Arbeitsplan


Definition: Was ist ein Arbeitsplan?

Ein Arbeitsplan ist eine strukturierte Anleitung für einen Fertigungsprozess. Er stellt ein Dokument dar, an das sich Mitarbeiter beim Durchführen bestimmter Aufgaben halten, um effizient zum richtigen Ergebnis zu gelangen. Der Prozess kann dabei technisch oder betriebswirtschaftlich sein und basiert auf einer genauen Reihenfolge, in der einzelne Schritte erledigt werden. Auf Grundlage des Arbeitsplans lassen sich die Fertigungskosten kalkulieren.

Im Normalfall definiert der Arbeitsplan alle Arbeitsschritte für den gesamten Durchlauf vom Rohmaterial bis zum fertigen Produkt. Zusätzlich zu den Arbeitsvorgängen gibt er unternehmens- und arbeitsplatzspezifische Hinweise und Angaben zu Material und Werkzeug.

Häufige Anwendungsfälle für Arbeitspläne gibt es in der Produktion und Fertigung, aber auch in allen anderen Bereichen, in denen Mitarbeiter einer Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen. Typische Branchen sind Maschinenbau, Elektrotechnik, Rezepte in der Gastronomie oder Metalltechnik.

(Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon)


Unterschied Arbeitsplan und Fertigungsplan

Der Arbeitsplan wird oft auch Fertigungsplan genannt, dieser ist jedoch eine Unterart eines Arbeitsplans. Den Fertigungsplan gibt der Betrieb als absoluten Plan vor.

Arbeitspläne dagegen sind auf individuelle Gegebenheiten zugeschnitten und werden von Beschäftigten der entsprechenden Abteilung erstellt (zum Beispiel Facharbeiter, Azubi). Hier kann es sein, dass Abteilungen oder Arbeitsplätze besondere Bedingungen haben, die in den Plan miteinfließen. Als Grundlage dient die technische Skizze des herzustellenden Produktes.


Stückliste

Die Stückliste ist nicht der Arbeitsplan, hängt jedoch stark mit diesem zusammen. Sie listet die Bauteile und Rohmaterialien für ein Produkt oder Erzeugnis auf und ergänzt somit den Arbeits- oder Fertigungsplan um wichtige Informationen. Für jeden Arbeitsvorgang gibt es den Arbeitsplan und die Stückliste. 


Wie sieht ein Arbeitsplan aus?

Neben dem Titel, der bestenfalls das herzustellende Produkt enthält, ist im Arbeitsplan eine technische Skizze vom fertigen Erzeugnis essenziell. Hier lässt sich wahlweise auch auf Beispiele oder betriebswirtschaftliche Vorgaben hinweisen, wenn es nicht um einen Herstellungsprozess mit Materialien geht.

Allgemeine Hinweise ergänzen den Kopf des Arbeitsplans mit Bezeichnung und Skizze. Denkbare Informationen sind beispielsweise

  • die Artikelnummer,
  • die Auftragsnummer,
  • die Kostenstelle,
  • die durchführende sowie die weiterverarbeitende Abteilung oder der Mitarbeiter,
  • die Gesamtdauer,
  • eine vorgestellte Stückliste aller benötigten Materialien und Werkzeuge/Tools,
  • Gewicht der Rohmaterialien und des fertigen Produktes
  • sowie zu beachtende Sicherheitshinweise.

Den Hauptteil bilden die aufgelisteten Arbeitsschritte. Hier geht es darum, den Arbeitsablauf so zu strukturieren, dass alle Vorgänge klar und unmissverständlich sind. Alle notwendigen Informationen finden in diesem Teil ihren Platz. Besonders sinnvoll ist ein tabellarischer Arbeitsplan, sodass alle Angestellten die gesuchten Informationen schnell finden.

Was steht im Arbeitsplan?

  • Nummerierung der Schritte
  • Arbeitsvorgänge in richtiger Reihenfolge
  • Benötigte Zeit einer Produktion
  • Ort/Vorrichtungen für die Durchführung
  • Benötigte Materialien/Informationen inklusive Anzahl/Gewicht
  • Benötigte Werkzeuge/Tools/Arbeitsmittel/Hilfsmittel mit genauer Beschreibung
  • Abmessungen des Produktes/der handwerklichen Vorgänge
  • Detaillierte Prozessbeschreibung in notwendiger Reihenfolge
  • Akute Sicherheits- und Arbeitsplatzbestimmungen
  • Gewicht des fertigen Produktes
  • (Abweichende) Kostenstelle

Insgesamt ist darauf zu achten, dass der Arbeitsplan realitätsnah bleibt. Die Zeitdauer für alle Arbeitsgänge beispielsweise ergibt sich nicht nur aus der Summe der jeweiligen Prozesse. Einzelne Werkzeuge müssen hervorgeholt und auch wieder weggebracht werden. Maschinen können von anderen Mitarbeitern besetzt sein.

