Die Arbeitsbescheinigung ist ein Formular, das Arbeitgeber ausfüllen müssen, wenn ein Beschäftigungsverhältnis endet und der Arbeitnehmer Arbeitslosengeld beantragt. Sie muss elektronisch eingereicht werden und enthält Angaben wie persönliche Daten des Arbeitnehmers, Beschäftigungszeitraum und Entgelte. Das Dokument beinhaltet alle Informationen, die für die Berechtigung und die Höhe des Arbeitslosen- und Übergangsgeldes relevant sind.
Die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitsbescheinigung finden sich in § 312 des Dritten Sozialgesetzbuches. In diesem Beitrag erfahren Sie alles zu den Pflichten eines Arbeitgebers, wenn Arbeitnehmer das Unternehmen verlassen und dann Arbeitslosengeld beantragen möchten.
Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Arbeitsbescheinigungen ausschließlich elektronisch an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. Dies erfolgt über den BEA-Service ("Bescheinigungen elektronisch annehmen"), der eine sichere und effiziente Datenübertragung gewährleistet. Eine Arbeitsbescheinigung kann frühestens ausgestellt werden, sobald das Ende des Beschäftigungsverhältnisses feststeht.
Methoden zur elektronischen Übermittlung:
Hinweis: Die frühere Praxis, Arbeitsbescheinigungen handschriftlich auszufüllen und in Papierform zu übergeben, ist nicht mehr zulässig. Arbeitgeber sind daher angehalten, ihre internen Prozesse entsprechend anzupassen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Der bisherige Ablauf mit der Bescheinigung in Papierform ist nur noch zulässig für Arbeitsverhältnisse, die vor dem 01.01.2023 beendet wurden.
Es gibt Situationen, in denen die Agentur für Arbeit während eines laufenden Beschäftigungsverhältnisses eine Bescheinigung benötigt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine arbeitslose Person weniger als 15 Stunden pro Woche beschäftigt wird. In solchen Fällen ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Nebeneinkommensbescheinigung auszustellen und elektronisch zu übermitteln.
Zudem kann es in Einzelfällen vorkommen, dass der Arbeitgeber die Papier-Arbeitsbescheinigung für Versicherungsverhältnisse, die nach dem 31. Dezember 2022 enden, weiterverwendet, wenn zertifizierte BEA-Programme noch nicht in der Lage sind, besondere Sachverhalte mit BEA zu übermitteln.
Eine Arbeitsbescheinigung ist eine Voraussetzung für die Beantragung von Arbeitslosengeld, da sie wichtige Informationen über das Arbeitsverhältnis enthält. Ohne diese Bescheinigung kann die Agentur für Arbeit den Antrag nicht vollständig bearbeiten und das Arbeitslosengeld nicht berechnen. Daher sollte der Arbeitnehmer sicherstellen, dass die Bescheinigung vom Arbeitgeber rechtzeitig ausgestellt und übermittelt wird. Bei Problemen oder Verzögerungen sollte umgehend Kontakt mit der Agentur für Arbeit aufgenommen werden.
Da die Bundesagentur für Arbeit das Verfahren für die Arbeitsbescheinigung bestimmt, steht genau fest, was darauf zu vermerken ist. Um einen Anspruch auf Arbeitslosengeld zu haben, müssen ehemalige Arbeitnehmer Voraussetzungen erfüllen, die die Bundesagentur von der Arbeitsbescheinigung abliest. Hintergrund dabei ist beispielsweise die Bemessung der Zeitspanne, in welcher der Mitarbeiter in die gesetzliche Arbeitslosenversicherung eingezahlt hat.
§ 312 SGB III nennt als notwendige Angaben in der Arbeitsbescheinigung
Der Grund für die Beendigung ist entscheidend für den Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld. Je nachdem, wer gekündigt hat und ob es sich um eine fristgerechte oder fristlose Kündigung handelte oder ob ein befristeter Vertrag auslief, gibt es Sperrfristen für den Entgeltersatz beim Arbeitnehmer. Auch ein Aufhebungsvertrag zieht solche Folgen nach sich. Deswegen ist dieser Punkt der Arbeitsbescheinigung neben Gehalt und Zeitraum essenziell. Das Arbeitsentgelt beinhaltet Zahlungen durch das Unternehmen und keine anderen, wie etwa Krankengeld von der Krankenkasse.
Darüber hinaus befüllt der Arbeitgeber weitere Felder, die sich in der Vorlage der Arbeitsbescheinigung befinden:
Die regelmäßige Arbeitszeit pro Woche bedeutet die durchschnittliche Arbeitszeit, die auf der Arbeitsbescheinigung einzutragen ist. Es geht um die Wochenarbeitszeit, die für den Mitarbeiter während der Beschäftigung galt. War die Zeit in verschiedenen Wochen unterschiedlich, so gilt der Durchschnitt. Der Auf- und Abbau von Überstunden fällt nicht ins Gewicht. Bestimmte die Auftragslage die Arbeitszeit, so rechnen Arbeitgeber für die Arbeitsbescheinigung auch hier den Durchschnitt aus.
