Zeiterfassung direkt aus dem iCloud-Kalender
Termine abzutippen kostet jeden Tag ein paar Minuten. Wer seine Termine im iCloud-Kalender von Apple pflegt, musste sie in Clockodo bisher von Hand nachtragen, mit Titel, Beginn, Ende, Kunde, Projekt. Das entfällt jetzt.
Verbinden Sie Ihren iCloud-Kalender einmalig mit Clockodo. Anschließend erscheinen Ihre Termine direkt dort, wo Sie Ihre Zeit erfassen. Aus einem Termin in der Clockodo Stoppuhr oder der Stundentafel erstellen Sie mit einem Klick einen Zeiteintrag oder starten die Stoppuhr. Umgekehrt überträgt Clockodo auf Wunsch Ihre genehmigten Abwesenheiten in den iCloud-Kalender.
Beispiel aus dem Alltag: Tobias arbeitet in der Kundenberatung und plant seine Termine im iCloud-Kalender auf dem iPhone. Beginnt ein Kundenmeeting, zeigt die Clockodo App den Termin in der Stoppuhr an. Tobias startet die Zeiterfassung direkt für diesen Termin, auch unterwegs und ohne die Daten erneut einzugeben.
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So verbinden Sie Ihren iCloud-Kalender
Die Verbindung mit iCloud gilt für Ihr persönliches Apple-Benutzerkonto und kann von jedem Mitarbeiter selbst eingerichtet werden. Apple erlaubt den Zugriff auf iCloud-Kalender nur mit einem anwendungsspezifischen Passwort. Dieses erzeugen Sie einmalig in Ihrem Apple-Account und hinterlegen es anschließend in Clockodo. Ihr normales Apple-Passwort erfährt Clockodo dabei nicht. Den Zugriff können Sie jederzeit in Ihrem Apple-Account widerrufen.
- Anwendungsspezifisches Passwort im Apple-Account erzeugen und kopieren.
- In Clockodo auf Ihr Profilbild oben rechts klicken und „Meine Add-Ons“ wählen.
- iCloud auswählen, Apple-ID und anwendungsspezifisches Passwort eintragen und speichern.
- Auf der Einstellungsseite den gewünschten Kalender auswählen und die Optionen festlegen.
Danach sehen Sie Ihre iCloud-Termine direkt in Clockodo und erfassen Ihre Arbeitszeit mit wenigen Klicks, ganz ohne manuelles Abtippen.
Termine sehen und daraus Zeiten erfassen
Nach dem Verbinden zeigt Clockodo Ihre Termine an zwei Stellen an: In der Kalenderansicht der Stundentafel stehen sie neben Ihren Zeiteinträgen. So gleichen Sie Ihre erfassten Zeiten einfach mit Ihren Terminen ab. In der Stoppuhr sehen Sie zusätzlich den aktuell laufenden und die anstehenden Termine, ohne dafür in die Kalenderansicht wechseln zu müssen.
Ein Klick auf einen Termin genügt: Clockodo übernimmt Titel, Beginn und Ende. Sie ergänzen nur noch Kunde, Projekt und Leistung. Alternativ starten Sie aus dem Termin direkt die Stoppuhr, auf Wunsch rückwirkend zum offiziellen Terminbeginn.
Überschneidet sich der Zeitraum mit einem bestehenden Zeiteintrag, weist Clockodo Sie darauf hin und kann Konflikte mit vorhandenen Einträgen automatisch auflösen.
Was beim Klick auf einen Termin passiert, bestimmen Sie selbst. In den Kalender-Einstellungen wählen Sie zwischen „den Termin als Zeiteintrag übernehmen“, „die Stoppuhr starten“ und „beide Optionen zur Wahl stellen“.
Bei wiederkehrenden Terminen merkt sich Clockodo Ihre Zuordnung und schlägt Kunde, Projekt und Leistung beim nächsten Mal automatisch vor.
Zeiteinträge aus Terminen können Sie erstellen, wenn die Projektzeiterfassung aktiv ist. Clockodo liest Ihren iCloud-Kalender dabei ausschließlich aus und verändert Ihre bestehenden Termine nicht.
Abwesenheiten in den iCloud-Kalender übertragen
Aktivieren Sie in den Kalender-Einstellungen die Option „Abwesenheiten als Termine in meinen Kalender übernehmen“, trägt Clockodo genehmigten Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten als Termin „Abwesenheit“ in Ihren iCloud-Kalender ein. So sehen Sie Ihre freien Tage auf allen Apple-Geräten, ohne sie doppelt zu pflegen.
Für den Export von Abwesenheiten gelten folgende Einschränkungen:
- Abwesenheiten, die bereits vor dem Einrichten der Verbindung genehmigt wurden, übernimmt Clockodo nicht in den Kalender.
- Aus Datenschutzgründen überträgt Clockodo den Anlass der Abwesenheit nicht. Diesen können Sie bei Bedarf im Kalender selbst ergänzen.
- Halbtägige oder stundenweise Abwesenheiten werden standardmäßig um 8:00 Uhr eingetragen. Einen anderen Zeitraum können Sie anschließend direkt in iCloud einstellen.
- Nachträgliche Änderungen an bereits genehmigten Abwesenheiten werden nicht synchronisiert. Das gilt zum Beispiel für ein geändertes Datum oder die Rücknahme einer Genehmigung.
- Einträge wie „Home-Office“ oder „Arbeit außer Haus“ erscheinen derzeit noch nicht im iCloud-Kalender. Bei Bedarf tragen Sie diese selbst ein.
Alle Abwesenheiten, die Sie nach dem Einrichten der Verbindung genehmigen, erscheinen damit automatisch in Ihrem iCloud-Kalender. Ältere oder nachträglich geänderte Abwesenheiten pflegen Sie weiterhin selbst.
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