Anträge zur nachträglichen Änderung von Arbeitszeiten

Arbeitszeiten verbindlich und tagesgenau zu erfassen ist nicht nur sinnvoll, sondern auch Pflicht. Die neue Antragsfunktion für die nachträgliche Änderung von Arbeitszeiten bildet eine zusätzliche Absicherung für bestehende Erfassungsdaten und gewährleistet eine regelmäßige und tagesgenaue Zeiterfassung.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ihre Mitarbeiter können ihre Zeiteinträge weiterhin rückwirkend bearbeiten. Ergibt sich aus der Bearbeitung eine Veränderung der Arbeitszeit, wird diese optional über die neue Funktion für Arbeitszeitänderungen beantragt und von Managern oder Vorgesetzten bestätigt (oder abgelehnt). Erst dann wird die Änderung der Arbeitszeit wirksam.
• Diese Lösung gewährleistet die tagesgenaue Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter und schützt Arbeitszeiten in der Vergangenheit vor Bearbeitung und Löschung.

Wir gehen schon mal vor

Was sich 2019 durch die Entscheidung auf Europa-Ebene angekündigt hatte, wurde spätestens mit dem BAG-Urteil 2022 in Deutschland spruchreif: die verpflichtende Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen. Während die Behörden noch am endgültigen Gesetz basteln, reagieren wir aktiv mit einem neuen Konzept für die tagesgenaue Eintragung und einem neuen Schutzschild für dokumentierte Arbeitszeiten. Mit der neuen Antragsfunktion für Arbeitszeitänderungen erfüllen wir außerdem einen vielfach geäußerten Kundenwunsch.

Unser Lösungsweg

Mit der Aussicht auf die Einführung der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung machten wir uns vor knapp einem Jahr auf die Suche nach einer neuen Lösung für den Schutz der dokumentierten Arbeitszeit ohne zusätzliche Komplexität für die Anwender. Als Arbeitgeber müssen Unternehmen in Europa Arbeitnehmern die verpflichtende, tagesgenaue Zeiterfassung so einfach wie möglich gestalten und sie so aktiv wie notwendig durchsetzen.

So war es bisher

Bisher wurde die Projektzeit und Arbeitszeit gleichzeitig erfasst. Ihre Mitarbeiter erstellten Zeiteinträge, gleichzeitig wurde die damit verbundene Arbeitszeit dokumentiert. So weit, so komfortabel. Die Bearbeitungssperre verhinderte eine nachträgliche Bearbeitung von Projektzeiten und den damit verbundenen Arbeitszeiten.

Die bisherige Umsetzung barg, wie zahlreiche Kunden uns zurückmeldeten, einen Widerspruch in sich: Die Frist für Arbeitszeiten sollte möglichst kurz sein, um die zeitnahe Erfassung zu fördern. Projektzeiten hingegen sollten länger bearbeitbar bleiben. Die bisherige Bearbeitungssperre, die für beides gleichermaßen galt, konnte nicht beide Anforderungen zugleich erfüllen. Die meisten Kunden wählten eine relativ lange Frist, um die notwendigen Projektanpassungen zu erhalten. Damit blieb aber ein wirksamer Kontrollmechanismus für die laufende Arbeitszeiterfassung auf der Strecke.

Ohne straffe Bearbeitungssperre war die Motivation der Mitarbeiter, ihre Arbeitszeit wie vorgeschrieben tagesgenau zu dokumentieren rein eigenverantwortlich. Viele Kunden wünschten sich eine differenzierte Behandlung von Arbeits- und Projektzeiten, um auf der einen Seite flexibel zu sein, andererseits einer freien nachträglichen Eintragung und Bearbeitung von Arbeitszeiten entgegen zu wirken.

Das bleibt gleich

Gleichzeitige Erfassung von Projekt- und Arbeitszeit

Für Ihre Mitarbeiter ändert sich auf den ersten Blick nichts. Mit dem Erstellen von Zeiteinträgen erfassen Sie weiterhin gleichzeitig die Projekt- und Arbeitszeit. Gesammelt und ausgewertet werden die Arbeitszeiten weiterhin im Stundenkonto und im Zeitjournal. Im laufenden Betrieb bleibt also alles wie gehabt.

