Projektzeiterfassung mit Excel und PDF: Kostenlose Vorlage

Projektzeiten-Vorlage

Mit der kostenlosen Vorlage erfassen Sie Ihre Projektzeiten übersichtlich und effizient. Das Dokument eignet sich für Nachweise gegenüber Kunden, zur internen Kontrolle oder als Grundlage für Abrechnungen. Tragen Sie Ihre Tätigkeiten projektbezogen ein – Excel summiert die Arbeitszeit automatisch, im PDF füllen Sie die Zeiten handschriftlich aus.

Projektzeiten Vorlage
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Trusted Zeiterfassung Testsieger 2024
Made in Germany
Clockodo OMR Top Rated-Badge Q3/2025
Clockodo ist Leader bei OMR in der Kategorie Time & Attendance

Für wen eignet sich die Excel-Vorlage?

Die Projektzeiterfassung mit Excel eignet sich besonders für:

  • Freelancer, die Einzelleistungen strukturiert festhalten
  • Start-ups, die erste Projektstrukturen einführen
  • Kleine Teams, die projektbezogen abrechnen

Sobald die Zahl der Projekte oder Mitarbeiter steigt, stößt Excel an Grenzen. Dann lohnt sich der Umstieg auf eine professionelle Projektmanagement-Zeiterfassung wie Clockodo.

Mann im schwarzen Pullover sitzt vor dem Computer.

Vorteile der Projektzeiterfassung mit Excel

Icon rec_eject

Kostenlos und ohne Registrierung nutzbar

Icon rec_pause

Anpassbar an individuelle Anforderungen

Icon rec_record

Übersichtliches Tabellenformat mit automatischer Summierung

Icon rec_forward

Schnell und unkompliziert in der Anwendung

Projektzeiten Vorlage

Schritt-für-Schritt: So nutzen Sie die Excel-Vorlage

  1. Öffnen Sie die Datei mit Excel oder einer vergleichbaren Software.
  2. Tragen Sie oben den Projektnamen und den Zeitraum ein.
  3. Füllen Sie folgende Felder zeilenweise aus: Datum, Mitarbeitername, Tätigkeit bzw. Projektphase, Dauer im Format hh:mm.
  4. Excel summiert die Arbeitszeiten automatisch.

Nutzen Sie die Spalte „Tätigkeit“, um zusätzliche Aufgaben oder Phasen abzubilden.

Automatisierungen in Excel nutzen

Erweitern Sie Ihre Vorlage bei Bedarf mit einfachen Excel-Funktionen:

  • Dropdown-Menüs für Tätigkeiten
  • Bedingte Formatierungen für Wochenenden oder Überschreitungen
  • Makros zur automatisierten Datenübertragung
  • Filterfunktionen für einzelne Mitarbeiter oder Zeiträume

Diese Optionen verbessern Ihre Zeiterfassung für Projekte in Excel ohne Zusatzkosten.

Mann am PC beim Projektmanagement

Grenzen der Excel-Vorlage zur Projektzeiterfassung

Bei umfangreichen Projekten oder vielen Beteiligten stößt die Projektzeiterfassung mit Excel an Grenzen:

  • Keine parallele Bearbeitung durch mehrere Nutzer
  • Keine automatische Auswertung oder Visualisierung
  • Keine Echtzeit-Zugriffe auf aktuelle Daten
  • Kein Projektcontrolling mit Soll-Ist-Vergleich

Für professionelle Anforderungen im Projektmanagement empfiehlt sich eine spezialisierte Softwarelösung wie Clockodo.

Projektzeiten einfach digital erfassen mit Clockodo

Die Excel-Vorlage eignet sich als Einstieg. Für automatisierte Auswertungen, Teamarbeit in Echtzeit und direkte Anbindung an Abrechnung oder Controlling bietet Clockodo die passende Lösung. Die Software erfasst Projektzeiten intuitiv und liefert individuell konfigurierbare Berichte.

Fragen und Antworten zur Projektzeiten-Vorlage

Diese Projektzeiten-Vorlage für Excel hilft Ihnen bei der schnellen und unkomplizierten Dokumentation Ihrer Projektzeiten. Tragen Sie dazu im Kopfbereich den Projektnamen sowie den entsprechenden Zeitraum ein. Anschließend können Sie die relevanten Daten wie Datum, Mitarbeiter, Tätigkeit und Dauer (im Format hh:mm) bequem einpflegen. Das Formular berechnet daraufhin automatisch die Gesamtdauer. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die Vorlage als PDF abzuspeichern, auszudrucken und handschriftlich auszufüllen.

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