eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeistbescheinigung)

Seit dem 1. Januar 2023 hat sich das Verfahren zur Vorlage von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen grundlegend geändert. Arbeitnehmer sind nicht mehr dazu verpflichtet, dem Arbeitgeber eine AU in Papierform vorzulegen. Die eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) ersetzt diese. Der Beschluss zur Einführung erfolgte bereits im September 2018 im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes III. Der Start der Einführung war eigentlich schon für den 01.01.2022 vorgesehen. Da die Arztpraxen die notwendigen Prozesse allerdings nicht flächendeckend gewährleisten konnten, wurde der Termin nach hinten verschoben. Nun gilt das Verfahren als etabliert! 

Wie funktioniert die elektronische AU?

Die elektronische AU wird von Ärzten erstellt und nach der Untersuchung digital an die Krankenkasse des Patienten gesendet. Für Arbeitgeber, die eine Entgeltabrechnungssoftware und eine Zeiterfassung wie Clockodo verwenden, gibt es unterschiedliche Varianten, die eingesetzt werden können. 

Nutzung einer Zeiterfassungssoftware: 

1. Der Arbeitnehmer informiert seinen Arbeitgeber über die Erkrankung und den Ausfall.
2. Der Arbeitgeber trägt die Fehlzeiten in seiner Software ein.
3. Diese Daten werden dann an die Entgeltabrechnung übermittelt.
4. Die Entgeltabrechnung ruft eAU von der Krankenkasse ab.
5. Die eAU Daten werden zum Schluss in das Zeiterfassungs-Tool übertragen.

Die Entgeltabrechnung wird von dem Arbeitgeber informiert: 

1. Der Arbeitnehmer informiert den Arbeitgeber.
2. Der Arbeitgeber ruft Daten bei der Krankenkasse ab und gibt diese an die Entgeltabrechnung weiter.
3. Es besteht auch die Möglichkeit, dass die Entgeltabrechnungsstelle die Daten bei der Krankenkasse abfragt.
4. Die Daten können im Anschluss in die Zeiterfassung überführt werden. 

Arbeitgeber, die keine Entgeltabrechnungs-Software haben, können den Abruf über https://www.itsg.de/produkte/sv-net/ nutzen.

Voraussetzungen für die Arztpraxen und Kliniken

Praxen und Kliniken müssen gewährlisten, dass sie eine datenschutzkonforme eAU ausstellen können. Dafür mussten in den letzten Jahren Prozesse und Systeme eingerichtet werden, die eine sichere Übertragung von Daten ermöglicht.  

1. Praxen und Kliniken müssen an den KIM-Dienst angeschlossen sein: Hierbei handelt es sich um den Dienst für sichere Kommunikation in der Medizin. Er ermöglicht ein E-Mail-Verfahren, welches den sicheren Austausch von sensiblen Daten (z.B. Befunde, Röntgenaufnahmen oder Abrechnungen) gewährleistet.  
2. Die eAU darf ausschließlich mit einem Verwaltungsprogramm erstellt werden, welches von der KBV (Kassenärztliche Bundesvereinigung) zertifiziert ist: Die zertifizierten Programme können über das Zulassungsverzeichnis abgefragt werden.  
3. Konnektoren und elektronische Heilberufsausweise müssen für Signaturen verwendet werden: Damit eine rechtssichere elektronische Signatur möglich ist, benötigen die Praxen und Kliniken einen speziellen Konnektor (ehealth-Konnektor) und einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). 

Welche Daten werden an den Arbeitgeber übermittelt?

Die eAU-Daten können nur nach Zustimmung des Arbeitnehmers abgerufen werden. Diagnosen stehen dem Arbeitgeber dabei grundsätzlichen nicht zur Verfügung!  

