Die Arbeitsbescheinigung ist ein Dokument, das Personen bei der Bundesagentur für Arbeit einreichen, wenn sie Arbeitslosengeld beantragen. Der Arbeitgeber stellt seinem ehemaligen Mitarbeiter die Arbeitsbescheinigung im Zuge der Entlassung aus. Das Dokument beinhaltet alle Informationen, die relevant sind für die Berechtigung und die Höhe des Arbeitslosen- und Übergangsgeldes.
Achtung: Zur Ermittlung des Arbeitslosengeldes müssen Unternehmen zwingend den Vordruck der Agentur für Arbeit (ehemals Arbeitsamt) für die Arbeitsbescheinigung benutzen.
Eine Arbeitsbestätigung, ein Arbeitszeugnis und eine Nebeneinkommensbescheinigung unterscheiden sich von der Arbeitsbescheinigung für die Bundesagentur. Die Arbeitsbestätigung brauchen andere Institutionen, zum Beispiel für einen KiTa-Platz und für Versicherungen, oder der zukünftige Vermieter sichert sich damit ab. Das Arbeitszeugnis bescheinigt das Arbeitsverhältnis für das weitere Berufsleben und kann auch eine Beurteilung der Arbeitsleistung beinhalten. Die Nebeneinkommensbescheinigung ist relevant, wenn ein Empfänger vom Arbeitslosengeld zusätzlich einer Tätigkeit nachgeht.
Die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitsbescheinigung finden sich in § 312 des Dritten Sozialgesetzbuches.
Da die Bundesagentur für Arbeit den Vordruck für die Arbeitsbescheinigung stellt, steht genau fest, was darauf zu vermerken ist. Um einen Anspruch auf Arbeitslosengeld zu haben, müssen ehemalige Arbeitnehmer Voraussetzungen erfüllen, die die Bundesagentur von der Arbeitsbescheinigung abliest. Hintergrund dabei ist beispielsweise die Bemessung der Zeitspanne, in welcher der Mitarbeiter in die gesetzliche Arbeitslosenversicherung eingezahlt hat.
§ 312 SGB III nennt als notwendige Angaben in der Arbeitsbescheinigung
Der Grund für die Beendigung ist entscheidend für den Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld. Je nachdem, wer gekündigt hat und ob es sich um eine fristgerechte oder fristlose Kündigung handelte oder ob ein befristeter Vertrag auslief, gibt es Sperrfristen für den Entgeltersatz beim Arbeitnehmer. Auch ein Aufhebungsvertrag zieht solche Folgen nach sich. Deswegen ist dieser Punkt der Arbeitsbescheinigung neben Gehalt und Zeitraum essentiell. Das Arbeitsentgelt beinhaltet Zahlungen vom Unternehmen und keine anderen, wie etwa Krankengeld von der Krankenkasse.
Darüber hinaus befüllt der Arbeitgeber weitere Felder, die sich auf der Vorlage der Arbeitsbescheinigung befinden:
Die regelmäßige Arbeitszeit pro Woche bedeutet die durchschnittliche Arbeitszeit, die auf der Arbeitsbescheinigung einzutragen ist. Es geht um die Wochenarbeitszeit, die für den Mitarbeiter während der Beschäftigung galt. War die Zeit in verschiedenen Wochen unterschiedlich, so gilt der Durchschnitt. Der Auf- und Abbau von Überstunden fällt nicht ins Gewicht. Bestimmte die Auftragslage die Arbeitszeit, so rechnen Arbeitgeber für die Arbeitsbescheinigung auch hier den Durchschnitt aus.
Arbeitgeber stellen die Arbeitsbescheinigung im Normalfall für die letzten zwölf Monate aus. Es gibt Fälle, in denen die letzten 24 Monate relevant sind, etwa wenn es in den letzten zwölf Monaten erhebliche Einbußen im Entgelt des Arbeitnehmers gab. Ein anderer Fall besteht, wenn im letzten Jahr für weniger als 150 Arbeitstage ein Einkommen bestand. Diese Zeiträume sind relevant, da die Bundesagentur für Arbeit das Arbeitslosengeld auf der Grundlage der letzten zwölf Monate berechnet.
Mia entlässt ihren Mitarbeiter Hans-Peter fristlos, weil dieser das Unternehmen bestohlen und dies zugegeben hat. Er hat vierzehn Monate bei ihr gearbeitet, war dabei jedoch vom siebten bis zum neunten Monat krankgeschrieben. Die Kündigung erfolgt zum 31. Mai 2021.
Hans-Peter begibt sich zur Agentur für Arbeit, um sich ab dem 1. Juni 2021 arbeitslos zu melden. Dort erfährt er, dass er von seiner Chefin Mia eine Arbeitsbescheinigung benötigt. Die Bundesagentur fordert diese bei ihr an.