Gelegentlich treten Sonderfälle auf, wenn etwa ein Kunde das Endprodukt in anderer Form bestellt, zum Beispiel in einer anderen Größe. Hier gilt es zu beurteilen, ob sich bei solchen Arbeitsprozessen ein eigener Arbeitsplan lohnt oder ob im bestehenden Arbeitsplan auf Sonderfälle hingewiesen wird.

Auch parallel laufende Arbeitsgänge stellen eine Herausforderung dar, deren Darstellung und Beschreibung im Arbeitsplan auftreten müssen.

(Quelle: Wikipedia)


Ein gut durchdachter Arbeitsplan reduziert das Stresslevel Ihrer Mitarbeiter, weil genau feststeht, was zu tun ist. Lesen Sie jetzt im Ratgeber-Artikel Stress am Arbeitsplatz reduzieren, welche Stressfaktoren auf der Arbeit entstehen und wie Sie diesen vorbeugen können!


Arbeitsplan erstellen

Um einen Arbeitsplan zu erstellen, machen sich fachspezifische Abteilungsleiter Gedanken zu den notwendigen Prozessen. Sie können gemeinsam mit den Angestellten überlegen, welche Schritte in welcher Reihenfolge erledigt werden und was dazu gebraucht wird. Da Arbeitspläne individuell und arbeitsplatzbezogen sind, gibt es für jedes Unternehmen und jede Abteilung Unterschiede.

Bonustipp: Je nach Arbeitsplatz können Arbeitspläne online, als Datei oder im Papierformat erstellt werden. Das kommt ganz darauf an, ob die Mitarbeiter Zugriff auf einen Computer haben oder eher in Werkstätten arbeiten. Dateien lassen sich schneller anpassen und schonen die Umwelt, laminiertes Papier eignet sich für Arbeiten, bei denen Dreck entsteht. 

Die Neuplanung ist immer mit viel Zeitaufwand verbunden. Mitunter durchläuft ein Arbeitsplan mehrere Korrekturrunden, bis die tatsächlich sinnvollste Reihenfolge der Schritte und alle notwendigen Informationen feststehen. Die Ähnlichkeitsplanung ist einfacher, denn hier erfolgt ein neuer Arbeitsplan auf der Grundlage eines ähnlichen Produktes, für welches bereits ein Plan existiert. Die Wiederholplanung eignet sich für identische Aufgaben, deren Arbeitspläne sich nur im Detail unterscheiden.


Arbeitsplan Beispiel


Arbeitsplan Vorlage

Sie können sich unser Beispiel gratis als Vorlage herunterladen und für Ihre Bedürfnisse anpassen. Jetzt die Vorlage Arbeitsplan Word oder Arbeitsplan PDF downloaden!


Warum einen Arbeitsplan erstellen?

Der Arbeitsplan zeigt Mitarbeitern, wann sie etwas wie zu erledigen haben. Es gibt jedoch einige weitere Gründe, die für das Erstellen eines Arbeitsplanes sprechen. Insgesamt gehört er zur Produktionsplanung und Produktionssteuerung. Da ein Arbeitsplan alle wichtigen Informationen zu Materialien, Arbeitsschritten, Zeitfaktoren und Kostenstellen beinhaltet, dient er vielen anderen Vorgängen als Unterstützung. Durch ihn wird deutlich, wie viel Zeit und wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen braucht, um die erwünschte Stückzahl oder Qualität von Erzeugnissen zu erreichen. Für die Arbeitsvorbereitung ist er deswegen extrem hilfreich.

Wozu dient der Arbeitsplan?

