Kaiserstadt Consulting
Pascal Peters spricht mit Katharina von Clockodo über die digitale Transformation bei Kaiserstadt Consulting und wie die Nutzung von Clockodo zu mehr Transparenz und einer präziseren Erfassung von Projektstunden führt.
Ich bin Pascal Peters, Gründer und Geschäftsführer von Kaiserstadt Consulting. Wir sind eine IT-Projektberatungsfirma, die sich auf die Digitalisierung von Prozessen im Bereich Sales, Service und Marketing spezialisiert hat. Dabei setzen wir auf Microsoft Dynamics, um unseren Kunden maßgeschneiderte Lösungen zu bieten. Unser Fokus liegt auf der Beratung und Implementierung von CRM- und ERP-Systemen und wir begleiten unsere Kunden von der Strategieentwicklung bis hin zur konkreten Umsetzung.
Was uns besonders macht, ist der persönliche Kontakt zu unseren Kunden. Wir legen großen Wert auf eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit und verstehen uns als Partner, der den Kunden bei der Digitalisierung seiner Prozesse begleitet. Unsere Mitarbeiter sind von Anfang bis Ende eines Projektes involviert. Das Thema CRM ist bei uns die Hauptkompetenz.
Ich bin auf Clockodo gestoßen, als ich als Selbstständiger eine präzise und transparente Zeiterfassung für meine Projekte benötigte. Die Software hat sich schnell als die beste Lösung für mich herausgestellt. Seit 2014 nutze ich Clockodo. Als ich 2017 dann Kaiserstadt Consulting gründete, war es für mich selbstverständlich, Clockodo auch im Unternehmen zu verwenden. Da ich die Vorteile der Software schon kannte, habe ich sie direkt in die Unternehmensstruktur integriert.
Da wir Clockodo von Tag 1 an verwendet haben, gab es für uns keine Umstellung. Was wir allerdings schnell gemerkt haben, war, wie wichtig es ist, das Bewusstsein bei unseren Mitarbeitern zu schärfen, die Zeiterfassung genau und konsequent vorzunehmen. Besonders in der Beratung, wo jedes Projekt und jede Stunde erfasst und korrekt abgerechnet werden muss, war es uns wichtig, dass die Mitarbeiter verstehen, wie wichtig ihre detaillierten Einträge sind. Also haben wir ein Regelwerk aufgestellt, das klar definiert, wie die Zeiten dokumentiert werden müssen. Das hat geholfen, Unsicherheiten zu beseitigen. Ebenso haben wir die Bedeutung der Zeiterfassung regelmäßig in Meetings thematisiert, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das Ziel, die Stunden korrekt und detailliert zu erfassen, verinnerlicht haben.
Die Zeiterfassung macht es uns möglich, jederzeit genau nachzuvollziehen, wie viel Zeit wir für jedes Projekt aufgewendet haben – das spart uns viel Aufwand und steigert die Transparenz.
Seit 2014 nutzt Pascal Peters die digitale Zeiterfassung von Clockodo, zunächst als Freiberufler und dann als Gründer von Kaiserstadt Consulting. Das Unternehmen, das sich auf die Digitalisierung von Prozessen im Bereich Sales, Service und Marketing spezialisiert hat, setzt von Beginn an auf Clockodo, um die Arbeitszeit präzise zu erfassen und Projekte effizient zu managen. Die Nutzung der Software hat nicht nur die interne Verwaltung vereinfacht, sondern bietet auch den Kunden ein hohes Maß an Transparenz – ein entscheidender Faktor für das Vertrauen und die erfolgreiche Zusammenarbeit.
Unternehmensname: KC | Kaiserstadt Consulting GmbH & Co. KG
Geschäftsführer: Pascal Peters
Branche: IT-Beratung
Standort: Aachen
Mitarbeiter: 17
Gründung: 2017
Clockodo-Nutzung seit: 2017 - vorher bereits als Freiberufler
https://www.kaiserstadt-consulting.de/
Kaiserstadt Consulting nutzt Clockodo seit der Gründung, um die Zeiterfassung und Projektplanung zu optimieren. Dank der Echtzeit-Überwachung von Budgets und Arbeitszeiten, sowie der nahtlosen Integration in das Abrechnungssystem spart das Team nicht nur Zeit, sondern bietet den Kunden auch eine hohe Transparenz. Die Software ist ein unverzichtbares Werkzeug, das den Arbeitsalltag vereinfacht und die Projektsteuerung effizienter macht.