Die ehemalige Chefin Mia füllt daraufhin den von der Agentur für Arbeit bereitgestellten Vordruck der Arbeitsbescheinigung für Hans-Peter aus. Dessen Einkommen hatte sich in der Zeit bei ihr nicht erheblich verringert. Außerdem hat er in den letzten zwölf Monaten mehr als 150 Tage gearbeitet. Mia bescheinigt ihm also die letzten zwölf Monate, den Zeitraum vom 1. Juni 2020 bis zum 31. Mai 2021. Die Krankheit von Hans-Peter, während der er statt Entgelt vom Unternehmen ein Krankengeld bezogen hat, rechnet Mia nicht heraus, denn diese hat keinen Einfluss auf das Gehalt. Beim Kündigungsgrund nennt sie die fristlose Kündigung.
Die Bundesagentur für Arbeit errechnet die Höhe des Arbeitslosengeldes für Hans-Peter anhand seines Gehaltes von Mia im letzten Jahr. Da er die Kündigung jedoch provoziert hat und fristlos entlassen wurde, verhängt die Agentur eine Sperrfrist von zwölf Wochen für die Auszahlung.
Arbeitgeber stellen die Arbeitsbescheinigung aus, jedoch haben Arbeitnehmer beziehungsweise die Bundesagentur eine Holschuld. Ein Unternehmen muss das Formular nicht von sich aus ausfüllen, die anderen Parteien müssen die Arbeitsbescheinigung anfordern.
Verlangt ein ehemaliger Mitarbeiter oder die Agentur für Arbeit jedoch danach, stehen Arbeitgeber in der Pflicht, die Arbeitsbescheinigung zeitnah und wahrheitsgemäß auszustellen. Weigert sich ein Unternehmen, hat die Bundesagentur die Möglichkeit, ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro zu verhängen (§ 404 SGB III). Zusätzlich macht sich die Firma nach § 321 SGB III der Agentur für Arbeit gegenüber schadensersatzpflichtig. Es gibt keine Frist, bis wann ein Arbeitgeber eine Arbeitsbescheinigung ausfüllen muss.
Auch dann, wenn noch eine Kündigungsschutzklage läuft, besteht die Pflicht, die Arbeitsbescheinigung auszustellen. Es besteht ebenfalls kein Zurückbehaltungsrecht, weil der Mitarbeiter beispielsweise noch ein Arbeitshandy in seinem Besitz hat.
Die Arbeitsbescheinigung fällt jedoch nur im Zusammenhang mit einer Entlassung an, da andernfalls kein Antrag auf Arbeitslosengeld notwendig ist. Es ist aber möglich, dass ein Arbeitnehmer eine neue Stelle antritt, dort nach kurzer Zeit entlassen wird und den alten Arbeitgeber um eine Arbeitsbescheinigung bittet. Da innerhalb der letzten zwölf Monate ein Beschäftigungsverhältnis bestanden hat, ist das alte Unternehmen auch hier in der Pflicht, eine Bescheinigung für die Monate auszustellen, die zum vollen Jahr fehlen.
Hat der Arbeitgeber versehentlich etwas falsch angegeben, ist eine Korrektur bei der Bundesagentur für Arbeit möglich.
Die Arbeitsbescheinigung benötigt eine Unterschrift des Arbeitgebers samt Datum.
Auch nach einem Arbeitsverhältnis haben Arbeitgeber die Pflicht zur Fürsorge für ihre Mitarbeiter. Neben der Arbeitsbescheinigung gehören einige weitere Dinge dazu, die weit mehr beinhalten als die Sicherheit. Lesen Sie alles dazu im Ratgeberartikel Fürsorgepflicht!
Teilzeitkräften stehen die gleichen Rechte zu wie Vollzeitkräften. Sie können also ebenfalls eine Arbeitsbescheinigung anfordern. Da es sich bei Minijobs rechtlich um Teilzeitstellen handelt, bekommen auch Minijobber Arbeitsbescheinigungen.
Die Vorlage der Arbeitsbescheinigung, welche die Arbeitsagentur stellt, drucken Arbeitgeber aus und befüllen sie handschriftlich. Die Alternative ist eine Online-Übermittlung, die manche Agenturen für Arbeit anbieten und die auch über manche HR-Softwares oder Meldeplattformen möglich ist. Gibt der Arbeitgeber die Informationen online weiter, so steht er in der Pflicht, den ehemaligen Angestellten darüber zu informieren und einen Einspruch dagegen zu ermöglichen.
Verlangt der Arbeitnehmer die Arbeitsbescheinigung, füllt der Arbeitgeber diese häufig schriftlich aus und übergibt sie ihm. Dabei ist es sinnvoll, dies vor einem Zeugen zu machen, der die Übergabe bestätigt. Schließlich kann eine (angebliche) Weigerung, die Arbeitsbescheinigung auszufüllen, Bußgelder nach sich ziehen. Eine zweite Möglichkeit ist, dass der Mitarbeiter den Erhalt schriftlich bestätigt.
Katharina Bensch
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
Fidea