  • Sämtliche Vorgänge eines Unternehmens strukturieren
  • Alle wichtigen Informationen gesammelt an Mitarbeiter geben
  • Präzise Anleitungen für alle vorhandenen Produkte bereithalten
  • Fertigungszeit und Fertigungskosten ermitteln
  • Raum für Optimierungen bieten
  • Verschwendung von Material reduzieren
  • Planung von Terminen und Kapazitäten ermöglichen
  • Bestellung der Rohstoffe/Betriebsmittel unterstützen
  • Produkte nachkalkulieren
  • Löhne für Akkordarbeit berechnen

Eine Zeiterfassung für Projekte ermöglicht es, sowohl für ganze Projekte als auch für einzelne Tätigkeiten die benötigte Zeit genau aufzuzeigen. Optimieren Sie Ihre Arbeitspläne und das ganze Unternehmen mit einer passenden Zeiterfassung – lernen Sie clockodo kennen!


Wie berechnet man Fertigungszeiten aus Arbeitsplänen?

Um herauszufinden, wie viel Zeit die Fertigung von einer bestimmten Menge an Produkten kostet, eignet sich der Arbeitsplan als Grundlage. Dieser gibt genaue Zeiten pro Fertigungsschritt vor.

Beispielsweise dauert Schritt A zehn Minuten, Schritt B 15 Minuten und Schritt C fünf Minuten. Insgesamt dauert die Fertigung des Produktes also 30 Minuten. Diese Angabe findet sich auch auf dem Arbeitsplan.

Für die Herstellung von insgesamt zehn Produkten wird also eine Gesamtzeit von 30 Minuten mal zehn Stück gebraucht, sprich 300 Minuten oder fünf Stunden. 

Die Rüstzeit, um die Werkstatt zu Anfang so vorzubereiten, dass alle Schritte reibungslos funktionieren, beträgt 15 Minuten, genauso wie das Aufräumen aller Werkzeuge und Materialien. Zu den fünf Stunden Herstellungszeit kommen also noch 30 Minuten Rüstzeit. Diese berechnen sich nur pro Gesamtprozess, nicht pro einzelnem Produkt.

Die Formel lautet also:

Gesamte Fertigungszeit = Rüstzeit + (Stückzeit x Menge)


Fertigungskosten

Für die Kalkulation der Fertigungskosten nimmt man die ausgerechnete Zeit mal den Kostensatz, der für die Arbeitszeit auf dieser Kostenstelle gilt.

Fertigungskosten = (Rüstzeit + (Stückzeit x Menge)) x Kostensatz


Welche Arten von Arbeitsplänen gibt es?

Arbeitspläne gibt es nicht nur für anzufertigende Produkte. Auch für Teilprodukte, Montagen oder Reparaturen, Wartungsarbeiten und die Qualitätssicherung eignen sich Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Hier werden zum Beispiel für Einzelteile ebenso Informationen, Materialien und Werkzeuge/Tools benötigt, die Mitarbeiter in einer bestimmten Reihenfolge anwenden.

Auch eine Anleitung dazu, wie man eine Präsentation für einen Kunden als PDF erstellt, kann ein Arbeitsplan sein. Statt Werkzeugen verwendet der Mitarbeiter hier bestimmte Programme und unternehmensinterne Vorgaben.

Statt einzelner Produkte lassen sich auch ganze Serienfertigungen in Arbeitsplänen realisieren. Solche Pläne sind dementsprechend länger.

Lassen sich Produkte nicht immer auf dieselbe Art und Weise anfertigen, handelt es sich um Alternativarbeitspläne. Diese enthalten alternative Einzelschritte oder stellen einen komplett eigenen Arbeitsplan dar. Im zweiten Fall entscheiden Mitarbeiter, welchen Arbeitsplan sie gerade brauchen. Dies kann auch der Fall sein, wenn eine andere Menge an Erzeugnissen erstellt werden soll und deswegen zum Beispiel andere Maschinen notwendig sind. 

Handelt es sich um verschiedene Varianten eines Produktes, gibt es für jede davon einen eigenen Variantenarbeitsplan.

Den Normalfall allerdings stellt der Standardarbeitsplan dar.

(Quelle: Wikipedia)


Katharina Bensch


Katharina Bensch ist die clockodo-Expertin für Themen rund um den Arbeitsalltag.
Mit zertifiziertem Fachwissen zu rechtlichen Arbeitsthemen und vielfältiger Erfahrung als Redakteurin betreut sie das clockodo-Info-Portal.


Jetzt weiterlesen

Jetzt mit clockodo starten und die Zeiterfassung 14 Tage kostenlos testen.