hat der Arbeitgeber mindestens dreimal hintereinander vorbehaltlos eine Gratifikation ausgezahlt, ergibt sich daraus das Recht auf diese aufgrund einer betrieblichen Übung. Allerdings muss dafür die Höhe der Sonderzahlung immer gleich gewesen sein. Die betriebliche Übung kann nicht durch beispielsweise eine Betriebsvereinbarung wieder rückgängig gemacht werden.
Arbeitgeber können sich vor einer betrieblichen Übung schützen, indem sie bei solchen Zahlungen festhalten, dass es freiwillige Leistungen unter Ausschluss eines Rechtsanspruchs für die Zukunft sind.
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Gratifikationen zählen zu den sonstigen Bezügen und sind daher steuerpflichtig und sozialbeitragspflichtig. Für die Lohnbuchhaltung müssen Arbeitgeber die Lohnsteuer sowohl für das reguläre Jahresentgelt berechnen als auch für das Jahresgehalt inklusive der Gratifikation. Die Differenz ist die auf die Einmalzahlung anfallende Steuer.
Im Rahmen der Personalkosten werden Gratifikationen meistens gleichmäßig auf das Jahr verteilt.
Wie hoch die Sonderzuwendung ausfällt, ergibt sich aus einzelvertraglichen, betrieblichen oder tariflichen Regelungen oder dem freien Ermessen des Arbeitgebers, wenn keine schriftliche Vereinbarung vorhanden ist. Hier muss er allerdings den Gleichbehandlungsgrundsatz berücksichtigen, er kann also nicht jedem Mitarbeiter eine andere Summe auszahlen.
Eine unterschiedliche Behandlung ist nur bei Vorhandensein eines sachlichen Grundes zulässig. Der Arbeitgeber darf die Angestellten nach eigenem Ermessen in Gruppen aufteilen, wenn die Kriterien zulässig sind. Hierbei handelt es sich etwa um die Dauer der Betriebszugehörigkeit, den Familienstand oder die Anzahl der Kinder. Der Chef darf also Angestellten, die seit drei Jahren im Betrieb sind, eine höhere Sonderzuwendung zahlen als welchen mit einem halben Jahr Zugehörigkeit, wenn er die Gruppen lediglich nach diesem Kriterium einteilt.
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Arbeitgeber haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine kürzlich ausgezahlte Gratifikation zurückzufordern. Dies kann der Fall sein, wenn das Arbeitsverhältnis endet und im Arbeitsvertrag eine ausdrückliche Rückzahlungsklausel für Sonderzuwendungen steht. Dennoch müssen Arbeitgeber zusätzlich folgende Regelungen des Bundesarbeitsgerichts für Weihnachtsgratifikationen beachten:
(Quelle: BAG vom 27.06.18, 10 AZR 290/17)
Wurde keine eindeutige schriftliche Rückzahlungsvereinbarung getroffen, hat der Arbeitgeber keinen Anspruch auf eine Rückzahlung der Gratifikation.
In manchen Fällen kann es für Arbeitgeber sinnvoll sein, ihren Mitarbeitern einen geldwerten Vorteil statt einer finanziellen Zuwendung zu zahlen. Damit sind Sachgegenstände wie etwa Laptops und Smartphones gemeint, die die Angestellten auch privat nutzen dürfen. Der Arbeitgeber muss diese zwar versteuern, für den Arbeitnehmer ist der Vorteil allerdings steuerfrei.
Bleibt der Wert der sachlichen Zuwendung unter 44 Euro im Monat, ist sie auch für den Arbeitgeber steuerfrei. Diese Art der Gratifikation kann der Chef dem Mitarbeiter beispielsweise in Form von Tankgutscheinen, Essensgutscheinen oder einer Mitgliedschaft im Fitnessstudio aushändigen. Handelt es sich um eine Sachzuwendung aufgrund eines Firmenjubiläums, beträgt der steuerliche Freibetrag für Arbeitgeber sogar 110 Euro.
Es ist Arbeitgebern erlaubt, eine Gratifikation zu kürzen, wenn der Mitarbeiter aufgrund vieler Fehlzeiten durch eine Krankheit über einen längeren Zeitraum keine Arbeitsleistung erbracht hat. Nach § 4a Entgeltfortzahlungsgesetz darf die Kürzung für jeden Tag der Arbeitsunfähigkeit ein Viertel des Arbeitsentgelts, das im Jahresdurchschnitt auf einen Arbeitstag entfällt, nicht überschreiten.
Torben ist die Motivation und Anerkennung guter Arbeitsleistung der Mitarbeiter in seinem Unternehmen sehr wichtig. Daher gewährt er seinen Angestellten jedes Jahr ein Weihnachtsgeld. Zusätzlich erhalten sie bei erfolgreich abgeschlossenen Projekten einen Bonus. Die Höhe des Weihnachtsgeldes ist für jeden Mitarbeiter identisch und beträgt 1.000 Euro brutto. Den jährlichen Erhalt des Weihnachtsgeldes hat er bei jedem Angestellten schriftlich im Arbeitsvertrag geregelt. In diesem hat er zusätzlich eine Rückzahlungsklausel festgehalten. Diese besagt, dass Mitarbeiter, die vor dem 31. März des Folgejahres aus dem Unternehmen ausscheiden, das Weihnachtsgeld zurückzahlen müssen.
Martin hat im letzten Jahr wie jeder seiner Kollegen die Gratifikation erhalten. Im Januar kündigt er sein Arbeitsverhältnis. Martin hat eine Kündigungsfrist von vier Wochen, er verlässt den Betrieb also vor dem 31. März. Daher muss er das erhaltene Weihnachtsgeld nach der Rückzahlungsklausel im Arbeitsvertrag wieder zurückzahlen. Linda kündigt ihren Arbeitsvertrag am 15. März. Da sie das Unternehmen erst im April verlässt, darf sie das Weihnachtsgeld behalten.
Zusätzlich zu individuellen Bonuszahlungen für erfolgreiche Projekte erhalten alle Mitarbeiter in diesem Jahr eine Sonderzuwendung aufgrund ihrer Betriebszugehörigkeit. Torben regelt diese so, dass Angestellte, die bereits sechs Monate in der Firma sind, 25 Prozent ihres Monatsgehalts bekommen. Nach zwölf Monaten Betriebszugehörigkeit gibt es 35 Prozent des Monatslohns und nach 24 Monaten 45 Prozent Monatsgehalt. Dadurch möchte er sich für die Betriebstreue der Arbeitnehmer bedanken.
Durch die Gratifikationen zeigt Torben seinen Mitarbeitern seine Anerkennung für ihre Arbeitsleistung und gibt ihnen einen Anreiz, weiterhin gute zu bringen.
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