Für uns ist Transparenz eine der wichtigsten Säulen in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Wenn wir den Kunden eine detaillierte Leistungsdokumentation bieten, sehen sie genau, welche Tätigkeiten zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang ausgeführt wurden. So können wir uns immer auf solide Argumente stützen, wenn es um die Abrechnung geht, und vermeiden Diskussionen. Wenn man genau aufschlüsselt, was man in einer Stunde gemacht hat, fällt es dem Kunden viel leichter, dies nachzuvollziehen. Das sorgt für Vertrauen und wird sehr geschätzt.
Wir nutzen Power BI, um Clockodo-Daten mit anderen Unternehmenskennzahlen zu kombinieren und eine zentrale Übersicht zu erstellen. Damit können wir in Echtzeit sehen, wie unsere Auslastung aussieht, welche Projekte im Plan sind und wo eventuell nachgesteuert werden muss. Diese direkte Verknüpfung zwischen den Daten von Clockodo und unserem Unternehmens-Cockpit ermöglicht es uns, schnell auf Veränderungen zu reagieren und strategische Entscheidungen zu treffen.
Wir arbeiten eng mit Freiberuflern zusammen und haben ihnen ebenfalls eigene Clockodo-Lizenzen zur Verfügung gestellt. So buchen sie ihre Arbeitsstunden direkt in unser System, und wir haben stets einen Überblick über alle Leistungen und Budgets. Am Monatsende können wir einfach die Leistungsnachweise und Rechnungen generieren. Für uns ist es wichtig, dass auch externe Mitarbeiter in den gleichen Systemen arbeiten, um eine vollständige Übersicht zu behalten und die Abrechnung möglichst effizient zu gestalten.
Clockodo ist nicht nur ein Werkzeug zur Zeiterfassung, sondern auch ein entscheidender Teil unseres Projektmanagements. Wir erstellen komplette Projektübersichten in Clockodo, von der Schätzung der Stunden bis hin zur Verwaltung des Budgets. So haben wir jederzeit einen klaren Überblick, wie viel Zeit für jedes Projekt aufgewendet wird und wie das Budget verläuft. Das ist besonders wichtig, weil wir bei Kaiserstadt Consulting mit sogenannten Time-and-Material-Projekten arbeiten, bei denen jede Stunde genau abgerechnet wird.
Wir würden Clockodo jedem Unternehmen empfehlen, das Wert auf transparente und detaillierte Zeiterfassung legt.
Clockodo
Arbeitszeiterfassung
Projektzeiterfassung
Berichte/Projektcontrolling
Interne Mitarbeiter
Abwesenheiten
API-Schnittstelle für eigene weitere Auswertung
Lexware
Angebotserstellung
Rechnungsstellung
Besonders nützlich ist für uns der Berichtsbaukasten. Damit können wir schnell und flexibel Auswertungen erstellen, die uns einen klaren Überblick über den Stand der Projekte und Budgets geben. Ebenso wichtig ist die Möglichkeit, die Zeiterfassung in unser Abrechnungssystem Lexware zu integrieren, was den gesamten Abrechnungsprozess enorm vereinfacht. Wir nutzen auch die Projektübersicht, um die Kapazitäten und Auslastung unserer Mitarbeiter jederzeit im Blick zu haben.
Die Integration von Clockodo mit Lexware hat uns eine enorme Erleichterung bei der Abrechnung gebracht. Früher haben wir die Stunden manuell in unser Abrechnungssystem übertragen, was viel Zeit und potenzielle Fehlerquellen mit sich brachte. Jetzt können wir die erfassten Stunden einfach und direkt in Lexware übernehmen. Das spart uns nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass alle Daten korrekt und vollständig sind. Besonders wichtig ist für uns, dass die Integration nahtlos funktioniert – das bedeutet weniger Aufwand und eine zuverlässigere Abrechnung.
Die Budgetübersicht und die Echtzeit-Auswertung sind für uns unverzichtbar. Dadurch wissen wir immer, wie viel Zeit bereits für ein Projekt aufgewendet wurde und wie viel noch zur Verfügung steht. Diese Transparenz hilft uns, die Projekte effektiv zu steuern und Budgets besser einzuhalten.
Wir würden Clockodo jedem Unternehmen empfehlen, das Wert auf transparente und detaillierte Zeiterfassung legt. Besonders in der Beratung und IT-Branche ist es wichtig, jede Stunde genau zu dokumentieren und korrekt abzurechnen. Clockodo macht das nicht nur einfach, sondern auch transparent, was die Kunden sehr zu schätzen wissen.“
Clockodo ist wie der sympathische Controller, der immer einen klaren Überblick behält und zuverlässig dafür sorgt, dass alle Zahlen stimmen.
Danke dir für das Interview, Pascal!
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