Aktivitätsjournal: Änderungen im Unternehmenskonto nachvollziehen
Ein Kunde fehlt in der Liste, ein Budget ist plötzlich als „weich” festgelegt oder eine Leistung ist verschwunden. Niemand im Team weiß, wann die Änderung vorgenommen wurde, und die Suche nach der Antwort kostet wertvolle Zeit. Solche Situationen sorgen für Unsicherheit und schwächen das Vertrauen ins gemeinsame Konto. Mit dem Aktivitätsjournal gehört diese Unsicherheit der Vergangenheit an. Im neuen Aktivitätsjournal sehen Sie alle wichtigen Änderungen aus Clockodo, die auch andere Nutzer betreffen, zum Beispiel:
- Wer hat die Leistung gelöscht?
- Wann wurde eine Rechnung erstellt?
- Hat schon jemand ein Backup gemacht?
Das Journal beantwortet solche Fragen nun schnell und sicher. Als zentrales Protokoll schafft es Transparenz und Vertrauen im Team und gibt Ihnen noch mehr Sicherheit im Umgang mit Ihren Daten.
Die neue Funktion zeigt, wer wann gemeinsame Daten erstellt, bearbeitet oder gelöscht hat, inklusive der Werte vor und nach der Änderung. So rekonstruieren Sie etwa in wenigen Klicks, ob ein unauffindbarer Kunde gelöscht oder archiviert wurde. Im Anschluss können die Daten manuell oder mithilfe von Datensicherungen wieder hergestellt werden.
Nicht enthalten sind Zeiteinträge, da die hohe Anzahl der Einträge eine Übersicht schwierig macht. Für den Einblick in Zeiteinträge eignen sich Stundentafel und Berichte sowie das Zeitjournal für Arbeitszeiten.
Sie finden das Journal in den Einstellungen Ihres Unternehmenskontos unter „Aktivitätsjournal“. Direkt zum Aktivitätsjournal
Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Kunde fehlt plötzlich in Ihrer Kundenliste? Öffnen Sie das Aktivitätsjournal und filtern Sie nach der Änderungsart „Gelöscht". Der passende Eintrag zeigt Ihnen, wann der Kunde entfernt wurde.
Nutzen und Funktionsweise
Das Aktivitätsjournal listet jede Änderung als eigenes Ereignis auf
- mit Zeitpunkt,
- ausführendem Benutzer,
- Ereignisname
- und Änderungsart.
Vier Änderungsarten sorgen für schnelle Orientierung:
- Erstellt,
- Bearbeitet,
- Gelöscht und
- Sonstiges.
Die Details zu jedem Ereignis klappen Sie bei Bedarf direkt in der Liste auf.
Angaben wie „Budget ist hart: Nein zu Ja" geben einen schnell verständlichen Überblick. Auch gelöschte Daten bleiben benannt: Der Name eines gelöschten Kunden ist im Journal weiterhin sichtbar. Löst eine Aktion Folgeänderungen aus, verweisen diese Einträge auf ihr Ursprungsereignis und Sie erkennen sofort den Zusammenhang.
Ist das Problem gefunden, können Sie es gezielt beheben.
Finden statt Suchen: Filter und Sortierung
Damit Sie im Journal gezielt fündig werden, filtern Sie die Liste nach
- Ereignis,
- Änderungsart,
- durchgeführt von
- betroffenem Benutzer
- und Zeitraum.
Das Suchfeld direkt im Filter hilft bei der Vielzahl an Ereignissen: Tippen Sie einfach los und wählen Sie die passenden Ereignisse aus. Zusätzlich sortieren Sie die Liste nach jeder Spalte, zum Beispiel nach Zeitpunkt oder Benutzer.
Was das Journal protokolliert
Das Aktivitätsjournal erfasst alle Aktionen, die über den eigenen Arbeitsbereich hinauswirken. Dazu gehören unter anderem:
- Erstellung, Bearbeitung oder Löschung von Kunden, Projekten, Leistungen, Mitarbeitern, Stundensätzen, …
- Firmeneinstellungen, die auch Ihre Mitarbeiter betreffen
- Abo-Abschluss und Kündigung
- Erstellte Rechnungen
- CSV-Importe samt aller dadurch angelegten Kunden, Projekte und Leistungen
- Jahresübertrag der Stundenkonten und Urlaubskontingente
Kurz gesagt: Was in Ihrem Unternehmenskonto für mehrere Personen relevant ist, landet im Journal. Persönliche Einstellungen einzelner Mitarbeiter bleiben bewusst außen vor.
Automatische Vorgänge erscheinen unter dem Benutzer „System" und sind so klar von den Aktionen Ihrer Mitarbeiter getrennt.
Wer sieht das Aktivitätsjournal?
Als Administrator sehen Sie das Aktivitätsjournal automatisch. Allen anderen Mitarbeitern geben Sie den Zugriff bei Bedarf über das Zugriffsrecht „Aktivitätsjournal aller Daten einsehen" in den Rechteeinstellungen unter „Administration und Einstellungen“ frei.
