Ein Arbeitszeugnis wird dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber ausgestellt. Es beinhaltet mindestens Art und Dauer der Beschäftigung („Einfaches Arbeitszeugnis“), oft auch Angaben zu Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers („Qualifiziertes Arbeitszeugnis“). Die zweite Variante ist eine Bewertung des Mitarbeiters und seiner Fähigkeiten.
Ein elektronisches Zeugnis ist nach § 109 GewO nicht gültig. Stattdessen muss es auf Firmenbriefpapier mit Briefkopf gedruckt sein.
Fast jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Es muss klar, wahr und gleichzeitig wohlwollend sein, deswegen haben sich Codes im Arbeitszeugnis etabliert. Mitarbeiter können aber ein Arbeitszeugnis ändern lassen. Das Referenzschreiben gewinnt als Alternative zum Arbeitszeugnis immer mehr Beachtung.
Wird ein dauerndes Dienstverhältnis beendet, so das Gesetz in § 109 GewO, dann hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zeugnis. Zu Arbeitnehmern zählen alle Angestellten inklusive Teilzeitkräften, Auszubildenden, leitenden Angestellten und Praktikanten. Ein befristeter Arbeitsvertrag ändert nichts am Anspruch. Im öffentlichen Dienst sind Arbeitszeugnisse durch die Tarifverträge geregelt. Auf Wunsch haben Arbeitnehmer nicht nur Anspruch auf ein einfaches, sondern auch auf ein qualifiziertes Zeugnis.
Es spielt keine Rolle, wie das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde beziehungsweise welche Seite die Kündigung ausgesprochen hat. In einen Aufhebungsvertrag können Regelungen zum Arbeitszeugnis aufgenommen werden.
Auszubildende haben nach § 16 BBiG nicht nur einen Anspruch: Hier steht der Arbeitgeber in der Pflicht, eines auszustellen.
Hierin stehen nur die Daten zur Art und Dauer der Beschäftigung. Das einfache Arbeitszeugnis gleicht eher einer Bescheinigung über das Arbeitsverhältnis.
Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält zusätzlich zu den Daten auch Informationen zu Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers. Typischerweise werden diese Informationen aufgeschlüsselt in Arbeitsleistung und Sozialverhalten. Alle Angaben im qualifizierten Arbeitszeugnis müssen wahr und wohlwollend sein.
In einem Arbeitszeugnis darf nur die Wahrheit stehen. Gleichzeitig muss es wohlwollend sein. Die Formulierungen müssen klar und verständlich sein.
Das Arbeitszeugnis ist die berufliche Visitenkarte eines Arbeitnehmers, quasi eine Mitarbeiterbewertung. Mit dem Zeugnis werden zum einen Tätigkeiten nachgewiesen, zum anderen können hier (positive) Leistungsbeurteilungen überbracht werden. Ins (qualifizierte) Zeugnis gehören daher folgende Punkte in dieser Reihenfolge:
Der Arbeitgeber muss im qualifizierten Arbeitszeugnis also eine Beurteilung schreiben. Für Führungskräfte beziehungsweise Manager kommt noch eine Beurteilung des Führungsstiles hinzu und eine Beschreibung seines Teams.
Das folgende Musterzeugnis bietet einen allgemeinen Überblick über die Form und Struktur eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.
Arbeitszeugnis für Herrn Markus Meier
XYZ GmbH
Hauptstraße 123
10115 Berlin
Arbeitszeugnis
Herr Markus Meier, geboren am 15. März 1985 in Berlin, war vom 01. Januar 2015 bis zum 31. Dezember 2023 als IT-Spezialist in unserem Unternehmen tätig.
Die XYZ GmbH ist ein führendes Unternehmen im Bereich IT-Dienstleistungen und beschäftigt rund 100 Mitarbeiter in Deutschland. Herr Meier war in unserer IT-Abteilung tätig und übernahm folgende Aufgaben:
Herr Meier verfügt über ausgezeichnete Fachkenntnisse und zeigte stets eine hohe Einsatzbereitschaft. Er arbeitete sehr selbstständig und zuverlässig. Seine Arbeitsweise war geprägt von Sorgfalt und Effizienz.
Herr Meier zeichnete sich durch seine Teamfähigkeit und sein freundliches Wesen aus. Er war bei Vorgesetzten und Kollegen gleichermaßen geschätzt.
Herr Meier verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir bedauern sein Ausscheiden sehr und danken ihm für seine hervorragenden Leistungen. Für die Zukunft wünschen wir ihm beruflich und privat alles Gute und weiterhin viel Erfolg.
