Verwaltung von Kunden und Projekten

Um Ihre Arbeitszeiten korrekt zu Erfassen und diese hinterher auch in Rechnung stellen zu können, müssen Sie Kunden und Projekte anlegen, auf die Sie diese Zeiten buchen können. Diese können auch aus anderen Anwendungen importiert werden. 

Anlegen von Kunden

Um einen Kunden anzulegen, gehen Sie in den Bereich „Kunden & Projekte“ im Menü „Stammdaten“. Oder sie wählen direkt den folgenden Link.

Nach einem Klick auf die Schaltfläche „Neuen Kunden anlegen“ können Sie den Kunden benennen und optional Angaben wie eine Kundennummer hinzufügen oder die Abrechenbarkeit sowie eine kleine Notiz einstellen.

Direkter Link in Ihre Kundenverwaltung

Anlegen von Projekten

Um ein Projekt anzulegen, benötigen Sie zunächst einen Kunden.

Liegen zu dem gewünschten Kunden noch keine Projekte vor, klicken Sie auf „keine Projekte“ und können dort dann ein neues Projekt anlegen. Das Projekt können Sie dann benennen und optional mit einer Projektnummer versehen, die Abrechenbarkeit einstellen, ein Budget (finanzieller Art oder als Stundenkontingent) hinterlegen oder eine Notiz hinzufügen.

Sollten zu dem Kunden schon Projekte hinterlegt sein, können Sie ein weiteres anlegen, indem Sie sich die Projekte des Kunden durch ein Aufklappen des Untermenüs anzeigen lassen und dann „neues Projekt anlegen“ wählen.

Bearbeiten von Kunden und Projekten

Die zuvor eingepflegten Daten wie Name, Kunden- / Projektnummer oder Abrechenbarkeit lassen sich bequem wieder ändern. Hierzu klicken Sie auf den kleinen Stift am Ende der jeweiligen Zeile. Ein Eingabefenster, wie das beim Erstellen öffnet sich und sie können die fehlerhaft eingegebenen Daten direkt korrigieren.

Zugriffsrechte einschränken

Sie können kunden- und projektspezifisch bestimmen, welche Mitarbeiter Zugriffsrechte haben. Hierzu wählen Sie am Ende der Zeile hinter dem gewünschten Kunden oder Projekt den Schlüssel aus. Im anschließenden Fenster sehen Sie genau, welcher Mitarbeiter Rechte zum Daten erfassen, Berichte einsehen und Berichte bearbeiten hat. Um diese bei einem bestimmten Mitarbeiter zu ändern, klicken Sie auf den Stift am Ende der Zeile. Sie werden in die Mitarbeiterverwaltung weitergeleitet und können dem Mitarbeiter dort dann neue Rechte zuteilen.

Kunden und Projekte deaktivieren / löschen

Um einen Kunden oder ein bestimmtes Projekt zu deaktivieren, gehen Sie am Ende der jeweiligen Zeile auf das durchgestrichene Auge. Der Kunde oder das Projekt verschwindet dann aus der Liste und wird unten drunter als „inaktiv“ geführt. Ein inaktiver Kunde bzw. ein inaktives Projekt wird in Zukunft nicht mehr zur Auswahl beim Zeiten erfassen bereit stehen. Die bereits hierauf gebuchten Einträge bleiben aber weiterhin erhalten.

Wenn Sie den Kunden oder das Projekt komplett löschen möchten, müssen Sie diesen Posten zunächst deaktivieren. Lassen Sie sich nun den inaktiven Kunden oder das inaktive Projekt anzeigen, können Sie am Ende der Zeile auf ein kleines Werkzeugsymbol klicken, über welches Sie den Posten löschen können.

Aber Achtung! Alle auf diesen Kunden / dieses Projekt erfassten Zeiten werden gelöscht und die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter können dadurch verändert werden.

Wussten Sie schon?!

Sie können Ihre Kunden- und Projektdaten auch bequem aus mite, toggl oder per CSV-Datei importieren!

Auch aus angeschlossenen Rechnungsanwendungen lassen sich die Daten einfach kopieren.