Ohne Arbeitsbescheinigung kein Arbeitslosengeld: Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, das Formular nach Ende des Arbeitsverhältnisses elektronisch an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. In diesem Artikel lesen Sie, welche Angaben enthalten sein müssen, welche Fristen gelten und welche Folgen eine verspätete oder verweigerte Ausstellung haben kann.
Die Arbeitsbescheinigung ist ein offizielles Formular, das Arbeitgeber bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses ausstellen müssen, wenn Arbeitnehmer Arbeitslosengeld beantragen. Sie enthält Angaben zu persönlichen Daten, Beschäftigungszeitraum, Tätigkeit und Entgelten und wird elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt.
Die rechtliche Grundlage bildet § 312 des Dritten Sozialgesetzbuches. Die Informationen der Arbeitsbescheinigung sind entscheidend für die Berechnung des Anspruchs auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld.
Eine gültige Arbeitsbescheinigung ist Voraussetzung für die Bearbeitung des Antrags auf Arbeitslosengeld. Ohne die Bescheinigung kann die Agentur für Arbeit den Antrag nicht vollständig bearbeiten und das Arbeitslosengeld nicht berechnen. Daher sollte der Arbeitnehmer sicherstellen, dass die Bescheinigung vom Arbeitgeber rechtzeitig ausgestellt und übermittelt wird. Bei Problemen oder Verzögerungen sollte umgehend Kontakt mit der Agentur für Arbeit aufgenommen werden.
Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Arbeitsbescheinigungen ausschließlich elektronisch zu übermitteln. Dies erfolgt über den BEA-Service ("Bescheinigungen elektronisch annehmen") der Bundesagentur für Arbeit. Dieses Verfahren gewährleistet eine sichere und effiziente Datenübertragung. Eine Arbeitsbescheinigung kann frühestens ausgestellt werden, sobald das Ende des Beschäftigungsverhältnisses feststeht.
Methoden zur elektronischen Übermittlung:
Hinweis: Handschriftlich ausgefüllte oder in Papierform übergebene Arbeitsbescheinigungen sind seit 2023 nicht mehr zulässig – außer bei Beschäftigungsverhältnissen, die vor dem 1. Januar 2023 beendet wurden.
Es gibt Situationen, in denen die Agentur für Arbeit während eines laufenden Beschäftigungsverhältnisses eine Bescheinigung benötigt – etwa bei Arbeitsverhältnissen unter 15 Wochenstunden. In solchen Fällen wird eine sogenannte Nebeneinkommensbescheinigung verlangt. Auch diese muss elektronisch übermittelt werden.
Zudem kann es in Einzelfällen vorkommen, dass der Arbeitgeber die Papier-Arbeitsbescheinigung weiterhin verwendet – etwa dann, wenn zertifizierte BEA-Programme besondere Sachverhalte technisch nicht abbilden können. In Absprache mit der Agentur für Arbeit kann dann ausnahmsweise ein Papierformular genutzt werden.
Da die Bundesagentur für Arbeit das Verfahren für die Arbeitsbescheinigung bestimmt, steht genau fest, was darauf zu vermerken ist. Um einen Anspruch auf Arbeitslosengeld zu haben, müssen ehemalige Arbeitnehmer Voraussetzungen erfüllen, die die Bundesagentur von der Arbeitsbescheinigung abliest. Hintergrund dabei ist beispielsweise die Bemessung der Zeitspanne, in welcher der Mitarbeiter in die gesetzliche Arbeitslosenversicherung eingezahlt hat.
Notwendige Angaben in der Arbeitsbescheinigung:
Diese Daten sind entscheidend für die Ermittlung der Höhe und Dauer des Arbeitslosengeldes. Insbesondere der Kündigungsgrund ist wichtig, denn je nachdem, wer gekündigt hat, ob es sich um eine fristgerechte oder fristlose Kündigung handelte oder ob ein befristeter Vertrag auslief, gibt es Sperrfristen für den Entgeltersatz beim Arbeitnehmer.