Berlin, den 31. Dezember 2023
XYZ GmbH
[Unterschrift]
[Name des Geschäftsführers]
Geschäftsführer
Am Ende seiner Ausbildung bekommt ein Mitarbeiter ein Ausbildungszeugnis ausgestellt. Dieses beinhaltet etwas abweichend zum üblichen Zeugnis Folgendes:
Da Praktikanten wie ganz normale Arbeitnehmer behandelt werden, haben auch sie das Recht auf ein Arbeitszeugnis zum Ende ihrer Mitarbeit. Das kann ein einfaches oder ein qualifiziertes Zeugnis sein und beinhaltet dieselben Abschnitte wie andere Zeugnisse auch.
Arbeitnehmer können ein Zwischenzeugnis anfordern, wenn sie dafür einen besonderen Grund haben. Solche Gründe können die Suche nach einem neuen Job, ein Betriebsübergang, ein Wechsel des direkten Vorgesetzten oder eine Bewerbung für eine Weiterbildung sein. Per Gesetz besteht allerdings kein Recht auf ein Zwischenzeugnis. Dennoch mussten Arbeitgeber schon in vielen Streitfällen eines ausstellen, wenn der Beschäftigte ein berechtigtes Interesse daran hat. In Tarifverträgen kann es schriftliche Regelungen zu Zwischenzeugnissen geben.
Ein Zeugnis muss einerseits wahr sein, andererseits darf es nur wohlwollende Formulierungen enthalten. Aufgrund dieser rechtlichen Vorgaben haben sich mit der Zeit Formulierungen eingebürgert, hinter denen sich Codes verstecken. Diese lesen sich auf den ersten Blick positiv, aber es verstecken sich anders gemeinte Botschaften hinter ihnen.
Die Verwendung von spezifischen Codes und sogenannten Geheimsprachen sorgt häufig für Verwirrung und treibt viele Menschen dazu, im Internet nach deren Bedeutung zu suchen. Arbeitgeber sollten sich daher genau überlegen, wie sie formulieren. Einen einheitlich festgelegten, offiziellen Code gibt es jedoch nicht.
In den Zeugniscodes stecken Arbeitszeugnis-Noten. Diese gleichen den Schulnoten von „sehr gut“ bis „ausreichend“. Die Formulierungen der einzelnen Noten sehen oft so aus:
Superlative weisen immer auf ein sehr gutes Arbeitszeugnis hin: stets einwandfrei, zu unserer vollsten Zufriedenheit, mit äußerster Sorgfalt, in kürzester Zeit, deutlich überdurchschnittliche Leistung.
Dagegen sprechen Formulierungen ohne nähere Beschreibung für eine schlechte Bewertung. „Sie erledigte ihre Aufgaben“ weist darauf hin, dass sie dies zwar tat, aber nicht erfolgreich.
Die Notenskala findet auch in den letzten Sätzen zum Dank und den Zukunftswünschen Anwendung. Diese fasst das Zeugnis insgesamt zusammen und ist somit ein deutlicher Hinweis auf die Leistung des Arbeitnehmers. Egal, was vorher geschrieben steht:
Wird im Arbeitszeugnis etwas weggelassen, deutet das auf negative Beurteilungen hin. Da das Zeugnis wohlwollend sein muss, kann man aus nicht vorhandenen Sätzen schließen, dass diese negativ ausgefallen sind und deswegen nicht mit aufgenommen wurden. Dies erregt aber bei typischen Bausteinen, die erwartet werden, Aufmerksamkeit und kann negativ bewertet werden. Das wiederum ist dann nicht erlaubt.
Ausdrücke, die nichts mit den Leistungen und Fähigkeiten oder dem Verhalten zu tun haben, weisen oft auf etwas Negatives hin. „Eine erfrischende Art" deutet auf einen lästigen Kollegen hin. „Wer seine Meinung vertritt", nimmt keine Kritik an. „Geselligkeit und Verbesserung des Betriebsklimas" sind ein Code für Alkoholkonsum während der Arbeit. Und „Kontaktfreude" deutet noch lange nicht auf einen Erfolg dabei hin. Auf solche Codes sollten Arbeitgeber möglichst verzichten. Durch das Internet sind sie weitläufig bekannt und führen so zu Streitigkeiten. Zudem zeugen sie nicht unbedingt von der Seriosität des Unternehmens und widersprechen unter Umständen der Vorgabe der Klarheit.
Selbstverständliche Dinge wie Pünktlichkeit werden hervorgehoben, wenn es ansonsten nichts Positives zu berichten gibt.
