Automatische Zeitdaten im Büro und am Bau

ARCHINOA ZT GmbH

Wir haben den Überblick über alle unsere Daten und können alles in Rechnung stellen.

Johann Kaiser aus Wien spricht mit Katharina von clocko:do über die Automatisierung seines Unternehmens, eine Auszeit in der Natur und über Dachgeschosse.

Würden Sie sich einmal vorstellen, Herr Kaiser?

Gerne, danke. Mein Name ist Johann Kaiser und ich bin Geschäftsführer des Architekturbüros ARCHINOA in Wien. Für unsere Kunden realisieren wir alle Arten von Bauwünschen. Dabei bewegen wir uns zwischen dem Erhalt von historischem Bestand und der Erfüllung von Wohn- beziehungsweise Büroträumen.

Wieso haben Sie entschieden, dass ein Zeiterfassungstool dabei helfen kann?

Mit immer mehr Projekten und neuen Angestellten wurden auch die Daten immer mehr. Und Daten, oder besser gesagt die Informationsverarbeitung ist das, womit wir 60 Prozent unserer Arbeitszeit verbringen. Deswegen habe ich entschieden, unsere internen Daten zu digitalisieren. Der Überblick und eine Automatisierung waren mir wichtig. Deswegen habe ich mich dann für eine Zeiterfassung entschieden, die das alles möglich macht. Dass wir mit clocko:do die Zeit nach Projekten und auch Leistungsphasen aufteilen können und das Programm das dann alles direkt sortiert, war ein ausschlaggebender Punkt.

Welche Tools haben Sie sonst noch im Einsatz?

Für die Rechnungsstellung nutzen wir sevDesk. Mit der Verbindung zu clocko:do passt das genau in die digitale Strategie, die ich fahren möchte. Da passiert ja alles automatisch. Die Zeiten für einzelne Projekte und Tätigkeiten stellt clocko:do auf und ich kann genau sagen, was davon ich als Rechnung in sevDesk haben will. Für den Überblick, der uns vorher gefehlt hat, ist das wirklich genial.

Die extreme Vereinfachung der Arbeitsprozesse war mir besonders wichtig.
ARCHINOA Johann Kaiser

Johann Kaiser

Johann Kaiser gründete 2009 ARCHINOA, sein Architekturbüro in Wien. Mit seinem Team realisiert er die Wünsche der Bauherrn und gestaltet so die Hauptstadt Österreichs mit. Privat kehrt er der trubeligen Stadt in seinem idyllischen Holzhäuschen den Rücken, um sich zu entspannen.

Inhaber: Johann Kaiser 
Branche: Architektur und Immobilien 
Standort: Wien 
Mitarbeiter: 8
Gründung: 2009 
clocko:do-Nutzung seit: 2015
www.archinoa.com

In a nutshell

Dank clocko:dos Berichtsbaukasten und der Verbindung zu sevDesk hat Johann Kaiser die umfangreichen Projektdaten seines Architekturbüros ARCHINOA immer im Blick. In Kombination mit der Arbeitszeiterfassung und Urlaubsplanung konnte Kaiser genau die Automatisierung realisieren, die er sich gewünscht hat.

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Gab es Schwierigkeiten bei der Digitalisierung von ARCHINOA?

Natürlich mussten wir uns alle erst einmal an die neuen Prozesse gewöhnen. Aber je länger man das Programm benutzt, desto selbstverständlicher wird es. Mittlerweile läuft clocko:do bei allen Mitarbeitern einfach mit. Zwar besteht mein Job immer noch zum großen Teil aus der Informationsverarbeitung, aber die vielen Funktionen und die Automatisierung vereinfachen das alles.

Welche ist denn Ihre persönliche Lieblingsfunktion in clocko:do?

Dass ich im Berichtsbaukasten genau sehen kann, wie viel Zeit in welchem Projekt steckt und was davon schon in Rechnung gestellt ist und was nicht. Der entscheidende Ausschlag zur Digitalisierung war eine ungestellte Rechnung, die untergegangen ist. Das passiert jetzt nicht mehr, weil clocko:do das, was ich zu sevDesk übergebe, automatisch als abgerechnet markiert. Was übrigbleibt, muss noch verrechnet werden. Außerdem kann ich den tatsächlichen Aufwand mit dem zuvor kalkulierten vergleichen. Und die anderen Funktionen nutzen wir natürlich auch, die Arbeitszeiterfassung mit der Urlaubsplanung zum Beispiel.

Da kommen viele Faktoren zusammen, die für clocko:do sprechen. Ich kann das Programm aus voller Inbrunst weiterempfehlen.

Apropos Urlaub: Wenn Sie eine zusätzliche Woche frei hätten, was würden Sie tun?

Eine zusätzliche Woche wäre toll! Ich würde die Zeit auf meiner Alm verbringen. Das ist ein kleines Holzhäuschen, in dem ich mich entspanne. Es steht in einem wilden Garten und ist der perfekte Ort, um runterzukommen. Sie hat nichts mit den imposanten Bauten inmitten von Wien zu tun, sondern ist wie eine Rückkehr zur Natur. Da kann ich abschalten.

Und wenn Sie eine Woche Arbeitszeit bekämen, um ein Herzensprojekt umzusetzen?

Ein Dachgeschoss planen (lacht). Das sind meine liebsten Projekte. Die Kombination aus historischem Bestand und dem Bauen eigener Ideen macht besonders viel Spaß. Man darf an ein tolles, bestehendes Gebäude und ihm etwas von sich mitgeben. Und bei Luftaufnahmen von Wien kann ich es dann genau erkennen.

Danke, Herr Kaiser, für das Interview!

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