Darüber hinaus befüllt der Arbeitgeber weitere Felder, die sich in der Arbeitsbescheinigung befinden:
Die regelmäßige Arbeitszeit pro Woche bedeutet die durchschnittliche Arbeitszeit, die auf der Arbeitsbescheinigung einzutragen ist. Es geht um die Wochenarbeitszeit, die für den Mitarbeiter während der Beschäftigung galt. War die Zeit in verschiedenen Wochen unterschiedlich, so gilt der Durchschnitt. Der Auf- und Abbau von Überstunden fällt nicht ins Gewicht. Bestimmte die Auftragslage die Arbeitszeit, so rechnen Arbeitgeber für die Arbeitsbescheinigung auch hier den Durchschnitt aus.
Die Arbeitsbescheinigung unterscheidet sich klar von Arbeitszeugnissen oder anderen Nachweisen wie der Nebeneinkommensbescheinigung und der Arbeitsbestätigung:
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Arbeitgeber stellen die Arbeitsbescheinigung im Normalfall für die letzten zwölf Monate aus. Es gibt Fälle, in denen die letzten 24 Monate relevant sind, etwa wenn es in den letzten zwölf Monaten erhebliche Einbußen im Entgelt des Arbeitnehmers gab. Ein anderer Fall besteht, wenn im letzten Jahr für weniger als 150 Arbeitstage ein Einkommen bestand. Diese Zeiträume sind relevant, da die Bundesagentur für Arbeit das Arbeitslosengeld auf der Grundlage der letzten zwölf Monate berechnet.
Mia entlässt ihren Mitarbeiter Hans-Peter fristlos, weil dieser das Unternehmen bestohlen hat. Er hat 14 Monate bei ihr gearbeitet, war dabei jedoch vom 7. bis zum 9. Monat krankgeschrieben. Die Kündigung erfolgt zum 31. Mai 2024.
Hans-Peter begibt sich zur Agentur für Arbeit, um sich ab dem 1. Juni 2024 arbeitslos zu melden. Dort erfährt er, dass er von seiner Chefin Mia eine Arbeitsbescheinigung benötigt. Die Bundesagentur fordert diese bei ihr an.
Mia füllt daraufhin den von der Agentur für Arbeit bereitgestellten Vordruck der Arbeitsbescheinigung aus. Hans-Peters Einkommen hatte sich in der Zeit bei ihr nicht erheblich verringert. Außerdem hat er in den letzten zwölf Monaten mehr als 150 Tage gearbeitet. Mia bescheinigt ihm also die letzten zwölf Monate, den Zeitraum vom 1. Juni 2023 bis zum 31. Mai 2024. Die Krankheit von Hans-Peter, während der er statt Entgelt vom Unternehmen ein Krankengeld bezogen hat, rechnet Mia nicht heraus, denn diese hat keinen Einfluss auf das Gehalt. Beim Kündigungsgrund nennt sie die fristlose Kündigung.
Die Bundesagentur für Arbeit errechnet die Höhe des Arbeitslosengeldes für Hans-Peter anhand seines Gehaltes im letzten Jahr. Da er die Kündigung jedoch provoziert hat und fristlos entlassen wurde, verhängt die Agentur eine Sperrfrist von zwölf Wochen für die Auszahlung.
Die Arbeitsbescheinigung wird zwar vom Arbeitgeber ausgestellt, jedoch haben Arbeitnehmer beziehungsweise die Bundesagentur eine Holschuld. Ein Unternehmen muss das Formular nicht ohne Aufforderung ausfüllen, die anderen Parteien müssen die Arbeitsbescheinigung anfordern.
Ein Arbeitgeber muss die Arbeitsbescheinigung in jedem Fall ausstellen, auch während einer laufenden Kündigungsschutzklage oder bei ausstehenden Rückgaben (z. B. Firmenhandy). Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht.
Es gibt keine gesetzliche Frist für die Erstellung einer Arbeitsbescheinigung, aber es wird erwartet, dass diese zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird, insbesondere wenn der Arbeitnehmer plant, Arbeitslosengeld zu beantragen. In der Praxis setzen die Agenturen für Arbeit häufig Fristen von zwei bis vier Wochen für die Übermittlung der Arbeitsbescheinigung.
Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie die Bescheinigung innerhalb dieses Zeitraums ausstellen, um Verzögerungen bei der Bearbeitung des Arbeitslosengeldantrags des Arbeitnehmers zu vermeiden. Eine verspätete oder unterlassene Ausstellung kann nicht nur den Arbeitnehmer benachteiligen, sondern auch rechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber nach sich ziehen. Es ist daher ratsam, die Arbeitsbescheinigung so schnell wie möglich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erstellen und elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln.
Verlangt ein ehemaliger Mitarbeiter oder die Agentur für Arbeit nach einer Arbeitsbescheinigung, stehen Arbeitgeber in der Pflicht, diese zeitnah und wahrheitsgemäß auszustellen. Weigert sich ein Unternehmen, hat die Bundesagentur die Möglichkeit, ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro zu verhängen (§ 404 SGB III). Zusätzlich macht sich die Firma nach § 321 SGB III der Agentur für Arbeit gegenüber schadensersatzpflichtig.
Stellt ein Arbeitnehmer Fehler in der Arbeitsbescheinigung fest, sollte er den Arbeitgeber um Korrektur bitten. Dieser ist verpflichtet, die notwendigen Änderungen vorzunehmen und eine korrigierte Bescheinigung auszustellen. Kommt es dabei zu Schwierigkeiten, kann die Agentur für Arbeit eingeschaltet werden, um das weitere Vorgehen zu klären.
Auch nach Ende eines Arbeitsverhältnisses haben Arbeitgeber die Pflicht zur Fürsorge für ihre Mitarbeiter. Neben der Arbeitsbescheinigung gehören einige weitere Dinge dazu, die weit mehr beinhalten als die Sicherheit. Lesen Sie alles dazu im Ratgeberartikel Fürsorgepflicht!
In Deutschland ist es grundsätzlich nicht möglich, Arbeitslosengeld rückwirkend zu beantragen. Der Anspruch auf Arbeitslosengeld entsteht erst mit der persönlichen Arbeitslosmeldung bei der Agentur für Arbeit und der gleichzeitigen Antragstellung. Leistungen werden frühestens ab dem Tag der Antragstellung gewährt, eine rückwirkende Zahlung für vorherige Zeiträume ist ausgeschlossen.
Aus diesem Grund sollte man sich unverzüglich arbeitslos melden, sobald die Arbeitslosigkeit eintritt oder absehbar ist. Eine verspätete Meldung kann nicht nur zu finanziellen Einbußen führen, sondern auch den Anspruch auf Arbeitslosengeld insgesamt gefährden. Zudem kann eine verspätete Meldung eine Sperrzeit nach sich ziehen, während derer kein Arbeitslosengeld gezahlt wird.
Teilzeitkräfte und Minijobber haben die gleichen Rechte wie Vollzeitbeschäftigte. Auch sie können eine Arbeitsbescheinigung anfordern. Arbeitgeber sollten diesen Anspruch ernst nehmen.
Die Arbeitsbescheinigung ist ein zentrales Dokument für den Bezug von Arbeitslosengeld. Ohne sie kann die Agentur für Arbeit den Antrag nicht vollständig bearbeiten, was zu erheblichen Verzögerungen oder Leistungslücken führen kann. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Bescheinigung auf Anfrage zeitnah und wahrheitsgemäß elektronisch zu übermitteln – unabhängig von der Beschäftigungsart.
Arbeitnehmer sollten frühzeitig prüfen, ob ihre Unterlagen vollständig sind, und die Arbeitsbescheinigung beim Arbeitgeber aktiv einfordern. Nur so lässt sich ein reibungsloser Übergang in den Leistungsbezug sicherstellen. Im Zweifel hilft die Agentur für Arbeit weiter.
Die Vorlage steht nicht als PDF zur Verfügung, sondern wird über HR-Software oder das SV-Meldeportal digital übermittelt.
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