Der Arbeitgeber erhält folgende Daten der elektronischen AU:  

• Versichertenstammdaten 
  • Name 
  • Geburtsdatum 
  • Anschrift 
  • Krankenkasse 
  • Versichertennummer 
• Daten zur Arbeitsunfähigkeit 
  • Beginn und Ende der eAU 
  • Erst-oder Folgeerkrankung 
  • Anzahl eAU-Tage 
  • bei Unfall Art, Datum und Verursacher 
• Zusatzinformationen 
  • Bewilligung Entgeltfortzahlung 
  • eAU für Vortag 

Gesetzlichen Grundlagen zur eAU

Die gesetzlichen Grundlagen für die eAU finden sich u.a. im TSVG, SGB IV und EFZG.  

1. Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG): 

Das TSVG vom 6. Mai 2019 (BGBl. I S. 709) hat die Einführung der eAU im § 291a SGB V eingeführt. Ziel des TSVG ist die Verbesserung der Terminvergabe und Versorgung in der ambulanten ärztlichen Versorgung. 

2. Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV): 

Das SGB IV regelt die Krankenversicherung der Arbeitnehmer und Rentner. § 109 SGB IV n.F. verpflichtet die Krankenkassen, eine Meldung über die eAU-Daten des Arbeitnehmers zum Abruf durch den Arbeitgeber zu erstellen.  

3. Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG): 

Das EFZG regelt die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. § 5 EFZG verpflichtet die Notwendigkeit einer Krankheitsmeldung von Arbeitnehmer an Arbeitgeber (auch dann, wenn eine eAU vorgelegt werden soll).  

Was sind die Ziele und Vorteile der eAU?

Die elektronische AU war ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft der Gesundheitsversorgung. Sie ersetzt die bisherigen Papierbescheinigungen und bringt sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile mit sich. 

Entlastung von Bürokratie: 

Die eAU befreit Arbeitnehmer und Arbeitgeber von lästigem Papierkram. Die aufwendige Ausstellung, Vervielfältigung und postalische Versendung der AU-Bescheinigung entfällt. Stattdessen übermittelt der Arzt die Daten der eAU direkt an die Krankenkasse und den Arbeitgeber. 

Verringerte Fehlerquote: 

Die manuelle Bearbeitung von AU-Bescheinigungen war fehleranfällig. Falsche Angaben oder verspätete Eingänge können zu Konflikten und unnötigem Verwaltungsaufwand führen. Die digitale Übermittlung der eAU minimiert diese Fehlerquellen und sorgt für eine effizientere und transparentere Abwicklung. 

Beschleunigte Prozesse: 

Die eAU ermöglicht eine schnellere und zuverlässigere Informationsübermittlung. Arbeitgeber erhalten die Daten in Echtzeit und können somit schneller auf die Situation reagieren. Dies kann beispielsweise die Lohnfortzahlung oder die Organisation von Vertretungsregelungen beschleunigen. 

Verbesserte Nachvollziehbarkeit: 

Die digitale Speicherung der eAU ermöglicht eine lückenlose Dokumentation der Arbeitsunfähigkeit. Im Falle von Rückfragen oder Zweifeln kann der Arbeitgeber jederzeit auf die elektronischen Daten zugreifen und die Rechtmäßigkeit der eAU überprüfen. 

Was trotz eAU beim Arztbesuch unverändert bleibt

Arbeitnehmer haben weiterhin die Pflicht, ihrem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit zu melden und diese ärztlich feststellen zu lassen. Für die persönlichen Unterlagen erhalten sie weiterhin die AU in Papierformat von der Arztpraxis.  

Notfallplan bei technischen Störungen

Der Notfallplan bei der eAU dient dazu, sicherzustellen, dass im Falle von technischen Problemen oder Ausfällen dennoch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt werden kann. Die KBV hat hierfür einige Maßnahmen festgehalten:  

• Ärzte sollten immer die Möglichkeit haben, im Notfall eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier auszustellen. 
• Die Praxis kann die Papierbescheinigung auch direkt an die Krankenkasse schicken.  
• Wenn es zu technischen Problemen kommt, werden die Daten dennoch gespeichert und die Übermittlung wird zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. 

eAU: Ausnahmen und Einbeziehungen

Auch Minijobber sind in dem eAU-Verfahren einbezogen. Daher sollten Arbeitgeber die Krankenkasse ihrer Minijob-Arbeitnehmer kennen.  