Das ist neu

Anträge für nachträgliche Arbeitszeit-Anpassungen

Neu ist, dass Vorgesetzte und Manager einen Zeitraum definieren können, nach dem Änderungen von Arbeitszeiten nur noch per Antrag möglich sind (kurz: Antragszeitraum). Ein Mitarbeiter kann in diesem Zeitraum zwar weiterhin seine Zeiteinträge bearbeiten. Damit die Änderungen in das Stundenkonto übernommen werden, muss er dafür einen Antrag an den Teamleiter oder seinen Vorgesetzten stellen. Bis zur Genehmigung gelten im Stundenkonto die vorherigen Arbeitszeiten. Diese neue Funktion erhöht (mehr oder weniger sanft) den Anreiz für Mitarbeiter, ihrer Erfassungspflicht tagesgenau nachzukommen.

Gut zu wissen:

• Für alle Bestandskunden ist der Antragszeitraum standardmäßig deaktiviert. Sie entscheiden selbst, ob und wann Sie die neue Funktion aktivieren.
• Da Mitarbeiter weiterhin Zeiteinträge mit sofortiger Wirkung anpassen können, sind alle Projektauswertungen zu jedem Zeitpunkt aktuell. Auswertungen von Projektbudgets und Abrechnungen mit Kunden werden nicht durch offene Anträge auf Arbeitszeitänderungen beeinflusst oder aufgehalten.

Die Bearbeitungs- wird zur Komplettsperre

Nach einer bestimmten Zeit macht weder die Änderung der Arbeitszeiten (mit oder ohne Antrag) noch die Anpassung der Projektinformationen mehr Sinn. Das verhinderte unsere Bearbeitungssperre auch bisher schon. Der Klarheit halber nennen wir sie nun „Komplettsperre“. Sie schützt vor weiterer Bearbeitung von Zeiteinträgen und Arbeitszeiten, die vor dem Stichtag liegen.

Schutz für dokumentierte Arbeitszeit

Die Korrektur und Ergänzung von aktuellen Zeiteinträgen und damit verbundener Arbeitszeiten gehört zum Arbeitsalltag. Anders sieht es mit dem Bearbeiten und Löschen von Zeiteinträgen aus, die weiter in der Vergangenheit liegen. Hier bestand bislang die Gefahr, unbeabsichtigt mit den Zeiteinträgen auch die damit verbundene Arbeitszeit zu löschen. Mit den neuen Änderungsanträgen schieben wir hier einen neuen, wirksamen Riegel vor.

Wie die Anträge auf änderung der Arbeitszeit in Clockodo funktionieren, sehen Sie hier im Video:

Neuer API-Endpunkt für Arbeitszeiten

Für die Arbeitszeiten gibt es nun einen neuen Endpunkt in der Clockodo-Programmierschnittstelle für den genehmigten Stand der Arbeitszeiten. Wenn Sie die genehmigten Arbeitszeiten abfragen wollen und bisher dafür die Zeiteinträge abgefragt haben, ist eine Anpassung Ihrer Anbindungen unter Umständen notwendig. Mehr dazu finden Sie in der API-Dokumentation.

Danke für Ihr Vertrauen.

Für den neuen, (fast) unsichtbaren Schutzschild für Zeiteinträge und damit auch Arbeitszeiten in Clockodo haben wir uns ordentlich die Köpfe zerbrochen. Wir sind überzeugt, dass die neue Lösung Komfort und Sicherheit vereint. Danke, dass Sie uns Ihre Zeit anvertrauen. Mit Ihrem wertvollsten Gut gehen wir bei Clockodo so behutsam und verantwortungsvoll um, wie wir nur können.

Haben Sie zu der Umstellung oder den neuen Funktionen noch Fragen? Wenden Sie sich an unseren Kundenservice. Wir stehen bereit und helfen Ihnen gerne.