Ihr Arbeitszeit­nachweis für alle Mitarbeiter

Nachweise per Zeiterfassung

In Clockodo erfassen Sie und alle Angestellten die Arbeitszeit simpel und automatisch. Die Software speichert jeden Arbeitszeitnachweis und hält ihn für Sie bereit. Realisieren Sie Arbeitsverhältnisse wie Teilzeit, Gleitzeit oder Minijobs in Ihrem Betrieb, zeichnen die Dauer der Arbeitszeiten auf und verbessern so den internen Ablauf.

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Stundentafel
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Wie sieht ein Arbeitszeitnachweis aus?

Für einen Arbeitszeitnachweis schreiben Arbeitnehmer auf, wann sie wie lange gearbeitet haben. Das dient dem Überblick über ihre Stunden und Überstunden. Deswegen ist es notwendig, die Zeit auf die Minute genau zu dokumentieren. Pausen zählen nicht zur gesetzlichen Arbeitszeit und deswegen sparen Arbeitnehmer diese im Arbeitszeitnachweis aus, wenn nicht anders vereinbart. Der Arbeitgeber ist verantwortlich dafür, dass alle Listen korrekt nach Dokumentationspflicht ausgefüllt sind.

Vera Keßler
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Wir zeigen Ihnen, wie einfach Zeiterfassung mit Clockodo ist.
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Wieso die Zeit erfassen? Pflicht zum Arbeitszeitnachweis im Gesetz

Sie als Arbeitgeber sind verantwortlich für die Einhaltung der Vorschriften im Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Für Verstöße gegen das Gesetz haften Sie, nicht die Mitarbeiter. Neben der Übersicht über alle Arbeitszeiten bieten Arbeitszeitnachweise gesetzliche Sicherheit. Nach dem BAG-Urteil von 2022 und dem EuGH-Urteil aus 2019 ist die Erfassung für alle Mitarbeiter in Deutschland Pflicht. Diese Aufzeichnungspflicht erfüllen Sie mit Clockodo nebenbei. Jeder Mitarbeiter führt seinen digitalen Stundenzettel mit Beginn und Ende der Arbeitszeit und Sie überprüfen die Arbeitsstunden inklusive aller erbrachter Überstunden mit wenigen Klicks.

Überblick mit der Clockodo Stundentafel
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Flexible Stundenzettel für jedes Arbeitsverhältnis

Zusätzlich ergeben sich durch einen digitalen Stundennachweis neue Möglichkeiten für die Arbeitszeit. Ermöglichen Sie so Gleitzeit und andere Arbeitszeitmodelle, passen Sie die Software an Ihre Tarifverträge an und sparen sich die Mühe, alle Daten handschriftlich aufzuzeichnen. Pro Tag, Woche, Monat und Jahr zeigen die Arbeitszeitnachweise Plus- und Minusstunden an. Ein Export der Arbeitszeitaufzeichnungen per Excel oder PDF ist jederzeit möglich. 

Dokumentationspflicht: Was gehört auf den Stundenzettel?

In einen Arbeitszeitnachweis, egal ob in einer Software oder handschriftlich, gehören

  • die Anfangszeit zu Arbeitsbeginn,
  • die Endzeit, wenn der Mitarbeiter die Arbeit verlässt,
  • die Pausenzeiten zwischen Beginn und Ende
  • und daraus errechnet die persönlichen Arbeitszeiten inklusive Überstunden.

Die Dauer der Arbeitszeit allein verrät noch nicht, ob gesetzliche Pausen und Ruhezeiten im Betrieb eingehalten worden sind. Die Arbeitsleistung hat nichts mit dem Arbeitszeitnachweis zu tun.

Zeiteinträge Übersicht
Home-Office mit Clockodo

Die Arbeitszeitaufzeichnungen

Zusätzlich soll jeder Stundennachweis laut EuGH-Urteil von 2019

  • objektiv
  • verlässlich
  • zugänglich

sein. Das bedeutet, die Arbeitszeit muss geregelt sein und die Arbeitszeitnachweise sollen nicht manipulierbar, dafür aber verständlich und jederzeit von allen Betreffenden einsehbar sein.

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Die Vorteile der Arbeitszeitnachweise mit Clockodo

Nachweise für das Arbeitszeitgesetz nach EuGH-Urteil – Arbeitszeitnachweise für Ihr Controlling – Arbeitszeiten und Projektzeiten aus einer Hand – Genauer Überblick über Ihre Produktivität

Wer muss einen Arbeitszeitnachweis führen?

Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht. Das gilt für alle Unternehmen und alle Mitarbeiter. Hintergrund ist der Schutz der Gesundheit. Für bestimmte Branchen und Minijobber war dies zuvor bereits nach Mindestlohngesetz (MiLoG) notwendig. Ein Zeiterfassungssystem wie Clockodo erfüllt die Voraussetzungen des EuGH-Urteils von 2019 (objektiv, verlässlich, zugänglich). Hiernach sind alle Mitgliedstaaten in Zukunft zur Zeiterfassung verpflichtet.

Stoppuhr Listenansicht
Zeiterfassung Gruppe

Wie lange bewahren Unternehmen Arbeitszeitnachweise auf?