Bisher gibt es allerdings noch einige Ausnahmen bei dem eAU-Verfahren. Folgende Fälle nehmen nicht daran teil (Stand Februar 2024): 

• Bei der Erkrankung eines Kindes
• Privatversicherte
• Praxen und Krankenhäuser aus dem Ausland
• Rehabilitationseinrichtungen
• Physiotherapeuten
• Psychotherapeuten
• Minijobs in Privathaushalten 

Kritikpunkte an dem elektronischen Verfahren

Trotz der zahlreichen Vorteile, die die Einführung der elektronischen AU mit sich gebracht hat, gibt es auch einige Kritikpunkte am Verfahren. So muss stets bedacht werden, dass es immer wieder auch zu technischen Problemen kommen kann. In solchen Fällen sollte auf die Notfalllösungen zurückgegriffen werden können. Weiterhin werfen digitale Lösungen auch immer Datenschutzbedenken auf. Die übermittelten Daten müssen daher konsequent geschützt sein. Mit den vorgestellten technischen Systemen soll dies gewährleistet sein.  

Arbeitgeber kritisieren weiterhin einige Punkte, die seit der Einführung noch nicht restlos geklärt sind:  

1. Der Verwaltungsaufwand, der durch die eAU entsteht, wird nun auf sie verlagert. Der Abruf dauert Zeit und die Komplexität ist hoch. 
2. Das System ist nicht flexibel genug. So dürfen bei der Eintragung keine Fehler entstehen (z.B. hinsichtlich der Krankheitstage), da diese nicht selbstständig behoben werden können. 
3. Es gab und gibt zurzeit noch nicht genügend Informationen und Schulungen für die Nutzer der eAU-Systeme.
4. Die Einführung der eAU-Systeme war mit hohen Kosten verbunden. 

In der Zukunft müssen also noch einige Baustellen behoben werden, um den Prozess benutzerfreundlicher zu gestalten.  

Änderungen ab 2025 für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Ab dem 1. Januar 2025 wird das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Deutschland erweitert. Diese Anpassungen betreffen insbesondere die Rückmeldungen der Krankenkassen an die Arbeitgeber.

Neue Rückmeldegründe ab 2025:

1. Reha/Vorsorge (Rückmeldegrund 5): Stationäre Aufenthalte in Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen werden nun in das eAU-Verfahren integriert. Arbeitgeber erhalten entsprechende Informationen, sofern die gesetzliche Krankenkasse oder die Deutsche Rentenversicherung der Leistungsträger ist.
2. Teilstationäre Krankenhausbehandlung (Rückmeldegrund 6): Bei teilstationären Krankenhausaufenthalten wird dem Arbeitgeber mitgeteilt, dass ein Nachweis vorliegt, jedoch ohne genaue Zeitangaben.
3. Anderer Nachweis liegt vor (Rückmeldegrund 8): Liegen der Krankenkasse Arbeitsunfähigkeitsnachweise aus dem Ausland oder von privatärztlichen Behandlungen vor, wird der Arbeitgeber informiert, dass ein Nachweis existiert, jedoch ohne Angabe der genauen Zeiten.
4. Weiterleitungsverfahren bei Kassenwechsel (Rückmeldegrund 9): Wenn ein Arbeitnehmer die Krankenkasse wechselt und die neue Kasse noch keine AU-Daten hat, erhält der Arbeitgeber eine Rückmeldung mit diesem Grund.

Diese Erweiterungen sollen die Transparenz und Effizienz des eAU-Verfahrens erhöhen.

(Quelle: TK.de)