Arbeitnehmer können sich an den Arbeitgeber wenden, wenn sie Änderungen in ihrem Zeugnis wünschen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, mindestens ein durchschnittliches (befriedigendes) Zeugnis auszustellen, sofern er keine abweichenden Tatsachen nachweisen kann und unzulässige Formulierungen zu entfernen.
Eventuell hat ein Arbeitgeber einen bestimmten Satz auch unabsichtlich so formuliert, dass er auffällt. Dies kann in einer Berichtigung korrigiert werden.
Jonas hat gekündigt und seine Chefin Lara ist in Wahrheit froh darüber. Er hat nie richtig mitgearbeitet und immer gegen seine Vorgesetzten gewettert. In seinem Arbeitszeugnis schreibt Lara deswegen, dass sie sein Ausscheiden bedauert und ihm für die guten Leistungen dankt – sie bewertet ihn also mit „befriedigend“. Zusätzlich möchte sie Jonas' zukünftige Arbeitgeber vor seiner aufmüpfigen Art warnen, denn sie hatte sehr mit ihm zu kämpfen. Sie schreibt: „Mit seiner anderen Art lernt man irgendwann umzugehen.“
Aber eine solche Formulierung lässt sich Jonas nicht gefallen. Lara hat zwar nicht direkt geschrieben, was sie stört, aber der Satz ist trotzdem negativ auszulegen. Einen wohlwollenden Hintergedanken kann man hier nicht erkennen. Lara muss auf Jonas' Wunsch hin das Zeugnis ändern und darauf verzichten, ihren wahren Eindruck direkt zu äußern.
Der Arbeitgeber muss das Zeugnis schreiben. Dabei muss es sich um einen Vorgesetzten des Mitarbeiters handeln. Dieser sollte den Mitarbeiter kennen und einschätzen können.
„Können Sie das Arbeitszeugnis für sich selbst formulieren?“
Da der Arbeitgeber in der Pflicht steht, das Zeugnis auszustellen, ist er auch für den Inhalt verantwortlich. Schreibt ein Mitarbeiter also über sich selbst unwahre Dinge, so bestätigt der Arbeitgeber diese mit seiner Unterschrift.
Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen, müssen häufig neue für ihre Positionen eingestellt werden. Aber wie findet man die richtigen Kandidaten?
Lesen Sie im Ratgeber Tipps rund ums Personalrecruiting: 11 Verstecke für wichtige Soft Skills
Das Referenzschreiben ist ein Empfehlungsschreiben des Arbeitgebers für den Mitarbeiter. Es wird freiwillig ausgestellt und unterliegt keinen festgelegten Regeln. Deswegen kommt eine Referenz bei einem potentiellen neuen Arbeitgeber gut an. Wenn jemand ein solches Schreiben von seinem Chef bekommen hat, war dieser Chef höchstwahrscheinlich mit den Leistungen des Angestellten zufrieden.
In einem Referenzschreiben sollten die Namen beider Parteien erwähnt sein sowie das Arbeitsverhältnis der beiden. Weiterhin enthält das Schreiben dann die positiven Leistungen des Arbeitnehmers sowie eine (positive) Beschreibung der Persönlichkeit. Datum und Unterschrift nicht vergessen.
Da ein Arbeitszeugnis wohlwollend sein muss, ist das Referenzschreiben eine interessante Alternative ohne Vorgaben. Kann ein Angestellter ein positives Referenzschreiben bekommen, ist der neue potentielle Arbeitgeber sicher, dass es wirklich ernst gemeint ist.
Auch telefonisch können Vorgesetzte eine Referenz über jemanden abgeben. Ein potentieller neuer Arbeitgeber ruft unter Umständen schon einmal den aktuellen Chef des Bewerbers an.
Hier heißt das Arbeitszeugnis Dienstzeugnis. Zum Ende des Arbeitsverhältnisses muss der Mitarbeiter dieses anfordern, woraufhin es ihm ausgestellt werden muss. Dabei handelt es sich allerdings nur um ein einfaches Zeugnis. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis kann der Arbeitgeber freiwillig ausstellen. Ein Zwischenzeugnis kann ohne Grund, aber auf eigene Kosten verlangt werden.
In der Schweiz hat jeder Arbeitnehmer jederzeit das Recht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis inklusive der Beurteilung von Leistung und Sozialverhalten. Er kann jedoch auch wünschen, nur ein einfaches Zeugnis zu bekommen.
Katharina Primke
Bechtle
Peerigon GmbH
Phoenix Logistik
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