Arbeitgeber tragen die Verantwortung für die Aufzeichnung der Anfangs- und Endzeiten sowie der Pausen. Die Daten müssen nach Mindestlohngesetz (MiLoG) und Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Auch der Zeitpunkt für die Dokumentation steht fest: Spätestens sieben Tage später schreiben Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit auf. In der Schweiz besteht eine Aufhebungsfrist von fünf Jahren, in Österreich ist es grundsätzlich ein Jahr. Eine Zeiterfassung dient als Nachweis für Behörden und für den Arbeitgeber gegenüber dem Mitarbeiter und umgekehrt.

Arbeitszeitnachweise für Ihre Personalführung

Mit Clockodo nehmen Sie Ihre Daten in die Hand: Das Zeiterfassungssystem notiert in persönlichen Stundenzetteln jede Minute, die Ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz verbringen. Sie geben für jeden Beschäftigten Soll-Stunden ein und Ihre neue Zeiterfassung Clockodo errechnet Überstunden und Minusstunden sowie Zuschläge, einfach und genau. Auch Ferientage, Krankheitstage und Feiertage berücksichtigt die Software.

Flexibel auf den Abwesenheitskalender zugreifen
Zeiteinträge Detail

Verpflichtung für Stundenzettel

Die Software erstellt übersichtliche Berichte für jeden Tag. Sie sehen auf einen Blick, wer wann und wie lange arbeitet. Halten Sie nicht nur das Gesetz zur Arbeitszeit ein, sondern setzen Sie auch Ihre eigenen Vorstellungen für das Personalcontrolling um, etwa die individuelle Sollzeit aus dem Arbeitsvertrag.

Gleichzeitig erfüllt Clockodo ganz nebenbei die Anforderungen des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung: ein objektives, verlässliches und zugängliches System.

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Abrechnen wie gewohnt

Clockodo ist ein Teamplayer und unterstützt Ihr bestehendes Abrechnungstool. Binden Sie Ihre Software direkt über unsere Schnittstellen oder die Programmierschnittstelle (API) an oder nutzen Sie unsere CSV-Exporte.

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Arbeitszeitnachweis per App

Die App von Clockodo enthält die simple Stempeluhr, die sogar offline verfügbar ist. Sie und Ihre Angestellten nehmen die Zeiterfassung bei Bedarf direkt mit zum Kunden. Die Arbeitszeitnachweise sind flexibel und es ist kein Nachtragen Pi mal Daumen notwendig. Vergangene Zeiteinträge lassen sich durch einen Fingertipp fortführen. Korrekturen von bestehenden Einträgen sind ebenso möglich wie das Löschen. Bei Vergessen der Einträge gibt es ein Formular, um diese für einen Stundennachweis nachzutragen. Mit Clockodo kommen Sie der Verpflichtung nach, alle Arbeitsstunden in Ihren Unterlagen nach Vorschrift zu speichern.

Stoppuhr
Professioneller Projektbericht mit Clockodo

Software zur Erfassung der Arbeitszeit und Projektzeit

Zeiterfassungssysteme wie Clockodo gehen über den reinen Arbeitszeitnachweis hinaus. Die Aufzeichnung überträgt die Zeiten in die persönlichen Stundenkonten Ihrer Mitarbeiter und gleichzeitig in einzelne Projektberichte. Sie kontrollieren nicht nur die Überstunden, sondern auch die Aktivitäten und Projektzeiterfassung Ihrer Mitarbeiter. Finden Sie heraus, welche Aufgaben am längsten brauchen, und optimieren die Leistung Ihrer Firma. Doch auch die reine Arbeitszeit lässt sich mit Clockodo problemlos aufnehmen.

Stundennachweis: Arbeitgeber und Arbeitnehmer profitieren

Für den optimalen Überblick über die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter bietet Clockodo zusätzlich den Manager für Abwesenheiten. Alle Angestellten beantragen zum Beispiel Ferien, Home-Office, Schule, Krankheit und Überstundenabbau direkt im System. Im Abwesenheitskalender und der übersichtlichen Plantafel sehen Sie, wann welcher Mitarbeiter da ist.

Der einzelne Mitarbeiter hat ebenfalls einen Überblick über seine Arbeitszeit. Er ist in der Lage, seine Soll-Stunden einzuhalten und Überstunden selbst abzubauen. Vorlagen für die gesetzlichen Zeiten erleichtern das Einhalten der Regelungen. Der Aufwand für die Kontrolle der Arbeitszeiten nimmt ab und die Arbeitszeitnachweise sind automatisch gespeichert.

Abwesenheit genehmigen
Urlaubsplaner

Dokumentationspflicht einhalten und von Projektzeiten profitieren

Sie bekommen wichtige Daten, mit denen Sie Personal- und Projektzeiten kontrollieren. Clockodo unterstützt Sie bei der Einhaltung vom Arbeitszeitgesetz und Sie managen die Abwesenheiten und Feiertage Ihrer Mitarbeiter. Legen Sie die unübersichtliche Zettelwirtschaft zur Seite und nehmen die Daten mit dem Ferienplaner selbst in die Hand. Lieber Zettelchaos? Wer noch unentschlossen ist kann sich unsere kostenlose Stundenzettel-Vorlage für Excel oder als PDF herunterladen.

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