Eine Arbeitsbestätigung, ein Arbeitszeugnis und eine Nebeneinkommensbescheinigung unterscheiden sich von der Arbeitsbescheinigung für die Bundesagentur. Die Arbeitsbestätigung brauchen andere Institutionen, zum Beispiel für einen KiTa-Platz und für Versicherungen, oder der zukünftige Vermieter sichert sich damit ab. Das Arbeitszeugnis bescheinigt das Arbeitsverhältnis für das weitere Berufsleben und kann auch eine Beurteilung der Arbeitsleistung beinhalten. Die Nebeneinkommensbescheinigung ist relevant, wenn ein Empfänger von Arbeitslosengeld zusätzlich einer Tätigkeit nachgeht.
Arbeitgeber stellen die Arbeitsbescheinigung im Normalfall für die letzten zwölf Monate aus. Es gibt Fälle, in denen die letzten 24 Monate relevant sind, etwa wenn es in den letzten zwölf Monaten erhebliche Einbußen im Entgelt des Arbeitnehmers gab. Ein anderer Fall besteht, wenn im letzten Jahr für weniger als 150 Arbeitstage ein Einkommen bestand. Diese Zeiträume sind relevant, da die Bundesagentur für Arbeit das Arbeitslosengeld auf der Grundlage der letzten zwölf Monate berechnet.
Mia entlässt ihren Mitarbeiter Hans-Peter fristlos, weil dieser das Unternehmen bestohlen hat. Er hat 14 Monate bei ihr gearbeitet, war dabei jedoch vom 7. bis zum 9. Monat krankgeschrieben. Die Kündigung erfolgt zum 31. Mai 2024.
Hans-Peter begibt sich zur Agentur für Arbeit, um sich ab dem 1. Juni 2024 arbeitslos zu melden. Dort erfährt er, dass er von seiner Chefin Mia eine Arbeitsbescheinigung benötigt. Die Bundesagentur fordert diese bei ihr an.
Die ehemalige Chefin Mia füllt daraufhin den von der Agentur für Arbeit bereitgestellten Vordruck der Arbeitsbescheinigung aus. Hans-Peters Einkommen hatte sich in der Zeit bei ihr nicht erheblich verringert. Außerdem hat er in den letzten zwölf Monaten mehr als 150 Tage gearbeitet. Mia bescheinigt ihm also die letzten zwölf Monate, den Zeitraum vom 1. Juni 2023 bis zum 31. Mai 2024. Die Krankheit von Hans-Peter, während der er statt Entgelt vom Unternehmen ein Krankengeld bezogen hat, rechnet Mia nicht heraus, denn diese hat keinen Einfluss auf das Gehalt. Beim Kündigungsgrund nennt sie die fristlose Kündigung.
Die Bundesagentur für Arbeit errechnet die Höhe des Arbeitslosengeldes für Hans-Peter anhand seines Gehaltes im letzten Jahr. Da er die Kündigung jedoch provoziert hat und fristlos entlassen wurde, verhängt die Agentur eine Sperrfrist von zwölf Wochen für die Auszahlung.
Arbeitgeber stellen die Arbeitsbescheinigung aus, jedoch haben Arbeitnehmer beziehungsweise die Bundesagentur eine Holschuld. Ein Unternehmen muss das Formular nicht von sich aus ausfüllen, die anderen Parteien müssen die Arbeitsbescheinigung anfordern.
Verlangt ein ehemaliger Mitarbeiter oder die Agentur für Arbeit jedoch danach, stehen Arbeitgeber in der Pflicht, die Arbeitsbescheinigung zeitnah und wahrheitsgemäß auszustellen. Weigert sich ein Unternehmen, hat die Bundesagentur die Möglichkeit, ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro zu verhängen (§ 404 SGB III). Zusätzlich macht sich die Firma nach § 321 SGB III der Agentur für Arbeit gegenüber schadensersatzpflichtig. Es gibt keine Frist, bis wann ein Arbeitgeber eine Arbeitsbescheinigung ausfüllen muss.
Auch dann, wenn noch eine Kündigungsschutzklage läuft, besteht die Pflicht, die Arbeitsbescheinigung auszustellen. Es besteht ebenfalls kein Zurückbehaltungsrecht, weil der Mitarbeiter beispielsweise noch ein Arbeitshandy in seinem Besitz hat.
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, auf Verlangen des Arbeitnehmers oder der Agentur für Arbeit eine Arbeitsbescheinigung auszustellen. Obwohl keine spezifische gesetzliche Frist für die Erstellung festgelegt ist, wird erwartet, dass die Bescheinigung zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird, insbesondere wenn der Arbeitnehmer plant, Arbeitslosengeld zu beantragen. In der Praxis setzen die Agenturen für Arbeit häufig Fristen von zwei bis vier Wochen für die Übermittlung der Arbeitsbescheinigung.
Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie die Bescheinigung innerhalb dieses Zeitraums ausstellen, um Verzögerungen bei der Bearbeitung des Arbeitslosengeldantrags des Arbeitnehmers zu vermeiden. Eine verspätete oder unterlassene Ausstellung kann nicht nur den Arbeitnehmer benachteiligen, sondern auch rechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber nach sich ziehen. Es ist daher ratsam, die Arbeitsbescheinigung so schnell wie möglich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erstellen und elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln.
In Deutschland ist es grundsätzlich nicht möglich, Arbeitslosengeld rückwirkend zu beantragen. Der Anspruch auf Arbeitslosengeld entsteht erst mit der persönlichen Arbeitslosmeldung bei der Agentur für Arbeit und der gleichzeitigen Antragstellung. Leistungen werden frühestens ab dem Tag der Antragstellung gewährt, eine rückwirkende Zahlung für vorherige Zeiträume ist ausgeschlossen.
Es ist daher essenziell, sich unverzüglich arbeitslos zu melden, sobald die Arbeitslosigkeit eintritt oder absehbar ist. Eine verspätete Meldung kann nicht nur zu finanziellen Einbußen führen, sondern auch den Anspruch auf Arbeitslosengeld insgesamt gefährden. Zudem kann eine verspätete Meldung eine Sperrzeit nach sich ziehen, während derer kein Arbeitslosengeld gezahlt wird.
Ohne die Arbeitsbescheinigung kann es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung des Antrags kommen, was den Beginn der Leistungszahlungen hinauszögert. Da Arbeitslosengeld nicht rückwirkend gezahlt wird, ist es entscheidend, dass Arbeitnehmer die Arbeitsbescheinigung zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erhalten und ihren Antrag umgehend stellen. Arbeitnehmer sollten darauf achten, die Arbeitsbescheinigung frühzeitig vom Arbeitgeber anzufordern, um einen reibungslosen Übergang in den Leistungsbezug zu gewährleisten.
Sollten Fehler in der Arbeitsbescheinigung entdeckt werden, muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber um eine Korrektur bitten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die notwendigen Änderungen vorzunehmen und eine korrigierte Bescheinigung auszustellen. Es ist wichtig, dass die Berichtigung zeitnah erfolgt, um Verzögerungen bei der Beantragung und Auszahlung des Arbeitslosengeldes zu vermeiden. Bei Problemen kann die Agentur für Arbeit ebenfalls kontaktiert werden, um Unterstützung zu erhalten.
Auch nach Ende eines Arbeitsverhältnisses haben Arbeitgeber die Pflicht zur Fürsorge für ihre Mitarbeiter. Neben der Arbeitsbescheinigung gehören einige weitere Dinge dazu, die weit mehr beinhalten als die Sicherheit. Lesen Sie alles dazu im Ratgeberartikel Fürsorgepflicht!
Teilzeitkräften stehen die gleichen Rechte zu wie Vollzeitkräften. Sie können also ebenfalls eine Arbeitsbescheinigung anfordern. Da es sich bei Minijobs rechtlich um Teilzeitstellen handelt, bekommen auch Minijobber Arbeitsbescheinigungen.
Die Vorlage der Arbeitsbescheinigung, welche die Arbeitsagentur stellt, drucken Arbeitgeber aus und befüllen sie handschriftlich. Die Alternative ist eine Online-Übermittlung, die manche Agenturen für Arbeit anbieten und die auch über manche HR-Softwares oder Meldeplattformen möglich ist. Gibt der Arbeitgeber die Informationen online weiter, so steht er in der Pflicht, den ehemaligen Angestellten darüber zu informieren und einen Einspruch dagegen zu ermöglichen.
Verlangt der Arbeitnehmer die Arbeitsbescheinigung, füllt der Arbeitgeber diese häufig handschriftlich aus und übergibt sie ihm. Dabei ist es sinnvoll, dies vor einem Zeugen zu machen, der die Übergabe bestätigt. Schließlich kann eine (angebliche) Weigerung, die Arbeitsbescheinigung auszufüllen, Bußgelder nach sich ziehen. Eine zweite Möglichkeit ist, dass der Mitarbeiter den Erhalt schriftlich bestätigt.
Eine Arbeitsbescheinigung ist eine Voraussetzung für die Beantragung von Arbeitslosengeld, da sie wichtige Informationen über das Arbeitsverhältnis enthält. Ohne diese Bescheinigung kann die Agentur für Arbeit den Antrag nicht vollständig bearbeiten und das Arbeitslosengeld nicht berechnen. Daher sollte der Arbeitnehmer sicherstellen, dass die Bescheinigung vom Arbeitgeber rechtzeitig ausgestellt und übermittelt wird. Bei Problemen oder Verzögerungen sollte umgehend Kontakt mit der Agentur für Arbeit aufgenommen werden.
Katharina Primke
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